ГлавнаяРазноеТайм менеджмент вопросы

Тайм-менеджмент - личная проблема. Тайм менеджмент вопросы


Наши вопросы к тайм-менеджменту

Автор: Сергей Логачев, бизнес-тренер ТК «Догма»  

 

У любого человека появляется масса стандартных вопросов, когда он сталкивается с темой тайм-менеджмента. На несколько из них я постараюсь коротко и максимально информативно ответить. 

 

Что такое «Тайм-менеджмент»?

Система управления и организации своим временем. Состоит из набора рекомендаций, правил и техник, которые повышают результативность труда и удовлетворенность личной жизнью. В РФ наиболее известным специалистом по управлению временем является Глеб Архангельский (сайт mprovement.ru). Во вторую очередь я поставил бы Александра Горбачева (сайт time-m.com) и блог-сайт upravlenievremenem.ru. Надеюсь, что вы получите много удовольствия, если решите посвятить этой теме чуть больше, чем ознакомление с данной статьей.

Если брать наиболее полное определение, то оно звучит так: Управление временем (тайм-менеджмент, time management, организация времени) - дисциплина о методах определения того, что для человека важнее всего и на что в первую очередь следует потратить время. Управление временем включает в себя инструменты и методики планирования времени, обычно с целью увеличения эффективности его использования в личных или корпоративных целях. Эти методики (иногда противоречивые) представлены в ряде книг, материалах семинаров и курсов.

Общая схема тайм-менеджмента состоит из следующих шагов: постановка целей, сбор информации, расстановка приоритетов, собственные действия и делегирование, мотивация и отдых. 

В российской практике термин «тайм-менеджмент», как правило, применяют тогда, когда с позиции руководителя говорят об управлении рабочим временем и организации работы своих подчиненных. Забывая, что управление начинается с себя. 

Зачем нужна «организация времени», «управление временем» и т.д. и т.п.?

Трудно себе представить человека, который с секундомером в руках фиксирует непрактичные дела, сведя свое существование к получению «сверхрезультата». Понятно, что такой подход к управлению временем - форма сумасшествия. 

А когда мы сами используем такие фразы как «не смог достичь результата», «оказалось, что это сложнее, чем я думал», «не хватило времени» и т.п., все это не является признаками сошествия с ума? Поясню: человек планирует, но его план не совпадает с реальностью; есть мечта, но со временем она превращается из цели в фантазию; есть дело, но делать не хочется. Все это норма? 

Если бы у вас появилась возможность сделать свою жизнь более эффективной в труде, отдыхе, проведении времени со своими детьми или близкими? Что бы вас могло остановить? Пожалуй, только неверие в то, что вы способны измениться. Неверие, которое пустило корни и набрало вес благодаря таким фразам как «я уже пробовал, и ничего не получилось», «если бы все так было просто, то уже все бы научились», «мне некогда», «я не верю, что вы меня научите» и т.п. 

Можно ли научиться управлять своим временем?

Возможно, вам известна фраза, которую тренеры постоянно повторяют на тренингах: «нельзя научить, можно научиться». И наверняка над ней иногда подхихикивают - еще бы, все бы так легко сбрасывали с себя ответственность за результаты обучения, как тренеры! Представляю себе менеджера, который говорит своему клиенту - ваш вагон своим ходом прийти не сможет, вам его надо толкать самому! 

Да. В изменении человека самого себя по-другому не получится. Есть только один путь - самостоятельного поиска, эксперимента, ошибок и тренировок. «Вагон» можно спустить с горки и он прокатится несколько сот метров. Автомобиль можно завести, воткнуть передачу и нажать на педаль газа. Но если ваш инструктор все время будет ездить с вами, то вы никогда не научитесь водить. 

Если бы вы всегда сохраняли рядом с собой человека, который вас когда-либо чему-то учил, то представляю, какая свита ходила бы с вами! Но большинство из нас более обучаемы. Научились и сами пользуемся результатами своего научения. И те, кто нас учил, остались лишь в нашей памяти, а не в нашем авто. 

Именно потому, что мы научились многому, мы вновь способны учиться и изменяться. Помните лишь, что как тело перестает быть здоровым с потерей гибкости, так и мозг начинает стареть, когда не способен меняться и усваивать новую информацию. 

Не будет ли слишком много времени занимать управление временем?

Любые изменения человек не способен наращивать революционно. Невозможно сразу поднять штангу весом в двести килограммов. Невозможно сразу прыгнуть в длину на пять метров или высоту на два. Большинству из нас это не надо. Нам необходимо изменять себя понемногу, но так, чтобы каждое новое изменение приносило нам заметный положительный результат. 

Такой процесс научения называется «позитивное подкрепление». После обучения нет необходимости применять все приемы и техники сразу. Нужно применить то, что понятно, и получить результат. Затем сверить количество результата и потерянного на эту инновацию времени и оценить рентабельность такого шага. Если сумма окажется положительной, то возможно вам захочется продолжить и применить следующий инструмент или пользоваться уже изученным. 

Главное - не меняться быстро, через силу, и не тренировать свое «не-могу-не-получится» предвосхищением длительного труда. Это не так. Изменения приводят к выигрышу, а не к поражению. 

Не потеряю ли я свои личные привязанности, «маленькие слабости», не стану ли я механизмом для поиска и сокращения временных издержек?

Добавляя к вышесказанному, еще раз отмечу: старание сделать себя эффективнее не предполагает отказ человека от того, что приносит ему радость и сознательно принимается им как положительное и значимое. 

Наоборот, приобретение способности изменять себя понемногу, по чуть-чуть, освещает более ярким и жизнерадостным светом то, что для человека сегодня является привычным и приятным. Получение новых преимуществ по сравнению с тем, кем мы были ранее, должно приносить человеку большую удовлетворенность жизнью, повышение ее качества. 

И не важно, когда вы примете решение меняться. Главное, что у вас есть такая возможность. Потому что как люди мы все способны меняться. Потому что все мы хотим жить лучше и быть более счастливыми, чем вчера. Несмотря на то, что иногда мы слишком устали, чтобы думать о хорошем. 

Как меньше уставать и больше радоваться - об этом и есть наука тайм-менеджмента.

hr-portal.ru

Проблемы тайм-менеджмента. 25-й час [Руководство по управлению временем]

Проблемы тайм-менеджмента

Если у вас много дел и постоянно возникает вопрос «Как все успеть?», скорее всего, вы уже пытались самоорганизоваться. Но безуспешно.

Возможно, вы читали какие-нибудь книги по тайм-менеджменту и пробовали внедрять их в жизнь. Наверное, первое время что-то получалось, а затем все возвращалось на круги своя.

Изучение техник тайм-менеджмента по таким книгам можно сравнить с лечением тяжелобольного человека с помощью пластыря. Вероятно, на короткое время и поможет, но дальше дело не пойдет.

На самом деле, есть важные моменты, которые человек может просто не замечать, пытаясь разобраться в причинах неэффективности. А если не разобраться и не устранить их, все остальные, даже самые великолепные, техники не принесут никакой пользы.

Одной из самых серьезных проблем является то, что большинство книг и тренингов по тайм- менеджменту хорошо работают, только если у вас есть мотивация. Если утром вы проснулись заряженной боевой пружиной, есть кураж и все идет отлично, да — техника работает, и хорошо. У вас есть план, которому вы следуете. В итоге все получается как задумано.

Но бывают дни (особенно понедельники!], когда вы просыпаетесь и понимаете, что еще одно воскресенье не помешало бы и что идти с утра на работу, встречи, учебу или еще куда-нибудь выше ваших сил.

Если вы — нормальный человек, наверняка сталкивались с таким явлением и знаете, что в эти дни планирование не работает. Вы будете долго смотреть на свой план в 80 страниц, который составили, будучи заряженным, и понимать, что сегодня не осилите и первых двух строк.

Это не проблема, которую нужно решать силой воли, уговаривая себя: «Я, наверное, недостаточно напрягаюсь. Стоит лишь постараться, и все получится». Нет! Так неправильно!

У среднестатистического человека с приличной энергетикой силы воли хватает ровно на два дня.

Поэтому нет смысла напрягаться. Ведь здесь есть подвох: чем дольше у вас получается держаться на гребне волны благодаря силе воли, тем больший потом следует откат.

Логика предельно проста: количество дней, прожитых с волевой мотивацией, плюс такое же количество недель, и в итоге мы узнаем, когда наступит ступор.

То есть если вам хватило силы воли на два дня, то ровно через две недели почему-то возникает большой провал.

Это не случайность, а закономерность, о которой мы поговорим немного позже.

Например, вы начинаете внедрять систему планирования по ежедневнику — составляете план на день, неделю, год. Это ваши желания, цели и мечты, которые весьма заманчивы. Но на деле, чтобы следовать плану, вам приходится себя заставлять, активно включая силу воли.

Конечно, это дает некоторые результаты. Вскоре вы замечаете, что жизнь становится более структурированной и упорядоченной. Но потом следует провал, и все замирает. Почему же подъем столь кратковременный?

У происходящего есть одна главная причина. Дело в том, что большинство своих ежедневных поступков мы совершаем неосознанно. Психологи давно заметили, что почти 95 % своих действий люди выполняют «на автомате» и лишь 5 % поступков контролируются.

Например, утренняя чистка зубов происходит без непосредственного мозгового участия. Мы просто делаем это, не задумываясь о механике процесса. Вы задавали себе утром вопрос: «С каких зубов начать чистку — коренных или резцов? С правой стороны или с левой?»

То же — с вождением автомобиля. Как это происходит? Обычно вы просто садитесь за руль, заводите двигатель и едете. Вы же никогда не размышляете о том, как стартуете?

Просто выполняете алгоритмы, заложенные в вас ранее: «Сначала мне нужно повернуть ключ, потом выжать сцепление, затем переключать передачу». Каждый раз, садясь за руль, вы не думаете об этом!

Здесь кроется важная сила, которую можно обернуть себе на пользу, — сила привычки.

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

staff.wikireading.ru

Задачи тайм-менеджмента

Глобальные, основные задачи тайм-менеджмента – помощь человеку в вопросе организации своего времени, обучение умению достигать целей с меньшими потерями энергии и нервов, но за более короткие сроки. Но решить эти главные задачи тайм-менеджмента невозможно, не решив множество мелких задач. Тайм-менеджмент как раз в числе прочего учит нас решать крупные задачи путем разбивания их на более мелкие, поэтому и здесь можно пойти этим путем.

В ходе обучения управления своим временем необходимо научиться решать простейшие, казалось  бы, задачи тайм-менеджмента, составляющие его основу. Это такие задачи тайм-менеджмента, как расстановка приоритетов, планирование, делегирование обязанностей и полномочий, ранжирование целей, выявление «хронофагов» и борьба с ними. Решив эти, казалось бы, несложные задачи тайм-менеджмента, мы облегчаем себе решение более серьезных задач: научиться рационально использовать свой временной ресурс, повысить свою эффективность и результативность работы, организовывать процесс труда и отдыха, и так далее.

Не стоит пугаться, что, решая задачи тайм-менеджмента, можно попасть в бесконечный круговорот дел: наоборот, отсутствие в жизни хотя бы минимального планирования и организации ведет к неэффективному расходу человеком энергии, средств и времени, а на выходе получается, что день проходит в суете, а ничего толком не сделано, возникают стрессы и переутомление, растет недовольство собой. Задачи тайм-менеджмента как раз и заключаются в избавлении человека от неэффективной траты бесценного ресурса – времени, с тем, чтобы за те же 24 часа он успевал сделать вдвое больше, но не уставал и времени у него хватало бы и на отдых, и на своих близких.

Таким образом, можно говорить о том, что задачи тайм-менеджмента состоят в следующем:

1) Постоянный анализ распорядка дня, а также дел, которые за день выполняются, и оптимизация этого распорядка;

2) Самоконтроль в процессе работы – когда и что приходится делать;

3) Изучение и применение на практике техники рационального использования времени;

4) Умение отказываться от деятельности, которая не приносит значимых результатов и занимает много времени;

5) Умение планировать время рационально, уделяя повышенное внимание наиболее важным и значимым делам;

6) Организация своего личного времени таким образом, чтобы отдых был полноценным.

supersales.ru

Виды тайм-менеджмента. Часть 2. Принятие решений, мотивация, объем задач и структура.

Михаил Казанцев Писатель, иллюстратор, коуч, физик-экспериментатор, магистр психологии. Рисует ироничные карикатуры. Разработал систему визуального анализа ситуаций Visual Tools. Убежден, что саморазвитие начинается с критического взгляда на существующие правила и мемы. Создатель блога «Процветание. Новый взгляд», где рассказывает о том, как сформировать свою уникальную ситуацию процветания.
  • mkazantsev.ru
  • facebook.com/michael.kazantsev
  • vk.com/m.kazantsev

    • Вчера мы классифицировали системы управления временем по формату задач, для решения которых они применяются и по способу реализации. Сегодня продолжим знакомство и рассмотрим остальные разновидности.

    Виды тайм-менеджмента по способу принятия решений и расстановки приоритетов

    В разных системах управления временем доминируют различные подходы к принятию решений и расстановке приоритетов.

    В абсолютном большинстве методик применяются рациональные методы. Если у вас есть два дела, которые претендуют на один и тот же промежуток времени или другой ресурс, вы должны понять, какое из них является наиболее важным для вас с точки зрения глобальных целей. Это кажется очень простым. Однако, в реальной жизни расстановка приоритетов буквально сводит с ума миллионы людей.

    Например, пресловутый «Квадрат Эйзенхауэра». В теории его применение выглядит просто панацеей.

    Однако, в реальности и на постоянной основе, успешно его применяют единицы. Почему? Да потому, что его эффективное использование возможно только при наличии у вас стратегического мышления, хорошо осознаваемой системы ценностей и внутренней дисциплины. Не хочу никого огорчать, но таких людей мало.

    Гораздо более практична система принятия решений и обработки информации, которую применяют адепты системы GTD, разработанной Дэвидом Алленом.

    Лучше всего она работает при необходимости «отбиться» от непрерывного потока входящей информации и задач.

    Но это не все, что возможно. Для преодоления ступора, который возникает при принятии решений и расстановке приоритетов, особенно когда вы имеете дело с большим количеством дел и задач, также, применяются методы, задействующие ресурсы нашего бессознательного. Наиболее ярким примером такой технологии является методика «автофокус» Марка Форрестера. Если очистить ее от сложных ритуалов и мифологии, то суть ее чрезвычайно проста. Вы берете и просматриваете списки дел, которые у вас накопились. Далее, доверяя собственному бессознательному, вы выбираете то дело, на котором остановился ваш взгляд. Эта методика в описании выглядит чрезвычайно примитивной. Однако, в реальности она очень эффективна и позволяет сэкономить много времени и энергии.

    Практическое задание

    1. Попробуйте описать свою систему принятия решений и расстановки приоритетов.

    2. Какие у нее, на ваш взгляд, слабые и сильные стороны?

    3. Как и с помощью каких подходов вы могли бы ее усовершенствовать?

    Виды тайм-менеджмента по системе мотивации

    Поскольку, системы управления временем создаются разными людьми, они отражают особенности мотивационной сферы своих создателей.

    Есть системы, ориентированные исключительно на позитивное подкрепление. Вы выполняете свои планы, делаете дела, достигаете желаемого и, подобно дрессированной собачке, получаете «вкусняшку». Если же вы где-то прокололись, поленились или ошиблись, никакого наказания вам за это не будет.

    Системы, созданные более жесткими товарищами, предполагают наличие только наказаний и всевозможных «пугалок». Например, вы берете знаменитый «календарик-пинарик» и с ужасом смотрите, как бесцельно утекают в пустоту последние дни вашей жизни. Или, в случае лени и прокрастинации, вы заставляете себя отдать все ваши сбережения, отложенные на пятничную вечеринку, бездомным.

    Естественно, встречаются системы со всевозможными комбинациями поощрений и наказаний.

    С точки зрения практической эффективности я бы рекомендовал вам не доверять своему мнению о себе, а проверить все возможности мотивации экспериментально. Так как, к сожалению, абсолютное большинство из нас пребывают относительно себя в иллюзиях.

    Практическое задание

    1. Какой тип мотивации вы предпочитаете в жизни?

    2. Попробуйте несколько дней прожить, используя другие типы мотивации. В конце эксперимента опишите сложности, с которыми вы столкнулись и те позитивные вещи, которые, возможно, с вами произошли. Используете этот опыт для совершенствования своей системы управления временем.

    Виды тайм-менеджмента по объему задач

    В стародавние времена, когда тайм-менеджмент был молодым и ходил в коротких штанишках, никому не приходило в голову в чем-то себя ограничивать. Если перед вами стоит 100 задач, которые вы должны решить, будьте добры, решайте их все. Так что классические системы управления временем не накладывают особых ограничений на количество задач и проектов, которые вы планируете. Все определяется вашим оптимизмом или здравым смыслом (если он у вас имеется).

    Однако, далеко не все люди могут спокойно смотреть на список из 500 дел. Именно их нервозность, а также увлечение дзеном и прочими восточными штуками, привело к созданию минималистичных систем управления временем.

    Их основная особенность – это искусственно вводимые жесткие ограничения по количеству задач и проектов, которыми вы занимаете в один момент времени. Наиболее ярким представителем такой системы является «Agileresults». В рамках этой системы вы имеете три главных задачи: на день, неделю, месяц и год.

    Подобный минимализм помогает одним людям сконцентрироваться, другим он доставляет головную боль и мучения при выборе этих «чертовых трех дел».

    Практическое задание

    Проверьте на практике свою совместимость с этими подходами и выберите тот, который для вас более комфортен и эффективен одновременно.

    Виды тайм-менеджмента по степени визуализации информации

    Большинство традиционных систем управления временем и делами основываются на списках. Это системы с минимальной визуальной составляющей.

    Как только вы начинаете календарное планирование, так сразу же в ваших планах появляется визуальная структура. Естественно, что планировать день, «закрашивая» временные промежутки гораздо проще, чем оперировать цифрами, высчитывая временные промежутки.

    При проектном планировании, возникают диаграммы Гантта, которые усиливают значение визуальной составляющей планирования.

    Дальнейшим развитием идеи визуального планирования и управления задачами и временем являются ментальные карты и Канбан-доски. Это шаг от одномерного представления планов к двумерному.

    Если для вас важна визуальная составляющая любой информации, ищите себе систему управления временем, которая будет максимально удовлетворять этому критерию. Я, на практике, встречал случаи, когда человек, считавший себя абсолютно не способным планировать мало-мальски сложные проекты, совершил подлинный прорыв, просто повесив перед собой и начав использовать Канбан-доску. Ее наглядность и простота позволили ему подняться на абсолютно новый уровень.

    Практическое задание

    Если вы не используете приемы визуализации планов, задач и дел, попробуйте ввести их в ваше планирование.

    Вы можете начать с простейшего раскрашивания задач в разные цвета, использования пиктограмм и иконок. Если этого вам покажется мало, попробуйте нарисовать ментальную карту или создайте канбан-доску.

    В конце эксперимента опишите сложности, с которыми вы столкнулись и те позитивные вещи, которые, возможно, с вами произошли. Используете этот опыт для совершенствования своей системы управления временем.

    Виды тайм-менеджмента с точки зрения наличия структуры

    Кроме всего вышеперечисленного, все системы тайм-менеджмента можно разделить по принципы структурирования дел и задач.

    Самые простые системы управления временем структуры не имеют. Это обычные списки, в которых для поиска каждой задачи вы должны либо пролистать список до конца, либо воспользоваться поиском. Это хорошо работает в случае небольших объемов информации или при наличии у вас особых талантов.

    В случае реализации проектов, в ряде систем тайм-менеджмента применяются жесткие, древовидные, иерархические структуры. У вас есть проекты, подпроекты, задачи, подзадачи и т.п. Многие находят такой способ организации информации удобным. Однако, в случае очень объемных проектов, мы сталкиваемся с теми же трудностями, что и в бесструктурных системах.

    Третий вариант структурирования информации предусматривает использование тэгов и систем динамических фильтров. Для многих людей этот способ является идеальным. Например, он позволяет из гигантского проекта несколькими кликами мыши выделить все задачи, в которых одновременно:

    · Задействован менеджеры Вася, Коля и Петя.

    · Дэдлайн наступает в следующий понедельник.

    · Эти задачи должны быть выполнены на выезде.

    · Все задачи связанные с чтением книг и статей…

    Если общее количество задач проекта составляет несколько тысяч, то вручную найти все такие задачи практически невозможно.

    Подобным образом структурируют активность пользователей многие тайм-менеджерские программы и интернет-сервисы. В качестве одного из ярких примеров можно привести сервис «RememberTheMilk».

    К сожалению, и этот подход не является идеальным. Система динамической фильтрации задач подходит далеко не всем пользователям и довольно часто вызывает дезориентацию и растерянность.

    Практическое задание

    Если вы ищете способы максимально повысить свою эффективность, я бы рекомендовал вам также попробовать каждый из этих подходов. Во многих случаях, даже примитивнейший бесструктурный подход к задачам работает лучше, чем неудобная лично для вас «модная, продвинутая и универсальная» система очередного гуру.

    Вы прошли четвертый этап марафона. Что будет дальше?

    Это можно увидеть на ментальной карте:

    Мне будет очень приятно и интересно посмотреть на результаты ваших экспериментов с тайм-менеджментом.

    Вы можете:

    — Публиковать их в комментариях

    — Отправлять их мне на почту: [email protected]

    Если у вас возникнут вопросы, интересные мысли или предложения, пожалуйста, напишите. Я с удовольствием их прочитаю и отвечу вам.

    Готов отвечать на ваши вопросы и письма в течение 14 дней после окончани марафона. Чтобы все смогли пройти марафон в удобном темпе.

    Все публикации и задания марафона – в разделе «Проекты»: http://interesno.co/projects/ff161c3a73b4

    Саморазвитие #Тайм-менеджмент 

    Система Orphus

    interesno.co

    Тайм-менеджмент_контрольные вопросы

    Дисциплина ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ

    Темы контрольных работ:

    1. Тайм-менеджмент как система

    2. История становления тайм-менеджмента

    3. Проактивный и реактивный подходы к жизни

    4. Цели и ключевые области жизни

    5. Определение собственной миссии

    6. Анализ личной эффективности

    7. «Якоря» для эффективного включения в работу

    8. Поглотители времени

    9. Способы борьбы с поглотителями времени

    10. Стратегии отказа

    11. Способы экономии времени с помощью телефона

    12. Хронометраж как система учета и контроля расходов времени

    13. Типичные затруднения ведения хронометража и способы их преодоления

    14. Контекстное планирование и инструменты контекстного планирования

    15. Результато-ориентированный список задач

    16. Жесткое и гибкое планирование дня

    17. Правила техники планирования «День – Неделя»

    18. Метод структурированного внимания

    19. Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов

    20. Метод многокритериальной оценки

    21. Использование принципа 80/20 при организации планирования личного времени

    22. Работоспособность человека и биоритмы

    23. Правила эффективного отдыха

    24. Стресс и организация времени

    25. Методы и способы самонастройки на решение задач

    26. Творческая лень

    27. Решение больших трудоемких задач

    28. Решение мелких неприятных задач

    29. Этапы внедрения корпоративного тайм-менеджмента

    30. Корпоративные стандарты тайм-менеджмента

    Вопросы для зачета:

    1. Понятие и сущность тайм-менеджмента

    2. Трудности использования и распределения рабочего времени

    3. Внешние причины дефицита времени

    4. Внутренние причины дефицита времени

    5. «Поглотители» времени в тайм-менеджменте

    6. Хронометраж. Ключевые показатели техники хронометража

    7. Типичные затруднения ведения хронометража и способы их преодоления

    8. Баланс сильных и слабых сторон

    9. Проактивный и реактивный подходы к жизни

    10. Взаимно поддерживающие цели

    11. Внешние ограничения цели

    12. Внутренние ограничения цели

    13. Этапы планирования

    14. Контекстное планирование

    15. Инструменты контекстного планирования

    16. Правила организации рабочего дня

    17. Расстановка приоритетов

    18. Матрица Эйзенхауэра

    19. Результато-ориентированное планирование

    20. Правило Парето

    21. Этапы контроля

    22. Важность делегирования полномочий

    23. Пределы делегирования

    24. Какую работу стоит делегировать

    25. Препятствия делегирования

    26. Достоинства делегирования

    27. Необходимость корпоративного внедрения тайм-менеджмента

    28. Корпоративные стандарты тайм-менеджмента

    29. Стили руководства

    30. Структура взаимодействия с коллегами

    2

    studfiles.net

    Тайм-менеджмент — 3 | Полезное чтение

    Он ценен тем, что им делятся не американскиеидеалисты, а наши соотечественники. Это советы с поправкой на нашу жизнь, культуру и стиль работы.

    Дмитрий Пухов: реалистичный подход

    Дмитрий написал накануне предыдущего выпуска о тайм-менеджменте, и я не успел включить его текст в рассылку.Но рассказ настолько толковый, что он обязан появиться здесь.

    Текст в моей мягкой редакции. Оригинал — в ЖЖ Дмитрия.

    Тайм-менеджмент не работает. Работает человек

    Мой опыт показал, что есть определенные мифы о внедрении тайм-менеджмента в жизнь. Не в работу, не в бизнес,а целиком в жизнь — просто иначе это не работает.

    Миф: Круто, я буду успевать сделать кучу дел и ничего не забывать!

    В сутках 24 часа, в году 365 дней, а человеческая жизнь имеет пределы. Приходишь к тому, что расставляешьприоритеты, вычленяешь «убийц времени», убираешь придуманные или ненужные дела и встречи.

    Миф: Главное — это расписать все задачи, строго разбить встречи по времени и соблюдать график. Жизньрасписана по минутам, можно жить!

    Есть большой соблазн забить весь день под завязку. Еще бы, вот я какой молодец, столько дел переделаю! Но людиопаздывают, встречи откладываются, задачи меняют приоритет.

    Жесткое планирование работает только в 20-30% случаев. Составляя план на день, лучше находить баланс междугибкими и жестко привязанными ко времени задачами. Обязательно оставлять свободное время в режиме дняи не забивать его больше чем на 60% — обязательно появится что-то неучтенное, а времени-то ты и не выделил.

    Миф: Раз задача записана в план, я ее точно выполню

    Всегда найдется дело или задача или встреча, которую захочется отложить, перенести и забыть. Принимаешь это какфакт, не испытывая никакого чувства вины.

    Миф: сейчас я куплю себе самый навороченный ежедневник и буду все-все туда записывать

    Никто, кроме вас, не знает, какой способ ведения дел будет самым удобным, простым и результативным. Есть такиеинтересные и полезные вещи как наблюдения, впечатления, идеи — это не зафиксировать в обычном ежедневнике.

    Я внедрял конкретную методику, описанную в книге по тайм-менеджменту, и сначала жил с онлайн-календарем, потомс электронными таблицами, потом с бумажным ежедневником. Пришел в итоге к лично меня устраивающей связке«Эксчейндж + Аутлук + смартфон». Да, весь этот процесс занял почти 3 месяца, но результат того стоил.

    Миф: главное — записать задачу в ежедневник и сразу определить, когда она должна бытьрешена

    Так в ежедневнике появляется масса ненужных задач. Кроме этого, помимо задач часто в голову приходят идеи, вдругвспоминаются позабытые обещания или дела, а ежедневника под рукой нет или неудобно записать. Для меня былооткрытием то, как в таких ситуациях выручает диктофон. Едешь в авто, пришла мысль — записал на телефон,прослушал, и, если нужно, перенес в ежедневник.

    Миф: написал задачу «сесть на диету», что-то не получается выполнить, тайм-менеджмент не работает

    Формулировка и постановка задач — само по себе то еще занятие. Насколько абстрактно поставите задачу, настольковаш мозг не сможет понять, чего от него хотят.

    Тренируйтесь формулировать не «отдать отчет для Иван Иваныча», а «подготовить для Иван Иваныча отчет о финансовыхрисках к 10 августа».

    Дальше — больше. Нам тяжело решить объемную задачу, пока мы не разобьем ее на несколько более мелких. Мне удобносформулировать одну задачу на компьютере, внутри прописать этапы решения, прикинуть нужные ресурсы, поставитьсроки, а еще отмечать в процентах, сколько выполнено.

    ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ РЕШАЕТ ВСЕГО ОДНУ ЗАДАЧУ — ТРАТИТЬ ВРЕМЯ СВОЕЙ ЖИЗНИ НА ТЕ ВЕЩИ, КОТОРЫЕ ВАМ ВАЖНЫ

    Миф: Тайм-менеджмент поможет мне делать все быстро и в срок

    Тайм-менеджмент решает всего одну задачу — тратить время своей жизни на те вещи, которые вам важны. А вот то, чтоважно для вас, какие ресурсы для этого вам понадобятся, что вам придется изменить в своей жизни — строгоиндивидуально. Я, например, через призму тайм-менеджмента пришел к осознанному систематическому занятию спортоми выделил важные для себя показатели личной эффективности.

    О НЕСИСТЕМНОСТИ И ОЖИДАНИЯХ

    Несистемность способна убить все ваши результаты. Это применимо ко всему, начиная от обучения вождениюи заканчивая сидением на диете. Хочешь получить хороший результат — выбирай решения, которые превратятсяв привычки и станут естественными на протяжении всей жизни.

    ВЫБИРАЙ РЕШЕНИЯ, КОТОРЫЕ ПРЕВРАТЯТСЯ В ПРИВЫЧКИ И СТАНУТ ЕСТЕСТВЕННЫМИ НА ПРОТЯЖЕНИИ ВСЕЙ ЖИЗНИ

    Ожидания от себя нереалистичны. Либо ты осознаешь, что «лично я смогу сделать этот проект за 18-20 рабочих дней»,сделать проект качественно и в срок и получить массу удовольствия от хорошо проделанной работы. Либо ты ставишьсебе нереальные, выдуманные условия и «паришься» — «я прикинул, что сделаю этот проект за 10 дней, ужепрошло 15, а мне еще нужно минимум 5 для завершения», и делаешь этот проект за те же 20 дней, но с чувствомнеполноценности и разгильдяйства.

    О КУРЕНИИ

    Вопрос с курением решается очень просто с того момента, когда ты себе признаешься, что это ничто иное какузаконенный государством наркотик.

    Петр Всехорошо: опасность напоминалок

    Петр недавно получает рассылку и решил перечитать старые выпуски. Вот что он пишет в ответ на призыв поделитьсясвоей историей тайм-менеджмента. Текст в моей редакции.

    С ЧЕГО НАЧАЛОСЬ

    Мой путь в тайм менеджмент начался в то время, когда я работал менеджером по продажам. Приходилось записыватьвстречи и дела в блокнот. Обычный блокнот на пружинках. Было достаточно удобно, и вся картина работы былав памяти. Не без минусов, разумеется: если блокнот не с собой, память должна была выручать.

    Далее карьера складывалась в сторону технического директора (организация документооборота, контроль процентабрака и много еще всего). Опять же, я пользовался блокнотом. Все было под контролем.

    Появился «Айфон», а с ним приложения для тайм-менеджмента. Все дела перешли в «цифру». Но все равно все было подконтролем.

    ОПАСНОСТЬ НАПОМИНАЛОК

    Чуть позднее жизнь закинула меня в интернет — я стал менеджером проекта интернет-магазина. Тогда я познакомилсяс Мегапланом. Вы еще не были так раскручены, и мобильной версии не было, но уже имели прекраснейшую поддержкуи много всего хорошего. Жаль, но тогдашнее руководство отказалось использовать решения Мегаплана, да и вообщезадачники, но это другая история. Справедливости ради — это не привело ни к чему хорошему. Свои же дела я велв приложении на «Айфоне».

    Стоит отметить, что на этом этапе началась развиваться проблема. С переносом все в цифру я допустил серьезнуюошибку, «отпустив дела из головы». Я не держал дела (не только рабочие) в голове. Все в задачники. Начал активнопользоваться напоминалками. И сам не заметил, как моя память на дела ухудшилась настолько сильно, что это сталосерьезной проблемой. Я стал забывать все.

    Сначала я начал грешить на сервисы. Было много приложений и сервисов, но ситуация не изменилась.

    ВОЗВРАЩЕНИЕ КОНТРОЛЯ

    Позднее я понял проблему. Но все равно продолжал использовать онлайновые сервисы. Напоминалки ставились ужена такие события, что мне стыдно сказать, насколько я все отпустил.

    Время шло, я работал над памятью. Но никак не мог вернуть это «под контролем». Я полностью отказалсяот напоминаний, остались только «через полгода сделать #мелочь#».

    Сейчас я вернулся к блокноту, добавил к нему онлайновый электронный сервис, который является защитой от потериблокнота.

    Постановка задач не занимает много времени. И теперь я планирую все дела сначала в голове. Далее накидываюв ней же примерный план на неделю, на вторую, иногда есть представление рабочих задач на месяц вперед (самособой, речь идет о средних задачах и мелких, крупные получается планировать намного дальше).

    Марина М.: Когда мне хочется, я все успеваю

    Мне нравится внимание Марины к собственным интересам и желаниям. Классная мысль: если дело вызывает стресси скуку, возможно, ты занимаешься не тем.

    Текст в моей редакции, оригинал в ЖЖ Марины.

    Тайм-менеджмент не работает

    Какое-то время назад у меня были попытки внедрить технологии по управлению временем, описанные в разныхпопулярных книжках на эту тему. Как можно догадаться из предисловия, попытки оказались не удачными.

    Начала разбираться в причинах и выяснила, что когда мне хочется, я все успеваю. Меня даже иногда спрашивают:«И как это ты все успеваешь?». Мне самой стало интересно найти это «Как?».

    Ответ на этот вопрос оказался элементарным: если мне что-то действительно интересно илия знаю, зачем я этоделаю, я успеваю все и даже больше. На самом деле, в эти периоды мне даже в голову не приходит, что хорошо бывнедрить какую-нибудь новомодную технику по управлению временем.

    А вот если есть что-то, что мне не нравится, надоело и скучно, и я вместо того, чтобы выкинуть эти задачииз жизни, начинаю заставлять себя ими заниматься, тут и возникает проблема со стрессом, перегрузкой и нехваткойвремени. То есть появляются проблемы, которые лечатся внедрением тайм-менеджмента.

    Значит, у меня получается управлять своим временем, когда задачи интересны, а перспективы ясны. И наоборот: еслизадача надоела или мне самой не нужна, то временем управлять не получается (такие задачи я систематическиоткладываю).

    Раньше я переживала, что отложенные неинтересные задачи не сделаны. А потом приняла, что если задачапо субъективным причинам была отложена 2-3 раза подряд, то это вопрос не тайм-менеджмента, а сигнал к выяснению,нужно ли выполнять эту задачу в принципе.

    ЕСЛИ ЗАДАЧА ОТЛОЖЕНА 2-3 РАЗА ПОДРЯД, ЭТО ВОПРОС НЕ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА

    Поэтому в моем случае следует разбираться не с тайм-менеджментом, а с целеполаганием, и с тем, как текущие задачисвязаны с целями.

    Сергей Гурицкий: Ноль задач на сегодня

    Сергей пользуется Мегапланом с ноября 2011 года. Главная проблема, по его словам, в том, что у сотрудниковнакапливаются просроченные задачи, как снежный ком. Он прислал рекомендации, как бороться с этой проблемой.

    Задачи — закрываем! Цель ведения любой задачи в Мегаплане —не поддержание ее актуальной (зеленой, непросроченной), а ее закрытие. Об этом, несмотря на очевидность,со временем начинают забывать.

    Ноль задач на сегодня. Цель к концу рабочего дня — сделатьвсе дела, которые были на сегодня. Оставить пустой список. Только в этом случае можно с удовлетворением и легкой усталостью направиться домой. Какие мы молодцы!Если же в конце дня осталось 12 задач (Пока-то онифактически не просрочены, да?..) — дорогой, а чем ты занимался весь день? Это основная проблема, из-закоторой начинает копиться снежный ком из просроченных задач. Приходишь на следующий день, чтобы занятьсятеми делами, которые запланированы на этот день. А у тебя пачка красных задач — уже!Не успел? Не планируйв следующий раз так много. Знай свои силы: чай, не первый день живешь. Относись реально к планированиюрабочего дня (об этом подробнее в отдельном пункте рекомендаций).

    Сначала долги, а лучше без них. Старт рабочего дня. Есливсе же вчера не обнулил количество задач, не приступаем к делам на сегодня, пока не закроем вчерашние.Причины могут быть разные — все уехали домой, на встречу, в ресторан, людей не было на месте. Но толькотакого рода причины — а не просто «не успел».

    Трезвая оценка своих сил. Когда на сегодня на повестке30 задач (утрирую, но смыл, думаю, понятен), возникает вопрос: «Дорогой, а о чем ты думал, планируя этотдень?» Пойми свою дневную производительность: сколько дел в среднем ты можешь выполнить в течение рабочегодня. И при оперировании дедлайном обращай внимание, сколько задач на этот день уже поставлено. Это сложно?Нет!

    Нет ничего более гадкого, чем «Завтра». Нужно всегда держатьв голове это при планировании задач и смене дедлайна. Попробуй решить задачу до конца сегодня. Или, может,лучше посмотреть другой день, когда у тебя меньше задач? «Завтраки» — основная причина «снежного кома».Подумать хорошенько, прежде чем перенести задачу именно на завтра.

    Не моя задача же! Если вы считаете, что как бы ни хотелипомочь с решением задачи, вы не будете здесь полезны — не молчим. Заявляем об этом. Прямым текстом: давайтепересмотрим ответственного по задаче, по такой-то причине. Это не будет выглядеть как желание сброситьс себя задачу. Это будет выглядеть как шаг в сторону ее решения.

    Задача на паузу. Есть ситуации, когда очевидно, чтонеактуальную задачу закрывать нельзя, но понятия о сроках (когда она станет актуальной) нет никаких. Чтобыне тыкать пальцем в небо, используем функцию «На паузу». В задаче есть такая кнопка. А в левой колонке естьотдельный раздел для таких задач.

    СПАСИБО ВАМ!

    Благодарю читателей за их рассказы. Личный опыт часто оказывается гораздо ценнее, чем умные книги американскихписателей.

    Особенно мне нравится мысль о том, что если вам нужен тайм-менеджмент (слишком много задач, которые вам нехочется решать), значит, что-то не так с целеполаганием. Это очень восточная идея: искать гармонию с миром и ссобой. Я тоже пытаюсь нащупать этот баланс.

    Фото в начале рассылки — КсавьеБуайон.

    megaplan.ru

    Тайм-менеджмент - личная проблема

    Наличие у вас навыков по управлению временем касается только вас. Конечно, вы можете подумать, что это интересует и работодателя. Но на самом деле его волнует только ваша эффективность, и если вы в целом справляетесь с задачей, никому не интересно, насколько вы при этом устаете и сможете ли вы продвигаться с такими результатами по карьерной лестнице. Никто не волнуется, когда вы работаете сверхурочно, если вы все сдаете в срок. Выходит, что проблема с управлением временем касается только вас, неумение справляться с графиком отравляет лишь вашу жизнь. Значит, и решать проблему нужно вам. Как можно это сделать и для чего это необходимо?

    Проблема неправильного распределения времени

    Многие люди не задумываются о том, как серьезно влияет на их жизнь отсутствие навыков управления своим временем. Некоторые даже думают, что это проблема их работодателя. На самом деле это ваша собственная задача – определить, как вы справляетесь с работой. Возможно, вы успеваете, но в целом ваша деятельность совершенно непродуктивна. Мелочи остаются без внимания, сроки всегда поджимают, ни на что другое вы не можете отвлечься. Все это признаки того, что вам пора учиться тайм-менеджменту. Вы станете куда более эффективным работником, справляющимся с максимумом дел с минимальным расходом энергии. Вы просто организуете свой рабочий процесс так, чтобы все получалось проще и быстрее. Кроме того, профессионал тайм-менеджмента умеет расставлять приоритеты и оценивать важность своей работы. Все самые нужные дела он всегда делает в первую очередь. У него в порядке рабочие файлы, у него гибкий план, который позволяет учесть любые неожиданности. Хотите быть таким же человеком? Приступайте к конкретным мерам!

    Почему тайм-менеджмент так важен?

    Проблема с неумением управлять временем - в том, что вы усложняете себе каждую задачу. Вы тратите на дела больше ресурсов. Кроме того, вы со временем столкнетесь с новой проблемой: если задача будет занимать у вас куда больше часов, чем планировалось, коллеги начнут задаваться вопросами о вашей эффективности. Никому не нравится чувствовать вопросительные взгляды и понимать, что все вокруг думают: «Чем же он так занят?» Избавьте себя от такой неприятной ситуации и начинайте менять свой подход к работе как можно скорее.

    С чего начать?

    Не пытайтесь резко все изменить, действуйте последовательно. Прежде всего, забудьте про многозадачность. Делайте лишь одно дело за раз, не отвлекаясь ни на что другое. Для начала оцените все задачи, которые у вас есть, и составьте себе примерный график работы. Подумайте, сколько усилий вам потребуется на выполнение каждого пункта, и решите, действительно ли он заслуживает внимания. Приступайте к делу – график будет помогать вам сориентироваться в процессе. Учтите, что выполнить совершенно все практически невозможно, и такой цели у вас быть не должно. Не бойтесь вносить заметки и поправки в свой график. Так вы станете куда более эффективным сотрудником, и ваш рабочий день уже не будет пребывать в полном беспорядке. Такой успех невозможно будет не заметить.

    И запомните!

    Меняться в лучшую сторону всегда непросто. Вы не можете преобразиться лишь благодаря одному своему желанию или решению не повторять прежних ошибок. Вам придется приложить определенные усилия, если вы хотите увидеть достойный результат. Не забывайте про ежедневную работу над составлением графика - это должно стать вашей хорошей привычкой. Только постоянство может стать основой значительных перемен к лучшему. Не ждите, что исправите ситуацию в первый же день и станете лучшим работником среди всех своих коллег. Старайтесь и запаситесь терпением.

    businessman.ru