Тайм-менеджмент: понятие, основные правила, принципы управления временем. Принципы тайм менеджмента

как научиться управлять своим временем

Жизнь современного человека тяжело назвать спокойной и размеренной. Основы тайм-менеджмента должны помочь каждому, кто хочется наконец-то побороть нехватку своего времени и выбраться из жесткого цейтнота жизненных испытаний. Конечно же, ограничение во времени может сказаться на личной эффективности, а потому надо всегда проявлять бдительность.

Чем больше негативных эмоций переживает человек, тем вероятнее всего у него начнутся проблемы с его производительностью. В скором времени он станет быстро утомляться, а его настроение будет оставлять желать лучшего. Для того, чтобы не играть роль жертвы с нехваткой свободного времени, надо заняться его управлением.

Успех невозможен без этого

Замечали ли вы, что люди, добившиеся чего-то в жизни, отличаются высокой продуктивностью? Они не только много работают, но и при этом все успевают. А это не совсем идентичные понятия. Необходимо отметить, что продуктивность предполагает результат, а не движение к нему.

Если Вы хотите изменить обыденный ход жизни и улучшить трудовые показатели, то принципы тайм-менеджмента могут в этом помочь. Многие тратят свою жизнь на сущие пустяки, поскольку не выделяют минуты для действительно стоящих вещей.

Модель планирования успешных людей должна повторяться изо дня в день. Только тогда, когда она перейдет в разряд привычки, можно будет увидеть действительно ошеломительные результаты. Главный секрет высокой производительности – правильное распределение собственного времени на протяжении всего дня. Как показывает практика, простые инструменты, описанные ниже, помогают избавиться от роли «заложника» в собственной жизни.

Как выделить минутку для важных дел?

Трудно переоценить роль планирования в современной жизни. Для того, чтобы можно было эффективно и продуктивно распоряжаться собственной жизнью, надо постоянно представлять в голове четкие и сформированные образы. Суть планирования должна отражаться на бумаге. Если цель не будет отражена в письменном виде, то вероятность достижения близится к нулю. Говоря простым языком, перечень дел, отраженный на бумаге, будет представлять своеобразную карту, которая поможет построить правильный вектор своего движения к цели.

Работая со списком планирования, можно существенно увеличить производительность своего труда. Как показывают результаты исследований, то повысить свои базовые показатели можно уже в первый день. Для каждого человека показатель времени будет варьироваться, а потому не стоит «загонять» себя в определенные шаблоны. В вечерние часы надо отводить время для составления списка задач. Зная, что расположено в списке, уже на следующий день можно приступать к их выполнению. Приходя на работу, следует удостовериться в том, что всё будет приводить к поставленной цели.

Многим недостаточно времени утром или вечером для определения приоритетных направлений своей деятельности, потому можно прибегнуть к элементарному приему – списку. Его можно дополнять на протяжении всего дня: как только удается сохранить немного времени на одном, можно направить остаток на реализацию другой цели.

Как все будет выполнено, можно смело вычеркивать ее из общего списка.

В конечном счете, такая модель планирования приведет к повышению общей удовлетворенности своей работой, добавляя энтузиазма. Каждый человек должен расставлять приоритеты от большего к меньшему, от более сложного к упрощенному. Надо понять, что каждодневные действия приводят к достижению главной цели жизни.

На каждую дилемму должно отводиться фиксированное количество времени. Сложное можно разделить на несколько простых элементов и воспользоваться легкими в исполнении, но не менее эффективными методиками:

• дерево целей;
• мозговой штурм и т.д.

В роли дерева будет выступать приоритетное направление, для реализации которого должны быть построены ветви – подзадачи. Разветвления надо строить до тех пор, пока не появится упрощенный путь достижения. Прежде чем использовать методику планирования, надо прибегнуть к простому правилу 10/90: 10% времени, которое будет затрачено на составление списка конкретных шагов, сможет сохранить 90% времени.

Определение главного

Задача планирования заключается еще и в определении первоочередного пункта в своем списке дел. Расставляя приоритеты, можно сохранить много времени, поскольку каждой миссии будет уделяться определенная важность. После определения важного можно продумать дальнейший сценарий. Если важному не уделено необходимое количество времени, то могут наступить серьезные последствия.

Метод АБВГД используется многими людьми, поскольку он прост в использовании. Его сущность заключается в присвоении приоритета определенному пункту из списка. Как можно понять из названия, то буква А будет указывать на важнейшее действие, за невыполнение которого могут наступить последствия.

Главное правило такого планирования базируется на том, что дела Б можно выполнять только тогда, когда будут выполнены дела А. Что касается буквы Д, то она означает «долой». Как правило, «Д» используется для обозначения наименее важных пунктов, выполнение которых никак не будет влиять на результат. Каждая группа букв может отмечаться цифрами, указывающими на последовательность. Исходя из этого, самое важное получит такое обозначение – А1.

Как повышать производительность?

Нехватка времени может быть устранена благодаря определенной степени сосредоточенности и целенаправленности. На первоначальном этапе надо подготовиться к тому, что на выполнение каждого пункта плана должно отводиться определенное количество времени. Как показывает практика, откладывание какого-либо дела и последующее возвращение к нему снижает продуктивность в несколько раз.

Следуя закону принудительной эффективности, можно отметить, что времени не хватает на все, но его будет достаточно для наиболее значимых вещей. Поэтому надо мобилизовать свои силы и начать делать то, что сможет принести наибольшую выгоду.

А Вы любите лягушек?

Как говорит одна из притч планирования: если ранним утром будет съедена живая лягушка, то можно предположить, что это наихудшее событие, случившиеся за весь день.

Брайан Трейси – бизнес-консультант, получивший мировую известность по своим работам, посвященным управлению времени. Сравнение важного с неприятной лягушкой помогает приняться за работу уже сегодня. Чем больше оттягивается необходимое действие, тем больше станет появляться напряжения и неблагоприятных последствий.

Надо взять и сделать, не задумываясь над тем, какие инструменты будут задействованы. Результатом этого станет заряд бодрости, который продержится весь день.

Почему слово «нет» сохраняет время?

Несмотря на высокую значимость планирования, нельзя забывать о слове «нет». Каждый человек должен научиться отказывать от дел, которые в перспективе не смогут дать стоящий результат. Отказ должен быть тактичным и лаконичными, ваша задача состоит в том, чтобы быть понятым, а не отвергнутым.

Нельзя забывать о том, что основа любого тайм-менеджмента – контроль над тем, что выполняется в рабочие и свободные часы. Сначала надо определиться с перечнем «пожирателей» времени:

• просмотр ТВ;
• чтение газет.
• «серфинг» в социальных сетях и т.д.

Составив рейтинг бесполезных занятий, надо постепенно отказываться от каждого из них.

Как помогает мусорная корзина?

Многие могут удивиться, но сотрудники, демонстрирующие хорошие результаты, работают за чистым столом. Дикий хаос – первый признак несобранного и непродуктивного человека. Для устранения подобной проблемы надо выработать простую привычку. Убирайте свое рабочее место по мере заполнения его бумагами.

Как показывает практика, то порядка 25-30% рабочих часов отводится на поиск нужного документа. Корзина для макулатуры – лучший вариант для тех, кто борется за каждый свой час.

Нельзя забывать о том, что в жизни всегда должен сохраняться определенный баланс. Конечно же, работа на пределе возможностей вряд ли приведет к положительным результатам. Если вы не сможете остановиться, то за вас это сделает организм. Только полный контроль над собственным здоровьем и отдыхом позволит предотвратить ряд проблем. Каждая мелочь будет играть большую роль в достижении результата.

legkopolezno.ru

Как все успевать? 22 совета. Принципы тайм-менеджмента

В последнее время мне все чаще стали задавать вопрос, как я все успеваю. Я долго не могла точно ответить на этот вопрос, потому что думала, что успеваю мало. Я всего лишь дома с детьми в декрете сама веду хозяйство, учусь в аспирантуре (пишу статьи в научные журналы, обрабатываю экспериментальные данные, руковожу работой шести студентов), получаю еще одно высшее образование, развиваю свой проект (пишу статьи, веду тренинги). Успеваю всего лишь это, а хотелось бы еще больше. И сегодня расскажу свои практические принципы тайм-менеджмента, которые сложились в течение долгого времени.

А ведь это не так уж и мало. Есть один самый главный момент: мне все это нравится, я все делаю с огромным удовольствием!

Думаю, Вы сами бываете иногда в такой ситуации, что нужно сделать так много, что 24 часов в сутках просто не хватает! А ведь хочется иногда и замедлиться, отдохнуть. Хочется заняться интересным делом для себя, хочется просто пожить спокойно. Но разве это можно в потоке бесконечных дел? Я уверена — ДА. И расскажу, как получается делать все вышеперечисленное мне.

Сразу поясню, что я не эксперт в этой теме тайм-менеджмента, есть более опытные мамочки, женщины, которые успевают еще больше и более гармонично выстраивают свое время. Я просто хочу поделиться своими наработками. Чисто практическим опытом многих месяцев и даже лет.

Итак мои тривиальные и не очень принципы как все успеть.

Мотивационные принципы тайм-менеджмента.

1. Я не успеваю все. И даже не успеваю много. Я успеваю большинство из того, что себе запланировала, что определила сделать именно в ближайшее время, причем я всегда стараюсь планировать реально. Бессмысленно создавать себе план из 50+ пунктов в надежде хоть что-то из него выполнить.

Намного приятнее (и полезнее для психики) запланировать меньше, но сделать и остаток дня провести с ощущением завершенности и удовольствия. И часто удается помимо этого минимума выполнить еще пару-тройку незапланированных дел, что поднимает самооценку еще выше.

Совет

Составляйте себе обязательный план для выполнения. Но в этот план включайте 3 небольших самых важных плана. Только 3 и не больше и старайтесь регулярно их выполнять. Все остальное — в план на будущее. Останется время на дополнительные планы — выполните. Не останется — вы все равно уже сделали главное.

2. Я строго соблюдаю принцип делать заранее, а не в последний момент. В прошлом мне было свойственно, как и многим, делать все в последний момент, оттягивать. Но это всего лишь привычка, которую можно при желании поменять. Не представляете, сколько приносит удовольствия одно только ощущение, что время еще не подошло, а все уже готово, сколько приятных минут, часов или дней Вы можете жить в этом настроении! Ощущение, что Вы все успели!

И главное: при таком подходе значительно повышается качество Ваших дел. Ведь всегда есть время доделать и исправить то, что упустили в работе. И еще важно, что благодаря этой привычке количество горящих дел сокращается до минимума. По мере роста этой привычки у Вас станет меньше срочных задач, дни будут проходить спокойно и расслабленно.

Совет

Самое сложное — это начать то или иное дело. Если у Вас возникает сильное желание отложить дело на потом, хотя Вы и понимаете важность выполнения его загодя, попробуйте применить технику «1 минута». Скажите себе, что будете делать это дело ровно 1 минуту, а потом с чистой совестью можете прекратить. Если после минуты хочется закончить — смело заканчивайте, если после минуты появился азарт и желание — продолжайте дальше.

Если я начинаю учебу — то только ту, что нравится, если иду в тренинг, то только в такой, какой очень хочется. Если развиваю проект, то такой, от которого желание бьет ключом. Если я предлагаю кому-то помощь, то только, когда хочется это сделать от чистого сердца. Если решаюсь на масштабную приборку, то тогда, когда руки чешутся, если важную статью, то когда слова льются сами.

Такие дела делаются очень быстро и качественно. Все то, что делать нужно, но желания нет, я сокращаю до жизненно необходимого минимума.

4. Позволяю себе ошибаться и срываться. Природа наша такова, что мы живем циклично (времена года , день/ночь, женские циклы). И в психологическом плане у нас тоже бывают циклы: интеллектуальные и эмоциональные подъемы и спады. И бессмысленно ждать от себя всегда только хорошего настроения или великолепной скорости мысли.

Бывают времена, когда нам хочется погрустить или не думать ни о чем. Эти периоды естественны, нам необходимо лишь их видеть в своей жизни и подстраивать свой распорядок дня под каждое настроение. Особенно тяжело принимать свое плохое настроение или низкую работоспособность, но и это возможно. Просто понимать, что через несколько дней все пойдет наверх. Помните, что «Самая темное время перед рассветом». Хорошее расслабление на минимуме сил позволяет успеть больше сделать во время подъема.

Совет

Напишите списки задач, которые Вы можете выполнять в случае Вашего плохого настроения (помыть, почистить, выкинуть старые вещи, выхлопать ковер, рвать газеты для папье-маше), или низкой работоспособности (перебирать крупы, рисовать, протирать листья цветов и другое). И пользуйтесь этими списками, когда возникнет необходимость.

5. По отношению к событиям, которые могу вывести меня из хорошего настроения и морального равновесия я включаю функцию ‘‘умеренного пофигизма».  Что это такое? Это умение включить в нужный момент… точнее выключить свои эмоции и воспринять все с совершенным спокойствием. Такое явление полезно в тех случаях, когда эти эмоции могут навредить нам самим или привести к печальным и нежелательным последствиям. Например:

• На вас незаслуженно накричали, нагрубили в очереди
• Дети в очередной раз размазали что-нибудь по полу или по стенам
• Неадекватные личности написали неприличный комментарий к вашим фотографиям
• В который раз Вы безрезультатно пытаетесь выполнить задачу
• Кто-то высказывает мнение тогда, когда Вы не просили

В такие моменты часто хочется бурно ответить, доказать свою правоту, объяснить, что было на самом деле, отругать. Но не всегда эта первая реакция действительно необходима. Иногда она только портит отношения, иногда провоцирует больший конфликт и часто забирает лишнее время, что в наш век является расточительностью. И всегда забирает частичку нашего здоровья и спокойствия.

Умеренный пофигизм включает это временно состояние «мне на это все равно» и сохраняет так нужные нам эмоции, настроение и самочувствие. Чуть позже, когда пройдет желание ответить эмоционально, уже разбираю случай или явление. Особенно это действует по отношению к событиям или людям, с которыми мы  мало знакомы.

Физиологические принципы тайм-менеджмента.

6. Отдыхаю перед работой. Обычно мы сначала стараемся переделать множество дел, а потом только позволяем себе отдохнуть. Я поняла, что это ошибка. Это ключевая ошибка управления временем, которая приводит к одному из самых печальных последствий — рабочая деятельность становится каторгой, от которой хочется избавиться, но ведь любая работа может быть в радость!

Как это сделать? Я стараюсь сначала отдохнуть так, чтобы уже надоело ничегонеделание и захотелось сделать хоть немного полезного, чтобы появился энтузиазм и силы что-то творить, пусть это даже обычная приборка.

Совет

Заведите правило: сначала отдыхаю, потом работаю. Работу нужно заслужить.

7. Учитываю свои ритмы и состояния. Если сегодня у меня плохое настроение, самочувствие или лень творить, то я просто беру и забрасываю все. Мой организм сигнализирует, что устал. Мой разум сообщает мне, что утомился. Им надо дать отдыха. И я чутко реагирую на эти сигналы и даю отдохнуть себе — это одна из важнейших составляющих тайм-менеджмента.

Тогда спустя некоторое время вдохновение вновь ко мне возвращается. Надо заметить, что если я пропускаю эти сигналы, то потом усталость накапливается в таком количестве, что простой отдых не помогает. Усталость переходит в такую стадию, из которой сложно вернуться.

8. Сон. Это составляющая плавно вытекает из предыдущего пункта и сон является одним из нескольких факторов, влияющих на весь тайм-менеджмент. Для меня сон — это один из основополагающих принципов хорошего самочувствия, настроения и высокой интеллектуальной работоспособности.

Я никогда не сидела ночами перед экзаменом. Никогда по ночам в торопях не делала остатки работы. Я всегда понимала, что мне лучше плохо сдать экзамен или честно признаться, что работу не выполнила, чем не доспать и чувствовать себя неважно.

Лучше утром я встану раньше и еще раз попытаюсь что-то сделать. Кстати, так ни разу ни один экзамен я не завалила.

Сон является не только важной составляющей отдыха, он еще позволяет мыслить более ясно. Как утверждает Кевин Берген (семейный и свадебный психотерапевт, член Калифорнийской ассоциации семейных и свадебных психотерапевтов), наш мозг во время сна организует и упорядочивает всю информацию, которую он получил за день. И если мы лишаем себя этого сна, мы практически сходим с ума.

Потому что наш мозг просто перенапрягается от избытка инфомации и в какой-то момент просто отказывается работать, уходя в длительное состояние отключения. Память и обучение напрямую связано с нашим сном, часть физиологических процессов запоминания и обучения происходит именно во сне.

Помимо этого, благодаря процессам упорядочивания информации наш мозг фиксирует, сохраняет надолго всю информацию, которой научился за день. Именно поэтому для тех, кто много учится, особенно важно погружаться в глубоких качественный сон.

Совет

В этом пункте прост: поймите, что сон является важнейшей составляющей вашего здоровья, самочувствия и быстрой и качественной интеллектуальной работы. Организуйте свой день так, чтобы Вы высыпались. Если у Вас маленькие дети и продолжительный ночной сон Вам только снится, то организуйте себе дневной сон или 15-20 минут дремоту в течение дня. Легкий сон в 15 минут лучше, чем совсем никакого.

Дети и тайм-менеджмент

9. Лично я с ними провожу большую часть времени, поэтому дети, а точнее время с ними, — это тоже основа моего тайм-менеджмента. Быть вместе с детьми — это принцип успевания, как иногда ни странно кажется. Когда наши дети напитаны вниманием и чувствуют, что мама постоянно с ними, они меньше дергают и отвлекают нас тогда, когда в этом есть необходимость.

Они напитываются маминым вниманием настолько, что при любой возможности оставляют меня и идут играть во что-то интересное.  А если кто-то из родных приходит домой, то о маме забывают на некоторое время. Бывают иногда случаи, что я отлучаюсь надолго, а после этого из-за моего отсутствия все остальное время они усиленно компенсируют то время, что не были со мной. Конечно, из-за этого не получается успевать многое.

Совет

Играйте с детьми в телесные игры, когда Вы много и часто их трогаете, обнимаете, прижимаете. Такой обильный телесный и эмоциональный контакт надолго насытит Вас и Ваших детей вниманием и детки спокойно смогут помогать в Ваших делах или даже поиграть сами в тихие игры, пока Вы занимаетесь своими делами.

Проследите, часто ли Вы играете в телесные игры?

10. При этом я пользуюсь помощью, когда есть возможность. Делегирую то, что можно, использую каждую минуту. Если к нам приходят бабушки-дедушки, я пользуюсь этим временем, чтобы отдохнуть. Заметьте, не работать, а отдохнуть. Тогда в остальное время я могу энергично и плодотворно трудиться.

11. Я не увлекаюсь развивающими занятиями для детей и позволяю им много играть самостоятельно, они учатся сами фантазировать и придумывать игры. Детям такие игры очень полезны, ведь именно в них появляется настоящая фантазия и воображение.

Я отвечаю на вопросы деток, я рассказываю то, что им интересно, но не заставляю делать то, что они не хотят. Тем самым я не гублю хрупкое зерно любопытства, а взращиваю его. Благодаря этому дети могут сосредоточенно изучать что-то (предметы, книги, игрушки), давая мне дополнительное время.

12. Я разумно совмещаю с ними то, что можно совместить. Игры с детьми со свои игровыми упражнениями, быт с развитием памяти; уборку и рассказы детям. Есть деятельность, которая вполне совместима с детьми. Например, часть интеллектуальных навыков можно тренировать игровыми методами (упражнения из нейробики, игры на развитие мышления, внимания, памяти).

Дети с удовольствием играют в некоторые мои игры или помогают мне, например, придумывать слова, которые я запоминаю. С детьми можно легко совместить небольшую зарядку, гимнастику, растяжку, причем все это можно сделать очень весело, что и позволяет успеть переделать много дел.

Совет

Подумайте и составьте список тех дел, которые способствуют Вашему развитию, но при этом совместимы с детьми. Повесьте список на видное место и пользуйтесь регулярно.

Читайте статью о том, что можно сделать одной рукой

13. У меня есть неприкосновенные запасы. Небольшие книжечки с заданиями, наклейки, новый набор карандашиков или теста для лепки, карточки или картинки с загадками, коробочки с интересными детальками. Такие вещи, которые не могут нанести большого ущерба, если детки их разломают, разольют. Появилось срочное дело, которое не может подождать — достается какой-то набор. И 10-15-20 минут времени мне обеспечено.

Совет

Заготовьте такие запасы и уберите временно с глаз. В нужный момент доставайте и отдавайте играть детям.

Организаторские принципы тайм-менеджмента

14. Я развиваю свое мышление, память, внимание и прочие интеллектуальные навыки, поэтому быстро включаюсь в работу, когда на это появляется отдельное время. Любая интеллектуальная деятельность проходит у меня быстро и качественно за короткий срок. Поэтому вложение сил и времени в свое развитие дает очень хороший результат в качественном использовании времени.

Можете скачать набор таких упражнений, специально мной подобранный для игр с детьми

15. Обычные приоритеты. Я распределяю дела по важности и делаю самые важные дела в первую очередь. Если нужно сделать очень много, я из этого «нужно» выбираю то, что очень-очень-очень нужно, остальное уходит в планы на другие дни.

Даже если вы не любите планирование, есть способы организовать себя в ходе выполнения трудных дел.

Читайте статью о правилах самоорганизации при выполнении трудных и нелюбимых дел

Совет

Планы на день разделите по степени важности от 1 до 10. 10 — самые важные дела, 1 — наименее важные. Выполняйте задачи по убыванию важности.

16. Если дело не нравится. Каждый день бывают дела, которые мы делать не очень любим. Как уже я говорила, начать делать такое дело можно с помощью техники «1 минута». А когда такое дело закончить?

У меня есть небольшой критерий: пока я еще не начинаю из-за дела нервничать. Как только нерв напряжения накаляется — заканчиваю, делаю перерыв, возвращаюсь только после успокоения. Бывает, неприятное дело начинает приносить удовольствие, появляется энтузиазм и азарт. А вот то, что нравится делаю долго, до того момента, пока не почувствую, что начинаю уставать. Тогда намеренно себя останавливаю, а после возвращаюсь с большой охотой.

Совет

Делайте неприятные дела минимум 1 минуту и до того момента, пока Вы не начинаете от него нервничать.

17. Крайне редко смотрю телевизор, не читаю лент новостей нигде, не сижу в чатах-болталках, не общаюсь попусту. Если есть общение в интернете, то только там, где сейчас мне это нужно, важно.

Как определить, важно ли это? Задайте себе вопросы: получили ли Вы пользу от общения, реальную (допустим общение в тренинге помогает мотивации, это полезно), получили ли мощный заряд вдохновения, совет, мысль, которая изменит что-то? Или получил ли от Вас другой человек пользу, заряд, вдохновение? Кому-то была польза?

Если нет, если это был просто обмен эмоциями, обмен мелкими новостями, то есть ли необходимость в таком общении? Иногда небольшой поток подобной информации допустим, но Вы должны его контролировать. Для меня раз в неделю минут 15. Информационный комфорт дает много:-)

Совет

Проследите, какие информационные потоки забирают у Вас время и силы. Сократите их до разумного минимума в отведенное на это время.

18. Делать шаг к своей мечте каждый день. Научиться каждый день, пусть на шажочек, приближаться к своим мечтам. Начиная от мечты посадить и вырастить полный подоконник цветов до строительства собственного загородного дома на берегу речки.

Когда вы каждый день делаете шаг к мечте, Вы живете с воодушевлением и как будто источником энергии. Это воодушевление распространяется на все бытовые дела и прочие вещи, эта энергия движет Вами, что позволяет успевать больше, а уставать меньше. Получать удовольствие от каждого дня и от множества дел, к которым вы прикасаетесь своими руками и мыслями.

19. Я не перестаю учиться и экспериментировать. Я узнаю новое и применяю, постоянно дополняя свои наработки, по мере роста детей, я подстраиваюсь под новые условия. Нет единой системы, подходящей для всех и каждого во все времена.

Меняется время, технологии, желания, растут дети. И нужно менять свой подход во всем со временем. Именно поэтому я считаю навык обучения — одним из основополагающих в современном мире, необходимом во всех сферах жизни.

Можете скачать материалы о том, как быстро работать с информацией

Технические составляющие тайм-менеджмента. Самые обычные и широко известные.

20. Ежедневники и планировщики. Точнее мне удобнее пользоваться еженедельником. Я могу запомнить любой список дел, могу вести его в электронном виде, но записанный вариант мне нравится больше. Я могу видеть всю картину на неделю. Хватает ли мне таких записей? Вполне. Ведь мой минимум — это 3-5 важных дел на сегодня.

Остальную часть я использую для записей мыслей, идей или перераспределения изменившихся планов. Для планов по проекту я пользуюсь программой EverNote, которая стоит на всех устройствах и позволяет быстро менять, дополнять планы, записывать идеи и статьи.

Совет

Поэкспериментируйте с ежедневниками, электронными программами планирования и найдите для себя наиболее удобный способ организации материалов

21. Использую интеллект-карты там, где только можно. Мою домашнюю работу вот уже довольно длительное время описывает интеллект-карта под названием «чистота». Удобство, компактность и наглядность этого инструмента позволяет выполнять все быстро и точно. Для описания планов проекта, тренингов, статей, планов рефератов, диссертации, конспектов всех учебных дисциплин — везде интеллект-карты позволяют фиксировать информацию быстро и компактно.

Статья для новичков об интеллект-картах

22. Ценить каждый день. И последний 22-ый принцип тайм-менеджмента, который, на самом деле, является основоположником всей жизни — это умение ценить каждый день, каждое мгновенье.

Не раз об этом написано, даже не сотни раз. Но самой себе приходится иногда напоминать об этом. Каждый момент в жизни прекрасен и каждый важен, будь то эффективный или ленивый, радостный или грустный.

Во всем есть свой замысел, свой глубокий, иногда сложный или отдаленный смысл, который до некоторого времени остается не познанным. А мы так часто и долго ждем чего-то вместо наслаждения настоящим, что пропускаем эти уроки, данные нам самой жизнью. Цените каждый день!

Надеюсь, Вы нашли для себя что-то полезное)

Скачать инфографику «Тайм-менеджмент»

Напишите в комментариях, что полезного Вы взяли, мне это очень важно понимать. И поделитесь своими наработками. Я люблю учиться, возможно, Вы подскажете мне новые интересные идеи))

Похожие записи

Вконтакте

Facebook

Twitter

Google+

Мой мир

Одноклассники

razvitie-intellecta.ru

понятие, основные правила, принципы управления временем

«Мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организовано работаем, бестолково работаем».

Физиолог Н.Е. Введенский

Тайм – менеджмент – техника управления временем, которая включает в себя правила и принципы, которые помогают человеку правильно организовать свое время и достичь максимальной эффективности в любом деле. С помощью тайм - менеджмента человек может сам осознанно контролировать время, которое он тратит на разные виды деятельности, увеличивая при этом эффективность и продуктивность своей работы или отдыха. Планирование, распределение, расстановка приоритетов, постановка целей помогает человеку справиться с сумасшедшим ритмом современной жизни. Тайм - менеджмент помогает человеку успевать делать все без стрессов и избежать хронической усталости.

Первоначально методики тайм – менеджмента использовались лишь при ведении бизнеса, организации трудовой деятельности. Но сейчас методы управления временем также применяются и в личной жизни человека, чтобы успевать справляться с бытовыми вопросами, правильно организовывать свой досуг, отдых.

История возникновения тайм - менеджмента

Еще в 20-е годы Научная организация труда говорила о том, что эффективность использования времени зависит от личной эффективности самого человека. Появилась Лига «Время», которая публиковала статьи в газетах под названием «Борьба за время». В 70-е годы обрел популярность метод хронометража, который разработала биолог Любищев. Этот метод является инструментов выработки эффективного мышления человека, что способствует рациональному управлению личным временем и повышением личной эффективности.

В 2007 в Москве при финансово-промышленном институте открылась первая кафедра тайм - менеджмента. Сегодня это направление стало очень востребованным и популярным. Есть масса тренингов, семинаров по планированию и рациональному распределению времени.

Кто такой тайм - менеджер?

Тайм-менеджер это человек, который учитывает психологические особенности людей, условия труда и предлагает более эффективные графики работы. Он способен раскрыть в человеке все его скрытые резервы и подсказать, каким путем повысить свою эффективность.

Процесс общения тайм – менеджера с клиентом похож на психологическую консультацию, в которой он выслушивает человека, дает подсказки и советы, как распределить время, сколько времени уделять отдыху, как расставить приоритеты. Как спланировать день так, чтобы все успевать без стрессов.

Тайм – менеджеры проводят не только индивидуальные консультации. Часто их приглашают компании в качестве экспертов, чтобы они помогли наладить процесс труда. В первую очередь научить руководителя правильно распределять свое рабочее время и грамотно распределять обязанности в коллективе. Они изучают деятельность компании, необходимое количество времени на решение определенных задач. После сбора информации и анализа, тайм-менеджер вносит коррективы в распорядок дня фирмы.

Основные задачи тайм – менеджмента

• Анализ затрат времени на выполнение определенных задач.
• Постановка, формулирование и определение цели.
• Составление плана для достижения цели, а также расстановка приоритетов.
• Реализация цели. Подсказка, какие шаги нужно сделать в соответствии с планом.
• Составление списков дел, которые необходимо сделать.
• Фиксация времени с помощью хронометража.

Какими преимуществами обладает человек, обучившийся правильно планировать свое время?

«Время, затраченное впустую, есть существование; время, употребленное с пользой, есть жизнь»

Э.Юнг

• Достигает поставленных целей.
• Достигает своих целей намного быстрее, чем остальные.
• Способен достичь успеха в любой сфере деятельности.
• Имеет больше времени на отдых, общение с близкими и друзьями.
• Может выполнять намного больше дел за определенный промежуток времени.
• Может увеличить свои доходы и отойти от дел, правильно распределив обязанности между сотрудниками.
• Может избавиться от хронической усталости, не подвержен стрессам.
• Всегда имеет четкий план действий.
• Обладает чувством внутренней свободы и самостоятельно контролирует свою жизнь.

Виды тайм - менеджмента

Сейчас существует много разнообразных подходов к проблеме управления временем. Специалисты выделяют три основных типа:

• Персональный (личный) тайм – менеджмент. Он связан с личностным саморазвитием человека, умением правильно и плодотворно организовать свой день.
• Профессиональный тайм – менеджмент помогает человеку эффективно выполнять свою работу, правильно организовывать свое рабочее время или разумно распределять обязанности в коллективе.
• Социальный тайм - менеджмент регулирует межличностные взаимоотношения или управление временем нескольких людей. Например, корпоративный.

Основные понятия тайм - менеджмента

Концепция управления временем- это способ понимания и восприятия времени. Концепция тайм – менеджмента помогает определить причину и цель, почему человеку необходимо научиться управлять своим временем. Осознать ценность этого процесса, а также понять основные принципы управления временем.

Методы управления временем– определенная последовательность действий, которая поможет решить конкретную задачу.

Система управления временем – комплекс концепций и методов, которые позволят вас максимально быстро и эффективно достичь своей цели.

Тайм – менеджмент в управлении

Неправильная организация работы или неграмотная организация деятельности руководством приводит к тому, что сотрудники компаний чувствуют постоянный дефицит времени. Это сказывается на эффективности работы и успешности предприятия в целом.

Недостаток времени наблюдается в тех случаях, если:

• Нет расписания работы на день.
• Если помощник руководителя не в курсе его распорядка дня.
• Телефонные звонки и посетители часто отвлекают от основной деятельности.
• Если управляющий не умеет распределять обязанности.
• Если работа выполняется в постоянной спешке, что приводит к быстрой утомляемости.
• Если работники не соответствуют своим должностям.
• Если сотрудники неадекватно оценивают свои возможности, скорость работы.
• Если нет мотивации у сотрудников (например, слишком низкая зарплата).

Чтобы улучшить эффективность работы предприятия, необходимо научить сотрудников составлять план работы на день. При составлении плана, нужно 60% времени отвести основным задачам, 20% непредвиденным и 20% спонтанным делам. Главное, приучить коллектив составлять планы на день систематически и регулярно.

Эффективность тайм – менеджмента в управлении зависит от того, насколько сотрудники будут обучены планированию, расставлению приоритетов, контролю времени на выполнение заданий, а также правильной очередности выполнения заданий.

Для решения этих задач можно пригласить эксперта по тайм – менеджменту или обучить менеджера вашего предприятия, который будет сам выдавать сотрудникам задания и контролировать эффективность их работы. Менеджер должен выдавать как основные, так и несколько запасных заданий. В конце дня сотрудник представляет отчет о проделанной работе.

Управление личным временем в тайм – менеджменте

Что касается управления личным временем, то есть основные правила тайм – менеджмента, применяемые в личной жизни:

1. Никогда не брать работу на дом.
2. Организовать быт так, чтобы он занимал минимум времени.
3. Планировать свободное время заранее. Сюда должно входить эмоциональное наслаждение (поход в кино, театр, концерт, музей). А также физическое (занятия спортом, танцами и т.п.).
4. Для отдыха использовать не только выходные, а хотя бы один день среди недели. К примеру, покататься на велосипеде после работы или пойти с друзьями в сауну.
5. Во время отпуска ограничить звонки, почту, интернет, чтобы отдохнуть по-настоящему.

1.Основное правило тайм - менеджмента – правильная постановка цели.

Если вы научитесь четко определять свои цели, а также определять, какие задачи являются второстепенными, то вы сэкономите массу времени.

Если вы тратите свое время на что-то, значит, в этот момент вы считаете, что оно очень важное. Но так ли это? Задайте себе вопрос, результат этого действия поможет вам приблизиться к вашей цели? Что такое цель? Цель – стремление человека к чему-то, когда весь процесс направлен на конечный результат.

При постановке цели необходимо для начала определиться с главными ценностями.

Осознать свои возможности, мотивацию. Проанализировать проблемы, потребности и сложности, которые могут возникнуть на пути к цели. Представить четко свою цель в мельчайших деталях, ее конечный результат. Распланировать свои действия, заняться поиском ресурсов и приступить к реализации.

Есть разные методы постановки целей. Но все методы имеют общий алгоритм постановки целей:

1. Цель должна быть максимально конкретной с понятным конечным результатом.
2. Необходимость достижения цели должна быть обоснованной. Зачем это нужно и что я из этого получу?
3. Цель должна быть реальной и понятен механизм ее достижения.
4. Необходимо четко определить границы времени, за которые цель должна быть достигнута.

2.Второе основное правило тайм – менеджмента – приоритизация.

Уметь расставлять приоритеты – это очень важно. Есть дела, которые имеют меньшую значимость в достижении цели, а есть те, которые играют главную роль.

3.Третье основное правило тайм – менеджмента – это планирование.

После постановки цели следующим этапом будет планирование. Планирование – неотъемлемая часть тайм – менеджмента. Оно состоит из таких основных этапов:

1. Составление плана тайм – менеджмента.
2. Этап составления проекта, при котором можно маневрировать, продумать разные варианты достижения цели.
3. Этап выявления необходимых ресурсов.
4. Этап определения лиц, которые вам смогут помочь на пути к цели.
5. Этап фиксации результатов планирования в виде бизнес – проекта, карты.

Когда человек начинает заниматься планированием, активизируется мышление, включается творческий потенциал. При составлении плана, ваша цель становится более конкретной, вы начинаете понимать, чего вы хотите на самом деле и как этого достичь. Это своего рода практическое руководство к действию.

До тех пор, пока человек не составит план реализации того, чего хочет, он находится в постоянном раздумывании на эту тему. Но не мысли, а действия приближают вас к цели. Когда составлен подробный план, в котором учтены разные способы достижения цели, это дает возможность маневрировать. Не получается одними средствами и способами, можно попробовать другие. Планирование развивает в человеке гибкость и готовность к любым ситуациям.

Составление плана дает вам высокий шанс успеха. Наличие плана придает уверенности в себе, своих возможностях. Все успешные люди и предприниматели занимаются планированием.

Основные методики планирования. Краткое описание

1. АВС планирование базируется на том, что необходимо сначала нужно выполнять наиболее значимые дела (под буквой А), а затем В и С.

Дела категории А – самые важные. Они составляют 15% всех дел и приносят 65 % результатов. В – важные дела, которые составляют 20%всех дел и приносят 20% результатов. Категория С – это дела наименьшей важности, они составляют 65% и дают результат – 15%.

2. Правило Парето или принцип «80 на 20». Этот принцип применим к любой ежедневной деятельности. 80% дел, которые вы делаете за день, дают вам 20%нужного результата. А 20% планируемых важных дел приближают вас к результату на 80%.

Например: 20% людей владеют 80%капитала, 80% людей владеют 20% капитала. 20% клиентов дают прибыль в 80%, а 80% клиентов дают прибыль в 20%.

3. Хронометраж – этот метод заключается в том, что вам нужно поминутно записывать все свои действия и сколько времени вы на них потратили. Это поможет вам понять, куда и на что уходит ваше время и как скорректировать ваш график.

4. Составления списка задач – это самый простой метод планирования, который позволяет планировать и время, и дела.

Как составить правильно список дел и следовать ему?

1. Для начала понаблюдайте за собой. Сколько вам нужно времени на выполнение разных заданий.
2. Напишите список дел с вечера.
3. Записывайте конкретные пункты. Например: зайти в магазин. К этому пункту приложите список покупок.
4. Планируйте весь свой день, не только работу.
5. Начинайте свой день с выполнения нетрудных задач. Чтобы сразу поставить галочки и взбодриться на весь день мыслью о том, что следовать списку дел не так уж и сложно.. Например, сделать зарядку и приготовить завтрак.
6. Список дел должен быть всегда на виду.
7. Не пишите в список больше 7 приоритетных дел, чтобы потом не нервничать, что вы что-то не успели.

Принципы тайм – менеджмента

• Испробуйте все методики планирования и подберите наиболее подходящий.
• Ведите записи.
• Не пытайтесь успеть все. Сначала сделайте наиболее важные и приоритетные дела.
• Планируйте каждый свой день. А также составляйте дополнительно план на неделю.
• Всегда носите с собой ручку и блокнот.
• Заведите Дневник успеха, он будет вас мотивировать и напоминать, что вы на верном пути.
• Научитесь говорить «Нет». Это поможет избежать общения с ненужными людьми, занятий ненужными делами.
• Прежде чем что-либо делать, обдумайте, насколько это срочно, важно и как это действие приблизит вас к цели.
• Проанализируйте свои привычки, действия, которые отбирают попусту ваше время. По хронометражу легко отследить те действия, от которых вам нужно избавиться.
• Не выполняйте чужие дела. Не будьте инструментом для достижения чужих целей. Сконцентрируйтесь на своей цели.
• Выделяйте время на самосовершенствование.
• Не останавливайтесь на достигнутом. Добившись одной цели, ставьте следующую.

Принципы тайм менеджмента. Советы от ведущих специалистов в этой области.

1. Стивен Кови в книге «7 навыков высокоэффективных людей» рассматривает тайм – менеджмент, как элемент самосовершенствования. Вот его советы:

• Делайте то, что должны сделать сначала. Не откладывайте важные дела на потом.
• Ваша цель должна быть приоритетной и важной. Двигайтесь к ней.
• Все действия выполняйте на основе приоритетов.
• Не тратьте много сил на достижение незначительной цели. Затрачиваемые ресурсы и конечный результат должны быть соизмеримы.
• Ищите все способы, чтобы сделать жизнь проще.

2. Дэвид Аллен советует правильно организовать рабочее место, обзавестить всеми необходимыми канцтоварами. Также завести картотеку, на каждое дело завести соответствующую папку. Также Аллен советует писать 4 списка дел:

• Составить список дел, которые необходимо выполнить в ближайшей перспективе;
• В отдельный список внести проекты, которые требуют комплексного подхода;
• Отдельно составить список проектов, которые по той или иной причине пока не могут быть выполнены;
• Список «когда-нибудь».

3. Джулия Моргенстерн советует сначала оценить, сколько времени вы затрачиваете на выполнение ваших задач. Какие факторы вас отвлекают. Возможно, вас отвлекают соцсети, дополнительные обязанности, нереальные сроки или психологические препятствия.

• Для каждого действия необходимо устанавливать временные рамки.
• Если вы не можете выполнить какое-то действие, то проанализируйте, возможно, его можно отложить на время, перепоручить другим сотрудникам или вовсе от него отказаться.
• Сортируйте вещи и дела, очистите пространство от всего, без чего можно обойтись. Назначьте каждой вещи свое место, а каждому делу – время.

Неординарные приемы и рекомендации тайм – менеджмента

«Съедайте лягушку на завтрак»

Чтобы весь день ваши мысли не возвращались к делу, которое вы не хотите выполнять или оно вам неприятно, начните день с него. Так вы освободитесь от эмоционального напряжения и груза, который бы пришлось нести весь день.

«Бифштекс из слона»

Если перед вами стоит глобальная задача, для решения которой необходимо проделать множество действий, тогда разделите эту работу на части. Не делайте из дела слона, порежьте его на кусочки. Так будет проще начать реализовать поставленную задачу. А также такой подход способствует лучшему пониманию этой задачи.

Научитесь говорить «нет»

Управление временем учит не тому, чтобы успевать делать как можно больше, а успевать правильно делать то, что нужно. Говорите «нет» ненужным делам, людям. Не становитесь ни для кого инструментом для достижения его целей. Сконцентрируйтесь на своих целях.

Стремитесь к автоматизации и максимальному упрощению своей деятельности.

Выполняйте похожие дела подряд, так как мозг привыкает к определенной сфере деятельности. И с каждым разом справляется с ними быстрее.

Прислушайтесь к своим биологическим ритмам. Делайте работу в то время, когда чувствуете особый прилив сил и активности. В период наименьшей активности дайте себе отдохнуть. Прислушивайтесь к потребностям своего организма. Иногда 15-минутного перерыва достаточно, чтобы открылось «второе дыхание».

Лучшие книги по тайм – менеджменту, которые стоит прочесть:

• Результативный тайм-менеджмент. Б. Трейси
• Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. Г. Архангельский
• Жёсткий тайм-менеджмент: возьмите свою жизнь под контроль. Д. Кеннеди
• Работай меньше, успевай больше. К. Глисон
• К чёрту всё! Берись и делай. Р. Брэнсон
• Экстремальный тайм-менеджмент. Н. Мрочковский, А. Толкачёв
• Практический курс по тайм-менеджменту. И. Абрамовский
• Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть. Т. Феррис
• Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса. Д. Аллен

Эффективность тайм – менеджмента зависит от выполнения вами основных его правил, а также четкого понимания того, зачем он вам нужен, как управлять своим временем и какие преимущества вы будете иметь.

salid.ru

Как правильно распределять время?

Дословный перевод модного сейчас слова "тайм-менеджмент" – это управление временем или организация времени. Чтобы добиться успеха в профессиональной сфере, а также жить без излишней суеты и нехватки времени, важно правильно распределять свое время.

Принципы организации времени

Существуют некоторые базовые принципы управления своим временем, осознание и применение которых позволит сделать вашу жизнь более приятной и организованной. Во-первых, надо осознать ценности времени – важный принцип гармоничной жизни. Нужно ценить его, тратить только на главное. Во-вторых, чтобы начать какое-то дело, ответьте себе на несколько вопросов:

1. «Зачем это делать?» С помощью ответа на этот вопрос отсеются ненужные и неважные дела.
2. «Почему именно я делаю это?» Ответ на этот вопрос подразумевает возможность делегирования каких-то обязанностей.
3. «Почему надо делать это сейчас?» Определяется срочность, либо несрочность дел, соотносятся уже имеющиеся дела с появлением нового задания.
4. «Почему я действую именно так?» Можно выбрать наиболее оптимальный, хоть и новый способ действий.

Нужно научиться измерять время событиями. Все привыкли измерять свое время часами, минутами, секундами, но на самом деле жизнь заключается в событиях, произошедших за это время. Когда вы начнете думать о произошедшем с вами, например, за день, у вас появится другое отношение ко времени. Выработайте себе такую привычку - это сильно поможет в жизни.

• Расставляйте приоритеты. Когда вы выполните предыдущий пункт, вам захочется, чтобы ваша жизнь состояла из ярких, важных событий. Вы перестанете тратить время на бессмысленные вещи.
• Исследуйте, на что вы тратите время. Ознакомьтесь со способами проведения хронометража, применяйте наиболее адекватные для вас способы, фиксируйте свое время. Результаты такого хронометража позволят вам узнать, что занимает ваше время напрасно – так называемые хронофаги или поглотители времени. Среди них часто встречаются следующие: долгое сидение в интернете или у телевизора, неправильное ведение дел, неорганизованность, звонки и встречи с «неважными» людьми.
• Ставьте перед собой цели. Когда вы ставите перед собой четкую, осязаемую и осознаваемую цель, достичь результата удастся быстрее. Как известно, постановка цели – уже полдела. Есть некоторые известные способы постановки целей, например, метод SMART-целей, который рассматривает их свойства: конкретность, достижимость, измеримость, реалистичность и привязанность к определенному времени. 
• Сохраняйте порядок в делах. Этот порядок должен быть как в хранении деловых документов, так и чистоте делового костюма. Порядок во всем позволит сэкономить достаточное количество времени при поиске документов или сборе на деловую встречу.
• Старайтесь планировать. Чтобы достичь определенных целей, нужно составить подробный план своих действий, который ко всему прочему позволит отслеживать ваши достижения на пути к реализации цели.
• Занимайтесь интересным для себя делом. Лучше начать жизнь почти заново, получив новую специальность, уйдя в другую сферу или уволившись с работы на вольные хлеба, чем всю жизнь заниматься нелюбимым и не доставляющим удовольствия делом.
• Ищите мотивацию внутри себя и во внешнем мире. Постоянно видя свои цели, записанные на ярких красивых карточках или рабочем столе компьютера, появляются силы для совершения поистине невозможного. Мотивируйте себя, если кажется, что цель не только не приближается, но еще и отдаляется от вас.
• Используйте полезные для себя современные методики тайм-менеджмента. О них пойдет рассказ ниже.

Некоторые техники тайм-менеджмента

Чтобы правильно относиться ко времени и распределять его, каждый человек старается придумывать способы специально для себя. Но есть некоторые придуманные другими авторами интересные методики, которые эффективно применяются многими людьми: 

Разделяйте все цели по срочности и важности. То есть все цели делятся на 4 вида: срочные важные, срочные неважные, несрочные важные и несрочные неважные (есть ли смысл их ставить?). Достигайте результатов в зависимости от срочности и важности целей. 

Учитывайте свои биоритмы при планировании работы. Если вы знаете, что принадлежите к «совам», то не ставьте на утро выполнение каких-то важных или требующих большой концентрации дел. 

Не откладывайте первый шаг в большой работе. Если вам нужно выполнить какой-то большой отчет или работу, сделайте один первый шаг, чтобы не бояться начинать масштабное дело. Оформите титульный лист, проставьте номера страниц, выберите нужные настройки полей, интервалов и символов. Потом можете закрыть документ, предварительно сохранив его. В следующий раз вам не будет страшно садиться за работу, ведь начало уже положено. 

Используйте время ожидания с пользой. Если вы часто передвигаетесь на общественном транспорте или на машине с водителем, во время поездки можно прочитать какую-то важную или интересную книгу или ответить на электронную почту. Если вы сидите в очереди к врачу или чиновнику, разберите записи в ежедневнике с прошлой недели, структурируйте важную информацию. Не теряйте время даром. 

Ограничение беспокойства по Карнеги. Данный метод означает, что при принятии какого-либо незначительного решения вы отводите на это решение только строго определенное время, а дальше действуйте по заранее придуманному плану или действуете наугад. Некоторые называют это «знаками». Например, если вы решаете, поехать вам на работу на такси или подождать автобус, отведите для себя минут 20. Когда 20 минут истекут, а автобус так и не появится, смело езжайте на такси. 

Не пользуйтесь стикерами и мелкими бумажками для записи информации. Заведите плотную тетрадь или блокнот, куда вы будете записывать всю информацию, требующую фиксации в конкретный момент. Если вам понадобится какая-то информация из нее второй раз, например, телефон или адрес, перепишите их в записную книжку или другое постоянное место. Остальная информация, которая вам больше не будет нужна, пусть будет в этой тетради, которую через год или полтора вы без проблем выбросите. Если информация из нее так и не понадобится за это время, скорее всего, она не понадобится никогда. 

Храните документы в порядке. Помечайте папки с определенными документами определенным цветом, складывайте в определенное место, проведите ревизию своих бумаг хотя бы раз – освободится огромное количество времени, которое часто тратится на поиск конкретного документа.

Для гармоничной жизни важно испытывать эмоции, помогать другим, двигаться к цели и т.д.

Всегда анализируйте прошедший день

В конце каждого дня задумайтесь о том, что было в вашем сегодняшнем дне. Чтобы ни один из параметров не выпал, используйте свои пальцы для этого:

1. Мизинец (М) – мысли, информация (Что нового я сегодня узнал?).

2. Безымянный (Б) – близость к цели (Что я сегодня сделал на пути к цели?).

3. Средний (С) – состояние (В каком эмоциональном состоянии я сегодня находился? Как боролся с негативом?).

4. Указательный (У) – услуга, сотрудничество, помощь (Чем я сегодня помог людям? Как изменились мои отношения с коллегами?).

5. Большой (Б) – бодрость, здоровье (Что я сделал, чтобы хорошо себя чувствовать и быть в хорошей форме?).

9psy.ru

планируй и управляй своим временем

Приветствую вас, друзья на блоге Blog-Bridge.ru! С вами Екатерина Калмыкова. Основательно изучив тайм-менеджмент, я узнала про множество различных инструментов, которые могут помочь наладить свою жизнь и стать успешным.

К таким инструментам относятся и мотивационные семинары, и групповые или одиночные упражнения, различные книги по управлению собственным временем, и  другие довольно-таки интересные методы тайм-менеджмента.

Но самое главное, чем богат тайм-менеджмент — это методы, позволяющие рационально составить свое расписание и следовать ему в большинстве случаев. Самый главный вывод, который я сделала для себя: нет единого метода, который будет подходить всем без исключения, нужно подбирать тот, который будет подходить лично вам.

Давайте посмотрим, какие основные методы тайм-менеджмента существуют, чтобы вы могли выбрать подходящий вам.

Итак, поехали.

Содержание статьи:

Метод швейцарского сыра в тайм менеджменте

Как швейцарский сыр поможет в достижении цели?

Метод швейцарского сыра в тайм менеджменте весьма популярен. С момента открытия данного инструмента планирования он помог множеству человек и может помочь и вам. В тайм-менеджменте методы определения целей и их достижения могут быть очень странными и этот способ тому подтверждение.

В чем его суть?

Представьте проблему в виде швейцарского сыра, если что — он с дырками. Чем больше дырок в сыре, тем быстрее его можно съесть. Чем больше «дырок» в вашей проблеме, тем быстрее ее можно решить, т.е. съесть.

Что из себя представляют дырки в проблеме? Это мелкие задачи, решив которые, можно решить основную проблему.

Например, перед вами стоит вопрос ремонта потолка. Вы не можете решить с наскока, поэтому в нем нужно проделать «дырки». Первая «дырка» — это анализ подходящих фирм по ремонту, вторая — вызов мастера на дом для оценки проблемы, третья — составление сметы на ремонт, четвертая — непосредственно сам ремонт потолка. Для пятой дырки уже нет места, потому что проблема решена.

Еще один пример работы метода швейцарского сыра: вам нужно организовать корпоратив для вашей компании, какие «дырки» проделать в этой проблеме, чтобы ее разрешить? Подумайте самостоятельно, а потом сравните с моими вариантами ответов.

1. первая «дырка» — поиск подходящего помещения;
2. вторая — договор с руководством заведения;
3. третья — выбор подходящей даты, составление меню;
4. четвертая — одобрение шоу-программы;
5. пятая — оплата мероприятия.

Все — организация корпоратива прошла успешно.

По мере того, как мы «проедаем» сыр (подобно мышкам), мы решаем разные мелкие вопросы, которые вместе образуют крупную проблему. Этот метод можно использовать для планирования рабочего расписания или личного времени.

Статьи в тему:

Тайм-менеджмент не только для менеджеров: как научиться планировать свое время

Тайм-менеджмент на работе: успевай все с ветерком

История тайм-менеджмента на примере великих людей

Метод помидоров в тайм-менеджменте

Задумывался ли кто-нибудь о пользе помидоров в тайм-менеджменте? То, что они являются полезным овощем — знают все. А о пользе этого продукта в тайм-менеджменте знают немногие.

Чем же они полезны? Когда-то один студент из Италии по имени Франческо Чирилло, придумал метод помидоров в тайм-менеджменте, который помог ему справиться с большим объемом заданий в университете и сдать все экзамены на отлично.

Скачать бесплатно книгу про данную технику можно по ссылке, которую я уже давала в этой статье.

Студенты и не только, внимание: представьте, что помидор представляет собой отрезок времени в 25 минут. Это сложно, но возможно. Положите перед собой большой красный помидор, заведите таймер на 25 минут и приступайте к выполнению своей задачи. Это может быть и подготовка к экзаменам, и написание доклада или отчета, подготовка презентации, не важно. Все 25 минут занимайтесь исключительно «поеданием помидора», т.е. подготовкой\зубрежкой и т.д.

Когда прозвенит таймер, сделайте перерыв на 5-7 минут и приступите к «поеданию второго помидора», т.е. решению второй части задачи, потом снова сделайте перерыв. В среднем на решение одной задачи уходит 4 помидора, т.е. 4 интервала по 25 минут с 5 минутным перерывом. За это время можно выучить минимум одну тему для экзамена, написать минимум 2 отчета и сделать минимум одну презентацию.

Метод подойдет как для студентов и учащихся, так и для офисных работников или руководителей.

Метод лягушки в тайм-менеджменте

Как превратить неприятную лягушку в красавицу? В данном случае обойдемся без поцелуев 🙂

У каждого из нас в жизни бывает момент, когда необходимо сделать что-то неприятное, а не хочется аж до зубного скрежета. Здесь на помощь придет метод лягушки в тайм-менеджменте.

В чем же он заключается? Решение проблем с помощью этого способа можно разделить на 2 части:

• сбор лягушек в одну банку, т.е. написание списка неприятных дел;
• поочередное выкидывание лягушек из банки на волю — решение противных вопросов.

Стоит отметить, что решение любых неприятных вопросов лучше осуществлять в первой половине дня. Это поможет не портить себе настроение предстоящим неприятным разговором и в течение оставшегося рабочего дня думать только о насущных, относительно приятных делах.

Тайм менеджмент методом Архангельского

Наверное, многие, кто увлекается наукой управления временем, знают или хотя бы слышали имя Глеба Архангельского. Есть его популярная книга [urlspan]«Тайм-драйв: как успевать жить и работать»[/urlspan]. В ней он подробно описал, как можно научиться управлять временем.

Раньше я не верила, что этому можно научиться, но прочитав её и применив кое-какие рекомендации на практике, я, можно сказать, научилась это делать, конечно не на 100%, но всё же. Особенно я ощутила всю полезность полученных знаний и их ценность, когда стала мамой. Могу с уверенностью сказать: метод Глеба Архангельского работает!

А вообще я про эту книгу и чем мне она понравилась уже рассказывала в этой статье, поэтому переходите по ссылке и читайте.

Методы тайм менеджмента в профессиональной деятельности

Тайм-менеджмент, его основные принципы, правила, методы невозможно уместить в одной статье, потому что их слишком много.

Но для тех, кто отвечает за планирование в пределах своего офиса, мы дадим пару методов, которые облегчат сей процесс и помогут правильно поставить приоритеты. Способы, указанные ниже могут применяться также вне рабочего времени.

Метод многокритериальной оценки в тайм-менеджменте

Первый способ — метод многокритериальной оценки в тайм-менеджменте. Его основная цель — помочь в определении приоритетов для любителей брать несколько дел сразу.

Использование многокритериальной оценки подразумевает прохождение 5 шагов:

• выписать основные критерии, влияющие на оценку той или иной задачи;
• сравнить критерии, выявить их важность;
• для каждого критерия выставить оценку по 3-х бальной системе, где 1- плохо, 3 — хорошо;
• сделать свой выбор в пользу самого рационального варианта.

Чтобы было легче взвешивать критерии, каждому из них прицепите цифровое значение.

Например, у вас есть работа по 3 сделкам.

Для каждой сделки действуют критерии:

• выгода;
• трудовые затраты;
• надежность;
• адекватность клиента.

Где выгода у первого варианта будет иметь оценку 3, трудовые затраты — 1 (много сил), надежность — 2, адекватность клиента — 2. Для остальных вариантов расставьте оценки сами.

Умножьте целые числа на доли: 1*0,3; 2*0,4; 3*0,3. Тот вариант, который будет иметь больший вес будет самый подходящий для начала работы.

В этом методе очень важно, чтобы количество критериев не превышало 6 пунктов, иначе можно запутаться в расчетах.

Метод организации групп по тайм-менеджменту

Последний метод, о котором мы расскажем — метод организации групп по тайм-менеджменту. По другому он называется быстрым анализом по Эйзенхауэру.

Его суть в том, что задачи делятся на 4 группы:

1. важные задачи, которые решает управляющий;
2. менее значимые задачи, которые управляющий может делегировать кому-то;
3. значимые, но не срочные задачи, которые управляющий может решить потом сам;
4. не значимые и не срочные дела, которые могут сделать другие работники.

Метод позволяет разгрузить человека от большого количества дел, и дать ему возможность выполнить оставшиеся задачи качественно и в срок.

Как легко стать профи в тайм-менеджменте

Вы хотите знать больше о действенных методах планирования собственного времени?

Тогда я вам рекомендую обратить внимание на курс Жени Попова. Помимо уникальной информации об основных правилах тайм-менеджмента, курс содержит также и много полезных и ценных сведений о самых действенных методах управления собственным временем, которые проверены лично автором на практике.

Можно смело утверждать, что методы рабочие и при грамотном использовании могут принести человеку успех и богатство, о котором каждый из нас мечтает. В курсе содержится информация, которой нет в Интернете, вам ее не расскажут на занятиях в университете или в школе.

Ценность данного материала обусловлена ее уникальностью и тем, что все рассказанное автором в этом курсе, опробовано на его личном опыте, и результаты, скажу я вам, просто впечатляют. Информация эффективна и является рабочей. Главное — все стараться применить в реальной жизни, и успех не заставит вас ждать.

***

Друзья, вы хотите стать богатым и успешным, научиться грамотно планировать свой день и не переживать по поводу небольшого количества часов в сутках? Тогда изучайте методы тайм-менеджмента вместе со мной.

Ведь изучив даже основы, вам не понадобится впредь искать время для общения с семьей и друзьями, для создания отчета и презентаций. С момента начала обучения ваша жизнь пойдет в гору, а ваша задача будет только в том, чтобы не скатиться вниз. Чего я вам искренне желаю!

Друзья, понравилась статья? Тогда дайте ей жизнь — поделитесь в любой социальной сети.

Не забывайте, что есть возможность подписаться на получение анонсов статей с блога, а также на наш канал на Youtube.

До новых встреч!

С вами была Екатерина Калмыкова

blog-bridge.ru

Тайм менеджмент - основные принципы

На работе вечный аврал, в рабочее время все успеть нереально. После того, как выходные потрачены на разбор завалов, кажется все, с понедельника будет легче. Но, все опять наваливается снежным комом и к концу недели опять сплошной завал. Знакомо? Думаю, это знакомо если не каждому, то очень многим, как наемным работникам, так и тем, кто работаем сам на себя.

Как все успевать, есть ли выход? Как известно, выход есть всегда. По данному поводу существует много мнений специалистов, масса методик и тренингов, но, к сожалению, не каждый может позволить себе оплатить подобное удовольствие.

Не буду отбирать хлеб тренеров и коучеров, просто хочу подлиться собственным опытом. Я также посетила пару тренингов по тайм менеджменту, но, использую не все, чему меня учили. Может быть, я плохая ученица и не умею пользоваться полученными знаниями, может быть, у меня такая специфика работы, которая не позволяет применять на практике некоторые принципы тайм менеджмента.

Например, советуют выделять в своем распорядке дня так называемый «закрытый час» — период времени (не обязательно час, можно тридцать минут, или два часа), которое вы уделяете для выполнения более трудных задач, требующих концентрации внимания.

В это время вы не должны отвлекаться на посторонние раздражители, не отвечать на телефонные звонки, не болтать с коллегами. Я себе этого позволить не могу. У меня есть непосредственный руководитель, который иногда дает мне срочные задания, либо же приглашает на встречу, когда нужно срочно что-то сообщить, или обсудить. Как вы уже догадались, руководителю я не могу сказать, что у меня закрытый час, и я не могу отвлекаться.

Также у меня есть помощник, который тоже периодически задает вопросы, так как без уточнения не может правильно выполнить задачи, поставленные мною же. Кроме того, очень часто я получаю по электронной почте письма, на которые необходимо ответить в срочном порядке.

Это не просто слова, все было проверено мною на практике.Одним из наиболее эффективных способов управления своим временем, я считаю составления плана, но не жесткого, а гибкого, оставляя зазоры, учитывая специфику работы. Если вы зависите сами от себя, работаете практически в одиночку, будет намного проще с составлением плана.

Начать следует с определения более приоритетных задач на текущий день. При этом, первую половину дня следует выделить на решения наиболее сложных и требующих концентрации внимания вопросов, так как доказано, что во второй половине дня, человек стает более раздражительным, рассеянным и т.д. Определив перечень задач, их нужно расписать по времени, оценивая адекватно количество выделенного времени на выполнения того или другого задания.

Возможно, когда распишете все вопросы по времени, окажется, что вы не успеете выполнить некоторые задачи. Не стоит «впихивать» их в свой график, если вы реально оценили время, необходимое на выполнение остальных задач. В таком случае, следует пересмотреть приоритетность задач, и в дневном распорядке оставить только наиболее важные из них.

Важно при составлении плана задач на текущий день корректно определить перечень задач по степени их важности, а также время, необходимое на выполнение. Если получается, что многие задачи не вписываются в ваш план по причине дефицита времени, очень жаль, но если вы начнете хвататься за все сразу, то не сделаете до конца даже то, что запланировали, не говоря уже про дополнительные задачи.

Также важно научиться говорить людям «нет». Естественно, в разумных пределах, исключительно в тех случаях, когда это возможно. Вы не можете отказаться выполнять задание, которое входит в ваши обязанности, согласно должностной инструкции.

Но, вполне можете отказаться помогать, если у вашего сотрудника что-то не получается, и он просит вас проверить все от и до, чтобы выявить ошибку, либо же когда вам звонят из бухгалтерии или юр отдела с просьбой найти копию какого либо документа, который был утерян.

А вам для этого необходимо искать его, бежать в канцелярию сканировать, и таких примеров множество. Казалось бы, это все мелочи, но они занимают много рабочего времени. Кроме того, услугами таких людей, которые не умеют отказать, пользуются все.

В данном случае главное – не переборщить и не начать отшивать всех без разбору.

Касательно плана, у меня он работает, но не всегда. Иногда бывает так – я прихожу в офис, смотрю почту, набрасываю план работы на текущий день. После чего меня вызывает руководитель, и сообщает, что нужно срочно сделать определенный кусок работы, либо же нужно ехать в командировку, после чего мой план уже вообще не работает. Но так бывает редко, зачастую его просто приходиться корректировать. Так как я оставляю зазоры, то план все равно остается рабочим.

Кроме того, необходимо пользоваться ежедневником, если вы хотите систематизировать рабочий процесс, ничего не забывать и делать все своевременно. Тут долго рассказывать не буду, все очень просто – если вы знаете о чем-то заранее, стоит записать на определенную дату, чтобы не упустить ничего. Либо же если придется что-то вспомнить за последний месяц, вы сможете также воспользоваться своими записями.

Также важно научиться ставить цели. Вы наверняка замечали, что очень часто долгое время хотите что-то сделать, но все никак не решаетесь – то времени нет, то забыли, то какие-либо другие обстоятельства складываются не в благоприятных комбинациях.

Главное, что всегда есть отмашка, зачастую для самого себя. Если это действительно важно, необходимо поставить перед собою цель, обязательно с указанием даты. Если вы ставите перед собой задачу добиться цели, но при этом не указываете дату, это не цель, а всего лишь мечта. Поэтому немаловажно определиться с датой.

Когда есть цель, временные рамки для ее выполнения, осталось просто набросать план пошагового движения к цели.Например, цель — поехать в отпуск в Египет, в феврале следующего года. План достижения цели – получить загранпаспорт, обратиться в турагентство и приобрести путевку, написать заявление на отпуск. Естественно, на практике пунктов будет намного больше, у каждого свои особенности, но примерно это должно выглядеть так.

Кроме того, следует определить, какие действия не являются обязательными, но занимают наибольшее количество времени. Например, вы много общаетесь с подружкой по аське, разговариваете по телефону не по работе, общаетесь с сотрудникам на личные темы, теряете очень много времени, повторяясь и так далее. Когда вы для себя определите «похитителей времени», следует по максимуму от них избавляться.

Может быть, от выполнения каких-то задач придется и отказаться. Например, если вы привыкли все проверять после своих подчиненных, при этом у вас потом не хватает времени на свои непосредственные обязанности, задумайтесь, может, все-таки не стоит? Ведь ваши подчиненные получают заработную плату за свою работу и просто обязаны выполнять ее качественно. В данном случае принцип «если хочешь сделать хорошо – сделай сам» не работает.

Необходимо научиться делегировать полномочия, конечно, если есть кому. Лучше потратить какое-то время и научить человека, который должен это делать, чем постоянно делать самому, хоть и быстро.

Это основные способы, которые помогают управлять своим временем лично мне. Естественно, у каждого своя специфика работы, и каждый должен сам для себя решить, что будет работать для него, а что нет.

Но поверьте, попробовать все-таки стоит, не ленитесь! Также хочу предупредить, что если вы действительно решили стать хозяином своего времени, необходимо хотя бы 2-3 недели попытаться приложить усилия, составлять и выполнять план на рабочий день и так далее, после чего данная привычка начнет работать на вас.

Приведенные ниже шесть простых советов помогут вам правильно организовывать свое время и больше успевать.

Начните день с вечера

Если время так ценно и его категорически не хватает, то почему не продлить свое завтрашнее время уже сейчас? Планируйте завтрашний день уже сегодня вечером. Потратьте двадцать минут сегодня для того, чтобы не тратить это время завтра.

Планирование это обязательное условие грамотного и эффективного использования рабочего времени. Составьте список дел, которые вы собираетесь сделать завтра до того, как ляжете спать. Но одно планирование не гарантия того, что времени хватит на все. Поэтому…

Определите приоритеты

Ваше время ограничено. Вам не успеть всего, если дел много. Или вам придется работать по 20 часов в сутки, что не редкость для начинающих свой бизнес людей, или расставлять приоритеты.

Приоритеты помогут вам выделить главное и сосредоточить все усилия на нем. Как правило, не всегда есть толк от выполнения 100% всей работы. Есть несколько наиболее важных дел, которые вы должны выполнить. От них будет зависеть результат. Поэтому, составляя список дел, определите приоритеты.

Вы можете сделать только главное, или же сделать все. Но время ограничено. Ваши задачи нуждаются во временных границах.

Установите сроки

И не выходите из них. Когда вы будете знать, что вы поставлены в определенных условиях, что ваше время не бесконечно, вы будете плодотворней трудиться. Ни одна задача не будет выполнена вовремя, если время на ее выполнение не установлена. Это ясно само по себе. Но почему же тогда мы об этом не задумываемся?

Установите строгие временные рамки для решения определенной задачи. Когда время закончилось, переходите к следующей работе. Таким образом, вы научитесь контролировать время и быть более дисциплинированными.

Делайте важные дела в начале дня

Все самое трудное и самое важное надо делать с самого утра. Так вы будете двигаться вперед, а не просто работать. Работа это процесс. А вам нужен результат. Он может быть выражен в чем угодно. Но, только делая ту работу, от которой зависит результат, вы можете рассчитывать на успех. Поэтому делайте важные дела в самом начале, пока вы еще полны сил и энергии.

Не отвлекайтесь в процессе работы

Одна из причин низкой трудовой эффективности – отсутствие концентрации на работе. Начиная какое-либо дело, вам нужно время, чтобы собраться, вникнуть в его суть. Затем вы начинаете работу и…

Вы отвлеклись. Вам кто-то позвонил, или вы решили выпить стакан воды, или поприседать. Вы потеряли время, из того, что вы запланировали на выполнение работы. Но когда вы вернетесь к работе, вам придется снова тратить его уже на то, чтобы собраться и сконцентрироваться.

Не теряйте время. Не отвлекайтесь во время работы.

Доводите дело до конца

Принявшись за работу, доводите дело до самого конца. И тогда вы сможете использовать время рационально и эффективно.

Время предпринимателя ограничено, но работа должна быть выполнена. По крайней мере, самая важная работа. Принимайтесь за нее в первую очередь, и доводите ее до конца. А еще, не ставьте перед собой заведомо невыполнимых задач в короткие сроки.

Ведь переживания по поводу вашей неспособности сделать все дела не прибавят лишние часы к суткам. А лишних часов на отдых и восстановление сил вы лишите себя сами чрезмерной самокритикой.

Обобщим ключевые моменты:

1. Поймите, что время не может быть контролируемым

Другими словами, вы не можете управлять временем, но вы можете, управлять собой. У вас есть около 14 активных часов в течение дня, что оставляет вам достаточно времени, чтобы завершить многочисленные мероприятия и задачи. Как только вы поймете это, вы сможете использовать это время мудро и эффективно.

2. Начните понимать то, как вы используете время.

Проведите неделю записывая каждый вид деятельности, что вы делаете в течение дня: когда вы это делаете, как часто вы это делаете, и как долго вы это делаете. Проверьте ваш рекорд за неделю, и вы обнаружите, что вы можете разделить свою деятельность на три категории:

• Срочно — работа, которую нужно сделать немедленно
• Важно — работы, которые жизненно важны для вашего бизнеса, но могут подождать некоторое время, и текущие — работы, которые вы должны делать только тогда, когда у вас есть свободное время, или которые вы должны сделать без помощника.
• Рутинные — работы, которые вы должны делать только тогда, когда у вас есть свободное время, или работы, которую вы могли бы поручить помощнику.

Сущность управления временем, состоит в расстановке приоритетов в работе в соответствии с этими критериями.

3. Вы увидите, что есть вещи, на которые вы слишком часто тратите время.

4. Бывает и так, что проблема не решается.

Если вы застряли на какой то  проблеме, вместо того чтобы сидеть и смотреть на стены, отложите её в сторону на некоторое время, и поработайте над чем-то еще, прежде чем вернуться к ней снова. Сосредоточение внимания на чём-то творческом, а не на том, как вы застряли, как правило, позволяют расслабиться и решать проблему более эффективно, когда вы вернетесь к ней снова.

5. Не совершайте ошибки, чётко фиксируя ваши рабочие часы, а затем пытаться сделать всю вашу работу в это время.

Гораздо лучше, записать все ваши дела и общее время, когда вы должны закончить все это. Если работа требует  слишком много времени, у вас есть варианты: найти способы сократить время на эту работу или разбить её на части и работать с другими людьми.

6. Не попадитесь в ловушку, оставляя большие поля для «неожиданных» дел.

7. Это звучит скучно, но, один из лучших советов, вы должны следовать, процедурам (регламентам). Процедуры помогут вам навести порядок и сэкономить время.

8. Не позволяйте другим тратить свое время.

Быть хорошим другом это хорошо, но дружба на работе означает, что вы теряете драгоценное время, слушая, что другие говорят о своих личных делах. Нужно быть вежливым, но твердо давая понять, что есть другое время и место для всего этого.

9. Убедитесь, что у вас есть время, чтобы расслабиться.

Без этого ваша эффективность будет снижаться. Никакая техника управления временем не сможет помочь тем, кто не может работать эффективно.>

10. Учитесь делегировать.

Делегируйте полномочия другим, чтобы можно было получать лучший результат от работы, которую вы оставите для себя.

Важные вещи, иметь в виду:

• Вы не можете изменить время — вы можете только управлять собой
• Процедуры (регламенты) часто скучны, но это лучший способ управления временем
• Не пытайтесь сделать слишком много дел в ограниченное время — страдает качество
• Проверьте ваше использование времени и старайтесь быть более эффективными в том, как вы его используете
• Учитесь делегировать полномочия, дела, которые вы не должны делать сами — качество вашей работы улучшится

laudator.ru

Тайм-менеджмент. 10 принципов успешного планирования времени

Прежде чем начать рассказ об организации времени расскажу немного о моих отношениях с тайм-менеджментом. А отношения эти были довольно непростые, хотя временами они становились немного теплей.

Сейчас, оглядываясь на свой 10 летний опыт предпринимательства, я могу сделать достаточно однозначные выводы. Дело в том, что максимальные результаты от деятельности я получал именно в периоды, которые были четко распланированы заранее. Причем распланированы не на один день вперед, а на месяцы и даже годы.

Конечно же, это логично и закономерно. Тем не менее, для себя я еще раз проверил этот и так неоспоримый факт: «Для многократного увеличения эффективности следует обязательно планировать свою деятельность».

Для себя я сформулировал 10 принципов планирования времени для того чтобы все успевать и быть эффективным. Да простят меня Гуру тайм-менеджмента за то, что пытаюсь разжевать элементарные вещи. Применяя эти принципы можно существенно упростить личное планирование и сделать его максимально эффективным. Итак, поехали!

Принцип 1. Заведите ежедневник.

Это основной инструмент для планирования времени. Ежедневник должен подходить под требования и привычки его владельца, быть качественным и удобным. Ассортимент ежедневников постоянно расширяется и можно подобрать тот, который будет верным помощником в планировании. Я предпочитаю покупать дорогие датированные ежедневники – у них качественная бумага и с ними приятно работать.

Некоторые предпочитают электронные ежедневники. В этом случае нужно подобрать подходящее программное обеспечение и настроить его под конкретные задачи.

Ежедневник должен постоянно находиться перед глазами, чтобы можно было оперативно вносить изменения в распорядок дня, а также контролировать выполнение задач на текущий день.

Принцип 2. Напишите жизненную концепцию.

Здесь я подразумеваю создание списка долгосрочных целей. В нем должно быть описано то, чего нам хотелось бы достичь, что иметь, кем стать.

Тут есть два правила. Они актуальны и для средне- и краткосрочных целей.

Во-первых, не носите свои планы в голове – пишите на бумаге. Только записанные, они будут выполнены четко и эффективно. Я не знаю, как это работает, но это работает на 200%. Записывая цель, Вы ее материализуете. Ваш список целей становится вашим личным организационным бизнес-планом. Это маяк в бушующем океане второстепенных дел, который ведет Ваш корабль к намеченной цели. Ставя цели, мы заглядываем в будущее, получаем ориентир и концентрируем силы для их достижения.

Во-вторых, цели обязательно должны иметь конкретные сроки выполнения. Размытые сроки достижения цели – признак размытости самой цели. Обязательно установите срок достижения и ответственность за ее невыполнение, только в этом случае план достижения целей будет работать.

Чтобы облегчить постановку целей – отбросьте все ограничения и помечтайте, записывая все на бумагу. Не останавливайтесь на мелочах – записывайте только самые существенные детали. Затем, используя эти записи Вы, с легкостью сможете составить список целей. Я лично так и поступил.

Принцип 3. Запишите среднесрочные цели.

Используя список долгосрочных целей, запишите планы на ближайшие 3-5 лет. Это должен быть достаточно подробный помесячный план действий по достижению ваших глобальных целей.

Не забудьте учесть такие сферы, как образование и здоровье, а также отдых и развлечения.

Этот список также должен постоянно находиться перед глазами, т.к. со временем вы захотите внести в него коррективы.

Принцип 4. Планируйте ежедневно.

Составленный накануне вечером план на день может сэкономить несколько часов драгоценного времени.

Записав перечень дел, Вы получаете обзорную картину будущего дня. Используя ее, Вы сможете правильно распределить очередность выполнения дел, учитывая их приоритетность и срочность, а также маршрут своего передвижения, режимы работы организаций и учреждений и много чего еще.

Составлять план нужно накануне вечером. За ночь подсознание усвоит его, а утром Вы проснетесь с хорошим настроением и новыми идеями для запланированных проектов.

Составляя дневной план держите перед глазами план на год и ваши цели. Это важно для более правильного ранжирования приоритетности дел.

Самым приятным занятием при выполнении плана будет вычеркивание выполненных дел из списка. Вы будете наглядно видеть объем выполненной работы, и это придаст дополнительной мотивации. Невыполненные дела перенесите на следующие дни или же вычеркните, если они потеряли актуальность.

Принцип 5. Расставьте правильные приоритеты.

Двадцать процентов всех дел приносят восемьдесят процентов достигаемых результатов.Соответственно восьмидесяти процентам дел соответствует лишь двадцать процентов результатов.

Принцип напрашивается сам собой – расставляйте приоритеты, и не позволяйте себе отвлекаться на неэффективные дела. Делайте в первую очередь то, что приближает Вас к цели. Это действительно важно.

Принцип 6. Учитывайте биологические циклы.

В течении дня мы переживаем спады и подъемы нашей активности. Любой, кто понаблюдает за собой некоторое время, сможет выяснить на какое время суток приходится максимальная работоспособность, а в какое время лучше отдохнуть, заняться самообразованием или спортом.

Я считаю этот принцип очень важным. Ведь в то время дня, когда у нас максимальная работоспособность, мы можем использовать в несколько раз эффективней, занимаясь работой, и не должны тратить его на отдых или занятия спортом. Планируя, учитывайте биологические личные циклы.

Это очень индивидуальный принцип, поэтому каких-то конкретных советов давать тут нет смысла. Планирование дел с учетом только этого принципа может увеличить эффективность использования времени в несколько раз.

Принцип 7. Делегируйте!.

Как бы нам этого не хотелось, но наши личные силы, время и возможности ограничены. И мы не в состоянии сделать абсолютно все, что хотим. Поэтому каждому из нас нужно научиться делегированию. Ничего сложного в этом нет. Что для этого нужно?

Определите что и когда вы хотите делегировать. Затем найдите людей, которым можно делегировать эти задачи, и донесите четко всю необходимую информацию. Обязательно определите даты исполнения и контрольные точки. Контролируйте выполнение, консультируйте на этапе выполнения, а после успешного выполнения поощрите исполнителей.

Делегирование – мощнейший инструмент увеличения собственной эффективности и избавления от массы второстепенных дел. Используйте его на полную катушку!

Принцип 8. Концентрируйтесь.

Выполняя какое-либо дело, мы то и дело отвлекаемся: то телефон зазвонит, то воспоминания нахлынут, то сотрудник попросит помочь, и так далее. В итоге, казалось бы, элементарные дела растягиваются на целый день. И все это результат рассеянного внимания.

Кто-то мне рассказывал, что в Москве есть бизнесмен, у которого такой график: неделю он отдыхает, затем пять рабочих дней и снова выходные. Но интересно не это. Дело в том, что когда он работает, то от него «отскакивают искры». Т.е. он настолько сосредоточен и поглощен работой, что точно знает что его эффективность в эти дни утраивается и он сможет позволить себе следующую неделю отдыхать и наслаждаться жизнью.

Поэтому, делая работу – максимально концентрируйтесь на ней и заранее устраните все помехи и отвлекающие факторы.

Принцип 9. Контролируйте.

Обязательно посвятите время анализу выполненных дел и контролю над использованием времени. Кто-то делает это каждый день, кто-то – в конце месяца. Но обязательно регулярно и непредвзято.

Принцип 10. Поощряйте себя.

Когда Вы завершаете какой-то проект, серьезное и трудное дело или что-то важное – поощряйте себя, сделайте что-то приятное, отпразднуйте это событие. Положительные эмоции стимулируют нас на дальнейшие полезные и эффективные действия.

Систем планирования великое множество. Подберите для себя ту, которая максимально подходит именно вам. Скорее всего, со временем, Вы внесете в нее изменения и дополнения, и она станет прекрасным рабочим инструментом и поможет сэкономить самое дорогое, что у нас есть – наше ВРЕМЯ.

P.S. Как всегда, жду ваших комментариев, предложений и замечаний.

www.melochey.net

• 
  Торговля с китаем
• 
  Скальпинг это
• 
  Чем майнить эфир
• 
  Покупка дома на материнский капитал пошаговая инструкция
• 
  Как попасть на работу
• 
  Заработать на ставках
• 
  Заработать на ставках
• 
  Инвестиционный портфель что такое
• 
  Инвестиционный портфель что такое
• 
  Как увеличить свой капитал
• 
  Как увеличить свой капитал