|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Правильный тайм-менеджмент, или как всё успеть в рабочее время. Правильный тайм менеджментКак правильный тайм-менеджмент поможет вам в достижении целейНе старайтесь успеть все, успейте сделать хотя бы главное! Ответьте честно, вы умеете полноценно использовать свое время? Нам бы очень хотелось верить, что хоть часть из вас сможет ответить на этот вопрос положительно. Конечно, про тайм-менеджмент написано множество книг и статей, созданы авторские курсы и семинары. Но почему же тогда большинство из нас остаются неорганизованными? Все просто. Не хватает силы воли и собранности пройти весь путь планирования. Сегодня мы предлагаем кому-то вернуться к теме тайм-менеджмента, а кому-то впервые узнать о ней. Что такое тайм-менеджмент и стоит ли его бояться?Вы, скорее всего, встречали людей, которые убегали от вас лишь при упоминании о тайм-менеджменте. Почему? У каждого своя причина. Кто-то не желает упорядочить свою жизнь и установить временные рамки, кто-то живет только сегодняшним днем, а у кого-то настолько однообразная жизнь, что планировать нечего. Но ответьте на вопрос: успешны ли эти люди? Довольны ли они своей жизнью? Хотели бы они ее изменить? Ответы очевидны. Если вы узнали себя в вышеописанном или просто зашли к нам, чтобы начать свою жизнь заново, то давайте начнем разбираться. Все просто, тайм-менеджмент – это управление временем. Его у нас всегда мало. Человеческая жизнь не безграничная. Мы должны максимально эффективно ее использовать. Тайм-менеджмент – это и планирование. Делать что-либо всегда легче, когда знаешь, какова конечная цель. Составляя планы, мы заранее программируем себя на успех.  Бытует ошибочное мнение, что наука тайм-менеджмент необходима лишь руководителям. Это вовсе не так. Он будет полезен абсолютно всем, начиная с бизнесменов, заканчивая домохозяйками. Скорее всего, вы встречали людей, если сами таковыми не являетесь, постоянно перегруженных работой, не успевающими, в вечной спешке и беготне. У них нет времени на еду, они остаются допоздна на работе, переносят встречи и т.п. К чему приводит такой образ жизни? Ни к чему хорошему. Такие «спешуны» всегда нервные, в панике, плохо спят и срываются на окружающих. Они не переносят свою работу и уже давно отказались от мысли, что можно жить лучше. В чем их проблема? Такие люди сделают виновными кого угодно: начальника, случайных знакомых, непредвиденные обстоятельства и т.д. А мы скажем, что они просто не умеют управлять своим временем. Человек, который нашел в себе силы и научился контролировать свое время, чаще всего не задумывается о том, что делает. Многие процессы происходят автоматически. В итоге такая личность в несколько раз увеличивает свою продуктивность. Когда все идет четко по плану, исчезает спешка и появляется свободное время. Учеными доказано, что человек, которому удается освоить все навыки тайм-менеджмента, освобождает до трети своего времени. Только представьте! Ведь его можно потратить на личные потребности. Вы, наконец-то, сможете просто почитать книгу, сходить в кино или погулять. Надеемся, что нам удалось разъяснить важность этого навыка и вы отправитесь с нами дальше менять жизнь к лучшему. Обучаемся тайм-менеджменту. НачалоДавайте сразу уясним, что освоить управление временем не получится, если вы действительно не будете этого хотеть. Желание – это большая часть успеха. Готовы? Тогда примите и тот факт, что тайм-менеджмент нельзя освоить мгновенно. Уж поверьте, вы не проснетесь завтра организованными. Это тяжелый и длительный процесс, однако, точно оправданный. Готовы потратить уйму времени и сил, перебороть лень и действовать пошагово? Точно? Хорошо, тогда переходим к главному. «Ингредиенты» тайм-менеджментаТеперь, когда вы психологически настроены сделать вашу жизнь более упорядоченной и продуктивной, давайте поговорим про составляющие тайм-менеджмента. Вы можете называть следующие тезисы, как угодно. Это правила, приемы, принципы, техники, инструменты, фишки. Главное – понять их смысл и применять на практике. Планируем свой рабочий день. Это первое и самое важное в управлении временем. Конечно, в идеале нужно планировать все свои дела и задачи, в том числе и личные. Но для начала можно практиковаться только на рабочих. Каждый успешный человек, неважно кто он: руководитель, телезвезда, работник благотворительного фонда или сам президент планирует свое время. Фиксировать свои задачи можно двумя способами:
Составляя список своих задач, обратите внимание, что их следует разделить на несколько периодов: день, неделя, месяц, квартал, год и т.п. Таким образом, вы получите кратко-, средне – и долгосрочные дела. Делая первые шаги в тайм-менеджменте, составляйте график на неделю и на день. На первом этапе важно прочувствовать, как действует система, и оценить ее пользу. Избавляемся от «вредных привычек». О чем речь? Во-первых, о социальных сетях и бездумному «хождению» по сайтам. Во-вторых, о компьютерных играх и просмотру телешоу по телевизору. В-третьих, пустые разговоры по телефону, перекуры и лишние чае- и кофе пития. Нет, мы не злые ограничители. Мы желаем вам добра. И понимаем, как это сложно. Для начала превратите свои зависимости в мотивацию. «Сделаю все дела, смогу поубивать время». Стоит перетерпеть какой-то период. Позже вы отметите, что интерес к этим увлечениям уйдет совсем. Выделяйте главное. Очень важно определять приоритеты. Как это сделать? Несложно. Разделяйте свои дела согласно их важности и срочности. Планируя следующий отрезок времени, в первую очередь вписывай те самые важные задачи, которые не терпят отлагательства, после – те, которые можно выполнить немного позже. Чтобы вы легче усвоили этот принцип, мы составили небольшую таблицу. Назовем ее так. «Шпаргалочка для оптимизации времени»
Откажитесь от ненужных дел. Если даже на первый взгляд кажется, что все ваши запланированные задачи важны, это не так. Часто мы преувеличиваем значимость некоторых целей. Определите их, вычеркните из списка и головы. Это сэкономит время. Не жалейте себя. Начинайте дела с самых сложных. Да, именно так. Пока вы полны сил и энтузиазма, принимайтесь за трудные дела. А простенькие и быстрые – оставьте «на закуску». Делите сложные и объемные задачи на легкие. Проблемы, которые кажутся неразрешимыми, легко решить, если разбить их на маленькие задачки. По отдельности выполнить их намного проще. Помните про мотивацию. Это практически главный движущий фактор тайм-менеджмента. Задумывая любые дела, в первую очередь думайте про результат. Неважно, каков он будет: заработок, отдых, улучшение жизни и т.п. Главное, он поможет вам выполнять все запланированное.  Приобретите «семь навыков». Несколько десятков лет назад мир увидел труд американца Стивена Р. Кови под названием «Семь навыков высокоэффективных людей. Мощные инструменты развития личности». Книга стала бестселлером. А мы хотим, чтобы вы учли ее семь основных мыслей:
Скорее всего, многое из вышеперечисленного показалось вам сложным или даже невозможным. Но не стоит преждевременно делать выводы. Начните с самого простого, а дальше по принципу «снежного кома» приобретайте новые навыки. Конечно, в разных источниках можно найти немало другой информации. И мы только «за», чтобы вы ее изучали. Однако настаиваем на том, чтобы вы сразу переходили к практике. Только применяя эти принципы на деле, вы сможете оценить эффективность. Уже совсем скоро вы заметите положительные изменения, как в своей работе, так и в личной жизни. Помните, никогда не поздно самосовершенствоваться. Начинайте прямо сейчас! Тайм-менеджмент. Помощь и совершенствованиеПонимая всю сложность и некую запутанность тайм-менеджмента, мы решили помочь вам. Здесь мы расскажем, как ИТ-гиганты помогают с управлением временем и представим обзоры нескольких удачных приложений по тайм-менеджменту. Перейдем сразу к делу. Jiffy – Учет времени Отличный сервис для планирования рабочего времени. Красивый и удобный интерфейс. Приятно с ним работать. Здесь можно вносить несколько проектов одновременно, устанавливать время начала и завершения задач, оформлять четко просматриваемые отчеты. В архиве сохраняются все завершенные задачи, с указанием результатов. Не требуется регистрация и создание учетной записи. Приложение представлено, как в платной, так и бесплатной версии. http://jiffy.nu/ Rescue Time Это приложение поможет вам избавиться от «вредных привычек». Сервис работает в фоновом режиме. Он подсчитывает количество времени, проведенное на том или ином ресурсе. В итоге он представляет вам отчет о том, как долго вы просматривали новостные страницы или лазили в социальных сетях. А как долго вы реально работали за компьютером или телефоном, так же он формирует еженедельные отчеты по вашей продуктивности, ставит ежедневные цели на основе ваши интересов. В платной версии есть более глубокие отчеты и более гибкие возможности по настройке. https://www.rescuetime.com/ Wunderlist Отличный, содержательный планировщик. Здесь вы можете создавать списки любого содержания. Их можно передавать, дополнять и исправлять вместе с друзьями и коллегами. Сервис позволяет добавлять фотографии, презентации, файлы разных форматов и др. Вы не забудете про важные даты, Wunderlist напомнит о них. С помощью папок легко систематизировать и управлять своими задачами и делегировать их, где бы вы ни находились. Приложение бесплатное. Есть платная версия Wunderlist PRO. https://www.wunderlist.com Хаос-контроль Название говорит само за себя. Ресурс помогает держать ситуацию под контролем. Многофункциональное, но при этом простое в использовании. Главное меню имеет всего лишь 4 основные вкладки: «Место Хаоса», «План дня», «Проекты» и «Контексты». Если все остальные вкладки понятны, то «Место Хаоса» – это что-то новенькое. Сюда можно и нужно закидывать все задачи, которые вы не успели распределить по папкам. Все разделы структурированы и удобны в использовании. http://chaos-control.mobi/rus/ Программа Self-Control Трудно справиться с желанием хоть одним глазком заглянуть на свою страничку в социальной сети или посмотреть смешные ролики? Тогда строгий сервис Self-Control станет для вас просто находкой. Включаете, устанавливаете время «запрета» и все. Доступ к «пожирателям» времени закрыт ровно до того момента, который вы сами указали. Не спасет даже перезагрузка компьютера. https://selfcontrolapp.com/ Это всего лишь небольшая частичка сервисов, которые могут пригодиться на любом этапе освоения тайм-менеджмента. Подбирайте себе наиболее удобный вариант и дерзайте! Сегодня мы постарались рассказать вам про то, как можно сделать свою жизнь еще лучше. Надеемся, что наши советы вам пригодятся, и вы уже совсем скоро поделитесь с нами своими первыми победами. Удачи! www.goodhabit.ru 8 проверенных правил тайм-менеджмента | Матроны.RU
Даже если информация не очень для нас значима (допустим, мы слышим по радио в магазине новость о том, что Максим Галкин купил новый замок, а шампанское сегодня можно купить со скидкой), мозг всё равно должен как-то этой информацией распорядиться: обработать, усвоить, проанализировать. А вдруг говорят о чём-то, что в дальнейшем может спасти от голода или войны? Современная жизнь ставит перед нами многочисленные вызовы. За многими из них стоят реальные возможности. И это — обратная сторона информационного хаоса. Вокруг нас витает столько идей, что Остап Бендер бы озолотился моментально, а мать Тереза могла прославиться без поездок в Калькутту. Моментально разносятся не только новости, но и проповеди, просьбы о помощи. Вместе с тем упростились и способы моментально отреагировать на чужие беду или радость. Постоянно находясь в океане разной информации, главной задачей наших современников становится умение в этом всём не захлебнуться, при этом продолжая существовать и удовлетворять свои естественные физические и духовные потребности. И справится с ними не тот, кто много знает, а тот, кто научится структурировать потоки информации и правильно реагировать на задачи повседневности. Ведь приготовить суп или отчёт на работе — это тоже в чём-то вызов, учитывая тот факт, что нас есть огромный выбор того, как, из чего и какими методами получать результаты в виде тех же супов и отчётностей. Я предлагаю вам 8 правил, которые я в своё время сформулировала сама для себя и которые помогают мне не утонуть в этом океане обязанностей и возможностей. Кроме того, эти пункты были неоднократно проверены на моих клиентах, которые сталкивались так или иначе с несовпадением желаний и возможностей и были вынуждены искать золотую середину. Не обещаю никаких пошаговых инструкций, шаблонов, рамок и понуждений, только причины, которые действительно влияют на нашу трудоспособность в рамках перенасыщенного информацией мира. Правило №1. Для того, чтобы правильно работать, надо правильно отдыхать!Только здоровый и отдохнувший организм способен к плодотворной работе и сотрудничеству с собственной головой. Обязательно выделяйте себе время на то, чтобы расслабиться и послушать своё тело. Сядьте поудобнее, закройте глаза, прислушайтесь к своему дыханию. Мысленно следите за тем, как воздух проникает из носа в лёгкие, как кровь разносит кислород по всему организму… Посмотрите в окно, понаблюдайте за тем, как летит птица. Посмотрите на цветок или дерево. Представьте, как по нему бегут соки, как дерево живёт и дышит, как и в нём действует жизнь. Дело в том, что наш мозг может одновременно удерживать только одну мысль. Сконцентрировавшись на собственном дыхании или на том, как снежинки кружатся на ветру, вы не сможете одновременно думать о презентации на работе.Обязательно проделывайте такие упражнения регулярно, чтобы научиться не думать о делах насущных, а просто расслабляться. Для того, чтобы стать результативными, мы должны соблюдать режим труда и отдыха. Наилучшим режимом из всех мною изученных является формула, данная в первой книге Бытия, в которой рассказывается о сотворении мира. На каждые 6 частей рабочего времени приходится 1 часть полного и умиротворяющего отдыха. То есть: — 6 дней в неделю работайте, и хотя бы 1 день постарайтесь себя максимально разгрузить. Понимаю, что с детьми или хозяйством это сделать не так просто, но варианты всегда найдутся, если очень захотеть. — каждый день проводите активно 12 часов и отдыхайте 2 часа. Конечно, не каждый сможет работать 12 или даже 6 часов к ряду. Но этого и не требуется. Выбирая какое-то дело, делайте его, пока оно не будет сделано (или не начнёт вызывать тошнотворный рефлекс), но не менее 30 минут не отвлекаясь ни на что. И после промежутка работы обязательно наградите себя промежутком отдыха. Мы получаем 14 часов активного времяпрепровождения в день. Остальные 10 часов надо тратить на обеспечение жизнедеятельности организма: сон, еду, туалет, водные процедуры и т.п. Варианты чередования работы и отдыха такие:
Прелесть этого метода в том, что вы можете разбивать день на удобные для вас блоки и выбирать, хотите ли вы съесть этого слона целиком и за один раз или вам проще есть его по кусочкам. Правило №2. Больше успевает тот, кто действует в своём природном темпе!Попытки заставить себя быстрее дышать, быстрее переваривать пищу или быстрее ходить повергают организм в тревогу. Мозг начинает переживать, ведь по его мнению происходят какие-то очень страшные вещи, вроде войны или пожара. С его точки зрения человек не будет расходовать свои силы на ерунду. Поэтому всякий раз, когда мы изменяем темп в большую сторону, организм начинает думать, что пришла война. Если же мы, наоборот, пытаемся быть медленнее, чем обычно, то мозг решает, что мы попали в плен и нас насильно ограничивают. И в том, и в другом случае организм начинает жить в режиме повышенной тревожности и опасности, быстрее стареет и сложнее восстанавливается. Помните задачки по математике за 5 класс, где бассейн наполнялся водой из трубы определённого диаметра за определённое количество времени? Так вот, диаметр трубы (как и наш с вами темп) – это данность. Если мы будем в трубу подавать меньше воды, чем она может обработать, то она со временем заржавеет. Если подавать больше – то она просто моментально лопнет.
Правило №3. С точки зрения планирования времени основная характеристика личности – это принадлежность к рациональному или иррациональному типу.У рационалов и иррационалов совершенно разные подходы к жизни, разные сильные и слабые стороны, разные характеры и разные представления о своём месте в мире. Поэтому планируем мы тоже по-разному. Если вы – рационал, то вам необходимо продумывать жёсткий (статический) график на весь день, на неделю и на месяц и придерживаться выбранной стратегии. Это поможет вам быть уверенным в собственных целях и увеличить осознанность и личную ответственность! Понимая свои задачи, готовясь перейти от одного дела к другому, ваш мозг будет реагировать на жизнь спокойно, без перекосов, потому что структура и предсказуемость его поддерживают и вдохновляют. После каждого дела обязательно планируйте отдых! Обязательно, чтобы после каждого блока дела шёл блок отдыха, и время его было в соотношении 6:1. Если вы – иррационал, то вам необходимо продумать только список дел, которые необходимо сделать на следующей неделе, и оформить их несколько иначе. Для того, чтобы добиться успеха, вы должны видеть перед собой выбор альтернатив и учиться выбирать, отпустив слово «надо» в открытый космос. Любые понуждения и железная структура вызывают у иррационалов протест и заживо закапывают мотивацию. В планировщик заносите только дела с фиксированным временем (например, поход к врачу или начало рабочего дня), остальные дела просто держите под рукой в написанном виде. Помните, что отдых – это тоже дело, которое требует спонтанности. Не прерывайте себя, если у вас вдохновение, но обязательно старайтесь после выполнения дела отдыхать! Правило №4. Любое действие должно быть выношено и рождено, как ребёнок, точно в срок. Нет смысла заставлять себя делать то, что ещё не развилось в жизнеспособного младенца!Прежде чем приступить к какому-то проекту, дайте ему вызреть. Обязательно имейте список дел в написанном виде и спрашивайте у себя честно и без вранья, насколько вы уверены в том, что данный проект вам нужен. Действительно ли этого хотите вы, или ваши близкие внушили вам мысль, что все нормальные люди делают это (учатся в вузе, водят машину, живут в городе, мечтают о карьере, мечтают выйти замуж, любят пироженки)… Учитесь различать вашу истинную потребность и требования окружающих. Помогите себе жить собственной жизнью, отслеживая путь, который в нашей голове проходит любое намерение, трансформируясь из импульса в действие. За любым поступком стоит что-то, что заставляет нас поступать так или иначе, что формирует нашу мотивацию. Внутреннее сопротивление далеко не всегда говорит нам о том, что мы делаем что-то неправильное или нежелательное, иногда мы просто не готовы к каким-то решениям или поступкам. Конечно, речь идёт не о мытье полов или выполнении ежедневных рутинных дел, но планирование ремонта, отдыха, смены работы должно пройти определённые этапы в голове, после чего появляется энергия на их реализацию. Правило №5. Успешным может стать лишь тот человек, который принимает свои решения осознанно.Что значит «осознанно»? Значит, он как минимум понимает, откуда растут ноги у его нежелания делать. Как минимум, он понимает, что его силы в данный момент уходят не на реальное дело, а на борьбу с ветряными мельницами и собственным сопротивлением делать вещи, противные его внутренним установкам и целям. Продвинутый пользователь своей жизни уже умеет читать сигналы подсознания и прорабатывать их.Помните, что осознанность помогает нам видеть наши истинные проблемы и реагировать на них, и это ваш выбор – решать их или не решать. Выбирать страх или выбирать действие. Я часто встречаюсь с женщинами, которые хотят сбросить лишний вес и горят этим желанием, что видно даже невооружённым глазом. Но при работе над этой проблемой оказывается, что у этих женщин есть и другие убеждения о собственной внешности, для которых быть толстой — это лучший выход в сложившейся ситуации. То же самое касается и каждодневных рутинных дел, работы, домашнего хозяйства, привычек. Умение видеть все действующие на нас силы, все установки, все мешающие жить убеждения и брать на себя ответственность за перемены — вот что я называю осознанностью. Правило №6. Наши страхи мешают нам действовать, но мы можем с ним договориться! Часто бывает, что мы придумали для себя очень хорошие цели, распланировали отличные вдохновляющие дела, назначили себе реальные сроки, но при этом какие-то внутренние силы внутри вопиют и мешают нам набраться храбрости и приступить к выполнению желаемого. В конечном итоге, существует ровно 4 основополагающих страха: смерть, одиночество, свобода выбора и необходимость самому искать свой смысл жизни. Блокируя мысли о них, мы пытаемся сами себя загнать в пелёнки, дабы не сталкиваться со страшной действительностью.. А младенцы, сами понимаете, ничего особенного делать и не могут. Бывает, что тревога и физическое отвращение, мышечные зажимы и неясные переживания мешают нам приступить к вожделенному делу, которое ну очень важно. Если есть возможность отвлечься от дел и переключиться на себя, послушать, что же нам хочет сказать подсознание, мы сможем подружиться со страхами. Больше всего негатива вызывает «страх ничто», то есть страх без причины. Как только мы переведём «страх ничто» в «страх нечто», мы сможем подобрать удачную таблетку от этого страха. Если мы хотя бы назовём свой страх по имени, то уже становится спокойнее. Наши страхи – это признак работающего мозга. А раз так, то мы всегда сможем вывести на чистую воду свои самые потаённые переживания и наконец-то пережить их. Предупреждён – значит вооружён. Часто бывает, что мы боимся совершенно иррационально, и научившись беседовать со своими страхами и относиться к ним критически, мы добьёмся многого! Правило №7. Действует только та цель, которая соответствует нашим истинным желаниям и умеет выйти из-под контроля наших страхов.Самым важным страхом с точки зрения тайм-менеджмента является вопрос смысла (или его отсутствия) в нашей жизни. Именно смысл жизни определяет дальнейшие цели, стратегии, мотивы и поступки. Для того, чтобы двигаться дальше, надо понимать, зачем нам туда идти. У каждого из нас свои собственные представления о красоте, удобстве и смысле, поэтому очень важно из множества возможностей научиться выбирать свои.А чтобы цель работала, необходимо соблюсти два простых условия:• Цель должна соответствовать нашим внутренним, истинным потребностям, убеждениям, представлениям о мире и образу жизни;• Цель не должна вступать в противоречие с другими целями и решениями. Правло №8. Цели бывают разные, но в конечном итоге все они подчиняются единой вселенской цели нашего бытия.Ну и, пожалуй, самое важное правило – это понимание того, ради чего мы придумываем дела, расписываем время, тратим силы на жизнь, отдыхаем, любим, заботимся, отстаиваем свои права… Вселенская цель – это самая главная цель нашей жизни. Именно она определяет вектор нашего движения (или лежания на диване). Именно с неё надо начинать, чтобы ставить перед собой работающие цели. Если вдруг окажется, что цель не является именно тем, что ведёт нас к счастью (например, мы впитали какую-то родительскую цель, но она противоречит нашим внутренним убеждениям о мире), то на изменение цели уйдёт достаточно много времени, и проводить её лучше со специалистом. При этом безысходности здесь нет и не будет. Даже если вам от родителей достались не очень хорошие для вас убеждения, вы не обязаны им подчиняться, всё можно исправить. Например, цель личного спасения является примером такой цели.Но чаще под личным спасением мы подразумеваем немного не то, что может действительно привести в рай. Нам может казаться, что в рай берут только умученных жизнью хороших девочек, которые никогда не говорят слово «не хочу», едят каждый день одну и ту же кашу, регулярно моют полы и читают какие-то непонятные буквы из книжки под названием «молитвослов». Прорисовывая детально, что надо делать для того, чтобы спастись, мы поймём свои стратегические цели и то, что в конечном итоге движет нашими поступками. Стратегические цели – это такие глобальные проекты, разбивающие нашу жизнь на достаточно длинные промежутки времени. Стратегические цели чаще всего измеряются годами, поэтому пересмотр их может привести к огорчению и тревоге. Например, на 4 курсе института понять, что была выбрана не та специальность… Мы часто даже думать боимся о том, чтобы оценить эту цель на экологичность, не то что работать с ней. Но я рекомендую раз в год (в день рождения или в новый год, например) внимательно просматривать свои стратегические цели и определять, туда ли мы идём. Если туда – то продумывать стратегию на ближайших год. Если же вдруг окажется, что цель ложная, то менять её на более гармоничную. Стратегическими могут быть такие цели: выйти замуж, родить детей, получить профессию. Тактические цели – это описание процесса внутри стратегической цели, то есть каким образом мы будем работать на работе свой мечты? Допустим, тактическая цель: поиск работы, получение нового сертификата, свадьба как факт перехода в новое состояние жены. Пересмотр этих целей не очень прост, потому что чаще всего именно их выполнение является для нас самих показателем собственной значимости, но я рекомендую всё же раз в месяц проводить инвентаризацию тактических целей. Действительно ли нам нужны этот сертификат, эта работа или свадьба с этим мужчиной? Операционные цели – это наши ежедневные рутины, наши каждодневные дела, наши слоны и лягушки, без регулярного выполнения которых мы не сможем сдвинуться с места. Именно их мы записываем в свои ежедневники и именно на них расходуем силы. Эти цели мы пересматриваем в день по несколько раз, мы можем их варьировать как хотим и не испытывать почти никакого дискомфорта. Именно поэтому важно держать перед собой список целей, чтобы не уйти в совершенно ненужную сторону и случайно обнаружить себя в месте, которое слишком уж противоречит нашим глобальным целям и стремлениям. Планировать цели лучше всего сверху вниз, начиная от вселенской и заканчивая операционными. Если хотите, вы можете оставить свои комментарии с практическими вопросами о планировании, я постараюсь ответить на все из них. www.matrony.ru Простой тайм менеджмент | Управляй своим временемЕсли вы весь день чем-то занимаетесь и в итоге ничего сделать так и не успеваете, то стоит ознакомиться с несколькими простыми принципами тайм менеджмента, которые позволят вам сэкономить время. Профессионалы утверждают, что потратив 10 минут на планирование дел, можно сэкономить до двух часов времени в день. Анализ в тайм менеджментеПеред тем, как что-то сделать, нужно проанализировать, как вы это делали раньше и выявить свои ошибки. В данном случае требуется узнать, на что тратится ваше время. Для этого используется техника хронометража. То есть, в течение недели следует записывать, сколько времени вы потратили на то или иное дело. Сверяйтесь с часами, скачайте бесплатный многофункциональный напоминальщик ModernAlert (напоминалка, планировщик, секундомер, таймер и много других полезных инструментов, его обзор есть на моем канале YouTube). Можно воспользоваться онлайн сервисами для отсчета времени или расширениями для браузеров – главное, чтобы вы точно узнали, как вы его тратите. Контролировать каждый свой шаг непросто, но только так вы поймете, что именно съедает время. В результате вы сможете более четко ставить рамки для выполнения того или иного дела. Найдете резервы времени и выработаете «чувство эффективности» и «чувство времени». А главное – выявите своих «пожирателей времени». Обычно это: длительные разговоры по телефону, сидение в интернете, перерывы на чай на работе и просмотр по телевизору сериалов. Читайте 50 способов как сэкономить время, интеллект карты. Планирование в тайм менеджментеНезаписанные дела ваш мозг посчитает необязательными для выполнения, поэтому фиксируйте их – в электронном виде или на бумаге, главное, что все должно быть записано. Но помните, что в основе составления всякого плана лежат три принципа: регулярность, системность, последовательность.
Техники планирования✔ Метод дробления целей. 3 цели года3 цели месяца3 цели недели3 ц е л и д н я Пояснение: крупные дела следует дробить на более мелкие. И в итоге результаты года будут напрямую зависеть от результатов каждого дня. Подробнее в статье «Гибкое достижение целей». ✔ Шаблон недели ⇩Планирование дел в понедельник⇩Результаты дняПятничный обзор Пояснение: начинать планирование времени лучше всего с краткосрочных периодов: с вечера составлять себе план действий на следующий день, затем с утра действовать согласно намеченному плану, вечером анализировать его выполнение и планировать следующий день. ✔ АВС-анализ или градация дел по степени важности Ⓐ Важные дела дняⒷ Важные, но не срочные делаⒸ Могут быть сделаны когда-нибудь Пояснение: следует организовывать свои дела по принципу важности: «А» означает наибольшую степень важности, то есть важные дела этого дня, «В» – среднюю (важны, но могут подождать), а «С» – наименьшую (рутинные дела, мелочи, которыми не хочется заниматься, можно сделать когда-нибудь). Скачайте шаблон делового ежедневника с приложениями для достижения успеха и работы над собойЭффективность в тайм менеджментеНесколько законов тайм менеджмента, которые необходимо знать, чтобы эффективно распоряжаться своим временем. Первый закон Паркинсона «Работа заполняет время, отпущенное на неё». Сколько вы отведёте времени на определенное дело, столько и потратите.Например, если вы решите, что потратите на ремонт квартиры три года, а не три месяца, то будете его делать все три года. Принцип Парето «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий – лишь 20% результата».То есть, выбрав правильно минимум (20%) самых важных действий для достижения цели, можно быстро получить значительную часть (80%) от планируемого полного результата. Дальнейшие же улучшения (80%) будут неэффективны (20%) и могут быть неоправданны. Например, 20% покупателей создают 80% прибыли; люди в 80% случаев носят лишь 20% вещей из своего гардероба и т.д. Еще несколько советов по эффективности:
Разгрузите свой мозг✓ Заведите личный ежедневник. Составляйте списки всего, что вам необходимо сделать, купить, списки вещей в поездку и т.п. и организуйте все списки с помощью ежедневника. Как это сделать, можно прочитать в этой «Как организовать свои дела с помощью списков». ✓ Все, что можно – перепоручайте, все, что надо запомнить – записывайте на бумаге или пользуйтесь электронными напоминалками или календарями (ссылка на программу, которая поможет в этом, в начале статьи). Составленный список разгружает мозг и избавляет от беспокойства – как бы чего не забыть. Эффективна и доска визуализации – для написания списков маркером или для наклеек и записок. ✓ Доводите ежедневные обязательные дела до автоматизма. Мы долго раскачиваемся, думая – хочу или не хочу я этого делать. ✓ Уборка, мытье посуды тоже может отнимать разное время в зависимости от того, как именно вы все делаете. Выработайте определенные схемы, по которым ваш КПД будет максимальным. Я, например, выяснила для себя, что мытье посуды может отнимать меньше времени, если действовать в три этапа. Это существенно сократило время, которое я стала тратить на это «приятное» занятие. ✓ Наведите порядок в делах (в квартире, кабинете, на столе) и максимально поддерживайте его. Внешнее соответствует внутреннему и наоборот. Это сэкономит время на поиски нужного документа или вещи. Выполняйте запланированные делаСпланировать можно что угодно, но чтобы придерживаться плана от вас потребуется сила воли и самодисциплина. Известно – чем дольше мы думаем, тем меньше делаем. Оптимальным является такое соотношение: 20% времени нужно тратить на размышления и планирование, а 80% – на исполнение. Разбирайте результатыНе менее важен и последний принцип тайм менеджмента – разбор результатов. Он позволяет учесть ошибки, выявить, где найти дополнительное время, а ваши положительные результаты будут лучшей самомотивацией для следующих шагов. Можно почитать еще статьи по этой теме: «Как правильно ставить цели» и «Достигай максимума». Суточные биоритмы человекаС 11:00 до 13:00 и с 13:00 до 15:00 – время предельно возможных для организма нагрузок.С 10:00 до 12:00 – лучшая работоспособность и прилив энергии. Особенно активно работает отдел памяти мозга, отвечающий за математические действия. После 12 часов снижается работоспособность, появляется усталость. 14:00 – в это время мы менее стрессоустойчивы. Выполняйте спокойную работу, без мозговых штурмов. 15:00 – новый прилив сил, работает долговременная память. 16:00 -19:00 – высокий уровень интеллектуальной активности. 17:00 – повторный пик активности, самый стрессоустойчивый период в сутках. В 18:00 снижается активность нервной системы. После 19:00 часов – улучшается концентрация внимания и повышается реакция. После 20:00 часов психическое состояние стабилизируется, улучшается память, мыслительные процессы – благоприятное время для обучения и запоминания сложной информации. После 21:00 часа – физический спад. А после 24:00 часов начинается новый физиологический подъем – поэтому заснуть после полуночи тяжело. www.dlya-sebya.com Правильный тайм-менеджмент, или как всё успеть в рабочее время
К сожалению, приходится каждый раз удивляться, тому, что в нашу эпоху большого количества обучающей информации, разнообразия тренингов и профессиональных коучей, все еще большое количество компаний на рынке не придают значения планированию рабочего времени своих сотрудников. Если вы решили построить в своей компании эффективный отдел продаж, данный вопрос никак нельзя упускать из виду. Поэтому продолжим. Уважаемые руководители, давайте сегодня попробуем вместе* с вами составить примерный ежедневный план работы менеджера по продажам для того, чтобы лучше понять необходимость и важность данного процесса и поделиться своим опытом в решении вопроса планирования. Ваша основная задача — научить планировать свою работу менеджеров отдела продаж. Хотя, конечно же, планирование необходимо всем сотрудникам компании, но мы говорим об отделе продаж. * Под словом вместе, я подразумеваю, что каждый составляет примерный план работ, приемлемый для работы в его компании, а в комментариях к данному посту делится своими соображениями. Буду признательна за ваш опыт. Итак, приступим. Разделим задачи на «жесткие» и «гибкие»«Жесткие задачи» — задачи, строго привязанные ко времени:
«Гибкие задачи» — задачи, не привязанные строго ко времени исполнения, но имеющие дедлайнов, вы можете решить эту задачу в любое свободное от жестких задач время, без срыва срока завершения*.
*«Гибкая» задача может перейти в категорию «жесткой», если время, выделенное на ее исполнение, было затянуто, а до дедлайна осталось как раз столько времени, сколько необходимо на ее решение. Составление плана работы отдела продажПосле разделения наших задач, первым делом вносим в рабочий план все «жесткие» задачи
План работы после внесения жестких задачЖесткие задачи вносятся в план дня, недели, месяца по мере их появления. То есть желательно иметь под рукой еженедельник, а на компьютере CRM (если жесткая задача переноситься на другой день, автоматизированная система упростит процесс переноса задачи, без траты времени на повторное ее создание). * Важно при создании задач учитывать время, необходимое полностью на решение данной задачи. Например, при создании встречи учитывайте также время, необходимое на дорогу и небольшой отдых между встречами для того, чтобы провести анализ и собраться с мыслями. В противном случае, вы рискуете сорвать запланированные дедлайны, и ваше планирование рискует превратиться в примерный план работ. Приступаем к внесению «гибких» задачПрежде чем планировать «гибкие» задачи, необходимо разделить их на группы по степени срочности и оптимальности решения. Наиболее срочные задачи лучше вносить в первые освободившиеся от жетских задач «окна». Оптимальность задач влияет напрямую на время их решения. Например, наиболее оптимальное время для звонков — либо утро (чтобы назначить встречу в день звонка), либо вечером (чтобы назначить встречи на последующие дни). Соответсвенно, лучше всего приурочить к данному процессу определенный промежуток времени, когда менеджер сможет сделать все звонки и наиболее результативно. Или, например, подготовку к встрече резонно проводить перед самими встречами, то есть задачу по подготовке оптимально вносить в первую половину дня. Получаем примерно такой план на день, заполняя оставшиеся свободные поля гибкими задачи с учетом их срочности и оптимальности.
Подведем итогиПланирование должно быть ежедневным. Устанавливайте реальные дедлайны, чтобы укладываться в сроки решения задач и не передвигать последующее планирование. Но не растягивайте время выполнения, Вы должны успевать решить все поставленные на день задачи. Задачи могут быть не решены в этот день по различным причинам. У вас должен быть список гибких задач, которыми вы можете заменить образовавшиеся пробелы. Учитывайте также классификацию задач на регулярные и нерегулярные. Регулярные могут быть сразу внесены в ежедневное планирование. Планирование менеджеры должны делать реальное, по которому будут работать. Порой сотрудники составляют планы для «отмазки» руководителю, чтобы отстал. Попробуйте продать своим менеджерам идею важности составления регулярных планов и использование планирования в работе.
Расскажите о плюсах планирования:
clientobox.ru как правильно распределять свое время так, чтобы все успеватьВсе успевать — это не так-то и просто, хотя, с другой стороны, сложного в этом тоже ничего нет, особенно если освоить такую вещь, как тайм-менеджмент. «Тайм» (Time) — английское слово, в переводе на русский означающее время. Менеджмент — это управление, контроль. Искусство правильно расставлять приоритеты является основой для успешных людей. Богатые и счастливые люди всегда знают, сколько у них есть времени на отдых, а сколько на работу или обязанности. На это основывается правильная психология саморазвития. Почему нам нужен тайм-менеджментКонтроль времени нужен человеку по одной простой причине — мы многозадачны. Мы существа разумные, поэтому должны выполнять очень много различных дел, без которых жизнь попросту остановится. Даже если вы отдыхаете, у вас все равно есть любимое хобби и есть люди, которые находятся с вами в любовных или дружеских отношениях. Жизнь весьма динамична, она не стоит на месте. Тайм-менеджмент помогает людям по всему миру помнить о том, что все меняется каждую секунду, каждый миг. Можно проснуться утром и обнаружить, что вы живете в мире, отличном от того, который окружал вас 8 часов назад. Контроль времени нужен нам, потому что время нельзя обратить вспять. Мы зависим от него целиком и полностью, так что можем только лишь взаимодействовать с ним. Многие спрашивают себя: «Почему у меня постоянно не хватает на на что времени?» Ответ очевиден — вы неправильно расставляете приоритеты в жизни.А иногда люди нагружают себя работой и поистине непосильными задачами. Это тоже может быть причиной проблем, связанных с нехваткой времени. Нужно четко разделять никому ненужный альтруизм и правила хорошего тона. Конечно, взаимопомощь — это первая ступень к успеху. Помоги ближнему своему и получишь в ответ подмогу. Но необходимо помнить и о себе тоже. И ценить свое время. Как правильно распределять времяДля начала заведите такую полезную привычку, как фиксация всех заданий на будущее. Если вы не знаете, когда именно освободитесь, например, после работы, то напишите в своей личной записной книжке, что вечером вы должны сходить за лекарствами или сделать это во время обеда. Мы живем в 21 веке — если вам не нравится перспектива всюду таскать с собой блокноты, используйте в качестве записной книжки специальное приложение в телефоне. Если у вас есть задачи, не требующие решения в определенное время, то старайтесь их выполнить как можно быстрее. Помните, что абсолютно любые дела, которые можно сделать сейчас, на потом лучше не откладывать. Так вы освобождаете время для других дел, будете меньше нервничать и волноваться. Единственное «но» — это отдых. Не забывайте про отдых. Если вы можете сделать все именно сейчас, и это не вызывает у вас чувства переутомления, значит, все под контролем. Но не заставляйте себя ограничивать заслуженное время релаксации и безделья. Чередуйте периоды активности и периоды восстановления сил. Еще одно важное замечание и совет: не забывайте отмечать денежные траты и поступления. Вообще, умеренный контроль позволяет видеть полную картину происходящего. Статистика говорит о том, что люди, отслеживающие деньги, меньше теряют их и, что самое главное — меньше переживают. Чтобы время не работало против вас, специалисты по тайм-менеджменту советуют не брать денег в долг и, тем более, не давать. Категорически запрещено давать в долг суммы больше, чем вы готовы потерять. Теперь, когда советы розданы, можно поговорить о непосредственном распределении времени: Чтобы все всегда успевать, выделите для себя четыре группы дел:
1. Обязанности. Это то, что не позволяет даже думать об отсрочке. Если вы что-то забудете сделать, то это повлечет за собой сбой в режиме и, возможно, большие проблемы. Сюда относится:
Для обязанностей может отводиться неограниченное количество времени, потому что это дела, которые определяют ваш стиль жизни. Хотя, конечно, если перспектива тратить на работу время вызывает у вас только упадок сил, возможно, стоит подумать о смене деятельности. Обязанности не нужно записывать — вы должны помнить о них всегда. Распределите дела так, чтобы вам и вашей второй половинке было удобно их выполнять. Мало кто знает или догадывается, но, к примеру, прием пищи — это тоже обязанность. Правильное питание определяет настроение и работоспособность, поэтому завтракайте, обедайте и ужинайте в одно и то же время. Не хотите готовить — мойте посуду, чтобы ваша вторая половинка не делала все целиком. Исключение составляет ситуация, когда один человек приходит домой в, например в 16 часов, а второй в 19. За это время можно и приготовить, и помыть посуду. Если вы живете сами по себе, то готовить и мыть посуду нужно сразу. Забудьте про горы немытой посуды — это удел тех, кто и важные судьбоносные мероприятия начнет переносить на попозже. Обязанности занимают столько времени, сколько нужно. Их нельзя заменить ничем — ни отдыхом, ни хобби. После того, как вы составите и выучите список всех обязанностей на всю неделю, можно приступать к планированию остальных дел. 2. Отдых. Это второй пункт вашего планирования времени. Многие ошибочно полагают, что успевают все делать только те, кто почти не отдыхает. Это не так. Организму нужна релаксация. Отдых должен быть спланирован также четко, как и обязанности. Отдыхать нужно всегда. Запомните это. Не пропускайте циклы отдыха на работе и дома. Придя домой, не садитесь за компьютер и не идите на тренировку. Полежите буквально 15-20 минут. Только не засыпайте, ведь такой сон довольно вреден для режима дня. Кстати, о режиме. Соблюдайте его максимально четко. Это важное правило всех успешных людей. Когда все неотложные дела выполнены и вы отдохнули, настает время для хобби и развлечений. 3. Хобби. Хобби — это то, без чего не может жить ни один человек. Иногда бывает так, что хобби совпадает с работой, то есть, с обязанностями. В этом случае можно найти еще одно увлечение. Пусть оно вас затягивает. Думайте о нем почаще, создавая в себе желание заняться им. Хобби должно быть полезным, поэтому спорт — это один из самых лучших вариантов. Задача увлечений очевидна — вы переключаетесь, меняете вид деятельности, делаете то, что приносит вам удовольствие. В вашем плане на день занятие любимым делом можно перекладывать и не планировать тщательно и кропотливо. В этом и есть главная их прелесть. 4. Развлечения. Развлечения — это походы в клуб, в боулинг, в кино, ресторан, компьютерные игры, друзья и так далее. Отличие отдыха от развлечения состоит в том, что вы тратите свое время или жизненные силы. Развлечения нужны только по выходным или в пятницу, если выработаете по плану пятидневной рабочей недели. Их лучше не планировать дальше, чем на неделю, потому что вы не можете знать, какова будет обстановка в будущем. На развлечения должно быть отведено специальное место также и в бюджете. Без развлечений можно прожить очень долго. Это необязательный пункт, но если вы хотите жить активной жизнью, то следует включить их в свою программу. Отдельного разговора заслуживают телефон, компьютер и телевидение. Они тоже требуют затрат некоторого объема энергии, поэтому ни в коем случае не ложитесь спать сразу после просмотра телевизора или после компьютерных игр. Дайте мозгу отдохнуть хотя бы час. Перед сном лучше заниматься спокойным хобби вроде чтения книг. Итак, главное правило тайм-менеджмента — это упорядочивание всех жизненных процессов. Делайте, что хотите, но обязанности и отдых должны быть всегда спланированы. Это те дела, которые нельзя откладывать без веской причины. Если будете жить по этим правилам, то всегда будете все успевать. Это вдобавок еще и один из секретов пунктуальных людей — они всегда знают, что от них требуется, поэтому берегут и свое и чужое время. Удачи вам, и не забывайте нажимать на кнопки и 25.11.2016 00:02 gurutest.ru
| ||||
Иногда я думаю, что бы произошло с типичными жителями XVIII века, пусть даже образованными и социально активными, окажись они в условиях информационного безумия века XXI. Тот объём информации, который ежедневно обрушивается на наши несчастные мозги, наши предки могли накапливать всю жизнь.
Если вы задаетесь вопросом, почему я снова решила поднять вопрос важности планирования рабочего времени, я без проблем отвечу. Общаясь с сотрудниками различных компаний, не только по роду деятельности (я говорю сейчас о продажах), но и по личным обстоятельствам (встречи с друзьями), я все время интересуюсь, как построен процесс работы в компаниях, в которых работают все эти милые люди.
