ГлавнаяРазноеДокумент отчет это

Назначение и состав отчетной документации. Документ отчет это


Отчет - это... Что такое Отчет?

Отчет - документ, содержащий сведения о выполнении заданий, поручений, планов и т.п. и представляемый в вышестоящую организацию (должностному лицу).

Отчет - документ, содержащий сведения о выполнении планов, заданий, мероприятий, представляемый вышестоящей организации или должностному лицу.

Отчет

Документ по определению массы и положения центра массы самолета (вертолета)

Смотри также родственные термины:

3.6 отчет для суда : Заключение эксперта, представленное в суд, оформленное в соответствии с требованиями национального законодательства.

15 . ОТЧЕТ О ВЕРИФИКАЦИИ МАТЕМАТИЧЕСКОЙ МОДЕЛИ ПМТ - отчет, содержащий результаты тестирования и сопоставления процессов в ПМТ с экспериментальными, проектными и расчетными данными.

16 . ОТЧЕТ О КОМПЛЕКСНЫХ ИСПЫТАНИЯХ ПМТ - отчет, содержащий анализ результатов комплексных испытаний ПМТ (проверка соответствия ПМТ техническому заданию и требованиям действующих НД, определение полноты реализации функций и обучающих возможностей ПМТ, установление адекватности протекания процессов в ПМТ экспериментальным и расчетным данным энергоблока-прототипа) с приложением программы и результатов испытаний, отчета о верификации математической модели ПМТ.

3.9.3. отчет о ЛА : База данных, полученная в результате ЛА (см. 3.9.2), состоящая из детальных сведений, определяющих ресурсы, требуемые для поддержки ЖЦИ.

Определения термина из разных документов: отчет о ЛА

3.9.3. отчет о ЛА : База данных, полученная в результате ЛА (см. 3.9.2), состоящая из детальных сведений, определяющих ресурсы, требуемые для поддержки ЖЦИ.

Определения термина из разных документов: отчет о ЛА

3.8 отчет о проведении аудита на соответствие регулирующим требованиям (regulatory auidit report): Документ или совокупность документов, составленных аудиторской группой и содержащих административную информацию, а также краткую информацию об объектах, функциях и процессах, подвергшихся аудиту, наблюдениях и заключениях аудита.

Примечание - В настоящем стандарте «отчет о проведении аудита» означает «отчет о проведении аудита на соответствие регулирующим требованиям».

4.12 отчет о тестировании на соответствие: Резюме соответствия стандарту, а также результаты тестирования, которые подтверждают данное заключение.

Отчет о техническом обследовании памятника истории и культуры - документ, составленный уполномоченными лицами в соответствии с техническим заданием, характеризующий состояние памятника.

Отчет об изменении инвентарного количества - отчет о произошедших изменениях документально зарегистрированного количества ядерных материалов, составленный по установленной форме.

Отчет об изменении инвентарного количества - отчет о произошедших изменениях документально зарегистрированного количества ядерных материалов, составленный по установленной форме.

3.17 отчет об отборе проб: Отчет, который служит для проверки и снабжает проверяющего всей необходимой информацией о примененных при отборе пробы технологиях, а также любой дополнительной важной информацией.

4.2.19 отчет об отборе проб (sampling record): Отчет, который служит для проверки и снабжает проверяющего всей необходимой информацией о примененных при отборе пробы технологиях, а также любой дополнительной важной информацией.

3.22 отчет об эффективности эксплуатации (field performance report): Обзор и анализ данных эксплуатации, подходящих для разрабатываемой продукции.

18. Отчет по обоснованию безопасности ИР (ООБ ИР) - документ, содержащий необходимую информацию и обоснования и подтверждающий, что на всех планируемых этапах жизненного цикла ИР соответствующими проектными решениями может быть обеспечена его безопасность.

20 . Отчет по обоснованию безопасности ИЯУ - документ, обосновывающий обеспечение безопасности ИЯУ на всех этапах ее жизненного цикла.

2.17 отчет по парниковым газам (greenhouse gas report): Документ, предназначенный для предоставления предполагаемым пользователям информации об организации или о проекте по ПГ.

Примечание - Отчет по ПГ может включать в себя утверждение по ПГ.

2.15 отчет по парниковым газам (greenhouse gas report): Документ, предназначенный для предоставления предполагаемым пользователям информации об организации или о проекте по ПГ.

Примечание - Отчет по ПГ может включать в себя утверждение по ПГ(2.10).

2.17 отчет по парниковым газам (greenhouse gas report): Документ, предназначенный для представления предполагаемым пользователям (2.26) информации об организации или о проекте по ПГ.

Примечание - Отчет по ПГ может включать в себя утверждение по ПГ (2.11).

9.6.2 отчет по парниковым газам (greenhouse gas report): Самостоятельный документ, предназначенный для его представления предполагаемым пользователям (9.7.2).

Примечание - Отчет по ПГ может включать в себя утверждение по парниковым газам (9.5.2).

[ИСО 14064-1:2006]

1.1.7. Отчет получателя субсидии - документ (документы), подтверждающий расходы получателя субсидии и выполнение условий, установленных при предоставлении субсидии, в отчетном периоде.

1.2. Решение по отбору юридического лица, претендующего на получение субсидии, а также решение по сумме, срокам и условиям предоставления субсидии принимается Финансовой комиссией при Департаменте.

1.3. Состав Комиссии, перечни ответственных структурных подразделений и должностных лиц Департамента по отбору юридических лиц, претендующих на получение субсидии, определяются правовым актом Департамента.

Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации. academic.ru. 2015.

normative_reference_dictionary.academic.ru

образец заполнения по форме М-19

Составление материального отчета по форме М-19 востребовано в основном в крупных компаниях строительного направления. Данный отчет относится к первичной документации и должен оформляться строго определенным образом.

ФАЙЛЫСкачать пустой бланк материального отчёта по форме М-19 .xlsСкачать образец материального отчёта по форме М-19 .xls

Кто заполняет материальный отчет

Документ заполняет материально-ответственный сотрудник предприятия, занятый в строительных работах: начальник строительного участка или непосредственный исполнитель, а также уполномоченный сотрудник отдела бухгалтерии.

Обязательно ли применение документа

С 2013 года обязательное использование унифицированных форм первичной документации отменено, поэтому пользоваться данным бланком или нет каждая организация решает в добровольном порядке. При этом, если решение положительное, то требование по применению формы М-19 нужно прописать в учетной политике фирмы.

Для чего нужен отчет

Материальный отчет – документ, который позволяет контролировать и отслеживать движение строительных материалов, а именно — их поступление и расход.

В учитываемые материалы можно включать любые виды строительных изделий: кирпичи, бетон, краски, цемент, гвозди, черепицу и т.д. В числе прочего в бланк вносятся и те виды материалов, с которыми в период составления отчета не происходит никаких действий – это позволяет учесть все без исключения товарно-материальные ценности, находящиеся на складе и сделать отчет более полным и информативным.

Что необходимо сделать для того, чтобы составить правильный отчет

Порядок формирования документа включает в себя ряд определенных операций.

  1. В первую очередь, в организации проводится инвентаризация и по ее итогам сведения об остатках товарно-материальных ценностей, а точнее их количестве и стоимости, вносятся в отчет. Дата составления отчета должна быть идентична с датой проведения инвентаризационных мероприятий.
  2. Далее в отчете отображаются те материалы, которые остались на складе на основании ранее оформленной первичной документации, такой как: чеки, заявки, квитанции, накладные, приходные, расходные ордера и т.п.
  3. После этого в отчет включаются все товарно-материальные ценности, отпущенные потребителям (по каждому покупателю отдельно) — здесь подсчитывается их общее количество и сумма. И, наконец, вписывается информация о тех ресурсах, которые остались в складских помещениях предприятия на конец отчетного периода по факту.
  4. После того, как все нужные сведения будут внесены в бланк документа, отчет передается на сверку во все заинтересованные подразделения организации, а затем в бухгалтерию.
  5. Бухгалтер также проверяет отчет и заполняет его вторую таблицу, внося данные о материалах – их название, номер по номенклатуре, единицу измерения и прочее.

Правила составления материального отчета и его образец

На сегодняшний день для того, чтобы заполнить материальный отчет, организации могут выбрать один из двух вариантов: собственный шаблон документа, утвержденный в учетной политике предприятия, или унифицированный бланк по форме М-19, разработанный на уровне законодательства и рекомендованный к применению. При этом второй вариант предпочтительнее, поскольку не нужно думать над структурой и содержанием документа — в стандартную форму уже внесены все необходимые колонки и строки.

Заполнение титульного листа

Первым делом в отчет вносятся сведения на титульный лист. Сюда вписываются:

  • наименование объекта (склада), товарно-материальные ценности которого подлежат учету в данном документе,
  • фамилия материально-ответственного лица,
  • отчетный период,
  • дата заполнения бланка,
  • тут же указываются приложения – количество приходных и расходных документов.

Вверху титульного листа слева и справа расположены строки для визирования уполномоченными на проверку отчета лицами: бухгалтера и начальника структурного подразделения.

Образец материального отчёта по форме М-19, титульный лист

Заполнение второй страницы формы М-19

На второй странице формы М-19 таблица, в которую по порядку вписываются:

  • номенклатурный номер материалов,
  • их наименование,
  • цена за единицу измерения,
  • единица измерения (штуки, килограммы, литры, метры и т.д.).

Образец материального отчёта по форме М-19, страница 2

Заполнение третьей страницы

Здесь в таблице указываются:

  • сальдо на начало периода (количество и сумма подлежащих учету материалов)
  • информация о движении материалов: сколько было израсходовано и отпущено на производство, в том числе по объектам, и на прочие нужды,
  • сколько было отпущено всего,
  • остаток на конец периода.

Образец материального отчёта по форме М-19, страница 3

Правила оформления отчета

Бланк можно заполнять от руки (если он распечатан) или на компьютере (намного быстрее и удобнее). Отчет формируется в одном экземпляре, а при необходимости делаются его копии.

В документе должны стоить подписи всех ответственных за его составлении лиц, в том числе материально-ответственного работника и бухгалтера.

Заверять документ при помощи печати организации строгой необходимости на сегодня нет, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право применять в своей работе штемпельные изделия только тогда, когда эта норма закреплена в их внутренней учетной политике.

Сколько времени и как хранить отчет

Отчет, как и все прочие первичные бухгалтерские документы, должен храниться в отделе бухгалтерии в отдельной папке в течение периода, установленного локальными нормативно-правовыми актами или срок, прописанный в законодательстве (но не менее пяти лет). По истечении срока давности заполненный бланк можно уничтожить (при этом утилизация должна проводиться также в определенном порядке).

assistentus.ru

отчёт - это... Что такое отчёт?

-а, м.

1.

Официальное письменное или устное сообщение ответственному лицу, организации и т. п. о своей работе, о выполнении какого-л. задания и т. п.

Отчет о научной работе. Отчет депутата. Отчет местного комитета.

□

По возвращении в Москву я представил в Арктическую комиссию при Совете Народных Комиссаров СССР отчет об итогах экспедиции и карту Северной Земли. Ушаков, По нехоженой земле.

|| бухг.

Документ об израсходовании отпущенных средств.

Финансовый отчет.

2.

Подробное сообщение о положении дел, состоянии чего-л. и т. п., обычно публикуемое в газете или журнале.

Отчет о футбольном матче.

□

Яков Ильич сдержанно улыбнулся ---, прочтя это описание, составленное в духе тех обстоятельных отчетов, которые писали иные путешественники—иностранцы лет 200—300 назад. Кедров, Повесть о Френкеле.

||

Объяснение, изложение чего-л. происшедшего, происходящего (обычно в порядке событий, обстоятельств или действий, поступков и т. п.).

— Дмитрий Никанорович не любит отдавать отчета в своих поступках. Тургенев, Накануне.

[Стыров:] Я, как приеду, так потребую от тебя отчет: что она без меня делала, говорила, даже думала. А. Островский, Невольницы.

◊

дать{ (или отдать)} себе отчет {в чем}

понять, осознать что-л., разобраться в чем-л.

[Литвинов] не мог отдать себе ясного отчета в том, что он ощущал: и стыдно ему было, и даже страшно. Тургенев, Дым.

не отдавая себе отчета

не осознавая значения совершаемого, бессознательно.

Мне вдруг почудилось, что это Лида моя стоит у окна. И невольно, не отдавая себе отчета, я сделал шаг по направлению к ней. Чаковский, Это было в Ленинграде.

взять{ (или получить и т. п.)} под отчет

взять какую-л. сумму с обязательством представить отчет об ее израсходовании.

Малый академический словарь. — М.: Институт русского языка Академии наук СССР. Евгеньева А. П.. 1957—1984.

dic.academic.ru

Авансовый отчет - это... Авансовый отчет: образец заполнения

Авансовый отчет – это документ, которым подтверждается расходование средств, выданных подотчетным сотрудникам. Он оформляется получателем денег и предоставляется в бухгалтерию для проверки. После этого авансовый отчет передается руководителю на утверждение. Расходы, отраженные в документе, подлежат списанию в порядке, установленном ПБУ. Рассмотрим далее особенности и образец заполнения авансового отчета. авансовый отчет образец

Выдача средств

Получение наличности подотчетным сотрудником осуществляется в кассе предприятия. Основанием для этого выступает расходный ордер. В нем должно указываться целевое назначение средств.

Руководитель предприятия издает приказ, в котором закрепляет перечень служащих, имеющих право получить средства на хозяйственные нужды. В этом же локальном акте устанавливаются сроки, на которые суммы могут быть выданы.

Сдача авансового отчета

Этот документ передается в бухгалтерию в трехдневный срок с момента окончания периода, на который были выданы средства. Бланк сдается вместе с бумагами, подтверждающими расходование денег. При этом сотрудник осуществляет расчет затрат и остатка средств.

Образец заполнения авансового отчета: лицевая сторона

Документ предоставляется в одном экземпляре.

Если взять любой образец авансового отчета, можно увидеть, что он заполнен с обеих сторон. На лицевой части подотчетный сотрудник указывает:

  • Номер документа.
  • Дату заполнения авансового отчета.
  • Ф. И. О., должность и отдел, в котором он работает.
  • Табельный номер (при наличии).
  • Назначение аванса.

В левой части на этой же стороне необходимо заполнить таблицу. В ней приводятся данные о предыдущем авансе, средствах, полученных в настоящее время, сумме расходов, перерасхода и остатке. авансовый отчет это

Оборотная сторона

Обратная часть образца авансового отчета предназначена для указания перечня документов, подтверждающих затраты. В качестве них могут выступать:

  • Командировочное удостоверение.
  • Чеки ККМ.
  • Квитанции.
  • Товарные, транспортные накладные.
  • Счета-фактуры и пр.

Подотчетный сотрудник указывает также суммы расходов по документам. Нумерация бумаг, приложенных к отчету, осуществляется в порядке их указания в бланке.

Нюанс

На лицевой стороне присутствует строка 1а, а на оборотной – 6 и 8. В авансовом отчете эти поля заполняются в случае, если средства были выданы подотчетному лицу в инвалюте. К примеру, служащий был направлен в командировку за границу.

Рекомендации для бухгалтера

Специалист заполняет сначала лицевую сторону бланка. В первую очередь, в таблицу "Бухгалтерская запись" необходимо внести сведения о номерах корреспондирующих счетов и суммах.

На обратной стороне бланка отражаются расходы, принятые к учету. В авансовом отчете эти сведения заносятся в графы 7 и 8. Кроме того, указываются счета (субсчета), по дебету которых проводятся суммы затрат (гр. 9). авансовый отчет образец

После этого оформляются подтверждающие документы, проверяется правильность оформления бланка и целевого расходования средств. Завершив все процедуры, бухгалтер ставит отметку на отчете. Он указывает, что документ проверен, и утверждена сумма затрат (она пишется цифрами и прописью).

На лицевой стороне также заполняется расписка, которая передается подотчетному сотруднику.

На бланке должны стоять подписи проверявшего документ сотрудника и гл. бухгалтера с расшифровками.

При необходимости в форму отчета вносятся сведения о суммах остатка либо перерасхода, реквизиты документов (ордеров), по которым будет осуществляться окончательный расчет.

Утверждение руководителем и списание сумм

Проверенный отчет передается директору организации. Он должен его подписать. Для этого в верхней части на лицевой стороне документа есть соответствующая графа. Подписать бланк может не только руководитель, но и другой сотрудник, имеющий полномочия. После утверждения отчет принимают к учету на списание средств.

Остаток аванса приходуется в кассу предприятия.

Запреты

Если подотчетное лицо имеет задолженность по ранее предоставленным авансам, выдача средств не допускается. Кроме того, запрещено передавать деньги, полученные служащим, третьим лицам. авансовый отчет образец заполнения

Сроки хранения

Они устанавливаются законодательством. Для разных документов установлены свои периоды хранения. Как правило, предприятия выбирают максимальный период.

На основании подп. 8 1 пункта 23 статьи НК, налоговые и бухгалтерские бумаги и прочие справки необходимо хранить не меньше 4-х лет. В п. 4 283 нормы Кодекса предусмотрен 10-летний период для документов, подтверждающих убытки. Стоит сказать, что сведения о расходах используются организациями для уменьшения облагаемой базы.

В ФЗ № 402 установлено, что хранить первичную документацию нужно не меньше 5 лет с момента завершения отчетного периода.

Работа в "1С"

Авансовый отчет оформляется, как правило, на компьютере. Для этого можно использовать программу Exel или "1С". Последняя применяется на большинстве предприятий. Рассмотрим коротко схему оформления в "1С".

Для работы нужно открыть документ "Авансовый отчет". Его создают из вкладки "Производство" или "Касса". В меню следует выбрать необходимый пункт.

После этого откроется журнал документации. Здесь хранятся данные обо всех отчетах. Для создания нового документа нужно нажать на кнопку "Добавить". Далее необходимо выбрать "Физическое лицо". заполнение авансового отчета

После этого выбирается необходимый тип документа. Например "Выдача средств в кассах по РКО". Далее откроется журнал ордеров. Здесь выбирается нужный документ.

В табличной части отражаются сведения, присутствующие в ордерах.

После этого заполняется вторая закладка. Здесь нужно указать продукцию, приобретенную подотчетным сотрудником. К примеру, это могут быть бланки. Нажав на "+", можно добавить новую позицию.

Если при приобретении использовалась возвратная тара, эту информацию необходимо отразить в соответствующей графе. учет авансовых отчетов

При оприходовании материалов и товара с помощью сч. 631 используется вкладка "Оплата". В графе "Прочее" отражается информация о дополнительных расходах. К примеру, это могут быть затраты на горюче-смазочные материалы, пользование Интернетом и т. д.

Чтобы вывести документ на бумажный носитель, нужно нажать на кнопку "Печать".

fb.ru

Что такое отчет?

Практически во всех видах деятельности приходится работать с тем или иным видом отчетности. Относиться к этому занятию нужно серьезно. Ведь на основании отчетов оценивают продуктивность работы, проводят ее анализ. Давайте разберемся, что такое отчет, какие бывают виды отчетностей и в каких сферах они используются.

Отчет – это письменное или устное сообщение по конкретному вопросу, которое основано на документальных данных. Уже из определения понятно, что все отчеты делятся на две большие группы: письменные и устные. Письменные, в свою очередь, могут быть краткими или развернутыми. Отчет может называться по-разному: в науке – доклад, в армии – рапорт. Отчеты могут писаться как в произвольной форме, так и в предусмотренной законодательством.

Виды отчетности

В зависимости от объема, отчетность бывает частная и общая. В первом случае в отчеты включаются только те сведения, которые характеризуют работу конкретной структуры предприятия (отделения, отдела, кафедры и т. д.) или конкретного направления его деятельности. Общая же отчетность посвящается работе предприятия в целом.

Исходя из целей составления (назначения), отчетность делят на внешнюю и внутреннюю. Внешняя отчетность нужна для взаимосвязи предприятия и пользователей, партнеров или государственных структур. Она служит для информирования их о результатах деятельности и имущественного положения компании. Внутренняя отчетность ведется для оптимизации управления фирмой, разработки планов ее дальнейшего развития, анализа деятельности.

Также отчеты можно классифицировать в зависимости от периода, который им охватывают. По этому параметру различают периодическую и годовую отчетность. Любой отчет, на котором поставлена внутригодовая дата, называют периодичным. Интервалы времени зависят от типа отчета. Это может быть день, неделя, декада, месяц, квартал, полгода.

Финансовая отчетность

Скрупулезное ведение финансовой отчетности – обязательный элемент успешного функционирования предприятия. Ведь движение средств – это один из основных показателей деятельности компании.

Различают основные четыре группы финансовой отчётности:

  • бухгалтерский баланс – в этих отчетах в денежном эквиваленте выражают данные об активах и пассивах компании;
  • отчет о финансовы

elhow.ru

Отчеты по делопроизводству в конце года

Сегодня, нарушая традицию, будем разбираться с цифрами, а не с буквами. Календарный, а значит и делопроизводственный год завершается, поэтому подведем его итоги.

Итоги — это достоверная информация о том, сколько в организацию поступает документов, а сколько отправляется из нее, какие отделы больше всего загружены, увеличился ли объем документооборота за год.

Сводную информацию представляем в отчетах, так как цифры не требуют лишних доказательств. Отчеты представляем руководителю, который решит как поступить с этой информацией.

Виды отчетов по делопроизводству:

  1. Отчет об объеме документооборота за год. Если в организации бумажный документооборот, то подсчет документов ведется по журналам регистрации. Таблица по месяцам позволяет увидеть ясную картину. Для этого из последнего зарегистрированного номера за месяц вычитается первый. Получается сумма документов за месяц.

    Если в организации система электронного документооборота (далее — СЭД), то выборка документов по месяцам делается автоматически или вручную. Вручную в нужной базе выделяем все документы за месяц, а система сама считает их количество. Отчет состоит из трех потоков документов: входящие, исходящие, внутренние.

    Отчет об объеме документооборота

    МесяцВходящиеИсходящие Внутренние
    Январь800750120
    Февраль950800100
    Март 740 67098
    Апрель 830 790150
    …
    Итого за год101827996934

    Будет видна динамика документооборота, если вы сравните объем документооборота за несколько лет. Это сделать несложно, если вы подсчитывали объем документооборота и ранее.

  2. Отчет по исполнительской дисциплине. В этом отчете подсчитываем документы со сроками исполнения, которые поступили за год. В идеале такой отчет должен делаться каждый месяц. Поэтому в конце года будет нетрудно свести основные показатели в одну таблицу.

    Если в организации введен СЭД, то неисполненные или просроченные документы выводятся в таблицу автоматически. Для этого выбираем период и отдел. Если СЭД нет, то в журналах регистрации входящих документов стоит предусмотреть графу, которая отражает чем закрыт документ, и заполнять ее по мере поступления информации от отделов.

    Отчет об исполнении документов с контрольными сроками

    ОтделВсего документовДокументы с контрольными сроками Неисполненные документы Документы, исполненные позже срока
    Финансовый отдел753421
    Отдел технического контроля865442
    Отдел планирования 96 4831
    …
    Всего25713694

  3. Отчет по исполнению приказов, распоряжений, протоколов. В тексте распорядительных документов часто ставятся сроки, но их исполнение редко контролируется. Исправим эту ситуацию, так как с помощью распорядительных документов руководитель организации осуществляет свои обязанности и регулирует работу всей организации. Служба делопроизводства должна собрать с отделов данные об исполнении приказов и заполнить последнюю графу отчета.

    В СЭД есть возможность выставлять поручения по распорядительным документам. Отдел в положенный срок должен закрыть задачу. Уведомление о закрытии поступит тому, кто выставил поручение. Если все выполняется правильно, то отчет будет составлен автоматически, нужно только будет выбрать отдел и период.

    Отчет по исполнению распорядительных документов

    ПриказПоручениеОтветственный отдел Срок исполнения Чем закрыто поручение
    Приказ № 01–02/130 от 01.11.2016 «Об обеспечении безопасности в праздничные дни»3.1 Опечатать все кабинеты до 17–00 03.11.2016Отдел безопасности03.11.2016Кабинеты опечатаны 03.11.2016 в 16–30
    Приказ № 03–02/145 от 25.11.2016 «О введении в эксплуатацию нового программного обеспечения»1.1 Ввести новое программное обеспечение в эксплуатацию до 29.11.2016Отдел информатизации28.11.2016Новое программное обеспечение работает с 29.11.2016
    Приказ № 02–04/152 от 01.12.2016 «О проведении заседания экспертной комиссии»1.1 Провести заседание экспертной комиссии до 17.12.2016 Общий отдел16.12.2016Заседание проведено 05.12.2016
    …

Зачем нам нужна эта информация?

  • Вы точно знаете, что происходит в делопроизводстве организации. У вас есть факты, которые делают вас готовым к любому вопросу о документообороте предприятия.

  • На основе отчетов вы можете просить руководителя об увеличении штата делопроизводителей, поднимать вопрос о внедрении СЭД и др.

  • Вы можете перераспределить нагрузку и обязанности в службе делопроизводства.

  • Контроль службы делопроизводства способствует повышению исполнительской дисциплины в отделах.

  • Повышается репутация организации в целом. Организация становится надежным партнером, который вовремя отвечает на документы, правильно их хранит и оформляет, а также всегда знает исполнителей по документу.

Счастливого Нового года!

С уважением, Инна.

www.docdelo.ru

Назначение и состав отчетной документации

Отчетную документацию в деятельности организации составляют документы, содержащие сведения о результатах деятельности организации за определенный период — год, полгода, квартал, декаду. Она выполняет функцию обратной связи, позволяя сопоставить полученные результаты с показателями, намеченными планом, программой.

Отчетная документация состоит из нескольких комплексов документов:

· государственной статистической отчетности;

· ведомственной отчетности:

· внутриучрежденческой отчетности.

Отчетные документы могут составляться по различным направлениям деятельности организации.

 

2. Составление и оформление отчетных документов

Отчет — это документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определённый период времени, выполнения мероприятий, поручений, заданий, который представляется руководителю структурного подразделения, учреждения или вышестоящего органа.

Отчеты составляются на основании утвержденных унифицированных форм и в соответствии с нормативными документами, предписывающими порядок их составления и оформления. Внутриучрежденческая отчетность составляется в относительно свобод нон форме , порядок ее составления и оформления аналогичен другим управленческим документам. При составлении внутренних отчетов учитывается их назначение и круг рассматриваемых вопросов.

Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами являются: наименование организации; название документа; дата , номер, место составления: заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения. К отчету могут прилагаться пояснительная записка и другие справочные материалы.

Если отчет содержит результаты работы, которая ранее планировалась, последовательность изложения отчета должна соответствовать последовательности расположения заданий в плановом документе.

Отчеты о работе структурного подразделения подписываются руководителем структурного подразделения; отчеты организации в целом — руководителем подразделения, ответственным за подготовку отчета; отчет о работе сотрудника подписывается самим составителем. Отчет о работе утверждается руководителем организации или вышестоящего органа. Датой отчета является дата его утверждения или вынесения резолюции.

Раздел №7. Организация работы с документами в офисе.

Тема 7.1. Унифицированные системы документов ГСДОУ.

Тема 7.1.1. Унифицированные системы документов ГСДОУ. Служба ДОУ, её задачи, функции.

Требования и основные положения ГСДОУ.

Унифицированные системы управленческой документации.

Служба ДОУ, её задачи, функции.

План:

1.Требования и основные положения ГСДОУ.

2.Восемь унифицированных систем управленческой документации.

3.Служба ДОУ ,её задачи , функции ДОУ как структурное подразделение.

Требования и основные положения ГСДОУ.

Требования по организации делопроизводства изложены в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

ГСДОУ— это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и организациях Основная цель создания ГСДОУ — упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технологических средств и технологий сбора , анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. Положения ГСДОУ внедряются в практику документационного обеспечения путем разработки и издания стандартов, инструкций по Делопроизводству , методик , правил, рекомендаций по различных аспектам делопроизводства, проведения унификации состава и форм управленческих документов.

На основании ГСДОУ и ГОСТов в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов была разработана Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти , которая установила общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти. В качестве приложения к инструкции даны образцы основных документов.

Каждое учреждение на основе типовой инструкции разрабатывает индивидуальную инструкцию по делопроизводству. которую утверждает руководитель федерального органа исполнительной власти после согласования с Федеральным архивным агентством ( Росархивом).

Нормативные документы по труду и охране труда являются основанием для определения затрат времени на выполнение конкретных работ по делопроизводству, расчёта численности работников, объемов выполняемых ими заданий, создания благоприятных условий труда.

 

 

Государственная система

документационного обеспечения

управления (ГСДОУ)

Особое место в нормативной базе занимает Государственная система документационного обеспечения управления ( ГСДОУ) , введенная в действие приказом Главархива от 25 мая 1988 г. № 33. ГСДОУ разработана почти 20 лет назад , и за это время многое изменилось в законодательной базе и в технологиях работы с документами. Тем не менее в части , не противоречащей действующему законодательству, Государственная система документационного обеспечения управления все еще определяет совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности в органах государственного с управления и в организациях в части документирования, организации документооборота и работы с документами, включая регистрацию и контроль исполнения документов, а также составление номенклатуры дел

Основная цель ГСДОУ — упорядочение документооборота, со­кращение количества и повышение качества документов, создание условий эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, со­вершенствование работы аппарата управления. ГСДОУ включает в себя Основные положения, а также нормативные и методические документы по вопросам ДОУ .

Основные положения ГСДОУ (их полное название — «Го­сударственная система документационного обеспечения управ­ления . Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»), в свою очередь, состоят из пяти разделов .

1. Общие положения.

2. Документирование управленческой деятельности (в это^1 разделе определяется состав управленческих документов, содержатся рекомендации по составлению их текстов и оформлению основных и дополнительных реквизитов документов).

3. Организация работы с документами (в этом разделе раскрываются вопросы организации документооборота, регистрации и контроля исполнения документов, оперативного хранения документов, разработки номенклатуры дел и правильного формирования дел, а также подготовки документов для передачи в архив).

4. Механизация и автоматизация работы с документами (данный раздел больше других нуждается в переработке, потому что не отражает современного уровня развития компьютерной и оргтехники).

5. Служба документационного обеспечения управления (в дан ном разделе содержатся описание целей и задач службы ДОУ , а также рекомендации по комплектованию службы ДОУ кадрами и нормированию их труда).

У основных положений ГСДОУ есть приложения, в которых - помещены следующие перечни и формы документов:

· перечень межотраслевых унифицированных систем документации;

· перечень государственных стандартов:

· перечень общесоюзных классификаторов технико-экономической информации;

· примерный перечень документов, подлежащих утверждению;

· примерный перечень документов, на которые ставится гербовая печать;

· правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм;

· форма номенклатуры дел структурного подразделения:

· форма номенклатуры дел организации:

· перечень нормативно-методических документов для определения сроков хранения документов;

· перечень типовых сроков исполнения документов

· форма обложки дел постоянного и долговременного хранения;

· типовые задачи, функции и права службы документации в организации.

Многие перечни устарели, а формы документов, приведенные в приложении к ГСДОУ. были заменены другими формами (напри­мер, форма номенклатуры дел организации и форма номенклатуры дел структурного подразделения, приведенные в ГСДОУ, несколь­ко отличаются от аналогичных форм, приведенных в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива 6 февраля 2002 г.). Однако, как отмечают ве­дущие отечественные документоведы (в частности, доктор истори­ческих наук А. Н. Сокова ), разработанная в конце 1960-х гг. Единая государственная система делопроизводства (этот нормативно-методический документ является предшественником ГСДОУ) в принципиальных положениях сохраняет свою значимость до настоящего времени.

Тем не менее напомним, что ГСДОУ считается действующей лишь в части, не противоречащей современному законодательству, т.е. вроде бы, если есть какие-либо противоречия между положе­ниями ГСДОУ и относительно новыми национальными стандар­тами (например, ГОСТ Р 6.30—2003 ). приоритетными должны считаться требования стандартов. Однако согласно Федеральному закону от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регули­ровании» стандартизация в нашей стране основана на принципе добровольности применения утвержденных стандартов, так что можно прийти к выводу , что специалисты службы ДОУ могут руководствоваться в своей деятельности лишь требованиями за­конов и постановлений Правительства Российской Федерации, а также подзаконными актами.

 



infopedia.su