|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Тайм-менеджмент і його основи. Сутність тайм менеджменту
time-master.ru Техники и методики для эффективного управления временемУправление временем – процесс серьезный, он требует грамотного подхода, основанного на определенных правилах. У этих подходов есть и иное название – техники тайм менеджмента, то есть алгоритмы действий, способствующих удачному планированию времени. Собственно, тайм менеджмент – это не просто набор определенных техник, а скорее стиль жизни. Его можно назвать целой философской системой, поскольку именно он позволяет наглядно увидеть ценность нашей жизни, отпущенного нам времени. Время становится самой дорогой валютой в современном мире, меняющемся каждый час и требующем всё больше и больше внимания к своим деталям. Этапы тайм менеджмента
Принцип Эйзенхауэра
Так называется одна из техник, направленных на процесс расстановки приоритетов. Применение в рабочем процессе этого принципа позволяет выделить самые важные на данный момент времени задачи, их нужно будет выполнить в первую очередь. Завершение важных задач позволит делать дальнейшие шаги для достижения цели. А еще этот способ поможет установить определенный порядок выполнения остальных задач, стоящих в списке запланированных дел. Название этому принципу дал американский президент Дуайт Эйзенхауэр, это его имя стоит вторым в наименовании методики управления временем. Президент придумал эту технику неслучайно: работа главы государства очень напряженная, перед ним стоит необозримое множество задач, поэтому так важно выполнять сначала самые главные, ведь они направляют политику всей страны. В чем же состоит суть этого метода? Эйзенхауэр предложил выделять четыре так называемые группы занятий, разделенные двумя критериями – насколько важно и срочно выполнить определенный задачи. Задачи первого типа являются самыми важными, их исполнение должно быть незамедлительным, сделать здесь и сейчас и ни минутой позже. Примерами таких задач могут быть дедлайны, то есть дела, срок выполнения которых «горит». Дела этой категории надлежит выполнять немедленно, не откладывая их на потом, поскольку последствия невыполнения этих дел сказываются на всём рабочем процессе крайне отрицательно. Вполне вероятно, что без этих задач нельзя двигаться дальше, и поэтому их роль становится еще важнее. Задачи второй группы являются важными, но срок их выполнения не ограничен. Важной особенностью таких задач является установка определенных временных рамок, примерного срока времени, за который данная задача должна быть выполнена. Это называется планированием. Примером таких задач может быть личностное развитие или стратегическое планирование. Кроме них, сюда часто включают такие дела, как посещение врача, визит к родственникам и прочие личные, а значит, важные планы. Задачи третьего типа не являются важными, но выполнить их необходимо срочно, за кратчайший период времени. Такие задачи – самые проблемные из-за того, что они поглощают ваше время. Их выполнение всегда находится под вопросом в связи с этой особенностью. Обычно эти задачи являются чьими-нибудь просьбами или поручениями, которые вам волей-неволей приходится исполнять. По возможности старайтесь отказываться от таких «навязанных» дел. все приложенные вами усилия для их исполнения будут потрачены напрасно: просьбу исполните, но для себя ничего полезного не сделаете. Время, которое ушло на выполнение чужого поручения, могло бы пойти на выполнение одной из ваших задач. Дела, которые отнесены к последней категории, не надо выполнять за определенное время. Более того, они не являются важными для достижения вашей цели, а потому время, которое вы хотели бы потратить на их исполнение, лучше используйте в других целях. Учитесь располагать своим временем правильно. Сюда относятся такие мелочи, как, например, переизбыток перерывов, разговоры не по существу, просмотр ненужных фильмов и прочее. Эти дела поглощают время, от них необходимо избавляться. Как от дурных привычек. Закон Парето, или принцип 20 на 80
Помните о том, какую важную роль играет расстановка приоритетов. Закон Парето — это способ управления временем, который служит прямым доказательством этому утверждению. Его иногда называют принципом 20 на 80. Это эмпирическое (то есть доказанное опытным путем) правило, которое формулируется следующим образом: двадцать процентов сил, которые вы потратите, дают восемьдесят процентов результата, восемьдесят же процентов усилий дают всего лишь двадцать процентов результата. Важно определить те самые заветные двадцать процентов, которые дадут вам восемьдесят процентов результата, и бросить на них все ваши усилия. Диаграмма Ганта
Эта техника представляет собой самый удобный способ наглядно увидеть, куда тратится ваше время, какие задачи заполняют этот временной промежуток. Особенность этой техники состоит в том, что на ней визуально показаны различия во времени, то есть сопоставлены секторы, представляющие собой а) время, которое должно быть потрачено на выполнение одной задачи и б) время, которое в действительности потрачено на эту задачу. Сравнивая между собой эти секторы, можно сделать выводы о том, насколько они различаются по размеру и как можно это различие сократить. Преимуществом такого метода является тот факт, что данные о вашем времени представлены в виде рисунка и находятся прямо перед глазами, то есть времени на анализ ситуации уходит гораздо меньше. Это большой плюс для тех людей, которые воспринимают информацию по большей части визуально. Графическое отображение данных дает возможность проанализировать порядок выполнения задач на более глубоком, детальном уровне, где учитываются все мелочи. Техника хронометража
Также существует техника хронометража, которая состоит в том, что всё затраченное вами время изучается при помощи фиксирования и измерений временной длительности выполняемых задач. Эта техника является классическим методом управления временем, поскольку она довольно проста в применении и понятна даже ребенку. Хронометраж – это по большей части экономическая техника, она проводит анализ затраченного вами времени, выявляет «издержки» — тех дела , которые поглощают время впустую (четвертая категория дел из таблицы Эйзенхауэра). Как же применяется техника хронометража? Человек, который решил проверить, проанализировать всё свое время, должен в течение определенного временного срока (часто берутся две недели) записывать все свои дела с точностью до пяти минут. Это позволяет детально представить картину и наглядно увидеть, какие из записанных дел поглощают наибольшее количество времени напрасно. «to do list»
Эта техника популярна в Америке. В переводе на русский язык она звучит как «список дел, которые нужно сделать». Как следует из названия, техника эта заключается в составлении перечня действий, которые необходимо выполнить. В чем преимущество таких списков? Плюс этого списка в том, что нет необходимости запоминать все, что нужно сделать за день. Все задачи уже отражены на бумаге в кратком содержании, их можно постоянно держать перед глазами, а голову заполнять другой, более важной информацией. После выполнения задачи рядом с пунктом списка, в котором она зафиксирована, ставится отметка, или же пункт вычеркивается. Иногда люди осуществляют практику тайм менеджмента в таблице. Это свойственно людям с аналитическим складом ума, которые упорядочивают все пункты по столбцам и строкам, а затем анализируют представленные данные. Задания по тайм менеджменту
Чтобы составлять списки, учет и диаграммы, необходимо верно расставить все задачи по иерархии важности – это называется расстановкой первостепенных действий. Чтобы грамотно это осуществить, существуют так называемые кейсы по тайм менеджменту. Собственно говоря, это определенные упражнения и игры, но дело в том, что взрослые люди не любят, когда об их деятельности думают как об игре, отсюда и представительное название – «кейс», которое неизменно наводит на ассоциации с чемоданом и книгами внутри. На деле же это упражнения, которые позволяют закрепить полученные навыки на практике. Такая практика применяется на каждом этапе процесса обучения: школа, университет, саморазвитие. Грамотное управление собственным временем является задачей, на которую способен каждый человек, который грамотно и с умом подходит к этой практике. Мы занимаемся ею каждый день, каждый день нашими делами руководит тайм менеджмент, примером которого может служить простой поход в магазин. Мы провозим ревизию продуктов в доме, составляем список. Идем в магазин и покупаем необходимую пищу. Такой план действий значительно экономит наше время, в отличие от похода в магазин, который состоит из брожения между полками и раздумий о том, что же положить в корзину. victorygroups.ru Тайм-менеджмент і його основи зміст:
Більшості з нас відомо, що міжпрагненням багато запланувати і результатом «багато встигнути», як правило, лежить велика прірва. І прірва ця створена втраченим часом, яке цілком можна було б використовувати досить продуктивно. Наприклад, витратити його на якесь хобі, спілкування з близькими, відвідування культурних заходів ... Та хіба мало цікавих справ, на які горезвісного часу катастрофічно не вистачає? Як же його організувати так, щоб ми могли жити життям повною, а не обмеженої вічними турботами і проблемами? Управляти власним часом допомагає знання основ тайм-менеджменту, - технології, що дозволяє організувати час і істотно підвищити ефективність його застосування. Сутність тайм-менеджментуТак в чому ж полягає тайм-менеджмент? Як би ми не намагалися виправдати брак часу на ті чи інші дії, насправді існують тільки чотири справжніх причини того, що ми чогось не встигаємо. Перша, і, мабуть, головна причина - небажання виконувати певні обов'язки. Друга, досить вагома, причина - відсутність інтересу до якої-небудь справи. Третя причина - особиста неорганізованість. І, нарешті, четверта причина браку часу - тривала підготовка до здійснення якогось заняття. Знайоме? Напевно так. Але ж всі ці причини створюють досить серйозну проблему постійних запізнень по всіх усюдах. Через ці запізнень ми позбавляємося можливості доставити собі радість, присвятивши кілька годин, що дає задоволення дозвіллю. Чи добре це? Погано, годі й казати. Тайм-менеджмент і полягає в тому, щоб ліквідувати це «погано». Технологія його розроблена на принципі того, що у людини, яка здатна організувати свій час, просто-напросто відсутня мотивація для цієї організації. Якщо її немає, ми починаємо відтягувати початок якоїсь справи, уникаємо що не терпить зволікання вирішення проблем, обходимо стороною питання, які вже давно повинні бути врегульовані, і так далі, і тому подібне. І збільшуємо таким чином психологічний тягар провини перед навколишнім світом за свої нереалізовані наміри. І виправдовуємо себе при цьому браком часу. Для того щоб виправити ситуацію, нам необхіднийособистий тайм-менеджмент. Починається він з пошуку мотивації для виконання тих чи інших справ. Припустимо, не хочеться нам займатися якоюсь роботою. Ну, так спробуємо знайти плюси, які нам принесе це заняття! Це може бути надбавка до зарплати, передбачуване підвищення на посаді, набуття задоволення від виконаного обов'язку, нарешті, і відмінний відпочинок після того, як все буде здійснено. На таких мотиваціях можна вибудовувати і домашнійтайм менеджмент. Хіба секрет, дорогі мої жінки, що домашня рутинна робота нерідко викликає не просто неприйняття, а й огиду? Однак займатися їй необхідно, інакше брудні тарілки, немиті підлоги і невипраній білизна безжально знищать і зовнішній, і внутрішній комфорт існування всієї родини. Як не крути і як не кричи про поділ побутових обов'язків, але прибирання в будинку - справа більше жіноче, ніж загальне. Тільки жінка може зробити житло по-справжньому затишним і привабливим. Тому в домашньому тайм-менеджменті вона потребує більш інших членів своєї сім'ї. Організація простору в цілому має дужевелике значення в розвитку дисциплінованості кожної людини. Наш психологічний стан істотно залежить від навколишнього оточення, і тоді, коли ця обстановка не упорядкована, вона розбурхує психіку людини. Тайм-менеджмент в організації простору навколо нас воістину грає роль чарівної палички. Відсутність хаосу в цьому просторі допомагає побороти внутрішню незібраність. Таким чином, зовнішній порядок у будинку, в робочому кабінеті, на столі, на кухні, у ванній кімнаті - та де завгодно! - Дає можливість впоратися з психологічним розладом і направити енергію в потрібне русло. Дуже допомагає в цьому питанні відповідна моменту діловий одяг. Як не дивно, але навіть домогосподарки швидше виконують домашні обов'язки в туфлях, а не в тапочках.  Ефективний тайм-менеджмент. ПравилаЕфективний тайм-менеджмент має на увазіретельно продумане планування кожного дня, яке треба складати попереднім цього дня ввечері. Саме планування, якщо, звичайно, його дотримуватися, дозволить заощадити багато часу. План краще записувати на листку паперу, а потім, у міру виконання того чи іншого пункту, викреслювати його і, при необхідності, додавати новий. Тайм-менеджмент передбачає, що всі справи вплані ви повинні розділити на три групи. Перша з них включає в себе першорядні, що не терплять відкладення справи і передбачувані проблеми, які можуть виникнути в підлягає плануванню день. Проблем потрібно визначати не більше двох. Всі ці питання, незалежно від того, які почуття вони викликають, треба вирішувати неодмінно саме в той день, на який вони намічені. Друга група складається плану - це важливі,але не потребують негайно виконання справи. Їх можна виконати, якщо в намічений день раптово вивільниться частина розрахованого на щось інше часу. Якщо ж зробити щось важливе, але не термінове, в цей день не вдасться, з часом воно перекочує з другої групи плану в першу. Особистий тайм-менеджмент третьої групи планускладається з дрібних рутинних справ. Ці дрібниці необхідно не тільки враховувати при плануванні, а й якомога швидше ліквідувати, - вони мають особливість вносити розлад в будь-яку, навіть дуже добре організовану діяльність. Складання таких груп особливо важливо, якщозастосовується тайм-менеджмент в організації середнього та більш масштабу. Він допомагає визначити найбільш значущі моменти роботи всіх співробітників цієї організації, включаючи і їх керівний склад. Однак для підвищення продуктивності колективу одного складання груп буде недостатньо. Згідно з правилами, кожна велика справа при плануванні потрібно розбити на кілька підпунктів. У цих підпунктах слід детально розписати мети виконання тієї чи іншої роботи, способи досягнення цілей і основні завдання цієї роботи. Потім для кожної групи справ треба визначити оптимальний час, коли вони будуть виконуватися, і приблизну тривалість виконання. Крім того, основи тайм-менеджменту включають всебе облік необхідності особистої участі людини в реалізації якогось завдання. Наприклад, в організаціях виконання якихось справ можна доручити спеціально навченому персоналу, на який при цьому покладається і відповідальність за якість роботи. До загального плану розподілу часу, дляпідвищення ефективності тайм-менеджменту, доцільно додати ще один план, службовець альтернативою першому в разі виникнення якихось форс-мажорів. Такий план є свого роду екстреним виходом з критичних ситуацій. Він не тільки дозволить швидко приймати правильні рішення, але і істотно збереже нерви і час, якщо трапиться щось непередбачене. Приступати до роботи потрібно, керуючисьскладеним планом і виконуючи всі його пункти послідовно. Така послідовність - гарантія успішності будь-якого починання. До того ж вона сприяє підвищенню продуктивності процесу і збільшує швидкість виконання будь-якої роботи. Чи варто говорити, що планування за правилами тайм-менеджменту істотно піднімає шанси стрімкого просування по кар'єрних сходах? Піднімає, звичайно. Однак для того, щоб максимально організувати свій час, слід не тільки зрозуміти що таке тайм-менеджмент, а й намагатися керуватися максимумом його основних принципів.  Основні принципи тайм - менеджментуЯк ми вже говорили, найбільшу продуктивність віднашої роботи можна отримати, склавши докладний і послідовний план дій. Що ж стосується успішного просування по кар'єрних сходах, то для нього бажано дотримуватися певного плану. Зробити це не складно. Головне - визначити суть теорії. Тайм-менеджмент укладає в себе кілька основних постулатів:
Що собою являє вміння правильно ставити собімети? Ефективний тайм-менеджмент має на увазі, що мета повинна бути конкретною, реальною, вимірної і кінцевої. Наприклад, якщо ми просто маємо намір вивчити якусь іноземну мову - це не мета. А ось якщо ми хочемо вивчити його до певного рівня до якогось терміну - це вже мета. Уміння правильно визначати життєві пріоритетиполягає в нашій здатності вибрати з безлічі цілей найбільш вагому і важливу на даний момент. Причому важливу по відношенню до власної персони. Адже нерідко ми віддаємо перевагу громадським або сімейним цілям на шкоду своїм бажанням, а це, в підсумку, може призвести до накопичення втоми. І тоді про ефективність роботи доведеться забути. Тому, якщо нам необхідно відпочити, пріоритетною буде мета відпочити. З напрацюванням необхідних звичок все просто. Стабільність повторення правил день у день сприяє напрацюванню навичок, які, в свою чергу, підвищують плідність праці. Що, в цілому, і є значним кроком вперед. Що стосується вміння варіювати інструменти планування, то про це трохи докладніше:
Ну, ось, мабуть, і всі основні правилапланування, які передбачає тайм-менеджмент. Дотримуючись їх, ми отримуємо реальний шанс швидкого просування по кар'єрних сходах і можливість повноцінного відпочинку після якісно, з повною самовіддачею виконаної роботи. Для більшої ж плідності наших діянь треба дотримуватись деяких порад вже досвідчених у цій галузі людей. Полягають вони в наступному. По-перше, займаючись якоюсь справою, бажаноповністю на ньому сконцентруватися і не відволікатися на якісь інші дії: довгі розмови по телефону, спілкування з колегами, тривале чаювання та інше. Результатом подібного розсіювання уваги стануть тривалі на цілий день елементарні справи. Тому вчимося говорити категоричне: «Мені колись!» У відповідь на чиїсь прохання допомогти або прагнення поговорити про дрібниці. По-друге, виконуючи серйозну роботу, зберігаємоспокій. Поспіх і нетерплячість призводить до нервозності і метушні, а це забирає багато часу, яке просто проходить даремно. Щоб такій ситуації не виникло, контролюємо себе, блокуючи різні подразники і відсуваючи їх обдумування на потім.І, нарешті, по-третє: завершивши якусь складну справу, заохочуємо себе - святкуємо цю подію, купуємо якісь бажані і приємні дрібнички, йдемо в дорогий ресторан та інше. Одним словом, дозволяємо собі робити те, що принесе максимум позитивних емоцій. Таке заохочення - відмінний стимул для нарощування ефективності роботи і її оперативності. Тайм-менеджмент - чудове підмога на шляхудо успіху практично у всіх сферах нашого життя. І якщо ми всією душею бажаємо цього успіху - починаємо планувати. Ось прямо зараз беремо ручку, листок паперу, сідаємо і записуємо свої цілі. Нехай вони стають відчутними і реальними ... Удачі! P>www.megaladys.com цель тайм менеджментаНа самом деле управление временем является одним из важнейших аспектов современной жизни, поскольку даже у самых обычных людей, не говоря уже о бизнесменах, ритм жизни очень быстрый и динамичный. На самом деле цель тайм менеджмента не одна. Тайм менеджмент преследует несколько целей: не отвлекаться на незначительные дела, во время выполнения важных, умение расставлять приоритеты, уметь говорить «нет», когда это в ваших интересах, систематизировать свои дела и повысить продуктивность работы. Цель тайм менеджмента - это не увеличение количества часов в сутках, а правильное распределение дел, на протяжении всего дня, для того чтобы у вас хватало времени на работу, отдых, игры с детьми, походы в спортзал, деловые встречи и встречи с друзьями. Люди, которые усвоили сущность тайм менеджмента, чувствуют себя более здоровыми, полными сил и энергии, полноценными и счастливыми. У них нет депрессий, потому что они все успевают и им хватает времени и на себя, и на работу, и на семью. Также сейчас принято говорить о том, что цель тайм менеджмента – это обретения счастья и радости в жизни. Это станет возможным, если вы будете тратить свое время в соответствии с вашими настоящими целями, ценностями и стремлениями. Суть тайм менеджмента заключается в том, чтобы вы привили себе некоторые привычки, которые бы и помогли вам быть успешным и счастливым человеком. К таким привычкам можно отнести следующее:
2 За тем можно отметить расстановку приоритетов. 3 Самодисциплина в следовании плану, без нее он так и останется хорошей теорией. Сначала нужно выполнить самое важное дело, и не начинать выполнения следующего, не закончив предыдущее. Говорите «нет», когда это необходимо, однако делайте это так, чтобы не обидеть человека, дайте понять, что вы говорите «нет» не человеку, а задаче или предложению, которое он ставит. Всегда ставьте пред собой конкретные цели, и делайте только то, что поможет вам их достигнуть. tratam.net
|
Каждая техника тайм менеджмента направлена на один из этапов этого процесса. Начальный процесс состоит в том, что саму цель необходимо определить, чтобы знать, какой конечный результат нам нужен. Для того чтобы этого результата достичь, вы бросите все свои силы, поэтому будьте предельно точны. Второй этап – это расстановка приоритетов. Здесь стоит остановиться подробнее. Когда цель вами определена, вы формулируете ряд задач, которые направят вас к этой цели наикратчайшим путем, а другими словами, вы планируете процесс достижения этой цели. Когда встает вопрос о выполнении поставленных задач, возникает новая проблема: какие из них следует решить в первую очередь. Вот тогда-то и необходимо применять техники по расстановке приоритетов. Следующий этап – это реализация плана, первые шаги, предпринимаемые для достижения цели, то есть планомерное выполнение задач. Четвертый процесс является таким же важным, как и предыдущие три, — это, собственно, контроль выполнения задач и достижения цели.
1 Планирование дня, при чем, обязательно на бумаге, так вы ничего не забудете, и предварительно даже установите время выполнения того или иного дела.
