Принципы управления личным временем и тайм-менеджерский софт. Управлять личным временем

Принципы управления личным временем

Скажу сначала несколько слов о моем понимании организации времени. Тема для нашей культуры очень неоднозначная. Вот яркое мнение на этот счет — пишет один посетитель моего сайта www.improvement.ru: "Мне кажется, что у нас в России идея организации времени не привьется. Представить себе не могу русского человека, который фиксирует по часам и записывает в таблицу события дня с целью…, да с любой целью не могу представить! А уж связать время и деньги так и подавно невозможно! Это не вяжется в русской голове. Мы не можем структурировать время и пространство! Это скорее к немцам. А мы люди азартные, увлекающиеся. Нам рутина скучна и неинтересна. А когда мы в азарте, мы можем горы свернуть и смешно подходить с этими таблицами и пытаться организовывать человека в состоянии азарта. А когда мы не в азарте, то в скуке. А в скуке нас лучше не трогать!"

Мнение, далеко не лишенное оснований. Большинство книг и курсов, формирующих общепринятое представление о тайм-менеджменте, предлагают классические технологии организации личного времени, ориентированные на конкретный, структурирующий, упорядоченный тип личности. Люди более хаотичного склада, пытаясь примерить на себя такую "смирительную рубашку", никакой пользы от этого не получают. Между тем, они ничуть не хуже первых, их время тоже дорого стоит, личная эффективность и успешность важны и для них. Поэтому, хотя я использую и классические методы, но основной упор в своих разработках делаю на методы управления личным временем, годящиеся для людей, к порядку не слишком склонных. После этих общих замечаний можно описать основные принципы, из которых я исхожу, на двух примерах из моей практики.

Управление временем в ситуации значительных перемен

Первый пример — директор и совладелец средних размеров петербургского издательства приглашен работать заместителем директора крупного издательства в Москве. Ожидает резкого повышения нагрузки, причем в условиях незнакомой организации с сильной внутренней конкуренцией. Тип личности — интуитивный, хаотичный, и к применению методов классического тайм-менеджмента, вообще говоря, не склонный. Как он сам говорит, "Я не люблю что-либо записывать, долго планировать и высчитывать. Особую ненависть у меня вызывают тщательно и аккуратно расписанные бумажечки, — распорядки дня, недели, месяца, года, десятилетия, жизни. В них написано все о будущем и никакой сказки не оставлено".

Что удалось сделать? Во-первых, совместными усилиями был освоен и "заточен" под конкретные потребности ситуации и личные предпочтения клиента ряд методов, позволяющих повышать эффективность использования личного времени в хаотических и непредсказуемых условиях. Из классики лучше всего сработал метод расстановки приоритетов, который позволил выделить реально важные дела из огромного потока, который свалился на клиента на новом месте работы, а все второстепенное — отсеять. Из моих авторских разработок больше всего пригодился метод ограниченного хаоса, благодаря которому клиент, очень не любящий бумажную работу и всяческую канцелярию, не потерялся в большом количестве документов и наладил удобную для него систему их хранения.

Апологет классического тайм-менеджмента отшатнется в ужасе от такой ереси — это ведь нарушение общеизвестных и неоспоримых принципов личной эффективности! Стоит заметить, что в других случаях результатом консультирования действительно могло становиться прямо противоположное — работа крупными блоками вместо множества мелких отвлечений. Но противоречия здесь нет: в организации личного времени важны не общие правила, а индивидуальный стиль, который человек для себя находит и который для него комфортен и дает максимальную эффективность.

В итоге, освоение новой должности прошло успешно. Клиент сумел выдержать и взять под контроль большой объем работы, и продолжает уже самостоятельно работать над личной эффективностью. Важно отметить, что тайм-менеджмент помог, несмотря на выросшие рабочие нагрузки, сохранить в неприкосновенности время, выделяемое на семью. Опять слово клиенту: "Главный результат в том, что я поверил, что и с моим интуитивным типом личности можно двигаться в карьере руководителя успешно. Также начал применять осознанно и регулярно ряд приемов в текущей работе. Готовлюсь к введению новых методов и навыков, — замечу, таких, которые меня не раздражают!"

Теперь от ситуации — к обобщениям. Первый принцип, которого я придерживаюсь и который ярко проявился в описанном случае: качественную систему организации своего времени человек может разработать только сам. Организация личного времени — дело жизненно важное, чрезвычайно сильно зависящее от особенностей характера и рода деятельности человека. Здесь возможен только "индивидуальный пошив", все остальное, продолжая аналогию с одеждой, будет жать, натирать, и больше навредит, чем поможет. Задача консультанта или автора семинара, книги — информирование о существующих системах, о методах построения собственной системы, поддержка принятия решений, и самое главное — начальный импульс, толчок к развитию.

А задача клиента, или слушателя семинара, или пользователя программы — не воспринимать то, что ему предлагают, как нечто заведомо правильное и не подлежащее сомнению, а выбирать подходящее, перекраивать, перестраивать под свои потребности. В своей практике я не отвергаю проверенные временем всем хорошо известные классические методы (структурирование целей и задач, система планов на разные периоды, и т.п.), но отношусь к ним исключительно как к материалу, из которого человек может выбирать то, что ему органично, для построения собственной системы.

Второй принцип трудно выразить одной фразой. Наверное, лучше всего сказать: не стоит поддаваться стереотипу планирования. В сознании европейского человека со времен Платона, с его "миром идей", идеальных образов, прочно заложена последовательность действий: нарисовать желаемый образ развития событий (план, программу, проект…) и затем загонять живую деятельность в эту заранее созданную схему. Такой подход вполне применим в достаточно предсказуемых областях деятельности, вроде строительства авианосцев, но очень часто дает сбои в организации личной работы, где нам часто приходится сталкиваться с неожиданными обстоятельствами, переменами, и т.п. Как правило, значительная часть предлагаемых человеку методов организации времени — методы планирования, предусматривающие составление расписаний дня, недели, и т.д. Я же заостряю внимание на тех методах, которые позволяют ориентироваться и сохранять эффективность в ситуации неопределенности.

Другая важная сторона того же принципа "не увлекаться планированием" — необходимость отслеживания собственной эффективности. В большинстве западных технологий тайм-менеджмента упор делается на планирование и контроль, т.е. сравнение достигнутого с запланированным. В отечественной традиции более распространен другой подход — сравнение достигнутого с максимально возможным. Это выражается в первую очередь в хронометраже, той или иной степени сложности, с анализом получаемых данных и постоянным выявлением резервов повышения эффективности. Но об этом мы скажем подробнее после анализа следующего примера.

Управление временем в ситуации "от хорошего к лучшему"

Второй пример — случай, в некотором смысле противоположный первому, т.е. не "аварийный". Клиент — руководитель двух отделов в московском холдинге (профиль компании — IT- консалтинг, разработка программного обеспечения). Вполне преуспевающий менеджер, с большими служебными перспективами, прицелом на top-MBA, что еще человеку нужно? Тем не менее, его интересовала тема организации личного времени. Начали, как я обычно в не-аварийных ситуациях и рекомендую, с хронометража.

Следует заметить, что ощущения человека, впервые в жизни в течение недели-другой посмотревшего в зеркало на "себя четырехмерного" — это очень острые ощущения. Недаром гуру менеджмента Питер Друкер, поручая секретарше делать хронометраж своей рабочей недели, дает ей письменное обязательство в том, что не будет ее увольнять после сообщения ему правдивых результатов. Как правило, "вкалывающий как лошадь" современный человек реально работает значительно меньше времени, чем ему кажется, хотя в этом бывает очень трудно признаться.

Итак, когда клиент стал вести хронометраж, сразу обнаружились некоторые резервы времени, но не это главное. Главный результат хронометража — появление своего рода "вестибулярного аппарата". Как вестибулярный аппарат отслеживает, находится ли человек в равновесии, и причиняет дискомфорт, если равновесие нарушено, так в результате хронометража появляется некий "аппарат", отслеживающий эффективность. Учет собственного времени в течение нескольких недель вырабатывает особого рода внимание к времени, и человек начинает совершенно по-другому смотреть не только на свои действия, но и на все окружающее.

Из e- mail"a этого клиента о результатах первых недель хронометража: "…Осознал недостаточную эффективность управления нашей компанией, и уже поставил весь топ-менеджмент на голову — новую концепцию разрабатываем. Процесс пока находится в стадии написания мною предложений по моим подразделениям и нахмуренного ожидания топов. Если я докажу эффективность — решение будет принято, а я докажу. :)"

Такое изменение мышления, один раз состоявшись, работает и приносит свои плоды уже в любой области деятельности. Если есть стремление к оптимизации, повышению эффективности, развитию, то воплотить его в жизнь — это уже дело техники. Опять слово клиенту: "…Сейчас разрабатываю систему контроля за материальными расходами, мне понравились возможности аналитики. Каждый вечер теперь фиксируется каждый потраченный рубль. Здесь, как и со временем — результаты начинают появляться с началом ведения учета, хочется сразу бросить это дело. :))"

Чтобы слова о важности изменения мышления как основы управления временем не показались голословными, привожу конкретные результаты работы с этим клиентом.

1. Начал чувствовать течение времени.

2. Окружающие перестали отвлекать по пустякам (сами).

3. Большие блоки работы вместо метаний.

4. Вскрыл неочевидные недостатки работы компании.

5. Перестали забываться дневные дела.

6. Появилось больше свободного времени.

7. Начал учиться печати слепым методом.

8. Начал учет личных (семейных) материальных расходов.

9. Сменились акценты в личном развитии.

Описание рабочей недели для непосвященного в тайм-менеджмент человека звучит убийственно: два вечера в неделю на английский, два на французский (только курсы, не считая прочего), теннис, вечернее второе высшее образование. При этом хватает времени на отдых и развлечения.

Впрочем, все отдельные результаты — это только частные проявления общего и важнейшего результата: человек начал управлять своим временем. Попробуйте в конкретных терминах описать, чем отличается опытный водитель, управляющий машиной, от новичка, который так ведет машину, что непонятно еще, кто кого ведет? Внешне они совершают примерно одинаковые действия, чем один отличается от другого — так сразу и не скажешь. Тем не менее, отличие очевидно.

Итак, как и в первом случае, работа над собственным временем дала клиенту не только материальные результаты, но, что гораздо важнее, позволила с помощью организации времени запустить процесс непрерывного изменения, совершенствования. Благодаря этому принципиально изменилось количество и качество результатов, которые может достигать человек.

Здесь я хочу указать на еще два принципа, лежащих в основе этих процессов. Третий принцип — мышление, направленное на эффективность. Первостепенную роль играет изменение мышления; технологические аспекты организации времени и личной работы — вопрос уже второй. Если человек научился видеть неэффективные процессы и совершенствовать их, он вполне в силах применять имеющиеся технологии или разрабатывать свои. Если ему только дали набор технических приемов, не научив отслеживать эффективность — большой пользы от такого обучения не будет. Причем важно отметить, что работа с эффективностью только начинается с организации личного времени, а затем может распространяться на любые области деятельности.

Последний и важнейший принцип — все может быть усовершенствовано. С этим принципом не сравнимы по важности никакие технологические вопросы. Если исходить из предположения, что резервы эффективности и развития неисчерпаемы, то найти нужное решение, разработать для этого необходимый метод — это уже вопросы тактические и заведомо решаемые.

Практическое приложение. Насколько высока ваша личная эффективность?

Задача теста — помочь вам проанализировать ваш рабочий стиль на материале расходов времени за один день. Такой анализ поможет вам лучше представить сильные и слабые стороны вашей системы организации деятельности и наметить способы повышения личной эффективности. Отличие этого теста от других подобных состоит в том, что вам приходится не отвечать на абстрактные вопросы вроде "Хорошо ли вы делегируете? — оцените по 5-балльной системе", а работать с конкретным фактическим материалом, непосредственно отражающим расходы вашего времени.

Для начала обеспечим себя этим фактическим материалом. Вооружитесь листочком бумаги, желательно в клетку. В левом столбике будет "портрет" вашего рабочего дня. При желании можно включить и нерабочее время. Для анализа лучше всего взять вчерашний день, но если он плохо отражает ваш обычный рабочий день, возьмите какой-нибудь другой, если вы его можете неплохо вспомнить. Можно вообще нарисовать портрет "типичного", "среднестатистического" рабочего дня, как вы его себе представляете, только обязательно "как это обычно бывает", а не "как мне хотелось бы, чтобы это обычно бывало".

Здесь заметим, что всякий анализ собственного времени требует предельной честности и без нее не имеет смысла. Это ваша внутренняя информация, которая должна быть доступна только вам, и которая должна давать вам объективную картину реально происходящего.

Выберите точность учета — для начала рекомендуем 15 или 30 минут. В каждую клетку левого столбца вам нужно будет записать содержимое соответствующего отрезка дня. Лучше начинать с тех дел, которые вы помните хорошо, с тех событий, время начала которых сильно запечатлелось в памяти. Вслед за ними можно восстанавливать то, что запомнилось хуже, вспоминая логические связи между событиями, используя разные каналы памяти (представьте себе зрительно картину происходившего, вспомните звуки и слова, и т.д.). Можно привлечь записи в органайзере, и т.д. Если некоторые части дня вспоминаются очень плохо — отметьте их галочками в 1 столбце. Соответствующие "белые пятна" можно просто не учитывать в дальнейшем анализе, а можно заполнить типичными делами, которые обычно случаются в это время.

Первое, что нам предстоит оценить — это то, насколько вы владеете информацией о расходах собственного времени. Подсчитайте количество "оптиченных" клеточек в 1 столбце и разделите на количество строчек, соответствующее портрету дня. Если представить себе человека малым предприятием (ООО Иванов И.И.), в котором вы — генеральный директор, то процент, который вы получите, характеризует ваше владение ситуацией с информационной стороны. Т.е. именно в такой степени вы осведомлены о происходящем в фирме, остальное для вас покрыто завесой таинственности, и, соответственно, неуправляемо.

Теперь займемся вопросом приоритетов. Попробуйте выделить из ваших дел (отметив галочками во 2 столбце) те, которые "работают" на важнейшие, крупные, долгосрочные цели. Получившийся процент показывает, насколько сильно вы ориентированы на достижение реальных стратегических результатов, и насколько легко поддаетесь затягивающей мелкой "текучке". Подумайте, нельзя ли как-то уменьшить ее количество? Примерно прикиньте, каких затрат потребует избавление от части таких дел. Имейте в виду, что сейчас вы теряете на этих мелких делах очень много, поскольку из-за них откладываются более крупные, важные и результативные дела.

Заметим: если относительно какого-то дела вы не уверены, к какому классу его отнести, а дело длинное и занимает несколько строчек, можно часть дела отметить, а часть оставить неотмеченной. Можно кроме галочек использовать какой-нибудь другой, "половинный" значок, для повышения точности оценок. Хотя точность цифр здесь — не главное. Важно хорошо прочувствовать, обдумать, изучить структуру своего времени, понять, в каком направлении стоило бы над ним поработать. Численные оценки в этом играют вспомогательную роль.

Следующий этап — оценка управляемости ситуации. Попробуйте в 3 столбце разделить дела по признаку: "обделенные" — "поглотители". "Обделенные" — это такие дела, на которые следовало бы тратить больше времени, уделять им больше внимания, но по каким-то причинам не удается. "Поглотители", наоборот, съедают слишком много времени, не принося вам ни результатов, ни удовлетворения. Отмечайте галочками и те, и другие. Те дела, на которые по- вашему тратится нормальное количество времени, оставляйте неотмеченными. Процент галочек — это мера того, насколько структура вашего времени соответствует вашему желанию, проще говоря — насколько свободно вы владеете своим временем. Если угодно, "обделенные" — это перспективные направления деятельности вашего "ООО", а "поглотители" — платежи налоговой инспекции, в роли которой в данном случае выступают ваши внешние обстоятельства. Подумайте, нельзя ли каким-то образом снизить эти "платежи", побороться с поглотителями, и за счет выигранного времени "профинансировать" обделенные перспективные направления?

Близкое по смыслу направление оценки — количество помех. Работа в этом направлении может быть особенно полезна, если вы работаете в офисе с другими людьми и вас часто отрывают от дела телефонные звонки, посторонние посетители, и т.п. Попробуйте в 4 столбце вспомнить количество таких мелких отвлечений, соответствующих каждому периоду времени. Подумайте над тем, сколько времени в среднем отнимает каждое такое отвлечение (время на переключение внимания, на само отвлечение, на "возврат" в прежнюю деятельность). Помножьте на количество отвлечений и получите сумму времени, потерянного совершенно напрасно, так сказать, отходы производства, не подлежащие никакой переработке и не стоящие ни копейки. Можете с помощью этой цифры внести соответствующие коррективы в показатель предыдущего пункта. Но главное — есть смысл задуматься о том, как можно снизить такие потери. Техника борьбы с офисными "ворами времени" достаточно хорошо разработана и описана во многих книжках по тайм-менеджменту.

Теперь оценим качество привязки дел к времени. В 5 столбце поставьте галочки напротив тех дел, время выполнения которых, как вам кажется, было выбрано неудачно. Например, следовало бы сделать это дело еще неделю назад, тогда бы результат был заведомо лучше. Или: в то время, когда у вас была высокая работоспособность, вы занимались чем-то не самым важным и не самым сложным. Итоговая оценка будет показывать, насколько хорошо вы, как генеральный директор вашего собственного предприятия, учитываете окружающую ситуацию и закономерности ее развития. Чем выше процент "несвоевременных" дел, тем, значит, ваше "ООО" более склонно предлагать внешнему миру сани летом, а телегу зимой. Возможно, стоит подумать о планировании, бюджетировании и прочих достижениях цивилизации.

Далее — соотношение функционирования и развития. Отметьте в 6 столбце те дела, выполнение которых дает вам что-то для собственного развития — вырабатывает новые умения, дает новые знания, и т.п. За бортом останутся те, которые вы можете выполнять легко и уверенно, выполнение которых не вносит никакого вклада в ваше развитие. Процент, который вы получите, характеризует соотношение функционирования и развития, ориентации на краткосрочную и долгосрочную перспективу в вашем "ООО". Здесь нельзя дать точных рекомендаций по наилучшему размеру этого соотношения; главное, чтобы оно вам было известно, и вас удовлетворяло.

Итак, вы окинули беглым взглядом ваш типичный рабочий день. Искренне надеемся, что вы довольны собой не на 100%, ибо в таком случае вы или совершенно уникальный человек, или очень несамокритичный. Конечно, этот тест не даст вам вполне серьезной и глубокой информации о том, в каком направлении развиваться, какие меры принять для повышения вашей личной эффективности — это задача нескольких недель хронометража. Но, надеемся, тест выполнил свою главную задачу — обратить ваше внимание на проблему организации вашего времени, выявить "в первом приближении" узкие места, наметить пути дальнейшей работы.

"А зачем 7-й столбец?" — спросит дотошный читатель. Вспомните принцип: "идеальную систему человек может сделать только сам". Вы уверены, что мои вопросы охватили все ваши потребности? Может быть, есть какие-то параметры дел, важные именно для вас, которые вам хотелось бы отследить? Например, насколько хорошо вы делегируете — какие из задач могли бы быть поручены? Или: какой процент времени дня вы провели в хорошем эмоциональном состоянии? Таких показателей может быть множество. Так почему бы ни создать собственные критерии качества, начав самостоятельное творчество, своими руками создавая систему повышения личной эффективности?

На протяжении всего теста мы использовали аналогию "человек — фирма". Действительно, управление самим собой часто напоминает управление фирмой. Тут и стратегия, и бухгалтерия, и контроль, и мотивация… Так не пора ли, уважаемый читатель, подумать о проекте комплексного личного реинжиниринга?

Источник: Результат

hr-portal.ru

Архангельский Глеб Принципы управления личным временем и тайм-менеджерский софт

Архангельский Г.А.

Принципы управления личным временем и тайм-менеджерский софт

Одна софтверная компания, разрабатывающая самоменеджерский программный комплекс, попросила меня рассказать о том, как я себе представляю управление временем и какой софт мог бы посоветовать для программной поддержки этой задачи. Для этого интервью мне пришлось осмыслить и сформулировать основные принципы организации личного времени, из которых я исхожу в своем консультировании. Я сделал это на двух характерных "кейсах" из своей практики и сопроводил тестом "Насколько высока ваша личная эффективность?"

Об управлении временем мы попросили высказаться бизнес-консультанта из Санкт-Петербурга, руководителя направления тайм-менеджмента фирмы "Включенное консультирование", члена Project Management Institute, Глеба Архангельского. Ему слово:

2.4. Технологии и принципы управления временем в рамках домашней экономики: революция, эволюция и программная поддержка.

Скажу сначала несколько слов о моем понимании организации времени. Тема для нашей культуры очень неоднозначная. Вот яркое мнение на этот счет – пишет один посетитель моего сайта www.improvement.ru: «Мне кажется, что у нас в России идея организации времени не привьется. Представить себе не могу русского человека, который фиксирует по часам и записывает в таблицу события дня с целью… да с любой целью не могу представить! А уж связать время и деньги так и подавно невозможно! Это не вяжется в русской голове. Мы не можем структурировать время и пространство! Это скорее к немцам. А мы люди азартные, увлекающиеся. Нам рутина скучна и неинтересна. А когда мы в азарте, мы можем горы свернуть и смешно подходить с этими таблицами и пытаться организовывать человека в состоянии азарта. А когда мы не в азарте, то в скуке. А в скуке нас лучше не трогать!»

Мнение, далеко не лишенное оснований. Большинство книг и курсов, формирующих общепринятое представление о тайм-менеджменте, предлагают классические технологии организации личного времени, ориентированные на конкретный, структурирующий, упорядоченный тип личности. Люди более хаотичного склада, пытаясь примерить на себя такую «смирительную рубашку», никакой пользы от этого не получают. Между тем, они ничуть не хуже первых, их время тоже дорого стоит, личная эффективность и успешность важны и для них. Поэтому, хотя я использую и классические методы, но основной упор в своих разработках делаю на методы управления личным временем, годящиеся для людей, к порядку не слишком склонных. После этих общих замечаний можно описать основные принципы, из которых я исхожу, на двух примерах из моей практики.

Управление временем в ситуации значительных перемен

Первый пример – директор и совладелец средних размеров петербургского издательства приглашен работать заместителем директора крупного издательства в Москве. Ожидает резкого повышения нагрузки, причем в условиях незнакомой организации с сильной внутренней конкуренцией. Тип личности – интуитивный, хаотичный, и к применению методов классического тайм-менеджмента, вообще говоря, не склонный. Как он сам говорит, «Я не люблю что-либо записывать, долго планировать и высчитывать. Особую ненависть у меня вызывают тщательно и аккуратно расписанные бумажечки, – распорядки дня, недели, месяца, года, десятилетия, жизни. В них написано все о будущем и никакой сказки не оставлено».

Что удалось сделать? Во-первых, совместными усилиями был освоен и «заточен» под конкретные потребности ситуации и личные предпочтения клиента ряд методов, позволяющих повышать эффективность использования личного времени в хаотических и непредсказуемых условиях. Из классики лучше всего сработал метод расстановки приоритетов, который позволил выделить реально важные дела из огромного потока, который свалился на клиента на новом месте работы, а все второстепенное – отсеять. Из моих авторских разработок больше всего пригодился метод ограниченного хаоса, благодаря которому клиент, очень не любящий бумажную работу и всяческую канцелярию, не потерялся в большом количестве документов и наладил удобную для него систему их хранения.

Во-вторых, в ходе работы клиент сформулировал для себя несколько принципов повышения эффективности собственного изобретения. Некоторые из них для меня были довольно неожиданны, поскольку сам я отношусь к людям со структурирующим типом мышления. Например, оказалось, что работа над несколькими делами параллельно, с частыми переключениями между ними, для него более удобна и позволяет меньше утомляться, и поэтому он стал сознательно применять такой стиль работы. Апологет классического тайм- менеджмента отшатнется в ужасе от такой ереси – это ведь нарушение общеизвестных и неоспоримых принципов личной эффективности! Стоит заметить, что в других случаях результатом консультирования действительно могло становиться прямо противоположное – работа крупными блоками вместо множества мелких отвлечений. Но противоречия здесь нет: в организации личного времени важны не общие правила, а индивидуальный стиль, который человек для себя находит и который для него комфортен и дает максимальную эффективность.

В итоге, освоение новой должности прошло успешно. Клиент сумел выдержать и взять под контроль большой объем работы, и продолжает уже самостоятельно работать над личной эффективностью. Важно отметить, что тайм-менеджмент помог, несмотря на выросшие рабочие нагрузки, сохранить в неприкосновенности время, выделяемое на семью. Опять слово клиенту: «Главный результат в том , что я поверил, что и с моим интуитивным типом личности можно двигаться в карьере руководителя успешно. Также начал применять осознанно и регулярно ряд приемов в текущей работе. Готовлюсь к введению новых методов и навыков, – замечу, таких, которые меня не раздражают!»

Теперь от ситуации – к обобщениям. Первый принцип, которого я придерживаюсь и который ярко проявился в описанном случае: качественную систему организации своего времени человек может разработать только сам. Организация личного времени - дело жизненно важное, чрезвычайно сильно зависящее от особенностей характера и рода деятельности человека. Здесь возможен только «индивидуальный пошив», все остальное, продолжая аналогию с одеждой, будет жать, натирать, и больше навредит, чем поможет. Задача консультанта или автора семинара, книги – информирование о существующих системах, о методах построения собственной системы, поддержка принятия решений, и самое главное – начальный импульс, толчок к развитию. А задача клиента, или слушателя семинара, или пользователя программы – не воспринимать то, что ему предлагают, как нечто заведомо правильное и не подлежащее сомнению, а выбирать подходящее, перекраивать, перестраивать под свои потребности.

Второй принцип трудно выразить одной фразой. Наверное, лучше всего сказать: не стоит поддаваться стереотипу планирования. В сознании европейского человека со времен Платона, с его «миром идей», идеальных образов, прочно заложена последовательность действий: нарисовать желаемый образ развития событий (план, программу, проект…) и затем загонять живую деятельность в эту заранее созданную схему. Такой подход вполне применим в достаточно предсказуемых областях деятельности, вроде строительства авианосцев, но очень часто дает сбои в организации личной работы, где нам часто приходится сталкиваться с неожиданными обстоятельствами, переменами, и т.п. Как правило, значительная часть предлагаемых человеку методов организации времени – методы планирования, предусматривающие составление расписаний дня, недели, и т.д. В непредсказуемой обстановке эти методы оказываются практически бесполезными. Я же заостряю внимание на тех методах, которые позволяют ориентироваться и сохранять эффективность в ситуации неопределенности.

Другая важная сторона того же принципа «не увлекаться планированием» – необходимость отслеживания собственной эффективности. В большинстве западных технологий тайм-менеджмента упор делается на планирование и контроль, т.е. сравнение достигнутого с запланированным. В отечественной традиции более распространен другой подход – сравнение достигнутого с максимально возможным. Это выражается в первую очередь в хронометраже, той или иной степени сложности, с анализом получаемых данных и постоянным выявлением резервов повышения эффективности. Но об этом мы скажем подробнее после анализа следующего примера.

Управление временем в ситуации «от хорошего к лучшему».

Второй пример – случай, в некотором смысле противоположный первому, т.е. не «аварийный». Клиент – руководитель двух отделов в московском холдинге (профиль компании – IT- консалтинг, разработка программного обеспечения). Вполне преуспевающий менеджер, с большими служебными перспективами, прицелом на top-MBA, что еще человеку нужно? Тем не менее тема организации личного времени заинтересовала. Начали, как я обычно в не-аварийных ситуациях и рекомендую, с хронометража. Следует заметить, что ощущения человека, впервые в жизни в течение недели-другой посмотревшего в зеркало на «себя четырехмерного» – это очень острые ощущения. Недаром гуру менеджмента Питер Друкер, поручая секретарше делать хронометраж своей рабочей недели, дает ей письменное обязательство в том, что не будет ее увольнять после сообщения ему правдивых результатов. Как правило, «вкалывающий как лошадь» современный человек реально работает значительно меньше времени, чем ему кажется, хотя в этом бывает очень трудно признаться.

Итак, когда клиент стал вести хронометраж, сразу обнаружились некоторые резервы времени, но не это главное. Главный результат хронометража – появление своего рода «вестибулярного аппарата». Как вестибулярный аппарат отслеживает, находится ли человек в равновесии, и причиняет дискомфорт, если равновесие нарушено, так в результате хронометража появляется некий «аппарат», отслеживающий эффективность. Учет собственного времени в течение нескольких недель вырабатывает особого рода внимание к времени, и человек начинает совершенно по-другому смотреть не только на свои действия, но и на все окружающее. Из e- mail’a этого клиента о результатах первых недель хронометража: «…Осознал недостаточную эффективность управления нашей компанией, и уже поставил весь топ-менеджмент на голову – новую концепцию разрабатываем. Процесс пока находится в стадии написание мною предложений по моим подразделениям и нахмуренного ожидания топов. Если я докажу эффективность - решение будет принято, а я докажу. :)»

Такое изменение мышления, один раз состоявшись, работает и приносит свои плоды уже в любой области деятельности. Если есть стремление к оптимизации, повышению эффективности, развитию, то воплотить его в жизнь – это уже дело техники. Опять слово клиенту: «…Сейчас разрабатываю систему контроля за материальными расходами, мне понравились возможности аналитики. Каждый вечер теперь фиксируется каждый потраченный рубль. Здесь, как и со временем – результаты начинают появляться с началом ведения учета, хочется сразу бросить это дело. :))»

Чтобы слова о важности изменения мышления как основы управления временем не показались голословными, привожу конкретные результаты работы с этим клиентом. «1. Начал чувствовать течение времени. 2. Окружающие перестали отвлекать по пустякам (сами). 3. Большие блоки работы вместо метаний. 4. Вскрыл неочевидные недостатки работы компании. 5. Перестали забываться дневные дела. 6. Появилось больше свободного времени. 7. Начал учиться печати слепым методом. 8. Начал учет личных (семейных) материальных расходов. 9. Сменились акценты в личном развитии». Описание рабочей недели для непосвященного в тайм-менеджмент человека звучит убийственно: два вечера в неделю на английский, два на французский (только курсы, не считая прочего), теннис, вечернее второе высшее образование. При этом хватает времени на отдых и развлечения.

Впрочем, все отдельные результаты – это только частные проявления общего и важнейшего результата: человек начал управлять своим временем. Попробуйте в конкретных терминах описать, чем отличается опытный водитель, управляющий машиной, от новичка, который так ведет машину, что непонятно еще, кто кого ведет? Внешне они совершают примерно одинаковые действия, чем один отличается от другого –так сразу и не скажешь. Тем не менее, отличие очевидно.

Итак, как и в первом случае, работа над собственным временем дала клиенту не только материальные результаты, но, что гораздо главнее, позволила с помощью организации времени запустить процесс непрерывного изменения, совершенствования. Благодаря этому принципиально изменилось количество и качество результатов, которые может достигать человек.

Здесь я хочу указать на еще два принципа, лежащих в основе этих процессов. Третий принцип – мышление, направленное на эффективность. Первостепенную роль играет изменение мышления; технологические аспекты организации времени и личной работы – вопрос уже второй. Если человек научился видеть неэффективные процессы и совершенствовать их, он вполне в силах применять имеющиеся технологии или разрабатывать свои. Если ему только дали набор технических приемов, не научив отслеживать эффективность – большой пользы от такого обучения не будет. Причем важно отметить, что работа с эффективностью только начинается с организации личного времени, а затем может распространяться на любые области деятельности.

Последний и важнейший принцип – все может быть усовершенствовано. С этим принципом не сравнимы по важности никакие технологические вопросы. Если исходить из предположения, что резервы эффективности и развития неисчерпаемы, то найти нужное решение, разработать для этого необходимый метод – это уже вопросы тактические и заведомо решаемые.

Как выбрать эффективную программу для управления временем

Теперь следует сказать несколько слов о компьютерной поддержке управления временем. Какой софт я, как консультант в области организации времени, мог бы посоветовать своим клиентам, исходя из своих методов и подходов к тайм-менеджменту? Вообще, я довольно настороженно отношусь к программному обеспечению как средству организации личной работы – из дальнейшего будет видно, почему. Но на вопрос я все- таки попробую ответить, а мой скептицизм в отношении софта вообще и тайм- менеджерского в частности будет некоторой гарантией моей непредвзятости.

Очень часто современный компьютеризированный человек, решивший серьезно заняться своим временем, начинает с поисков подходящих программ. Позиция в корне неверная, поскольку все проблемы с организацией времени находятся исключительно в головах, и начинать их решение нужно именно оттуда. «Вот обзаведусь софтом, и тогда…» – расписка в том, что человек признает себя зависящим от софта и не способным навести порядок в своих делах без него. При таком перекладывании ответственности на программу трудно ожидать хороших результатов, и поэтому от такого подхода к тайм-менеджерскому программному обеспечению хотелось бы всячески предостеречь.

Совершенно другое дело, когда человек начал реальную работу над своим временем, над методами, с помощью которых он организует свою деятельность. Когда выработано направленное на эффективность мышление и нет опасности замаскировать программой его отсутствие, можно вооружать это мышление инструментами. При этом программа, поддерживающая управление временем, может стать весьма полезным подспорьем в работе над организацией личного труда, поскольку информационные потоки, которые обрабатывает современный человек, все более «электронизируются», и все больше дел у человека так или иначе связано с компьютером.

На какие требования к программному обеспечению я бы хотел обратить внимание человека, решившего использовать такой инструмент в своей личной работе? Исходя из того, что оптимальную систему человек может создать себе только сам, первое требование: программа должна не навязывать вам некий жестко заданный способ организации времени, а быть максимально гибким орудием в ваших руках. Когда мне задают вопрос «какую программу для тайм-менеджмента вы бы посоветовали?», я обычно отвечаю – MS Excel. В этом, конечно, есть доля шутки, но лучшая система организации личного времени «в электронном виде», которую я встречал, была действительно сделана в Excel. Ее автор, директор ресторана, прекрасно использовал возможности программы для того, чтобы сделать простую, наглядную (весьма разноцветную, надо сказать), гибкую систему планирования времени, идеально «заточенную» под его рабочий стиль. Специализированное программное обеспечение обычно менее гибко, за счет других полезных свойств, но учитывать фактор гибкости все равно необходимо.

Еще одно важное свойство, на которое стоит обратить внимание – это «картотечность», дифференцированность информации, т.е.: каждая единица информации имеет свой автономный «носитель», который можно копировать, перемещать, и т.д. Это дает значительную свободу действий при оперировании информацией.

Принцип «не увлекаться планированием» дает нам еще ряд требований. Наряду с привычными методами планирования, программное обеспечение должно давать возможность ориентироваться в большом количестве дел, не привязанных жестко к определенному времени, и вспоминать о нужном деле именно в тот момент, когда его уместнее всего сделать. Технически это в первую очередь означает возможность удобной и наглядной сортировки задач по произвольным признакам, определяемым самим пользователем, а не разработчиками. Это может быть приоритет, «контекст выполнения» («в магазине», «во время серфинга по Интернету», и т.п.), человек, с которым как-то связана задача, и т.д.

«Мышление, направленное на эффективность». Из сказанного выше видно, какое значение для выработки такого мышления играет хронометраж. Поэтому в тайм-менеджерском программном обеспечении крайне желательна возможность фиксации расходов времени на различные задачи. Кроме возможностей фиксации, естественно, желательны возможности обработки: группировки и суммирования затрат времени по каким-либо признакам за определенный период; экспорт в Excel для более серьезной обработки данных.

Теперь несколько простых пожеланий из общих соображений. Можно назвать такие свойства программы, как «самопонятность», удобство в использовании, эргономичность. Конечно, это касается любого программного обеспечения, но тайм-менеджерского – в особенности. Представьте себе революционно-прогрессивную зубную щетку с подробной инструкцией по употреблению и необходимостью перед каждой чисткой зубов проделывать десяток вспомогательных операций. Можно предположить, что, несмотря на прогрессивность этой щетки, реальная польза от нее сомнительна. Проще говоря, программа не должна помогать вам хорошо организовывать время, занимая все ваше время изучением ее самой, и тем самым отвлекая вас от менее полезных занятий. Требование очевидное, но далеко не все программы для организации личной работы ему удовлетворяют.

Можно отметить также возможность распечатки данных в желаемой форме, поскольку как правило оптимальная система организации личного времени лежит где-то посередине между электронными и бумажными носителями информации, используя преимущества тех и других.

Желательна интеграция системы с почтовым клиентом, поскольку электронная почта становится все более значимым потоком информации, на котором, к тому же, бывает достаточно удобно строить систему личной работы. Вообще, чем больше информационных потоков будет собрано «под одной крышей» и взаимоувязано, тем лучше. Это может касаться не только задач и времени, но и денег, и систем обзора информации (картотек, программ архивации данных).

Наконец, если вы ищете программное обеспечение для организации личного времени, ищите продукт с максимальной открытостью к совершенствованию. Направлений такого совершенствования может быть очень много. Например, могут пригодиться программные модули поддержки принятия решений. Открытость программы к совершенствованию можно определить, попытавшись связаться с компанией-производителем напрямую и проверив, насколько разработчики прислушиваются к запросам пользователей. Многое об открытости говорит история продукта, по которой видно, насколько быстро и гибко разработчики вносят в программу действительно необходимые вам усовершенствования. Если вам понравится характер изменения продукта от версии к версии, то можно с уверенностью предположить, что использование программы будет действительно полезным для вас и всех людей, внимательно относящихся к своей эффективности и к своему времени, то есть, в конечном итоге, - к своей жизни.

Практическое приложение. Насколько высока ваша личная эффективность?

Задача теста – помочь вам проанализировать ваш рабочий стиль на материале расходов времени за один день. Такой анализ поможет вам лучше представить сильные и слабые стороны вашей системы организации деятельности и наметить способы повышения личной эффективности. Отличие этого теста от других подобных состоит в том, что вам приходится не отвечать на абстрактные вопросы вроде «Хорошо ли вы делегируете? – оцените по 5-балльной системе», а работать с конкретным фактическим материалом, непосредственно отражающим расходы вашего времени.

Для начала обеспечим себя этим фактическим материалом. Вооружитесь листочком бумаги, желательно в клетку. В левом столбике будет «портрет» вашего рабочего дня. При желании можно включить и нерабочее время. Для анализа лучше всего взять вчерашний день, но если он плохо отражает ваш обычный рабочий день, возьмите какой-нибудь другой, если вы его можете неплохо вспомнить. Можно вообще нарисовать портрет «типичного», «среднестатистического» рабочего дня, как вы его себе представляете, только обязательно «как это обычно бывает», а не «как мне хотелось бы, чтобы это обычно бывало». Здесь заметим, что всякий анализ собственного времени требует предельной честности и без нее не имеет смысла. Это ваша внутренняя информация, которая должна быть доступна только вам, и которая должна давать вам объективную картину реально происходящего. 1 2 3 4 5 6 7

9 письмо В.М.

совещание

тлф. Н.П.

11 инет

отчет по проекту А.

обед: газета

...

Выберите точность учета – для начала рекомендуем 15 или 30 минут. В каждую клетку левого столбца вам нужно будет записать содержимое соответствующего отрезка дня. Лучше начинать с тех дел, которые вы помните хорошо, с тех событий, время начала которых сильно запечатлелось в памяти. Вслед за ними можно восстанавливать то, что запомнилось хуже, вспоминая логические связи между событиями, используя разные каналы памяти (представьте себе зрительно картину происходившего, вспомните звуки и слова, и т.д.). Можно привлечь записи в органайзере, и т.д. Если некоторые части дня вспоминаются очень плохо – отметьте их галочками в 1 столбце. Соответствующие «белые пятна» можно просто не учитывать в дальнейшем анализе, а можно заполнить типичными делами, которые обычно случаются в это время.

Первое, что нам предстоит оценить – это то, насколько вы владеете информацией о расходах собственного времени. Подсчитайте количество «оптиченных» клеточек в 1 столбце и разделите на количество строчек, соответствующее портрету дня. Если представить себе человека малым предприятием (ООО Иванов И.И.), в котором вы – генеральный директор, то процент, который вы получите, характеризует ваше владение ситуацией с информационной стороны. Т.е. именно в такой степени вы осведомлены о происходящем в фирме, остальное для вас покрыто завесой таинственности, и, соответственно, неуправляемо.

Теперь займемся вопросом приоритетов. Попробуйте выделить из ваших дел (отметив галочками во 2 столбце) те, которые «работают» на важнейшие, крупные, долгосрочные цели. Получившийся процент показывает, насколько сильно вы ориентированы на достижение реальных стратегических результатов, и насколько легко поддаетесь затягивающей мелкой «текучке». Подумайте, нельзя ли как-то уменьшить ее количество? Примерно прикиньте, каких затрат потребует избавление от части таких дел. Имейте в виду, что сейчас вы теряете на этих мелких делах очень много, поскольку из-за них откладываются более крупные, важные и результативные дела.

Заметим: если относительно какого-то дела вы не уверены, к какому классу его отнести, а дело длинное и занимает несколько строчек, можно часть дела отметить, а часть оставить неотмеченной. Можно кроме галочек использовать какой-нибудь другой, «половинный» значок, для повышения точности оценок. Хотя точность цифр здесь – не главное. Важно хорошо прочувствовать, обдумать, изучить структуру своего времени, понять, в каком направлении стоило бы над ним поработать. Численные оценки в этом играют вспомогательную роль.

Следующий этап – оценка управляемости ситуации. Попробуйте в 3 столбце разделить дела по признаку: «обделенные» – «поглотители». «Обделенные» – это такие дела, на которые следовало бы тратить больше времени, уделять им больше внимания, но по каким-то причинам не удается. «Поглотители», наоборот, съедают слишком много времени, не принося вам ни результатов, ни удовлетворения. Отмечайте галочками и те, и другие. Те дела, на которые по- вашему тратится нормальное количество времени, оставляйте неотмеченными. Процент галочек – это мера того, насколько структура вашего времени соответствует вашему желанию, проще говоря – насколько свободно вы владеете своим временем. Если угодно, «обделенные» – это перспективные направления деятельности вашего «ООО», а «поглотители» – платежи налоговой инспекции, в роли которой в данном случае выступают ваши внешние обстоятельства. Подумайте, нельзя ли каким-то образом снизить эти «платежи», побороться с поглотителями, и за счет выигранного времени «профинансировать» обделенные перспективные направления?

Близкое по смыслу направление оценки – количество помех. Работа в этом направлении может быть особенно полезна, если вы работаете в офисе с другими людьми и вас часто отрывают от дела телефонные звонки, посторонние посетители, и т.п. Попробуйте в 4 столбце вспомнить количество таких мелких отвлечений, соответствующих каждому периоду времени. Подумайте над тем, сколько времени в среднем отнимает каждое такое отвлечение (время на переключение внимания, на само отвлечение, на «возврат» в прежнюю деятельность). Помножьте на количество отвлечений, и получите сумму времени, потерянного совершенно напрасно, так сказать, отходы производства, не подлежащие никакой переработке и не стоящие ни копейки. Можете с помощью этой цифры внести соответствующие коррективы в показатель предыдущего пункта. Но главное – есть смысл задуматься о том, как можно снизить такие потери. Техника борьбы с офисными «ворами времени» достаточно хорошо разработана и описана во многих книжках по тайм-менеджменту.

Теперь оценим качество привязки дел к времени. В 5 столбце поставьте галочки напротив тех дел, время выполнения которых, как вам кажется, было выбрано неудачно. Например, следовало бы сделать это дело еще неделю назад, тогда бы результат был заведомо лучше. Или: в то время, когда у вас была высокая работоспособность, вы занимались чем-то не самым важным и не самым сложным. Итоговая оценка будет показывать, насколько хорошо вы, как генеральный директор вашего собственного предприятия, учитываете окружающую ситуацию и закономерности ее развития. Чем выше процент «несвоевременных» дел, тем, значит, ваше «ООО» более склонно предлагать внешнему миру сани летом, а телегу зимой. Возможно, стоит подумать о планировании, бюджетировании и прочих достижениях цивилизации.

studfiles.net

5 шагов к управлению личным временем.

Многие талантливые люди отличаются рассеянностью и недальновидностью. В плане построения карьеры эти качества, конечно, мешают. Поэтому сплошь и рядом встречаются ситуации, когда успеха добиваются не новаторы, а их более предприимчивые коллеги по цеху. Мало того, невнимательные и непунктуальные работники чаще подвергаются выговорам со стороны начальства.

Если человек не умеет планировать свой день и следовать собственному распорядку, он проявляет неуважение, в первую очередь, к себе. Такие люди часто жертвуют своими интересами ради других, плывут по течению жизни и совершенно зависимы от внешних обстоятельств. Более того, они склонны все свои неудачи списывать на сложившиеся обстоятельства или обвинять в них других людей.

Успешные люди успевают везде и всегда, значит, основная проблема человека, который проводит жизнь в постоянной спешке и все равно всюду опаздывает – это неумение управлять личным временем. Естественно, временные ресурсы каждого человека довольно ограничены. Но все же есть пять нехитрых способов управления личным временем:

Вести учет собственного времени. В советское время существовала хорошая традиция строить день по режиму, составлять распорядок дня и неукоснительно ему следовать. Это может показаться пережитком прошлого, но на самом деле четкая планировка целей и задач на день помогает увеличить продуктивность. Поначалу не все пункты графика будут выполняться, но если не отступать от цели, результаты появятся уже в ближайшие месяцы.
Утренний подъем и вечерний отход ко сну должны происходить в определенное время. Если катастрофически не хватает времени и приходится засиживаться допоздна, чтобы закончить все дела, а утром приходится рано просыпаться на работу, со временем можно получить хроническую усталость от недосыпания. Можно пойти другим путем и оставлять часть дел на утренние часы. В это время суток рекомендуются как умственные, так и физические нагрузки, и, надо заметить, это проходит легче, чем в ночное время.
Составлять список дел на каждый день. Свои дела на каждый день нужно записывать на отдельных листках бумаги, лучше на стикерах, которые будут служить памятками. Расположить их можно в определенном порядке по квартире, например над зеркалом в ванной можно приклеить памятку: «Почистить раковину». Подобные памятки можно приклеить в рабочем кабинете и снимать их по мере выполнения этих задач. С таким же успехом можно вычеркивать эти пункты из блокнота, а в конце дня подвести итог, что удалось сделать.
Выбрать для себя первоочередную задачу и следовать ей. Из списка задач, составленных на день или неделю, необходимо выбрать самую основную. Американский психолог Брайан Трейси, который по совместительству является еще и писателем, сравнил необходимость решения важных задач с необходимостью съедать по утрам одну лягушку. Да, неприятно, трудно себя заставить, однако если на практике начать применять это правило, и стараться решать наиболее неприятные, но важные вопросы в первой половине дня, то во второй половине можно заметить увеличение сил и энергии. Люди предпочитают оттягивать неприятные дела до последнего момента, тем самым подвергают себя лишнему стрессу. Если делать такие дела с утра, весь оставшийся день покажется легким и приятным, как в пословице «Кончил дело – гуляй смело».
Оставлять время для своих увлечений. Возможность выкроить время для приятных дел не оставит лени и хандре возможностей ослабить силу воли. У каждого человека есть дела, которые он постоянно откладывает в «долгий ящик». Это может быть хобби или домашние дела, приносящие удовольствие. Так вот, когда все рабочие обязанности выполнены, можно заняться этими делами. Иначе наступит момент слабости и жалости к себе, а в этом случае лень может побороть сознание.

Следуя всем этим пунктам не нужно забывать о «правиле сорока дней». Человеческая психика устроена таким образом, что любая новая привычка должна пройти период адаптации не менее 40 дней. Получается, не нужно хвататься сразу за претворение всех пяти пунктов в жизнь, достаточно взять один и методично следовать ему в течение 40 дней, за это время должен выработаться условный рефлекс и привычка закрепляется на подсознательном уровне. Торопиться не следует, каждый шаг нужно выполнять последовательно, иначе чувство усталости от непривычного распорядка достигнет того предела, когда настигнет соблазн вернуться к прежней жизни, в которой не было никаких правил.

И наконец, самое сильное оружие – это мотивация. Пред тем как приступать к выполнению этих пяти правил внутренней дисциплины, необходимо понять, зачем эта дисциплина нужна, какую ощутимую пользу она принесет в жизнь. Для кого-то она необходима в работе, чтобы справляться с поставленными задачами, тогда мотивацией может служить премия, повышение в должности. Если мотивации нет или она слабая, человеку сложно будет сдвинуться с места и начать делать хоть что-то для хороших перемен в своей жизни. Мотивация должна быть четкой, ориентированной на личные потребности человека, его мечты и тайные желания. Только при наличии такой мотивации, а также терпения, возможен ощутимый результат от всех описанных в данной статье рекомендаций.

mintjournal.me

Управление личным временем как управление фирмой

Жизнь ускоряется, интенсивность информационных потоков возрастает, сохранять контроль над массой дел и работать в свое удовольствие, без стресса, становится все труднее. При этом книги по тайм-менеджменту, как правило, дают множество полезных советов, но не дают системного подхода и качественного скачка эффективности. Эти «заплатки» помогают продлить агонию и получить видимость благополучия. Вместо того чтобы пересесть на автомобиль, менеджер латает сбрую, подмазывает колеса телеги, оптимизирует расходы овса и т. д. Особенно в создании иллюзии контроля помогает компьютер: рабочее место возницы автоматизируется, команды передаются лошади с помощью мобильного телефона, содержимое которого синхронизируется со списком задач в Outlooks, последний — с Ра1 т’ом и т. д. и т. п. В итоге сверхважное и сверхсрочное дело записывается на листочке, листочек прилепляется к монитору и теряется под ворохом других листочков с делами, «нужными ко вчера».

Очевидно, необходимы технологии, позволяющие достигнуть качественного роста личной эффективности, «пересесть с телеги на автомобиль». Переход, который мы предлагаем, состоит в следующем. Вместо того чтобы для каждой проблемы искать «заплатку», мелкий тайм-менеджерский совет, стоит рассматривать управление личным временем системно, как управление фирмой. Действительно, любого менеджера можно рассматривать как ЗАО «Иванов И. И.», имеющее своих акционеров (родственники, друзья), своего потребителя (работодатели), свой ассортимент товаров и услуг (способности, умения), свои маркетинг и стратегическое планирование (чем выше уровень специалиста, тем больше внимания он уделяет изучению рынка труда и планированию своей карьеры), свой управленческий учет, бухгалтерию и т. д. и т. п. Эта идея уже звучала в предисловии, но в силу ее важности и практической полезности мы будем повторять ее не раз. Основные преимущества, которые дает такой подход:

• системность, целостность, логическая последовательность повышения личной эффективности;

• возможность привлечения к управлению личным временем всех методов, разработанных для управления фирмой;

• возможность использования всего собственного управленческого опыта для решения задач, связанных с управлением личным временем.

Из такого подхода следует, что налаживание системы управления личным временем целесообразно строить так же, как налаживание регулярного менеджмента на предприятии. Чтобы получить качественный скачок личной эффективности, необходим комплексный проект личного реинжиниринга, построенный в виде логической последовательности этапов с ясными целями и результатами[7].

На определенной стадии развития фирмы возникает выбор: или наладить регулярный менеджмент, или сойти с дистанции. Дошла ли до этой стадии развития «Корпорация Вы»?

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

marketing.wikireading.ru

Управление личным временем человека. Практическая психология для менеджера [litres]

Управление личным временем человека

Помещенный ниже тест «Управление личным временем человека», разработанный бизнес-консультантом Л. Форсайтом поможет вам еще глубже вникнуть в проблему организации рабочего времени применительно к вашей профессиональной деятельности.

ПС – полностью согласен

С – согласен

НС – не согласен

АНС – абсолютно не согласен

Цель работы – вопросы 1, 20, 37, 39, 41, 49.

Эти профильные вопросы направлены на то, чтобы выяснить, можете ли вы концентрировать свою энергию и усилия на решении определенных задач. Ответы на эти вопросы помогут вам понять, почему ваши усилия дают именно такой результат, а также получить ответ, почему именно так, а не иначе вы тратите свое рабочее время.

Виды работы – вопросы 4, 9, 12, 13, 15, 36, 46.

Много нашего времени уходит на рутинные дела. Анализ ответов на эти вопросы поможет вам выяснить, как именно используется ваше рабочее время, знаете ли вы заранее, куда и на что его потратите, а также есть ли разрыв между тем, что вы хотите получить от работы, и тем, что выходит на самом деле.

Медлительность – вопросы 7, 8, 14, 30, 37.

Эти вопросы касаются вашего обыкновения начинать работу без промедления, не откладывать дела в долгий ящик, не затягивать выполнение ответственных поручений, а также ваших способностей находить выход из любой ситуации. Несмотря на то, что большинство из нас любит начинать с решения более простых вопросов и задач, это не всегда представляется правильным и разумным. Начинать следует не с простого, а с самого важного и срочного.

Планирование работы – вопросы 3, 18, 22, 25, 32, 38, 42, 44, 50.

Вопросы связаны с тем, как именно вы планируете свой рабочий день, чтобы добиться оптимальных результатов: фиксируете ли вы в течение дня все происходящие события, пытаетесь ли проконтролировать, как используете свое рабочее время.

Пожиратели времени – вопросы 17, 21, 27, 28, 33, 35, 41.

«Пожиратели» времени – это те люди, которые мешают вам работать, нарушают планы, ломают распорядок рабочего дня, снижая эффективность и производительность вашего труда.

Люди – вопросы 5, 6, 11, 16, 26, 31, 34, 40, 47.

Эти вопросы выявляют ваши способности и умение работать с другими людьми, совместно решать те или иные проблемы. Совместная работа – это обязательная составляющая нашей производственной деятельности, хотим мы этого или нет. Мы часто грешим на других, обвиняя их в том, что они не столько помогают, сколько мешают, а может быть, стоит иногда «и на себя оборотиться…».

Бумажная работа – вопросы 23, 29, 48.

В любой работе не обойтись без документов. Ответы на эти вопросы помогут вам прояснить, как именно вы работаете с ними – быстро даете им ход или, наоборот, накапливаете, превращая ваш стол в склад бумаг.

Персонал – вопросы 2, 10, 19, 24, 31, 43, 45.

Вопросы помогут вам ответить, как именно ваши подчиненные влияют на распорядок вашего дня, каков баланс между временем, потраченным на чисто производственные дела и на другое, не имеющее прямого отношения к работе.

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

marketing.wikireading.ru

Принципы управления личным временем и тайм-менеджерский софт

Архангельский Г.А.

Одна софтверная компания, разрабатывающая самоменеджерскийпрограммный комплекс, попросила меня рассказать о том, как я себе представляюуправление временем и какой софт мог бы посоветовать для программной поддержкиэтой задачи. Для этого интервью мне пришлось осмыслить и сформулировать основныепринципы организации личного времени, из которых я исхожу в своемконсультировании. Я сделал это на двух характерных "кейсах" из своей практики исопроводил тестом "Насколько высока ваша личная эффективность?"

Технологии и принципы управления временем в рамках домашней экономики:революция, эволюция и программная поддержка.

Скажу сначала несколько слов о моем понимании организациивремени. Тема для нашей культуры очень неоднозначная. Вот яркое мнение на этотсчет – пишет один посетитель моего сайта www.improvement.ru: «Мне кажется, что унас в России идея организации времени не привьется. Представить себе не могурусского человека, который фиксирует по часам и записывает в таблицу события дняс целью… да с любой целью не могу представить! А уж связать время и деньги так иподавно невозможно! Это не вяжется в русской голове. Мы не можем структурироватьвремя и пространство! Это скорее к немцам. А мы люди азартные, увлекающиеся. Намрутина скучна и неинтересна. А когда мы в азарте, мы можем горы свернуть исмешно подходить с этими таблицами и пытаться организовывать человека всостоянии азарта. А когда мы не в азарте, то в скуке. А в скуке нас лучше нетрогать!»

Мнение, далеко не лишенное оснований. Большинство книг икурсов, формирующих общепринятое представление о тайм-менеджменте, предлагаютклассические технологии организации личного времени, ориентированные наконкретный, структурирующий, упорядоченный тип личности. Люди более хаотичногосклада, пытаясь примерить на себя такую «смирительную рубашку», никакой пользыот этого не получают. Между тем, они ничуть не хуже первых, их время тоже дорогостоит, личная эффективность и успешность важны и для них. Поэтому, хотя яиспользую и классические методы, но основной упор в своих разработках делаю наметоды управления личным временем, годящиеся для людей, к порядку не слишкомсклонных. После этих общих замечаний можно описать основные принципы, из которыхя исхожу, на двух примерах из моей практики.

Управление временем в ситуации значительных перемен

Первый пример – директор и совладелец средних размеровпетербургского издательства приглашен работать заместителем директора крупногоиздательства в Москве. Ожидает резкого повышения нагрузки, причем в условияхнезнакомой организации с сильной внутренней конкуренцией. Тип личности –интуитивный, хаотичный, и к применению методов классического тайм-менеджмента,вообще говоря, не склонный. Как он сам говорит, «Я не люблю что-либо записывать,долго планировать и высчитывать. Особую ненависть у меня вызывают тщательно иаккуратно расписанные бумажечки, – распорядки дня, недели, месяца, года,десятилетия, жизни. В них написано все о будущем и никакой сказки не оставлено».

Что удалось сделать? Во-первых, совместными усилиями былосвоен и «заточен» под конкретные потребности ситуации и личные предпочтенияклиента ряд методов, позволяющих повышать эффективность использования личноговремени в хаотических и непредсказуемых условиях. Из классики лучше всегосработал метод расстановки приоритетов, который позволил выделить реально важныедела из огромного потока, который свалился на клиента на новом месте работы, авсе второстепенное – отсеять. Из моих авторских разработок больше всегопригодился метод ограниченного хаоса, благодаря которому клиент, очень нелюбящий бумажную работу и всяческую канцелярию, не потерялся в большомколичестве документов и наладил удобную для него систему их хранения.

Во-вторых, в ходе работы клиент сформулировал для себянесколько принципов повышения эффективности собственного изобретения. Некоторыеиз них для меня были довольно неожиданны, поскольку сам я отношусь к людям соструктурирующим типом мышления. Например, оказалось, что работа над несколькимиделами параллельно, с частыми переключениями между ними, для него более удобна ипозволяет меньше утомляться, и поэтому он стал сознательно применять такой стильработы. Апологет классического тайм- менеджмента отшатнется в ужасе от такойереси – это ведь нарушение общеизвестных и неоспоримых принципов личнойэффективности! Стоит заметить, что в других случаях результатом консультированиядействительно могло становиться прямо противоположное – работа крупными блокамивместо множества мелких отвлечений. Но противоречия здесь нет: в организацииличного времени важны не общие правила, а индивидуальный стиль, которыйчеловек для себя находит и который для него комфортен и дает максимальнуюэффективность.

В итоге, освоение новой должности прошло успешно. Клиентсумел выдержать и взять под контроль большой объем работы, и продолжает ужесамостоятельно работать над личной эффективностью. Важно отметить, чтотайм-менеджмент помог, несмотря на выросшие рабочие нагрузки, сохранить внеприкосновенности время, выделяемое на семью. Опять слово клиенту: «Главныйрезультат в том, что я поверил, что и с моим интуитивным типом личности можнодвигаться в карьере руководителя успешно. Также начал применять осознанно ирегулярно ряд приемов в текущей работе. Готовлюсь к введению новых методов инавыков, – замечу, таких, которые меня не раздражают!»

Теперь от ситуации – к обобщениям. Первый принцип , которого я придерживаюсь и который ярко проявился в описанном случае: качественную систему организации своего времени человек может разработать толькосам. Организация личного времени - дело жизненно важное, чрезвычайно сильнозависящее от особенностей характера и рода деятельности человека. Здесь возможентолько «индивидуальный пошив», все остальное, продолжая аналогию с одеждой,будет жать, натирать, и больше навредит, чем поможет. Задача консультанта илиавтора семинара, книги – информирование о существующих системах, о методахпостроения собственной системы, поддержка принятия решений, и самое главное –начальный импульс, толчок к развитию.

А задача клиента, или слушателя семинара, или пользователяпрограммы – не воспринимать то, что ему предлагают, как нечто заведомоправильное и не подлежащее сомнению, а выбирать подходящее, перекраивать,перестраивать под свои потребности. В своей практике я не отвергаю проверенныевременем всем хорошо известные классические методы (структурирование целей изадач, система планов на разные периоды, и т.п.), но отношусь к нимисключительно как к материалу, из которого человек может выбирать то, чтоему органично, для построения собственной системы.

Второй принцип трудно выразить одной фразой. Наверное,лучше всего сказать: не стоит поддаваться стереотипу планирования .В сознании европейского человека со времен Платона, с его «миром идей»,идеальных образов, прочно заложена последовательность действий: нарисоватьжелаемый образ развития событий (план, программу, проект…) и затем загонятьживую деятельность в эту заранее созданную схему. Такой подход вполне применим вдостаточно предсказуемых областях деятельности, вроде строительства авианосцев,но очень часто дает сбои в организации личной работы, где нам часто приходитсясталкиваться с неожиданными обстоятельствами, переменами, и т.п. Как правило,значительная часть предлагаемых человеку методов организации времени – методыпланирования, предусматривающие составление расписаний дня, недели, и т.д. Я жезаостряю внимание на тех методах, которые позволяют ориентироваться и сохранятьэффективность в ситуации неопределенности.

Другая важная сторона того же принципа «не увлекатьсяпланированием» – необходимость отслеживания собственной эффективности. Вбольшинстве западных технологий тайм-менеджмента упор делается на планирование иконтроль, т.е. сравнение достигнутого с запланированным. В отечественнойтрадиции более распространен другой подход – сравнение достигнутого смаксимально возможным. Это выражается в первую очередь в хронометраже, той илииной степени сложности, с анализом получаемых данных и постоянным выявлениемрезервов повышения эффективности. Но об этом мы скажем подробнее после анализаследующего примера.

Управление временем в ситуации «от хорошего к лучшему».

Второй пример – случай, в некотором смысле противоположныйпервому, т.е. не «аварийный». Клиент – руководитель двух отделов в московскомхолдинге (профиль компании – IT- консалтинг, разработка программногообеспечения). Вполне преуспевающий менеджер, с большими служебнымиперспективами, прицелом на top-MBA, что еще человеку нужно? Тем не менее, егоинтересовала тема организации личного времени. Начали, как я обычно вне-аварийных ситуациях и рекомендую, с хронометража. Следует заметить, чтоощущения человека, впервые в жизни в течение недели-другой посмотревшего взеркало на «себя четырехмерного» – это очень острые ощущения. Недаром гуруменеджмента Питер Друкер, поручая секретарше делать хронометраж своей рабочейнедели, дает ей письменное обязательство в том, что не будет ее увольнять послесообщения ему правдивых результатов. Как правило, «вкалывающий как лошадь»современный человек реально работает значительно меньше времени, чем емукажется, хотя в этом бывает очень трудно признаться.

Итак, когда клиент стал вести хронометраж, сразу обнаружилисьнекоторые резервы времени, но не это главное. Главный результат хронометража –появление своего рода «вестибулярного аппарата». Как вестибулярный аппаратотслеживает, находится ли человек в равновесии, и причиняет дискомфорт, еслиравновесие нарушено, так в результате хронометража появляется некий «аппарат»,отслеживающий эффективность. Учет собственного времени в течениенескольких недель вырабатывает особого рода внимание к времени, и человекначинает совершенно по-другому смотреть не только на свои действия, но и на всеокружающее. Из e- mail’a этого клиента о результатах первых недель хронометража:«…Осознал недостаточную эффективность управления нашей компанией, и уже поставилвесь топ-менеджмент на голову – новую концепцию разрабатываем. Процесс поканаходится в стадии написание мною предложений по моим подразделениям инахмуренного ожидания топов. Если я докажу эффективность - решение будетпринято, а я докажу.)»

Такое изменение мышления, один раз состоявшись, работает иприносит свои плоды уже в любой области деятельности. Если есть стремление коптимизации, повышению эффективности, развитию, то воплотить его в жизнь – этоуже дело техники. Опять слово клиенту: «…Сейчас разрабатываю систему контроля заматериальными расходами, мне понравились возможности аналитики. Каждый вечертеперь фиксируется каждый потраченный рубль. Здесь, как и со временем –результаты начинают появляться с началом ведения учета, хочется сразу броситьэто дело.)»

Чтобы слова о важности изменения мышления как основыуправления временем не показались голословными, привожу конкретные результатыработы с этим клиентом. «1. Начал чувствовать течение времени. 2. Окружающиеперестали отвлекать по пустякам (сами). 3. Большие блоки работы вместо метаний.4. Вскрыл неочевидные недостатки работы компании. 5. Перестали забыватьсядневные дела. 6. Появилось больше свободного времени. 7. Начал учиться печатислепым методом. 8. Начал учет личных (семейных) материальных расходов. 9.Сменились акценты в личном развитии». Описание рабочей недели для непосвященногов тайм-менеджмент человека звучит убийственно: два вечера в неделю наанглийский, два на французский (только курсы, не считая прочего), теннис,вечернее второе высшее образование. При этом хватает времени на отдых иразвлечения.

Впрочем, все отдельные результаты – это только частныепроявления общего и важнейшего результата: человек начал управлять своимвременем. Попробуйте в конкретных терминах описать, чем отличается опытныйводитель, управляющий машиной, от новичка, который так ведет машину, чтонепонятно еще, кто кого ведет? Внешне они совершают примерно одинаковыедействия, чем один отличается от другого –так сразу и не скажешь. Тем не менее,отличие очевидно.

Итак, как и в первом случае, работа над собственным временемдала клиенту не только материальные результаты, но, что гораздо главнее,позволила с помощью организации времени запустить процесс непрерывногоизменения, совершенствования. Благодаря этому принципиально изменилоськоличество и качество результатов, которые может достигать человек.

Здесь я хочу указать на еще два принципа, лежащих в основеэтих процессов. Третий принцип – мышление, направленное наэффективность. Первостепенную роль играет изменение мышления;технологические аспекты организации времени и личной работы – вопрос уже второй.Если человек научился видеть неэффективные процессы и совершенствовать их, онвполне в силах применять имеющиеся технологии или разрабатывать свои. Если емутолько дали набор технических приемов, не научив отслеживать эффективность –большой пользы от такого обучения не будет. Причем важно отметить, что работа сэффективностью только начинается с организации личного времени, а затем можетраспространяться на любые области деятельности.

Последний и важнейший принцип – все может бытьусовершенствовано . С этим принципом не сравнимы по важности никакиетехнологические вопросы. Если исходить из предположения, что резервыэффективности и развития неисчерпаемы, то найти нужное решение, разработать дляэтого необходимый метод – это уже вопросы тактические и заведомо решаемые.

Как выбрать эффективную программу для управления временем

Теперь следует сказать несколько слов о компьютернойподдержке управления временем. Какой софт я, как консультант в областиорганизации времени, мог бы посоветовать своим клиентам, исходя из своих методови подходов к тайм-менеджменту? Вообще, я довольно настороженно отношусь кпрограммному обеспечению как средству организации личной работы – из дальнейшегобудет видно, почему. Но на вопрос я все- таки попробую ответить, а мойскептицизм в отношении софта вообще и тайм- менеджерского в частности будетнекоторой гарантией моей непредвзятости.

Очень часто современный компьютеризированный человек,решивший серьезно заняться своим временем, начинает с поисков подходящихпрограмм. Позиция в корне неверная, поскольку все проблемы с организациейвремени находятся исключительно в головах , и начинать их решение нужноименно оттуда. «Вот обзаведусь софтом, и тогда…» – расписка в том, что человекпризнает себя зависящим от софта и не способным навести порядок в своих делахбез него. При таком перекладывании ответственности на программу трудно ожидатьхороших результатов, и поэтому от такого подхода к тайм-менеджерскомупрограммному обеспечению хотелось бы всячески предостеречь.

Совершенно другое дело, когда человек начал реальную работунад своим временем, над методами , с помощью которых он организует своюдеятельность. Когда выработано направленное на эффективность мышление и нетопасности замаскировать программой его отсутствие, можно вооружать это мышлениеинструментами. При этом программа, поддерживающая управление временем, можетстать весьма полезным подспорьем в работе над организацией личного труда,поскольку информационные потоки, которые обрабатывает современный человек, всеболее «электронизируются», и все больше дел у человека так или иначе связано скомпьютером.

На какие требования к программному обеспечению я бы хотелобратить внимание человека, решившего использовать такой инструмент в своейличной работе? Исходя из того, что оптимальную систему человек может создатьсебе только сам, первое требование: программа должна не навязывать вам некийжестко заданный способ организации времени, а быть максимально гибким орудием вваших руках. Когда мне задают вопрос «какую программу для тайм-менеджмента вы быпосоветовали?», я обычно отвечаю – MS Excel. В этом, конечно, есть доля шутки,но лучшая система организации личного времени «в электронном виде», которую явстречал, была действительно сделана в Excel. Ее автор, директор ресторана,прекрасно использовал возможности программы для того, чтобы сделать простую,наглядную (весьма разноцветную, надо сказать), гибкую систему планированиявремени, идеально «заточенную» под его рабочий стиль. Специализированноепрограммное обеспечение обычно менее гибко, за счет других полезных свойств, ноучитывать фактор гибкости все равно необходимо.

Еще одно важное свойство, на которое стоит обратить внимание– это «картотечность», дифференцированность информации, т.е. каждая единицаинформации имеет свой автономный «носитель», который можно копировать,перемещать, и т.д. Это дает значительную свободу действий при оперированииинформацией.

Принцип «не увлекаться планированием» дает нам еще рядтребований. Наряду с привычными методами планирования, программное обеспечениедолжно давать возможность ориентироваться в большом количестве дел, непривязанных жестко к определенному времени, и вспоминать о нужном деле именно втот момент, когда его уместнее всего сделать. Технически это в первую очередьозначает возможность удобной и наглядной сортировки задач по произвольнымпризнакам, определяемым самим пользователем, а не разработчиками. Это может бытьприоритет, «контекст выполнения» («в магазине», «во время серфинга поИнтернету», и т.п.), человек, с которым как-то связана задача, и т.д.

«Мышление, направленное на эффективность». Из сказанного вышевидно, какое значение для выработки такого мышления играет хронометраж. Поэтомув тайм-менеджерском программном обеспечении крайне желательна возможностьфиксации расходов времени на различные задачи. Кроме возможностей фиксации,естественно, желательны возможности обработки: группировки и суммирования затратвремени по каким-либо признакам за определенный период; экспорт в Excel дляболее серьезной обработки данных.

Теперь несколько простых пожеланий из общих соображений.Можно назвать такие свойства программы, как «самопонятность», удобство виспользовании, эргономичность. Конечно, это касается любого программногообеспечения, но тайм-менеджерского – в особенности. Представьте себереволюционно-прогрессивную зубную щетку с подробной инструкцией по употреблениюи необходимостью перед каждой чисткой зубов проделывать десяток вспомогательныхопераций. Можно предположить, что, несмотря на прогрессивность этой щетки,реальная польза от нее сомнительна. Проще говоря, программа не должна помогатьвам хорошо организовывать время, занимая все ваше время изучением ее самой, итем самым, отвлекая вас от менее полезных занятий. Требование очевидное, нодалеко не все программы для организации личной работы ему удовлетворяют.

Можно отметить также возможность распечатки данных в желаемойформе, поскольку, как правило, оптимальная система организации личного временилежит где-то посередине между электронными и бумажными носителями информации,используя преимущества тех и других.

Желательна интеграция системы с почтовым клиентом, посколькуэлектронная почта становится все более значимым потоком информации, на котором,к тому же, бывает достаточно удобно строить систему личной работы. Вообще, чембольше информационных потоков будет собрано «под одной крышей» и взаимоувязано,тем лучше. Это может касаться не только задач и времени, но и денег, и системобзора информации (картотек, программ архивации данных).

Наконец, если вы ищете программное обеспечение дляорганизации личного времени, ищите продукт с максимальной открытостью ксовершенствованию. Направлений такого совершенствования может быть очень много.Например, могут пригодиться программные модули поддержки принятия решений.Открытость программы к совершенствованию можно определить, попытавшись связатьсяс компанией-производителем напрямую и проверив, насколько разработчикиприслушиваются к запросам пользователей. Многое об открытости говорит историяпродукта, по которой видно, насколько быстро и гибко разработчики вносят впрограмму действительно необходимые вам усовершенствования. Если вам понравитсяхарактер изменения продукта от версии к версии, то можно с уверенностьюпредположить, что использование программы будет действительно полезным для вас ивсех людей, внимательно относящихся к своей эффективности и к своему времени, тоесть, в конечном итоге, - к своей жизни.

Практическое приложение. Насколько высока ваша личная эффективность?

Задача теста – помочь вам проанализировать ваш рабочий стильна материале расходов времени за один день. Такой анализ поможет вам лучшепредставить сильные и слабые стороны вашей системы организации деятельности инаметить способы повышения личной эффективности. Отличие этого теста от другихподобных состоит в том, что вам приходится не отвечать на абстрактные вопросывроде «Хорошо ли вы делегируете? – оцените по 5-балльной системе», а работать сконкретным фактическим материалом, непосредственно отражающим расходы вашеговремени.

Для начала обеспечим себя этим фактическим материалом.Вооружитесь листочком бумаги, желательно в клетку. В левом столбике будет«портрет» вашего рабочего дня. При желании можно включить и нерабочее время. Дляанализа лучше всего взять вчерашний день, но если он плохо отражает ваш обычныйрабочий день, возьмите какой-нибудь другой, если вы его можете неплоховспомнить. Можно вообще нарисовать портрет «типичного», «среднестатистического»рабочего дня, как вы его себе представляете, только обязательно «как это обычнобывает», а не «как мне хотелось бы, чтобы это обычно бывало». Здесь заметим, чтовсякий анализ собственного времени требует предельной честности и без нее неимеет смысла. Это ваша внутренняя информация, которая должна быть доступнатолько вам, и которая должна давать вам объективную картину реальнопроисходящего.

		1	2	3	4	5	6	7
9	письмо В.М.
	совещание
10
	тлф. Н.П.
11	инет
	отчет по проекту А.
12
	обед: газета
...

Выберите точность учета – для начала рекомендуем 15 или 30минут. В каждую клетку левого столбца вам нужно будет записать содержимоесоответствующего отрезка дня. Лучше начинать с тех дел, которые вы помнитехорошо, с тех событий, время начала которых сильно запечатлелось в памяти. Вследза ними можно восстанавливать то, что запомнилось хуже, вспоминая логическиесвязи между событиями, используя разные каналы памяти (представьте себезрительно картину происходившего, вспомните звуки и слова, и т.д.). Можнопривлечь записи в органайзере, и т.д. Если некоторые части дня вспоминаютсяочень плохо – отметьте их галочками в 1 столбце. Соответствующие «белые пятна»можно просто не учитывать в дальнейшем анализе, а можно заполнить типичнымиделами, которые обычно случаются в это время.

Первое, что нам предстоит оценить – это то, насколько вы владеете информацией о расходах собственного времени. Подсчитайтеколичество «оптиченных» клеточек в 1 столбце и разделите на количество строчек,соответствующее портрету дня. Если представить себе человека малым предприятием(ООО Иванов И.И.), в котором вы – генеральный директор, то процент, который выполучите, характеризует ваше владение ситуацией с информационной стороны. Т.е.именно в такой степени вы осведомлены о происходящем в фирме, остальное для васпокрыто завесой таинственности, и, соответственно, неуправляемо.

Теперь займемся вопросом приоритетов. Попробуйте выделить из ваших дел (отметив галочками во 2 столбце) те, которые«работают» на важнейшие, крупные, долгосрочные цели. Получившийся процентпоказывает, насколько сильно вы ориентированы на достижение реальныхстратегических результатов, и насколько легко поддаетесь затягивающей мелкой«текучке». Подумайте, нельзя ли как-то уменьшить ее количество? Примерноприкиньте, каких затрат потребует избавление от части таких дел. Имейте в виду,что сейчас вы теряете на этих мелких делах очень много, поскольку из-за нихоткладываются более крупные, важные и результативные дела.

Заметим: если относительно какого-то дела вы не уверены, ккакому классу его отнести, а дело длинное и занимает несколько строчек, можночасть дела отметить, а часть оставить неотмеченной. Можно кроме галочекиспользовать какой-нибудь другой, «половинный» значок, для повышения точностиоценок. Хотя точность цифр здесь – не главное. Важно хорошо прочувствовать,обдумать, изучить структуру своего времени, понять, в каком направлении стоилобы над ним поработать. Численные оценки в этом играют вспомогательную роль.

Следующий этап – оценка управляемости ситуации. Попробуйте в 3 столбце разделить дела по признаку: «обделенные» – «поглотители».«Обделенные» – это такие дела, на которые следовало бы тратить больше времени,уделять им больше внимания, но по каким-то причинам не удается. «Поглотители»,наоборот, съедают слишком много времени, не принося вам ни результатов, ниудовлетворения. Отмечайте галочками и те, и другие. Те дела, на которые по-вашему тратится нормальное количество времени, оставляйте неотмеченными. Процентгалочек – это мера того, насколько структура вашего времени соответствует вашемужеланию, проще говоря – насколько свободно вы владеете своим временем. Еслиугодно, «обделенные» – это перспективные направления деятельности вашего «ООО»,а «поглотители» – платежи налоговой инспекции, в роли которой в данном случаевыступают ваши внешние обстоятельства. Подумайте, нельзя ли каким-то образомснизить эти «платежи», побороться с поглотителями, и за счет выигранного времени«профинансировать» обделенные перспективные направления?

Близкое по смыслу направление оценки – количествопомех. Работа в этом направлении может быть особенно полезна, если выработаете в офисе с другими людьми и вас часто отрывают от дела телефонныезвонки, посторонние посетители, и т.п. Попробуйте в 4 столбце вспомнитьколичество таких мелких отвлечений, соответствующих каждому периоду времени.Подумайте над тем, сколько времени в среднем отнимает каждое такое отвлечение(время на переключение внимания, на само отвлечение, на «возврат» в прежнююдеятельность). Помножьте на количество отвлечений, и получите сумму времени,потерянного совершенно напрасно, так сказать, отходы производства, не подлежащиеникакой переработке и не стоящие ни копейки. Можете с помощью этой цифры внестисоответствующие коррективы в показатель предыдущего пункта. Но главное – естьсмысл задуматься о том, как можно снизить такие потери. Техника борьбы софисными «ворами времени» достаточно хорошо разработана и описана во многихкнижках по тайм-менеджменту.

Теперь оценим качество привязки дел к времени. В 5 столбце поставьте галочки напротив тех дел, время выполнения которых, каквам кажется, было выбрано неудачно. Например, следовало бы сделать это дело ещенеделю назад, тогда бы результат был заведомо лучше. Или: в то время, когда увас была высокая работоспособность, вы занимались чем-то не самым важным и несамым сложным. Итоговая оценка будет показывать, насколько хорошо вы, какгенеральный директор вашего собственного предприятия, учитываете окружающуюситуацию и закономерности ее развития. Чем выше процент «несвоевременных» дел,тем, значит, ваше «ООО» более склонно предлагать внешнему миру сани летом, ателегу зимой. Возможно, стоит подумать о планировании, бюджетировании и прочихдостижениях цивилизации.

Далее – соотношение функционирования и развития. Отметьте в 6 столбце те дела, выполнение которых дает вам что-то длясобственного развития – вырабатывает новые умения, дает новые знания, и т.п. Забортом останутся те, которые вы можете выполнять легко и уверенно, выполнениекоторых не вносит никакого вклада в ваше развитие. Процент, который вы получите,характеризует соотношение функционирования и развития, ориентации накраткосрочную и долгосрочную перспективу в вашем «ООО». Здесь нельзя дать точныхрекомендаций по наилучшему размеру этого соотношения; главное, чтобы оно вамбыло известно, и вас удовлетворяло.

Итак, вы окинули беглым взглядом ваш типичный рабочий день.Искренне надеемся, что вы довольны собой не на 100%, ибо в таком случае вы илисовершенно уникальный человек, или очень несамокритичный. Конечно, этот тест недаст вам вполне серьезной и глубокой информации о том, в каком направленииразвиваться, какие меры принять для повышения вашей личной эффективности – этозадача нескольких недель хронометража. Но, надеемся, тест выполнил свою главнуюзадачу – обратить ваше внимание на проблему организации вашего времени, выявить«в первом приближении» узкие места, наметить пути дальнейшей работы.

«А зачем 7-й столбец?» - спросит дотошный читатель. Вспомнитепринцип: «идеальную систему человек может сделать только сам ». Выуверены, что мои вопросы охватили все ваши потребности? Может быть, естькакие-то параметры дел, важные именно для вас, которые вам хотелось быотследить? Например, насколько хорошо вы делегируете – какие из задач могли быбыть поручены? Или: какой процент времени дня вы провели в хорошем эмоциональномсостоянии? Таких показателей может быть множество. Так почему бы не создатьсобственные критерии качества, начав самостоятельное творчество, своими рукамисоздавая систему повышения личной эффективности?

На протяжении всего теста мы использовали аналогию «человек –фирма». Действительно, управление самим собой часто напоминает управлениефирмой. Тут и стратегия, и бухгалтерия, и контроль, и мотивация… Так не пора ли,уважаемый читатель, подумать о проекте комплексного личного реинжиниринга?

Архангельский Глеб Алексеевич, июль 2001 г. [email protected]

"Организация времени" http://www.improvement.ru/

Источник:www.bigspb.ru

hr-portal.ru

Принципы управления личным временем

Глеб Архангельский

Скажу сначала несколько слов о моем понимании организации времени. Тема для нашей культуры очень неоднозначная. Вот яркое мнение на этот счет —"Мне кажется, что у нас в России идея организации времени не привьется. Представить себе не могу русского человека, который фиксирует по часам и записывает в таблицу события дня с целью…, да с любой целью не могу представить! А уж связать время и деньги так и подавно невозможно! Это не вяжется в русской голове. Мы не можем структурировать время и пространство! Это скорее к немцам. А мы люди азартные, увлекающиеся. Нам рутина скучна и неинтересна. А когда мы в азарте, мы можем горы свернуть и смешно подходить с этими таблицами и пытаться организовывать человека в состоянии азарта. А когда мы не в азарте, то в скуке. А в скуке нас лучше не трогать!"

Управление временем в ситуации значительных перемен

Управление временем в ситуации "от хорошего к лучшему"

Из e- mail'a этого клиента о результатах первых недель хронометража: "…Осознал недостаточную эффективность управления нашей компанией, и уже поставил весь топ-менеджмент на голову — новую концепцию разрабатываем. Процесс пока находится в стадии написания мною предложений по моим подразделениям и нахмуренного ожидания топов. Если я докажу эффективность — решение будет принято, а я докажу. :)"

mirznanii.com