5. Организация рабочего времени. Тайм-менеджмент. Тайм менеджмент и организация рабочего времени

5. Организация рабочего времени. Тайм-менеджмент.

В данном пункте мы поговорим с Вами о таком важном (особенно для человека, только начинающего свою карьеру) умении как планирование времени. Ритм, в котором живет большинство из нас, вряд ли можно назвать спокойным и размеренным. Нехватка времени, аврал и жесткий цейтнот являются испытаниями, справиться с которыми под силу далеко не каждому. Постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идет о личной эффективности.

Эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и апатии. Поэтому, чтобы не стать жертвой стресса или, еще хуже, синдрома хронической усталости, займемся управлением временем или тайм-менеджментом.

Все успешные люди делают это.

Все успешные люди очень продуктивны. Они много работают и много успевают, а это не одно и то же. Под продуктивностью, в первую очередь, подразумевается результат, а не процесс. Если Вы намерены повысить свою производительность, твердо решите сделать это. Люди тратят время впустую, потому что они так и не решили повысить свою производительность.

И если Вы решились, то не отступайте и повторяйте то, что делают все успешные люди, пока это не станет Вашей второй натурой. Основной секрет личной эффективности заключается в правильном распределении времени. Тайм-менеджмент помогает избежать незавидной участи заложника собственного бизнеса или карьеры.

Планирование высвобождает время.

Те, кто добился успеха в своей жизни, много времени посвящают планированию. Ежедневное планирование просто необходимо для повышения производительности и эффективного управления временем.

Правило 6 «П» гласит: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели.

Планировать и думать нужно всегда на бумаге. Если цели нет на бумаге, то она не существует. Перечень задач — это своего рода карта, которая не даст Вам сбиться с пути к намеченной цели. Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. C вечера готовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Придя на работу, Вы всегда будете знать, с чего начать свой день.

Продолжайте работать с составленным списком в течение дня: при появлении нового дела вносите его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте ее. Это даст Вам ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией.

Планируйте от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день. Каждой задаче ставьте фиксированные сроки.

Сложную задачу всегда делите на мелкие подзадачи. Здесь хорошо помогает дерево решений, где ключевая задача — дерево, а подзадачи для ее выполнения — ветви. Продолжайте «разветвление» до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным.

Перед тем, как начать что-либо делать, вспомните о правиле 10/90: 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении.

Самое главное — определить главное

Задача тайм-менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.

После определения важного дела оцените последствия в случае его выполнения или невыполнения. Важная задача имеет серьезные последствия, если не будет выполнена в срок.

Для расстановки приоритетов хорошо подходит метод АБВГД. Это очень простой способ планирования, и заключается он в том, чтобы каждой задаче в списке дел присвоить приоритет ее выполнения.

Так, задача, отмеченная буквой А, указывает на самое важное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения. Главное правило метода состоит в том, чтобы не браться за дело Б, пока не выполнена задача А, а за дело В, пока открыта задача Б, и т.д.

Буква Д означает «долой!». Этой буквой стоит отмечать малосущественные задачи, которые ни на что не влияют. Для расстановки приоритетов в каждой группе задач, используйте цифры, которые будут указывать на последовательность выполнения дел. Таким образом, самое важное дело в Вашем списке должно быть обозначено как А1.

Закон принудительной эффективности

Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Начните с решения первоочередных задач и делайте все последовательно, то есть что-то одно в определенный период времени. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, Вы снижаете свою эффективность в 5 раз.

Используйте закон принудительной эффективности, который говорит о том, что на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтому важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесет наибольшую выгоду и результат.

Все дела можно разделить на 4 группы:

1. Срочные и важные;

2. Важные, но не срочные;

3. Срочные, но не важные;

4. Не срочные и не важные.

Такая классификация носит имя американского президента и называется методом (или окном, или принципом) Эйзенхауэра.

1. Первостепенные задачи — это дела срочные и важные. Попытка отложить такие дела на потом создаст Вам ненужные проблемы — за них нужно приниматься самому и немедленно.

2. Далее идут дела важные, но не срочные. Такие задачи можно отложить, однако они могут оказать сильное влияние в долгосрочной перспективе. Несрочные и важные дела имеют привычку становиться срочными и важными, если их постоянно откладывать. Для того, чтобы такого не произошло, заранее предусмотрите для них временной резерв.

3. Срочные, но не важные задачи мало сказываются на Вашем успехе. Занятие срочными, но не важными делами не дает результата и может сильно отразиться на Вашей эффективности. Такие дела отнимают большую часть Вашего временного резерва. Это как раз те задачи, которые по возможности нужно перепоручать или уменьшать их количество.

4. Логично предположить, что несрочные и неважные дела не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких последствий при их невыполнении. Такие дела можно смело вычеркивать из Вашего списка.

Брайан Трейси, успешный бизнес-консультант, сравнивает лягушку с самым неприятным и важным делом, которое следует сегодня сделать. Откладывая его, Вы создаете лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия. Нужно действовать без лишних раздумий и промедлений — просто взять и сделать. Это даст Вам заряд бодрости на целый день.

Слово «нет» экономит неожиданно много времени

Самое главное слово для организации собственного времени — это вежливое «нет». Учитесь отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных Вами приоритетов. Будьте тактичны и отказывайте так, чтобы человек понял, что Вы отвергаете не его лично, а задачу.

Следите за тем, на что Вы тратите свое рабочее и свободное время. Отмечайте занятия, которые являются пожирателями Вашего времени (например, обсуждение новостей с коллегами, общение в социальных сетях или бесцельное блуждание по Интернету, переключение каналов телевизора или чтение рекламных листовок и газет).

Составьте рейтинг таких никчемных занятий, назвав его «Я больше никогда не буду этого делать», и заносите туда те дела, которые не приносят Вам никакой пользы и не приближают Вас к цели.

studfiles.net

Тайм-менеджмент: план и распорядок дел

Как правильно составить распорядок дня. Методы тайм менеджмента

Ключ к вашему успеху — грамотно составленные расписание и правила внутреннего распорядка. Причем это касается не только рабочего пространства, но и вашей частной жизни. Брать статью за истину в первой инстанции не стоит, однако прислушаться к нашим рекомендациям все-таки лишним не будет: всё проверено на себе.

Составляем распорядок дня: незыблемые правила

Итак, с чего начинается порядок в вашем дне? Конечно, со структуры и понимания всех грядущих дел. Потратьте несколько минут на планирование — неотъемлемую часть создания списка дел. Опирайтесь в этом непростом предприятии на несколько следующих правил:

1. При составлении списка дел учитывайте правило “Лягушки”. Лягушка — это дело, которое вам не хочется выполнять, но очень надо. Так вот эту задачу ставьте в самое начало вашего дня — начинайте именно с нее. Тогда в течение следующих рабочих часов вы сможете больше времени уделять на креативные задания, и ничего не будет висеть над душой.
2. Составлению списка дел следует уделять по 5 минут утром и вечером. Проснулись, выпили кофе и открыли ежедневник — так выглядит утро продуктивного человека. Запишите по часам все свои дела на день грядущий, а затем спокойно начинайте следовать плану. То же самое перед сном — распланируйте весь завтрашний вечер, а с утра внесите правки в зависимости от положения вещей.
3. Не более 4 важных дел в день! И это далеко не последнее ограничение для ваших результатов.
4. На каждое важное дело выделяйте не более часа. Если длительность задачи прогнозируется свыше 1 часа, то следует ее разбить на подзадачи — более мелкие дела, приводящие к достижению главной цели. И опять же: не более 1 часа на каждую задачу!
5. Оставляйте дополнительные 15 минут на каждую задачу на случай, если выбьетесь из графика. Где-то эти 15 минут будут использованы, а где-то — не пригодятся. В итоге получится временной баланс, к чему каждый из нас так стремится.

С этих правил и начинается наш мануал о том, как правильно составить распорядок дня. Но что еще помимо планирования нам пригодится?

Основы тайм менеджмента для вашего дня

Испугались этого слова? Спокойно! Тайм менеджмент — это не волк, однако схожесть со зверем все-таки имеется: он беспощаден, ведь это контроль за главным нашим ресурсом по жизни — временем.

В крупных компаниях недавно начали создавать позиции тайм-менеджеров, которые занимаются оптимизацией рабочего времени сотрудников. Теперь понимаете, зачем нам это нужно? При помощи управления временем вы не только научитесь грамотно планировать, но и использовать свое свободное время.

Правило 1. Концентрируйтесь на одной конкретной задаче. Не позволяйте никому и ничему вас отвлекать от того дела, над которым трудитесь в данный момент.

Правило 2. Вы уже знаете, как правильно составить распорядок дня. Теперь дело за работой! Строго следуйте вашему плану.

Правило 3. Время составить некие правила внутреннего распорядка вашей жизни. Это может касаться и работы и личной жизни — это неважно, главное следовать им безукоризненно.

Правило 4. Подберите технику тайм менеджмента под себя. Эксперты сформулировали несколько очень интересных и рабочих гипотез, которые помогут вам в решении задач. Сейчас коротко расскажу о некоторых из них, и как только вы отыщите подходящую для себя (ориентируйтесь на продуктивность) — вносите ее в свои правила.

Методы тайм менеджмента: ищем подходящий

Перечислить и рассказать даже кратко о каждой из существующих методик — занятие пустое. Я обозначу самые популярные и, на мой взгляд, эффективные из них, но решать только вам. Итак, какой же метод выбрать для того, чтобы составить правила вашего внутреннего распорядка?

1. Pomodoro: техника, которая поможет вам сконцентрироваться на конкретном деле. Чередуйте периоды в 25 и 5 минут, где 25 — это рабочее время, а 5 минут — короткий отдых. Затем вас ждет большая пауза длиной в 15 минут.
2. GTD: в переводе на русский язык метод направлен на приведение ваших дел в порядок. Подробнее о методике смотрите в видео ниже:
3. Интеллект-карты: составьте интеллект-карту вашего дня, а затем идите по ветвям, пытаясь равномерно достичь “ядра” вашего дерева.

Для правильного составления распорядка дня я рекомендую использовать список дел ЛидерТаск — там вы найдете и многие всемирно известные техники тайм менеджмента, реализованные как дополнительные программы.

Я хочу составить свой внутренний распорядок

Источник: https://www.leadertask.ru/kak-pravilno-sostavit-rasporyadok-dnya-metody-tajm-menedzhmenta

Тайм менеджмент в Excel: система планирования рабочего времени

Планирование рабочего времени тайм-менеджмент (англ. time management), эффективное организация и управление своим рабочим временем

Существует много разных подходов в теме планирования рабочего времени и тайм-менеджмента в excel, на бумаге или в специальных программах,

ниже приведен один из таких подходов, успешно опробованный на практике и внедренный в повседневную жизнь. Для того, чтобы понять подходит он именно вам, протестируйте его на своих делах и задачах.

Тайм менеджмент в Excel и на обычном листе бумаги, а так же бесплатный таймер на ваш ноутбук или для вашего смартфорна это всё, что вам потребуется для эффективной организации своего времени, и всё это вы сможете найти, посмотреть и скачать на нашем сайте, все нужные ссылки есть на этой странице, начнем подробнее как организовать тайм менеджмент в excel.

Ссылки скачать шаблоны для планирования на день, неделю, месяц и год: в файл Excel по дням разносим что в какой день делать, скачать примеры планировщика недели (с диаграммой Ганта) здесь планирование работы на неделю и месяц, а дела на день выписываем на бумагу бланк дня файл Excel скачать можно тут планирование дел на день.

Тайм-менеджмент в Excel файл заносим дела на неделю,а дела на день смотрим в экселе и их удобнее выписывать в блокнот

За основу планирования рабочего времени и всех дел взята неделя, т.е. гибкое планирование на основе недели. Неделя является ключевым показателем в планировании рабочего времени: год-месяц-неделя-день.

Начнем с месяца:В последний выходной месяца составляется список результатов (назовем каждый результат Проектом). Это желаемые результаты по итогам месяца, которых вы намерены достичь в течении нового месяца. (Определите для себя 3-5 главных результатов месяца).

Необходимо учесть достигнутые результаты по целям и допущенные ошибки за прошедший месяц при планировании дел в новом месяце, скорректируйте, улучшите цели и задачи при планировании нового месяца с учетом требуемых улучшений, назовем эти действия по улучшению КД (Корректировки к Действию) . Например: нужно было прочитать книгу, книгу прочитать не получилось, забывали, читали не каждый день. КД по этой задаче задаем: читаю каждый день по 10 страниц.

Список результатов на ближайший месяц — это ваши цели на месяц, когда вы их задали для себя и сформулировали, можно приступать к планированию их достижения.

Итак, раз в неделю, например в каждое воскресенье, составляется список задач в рамках каждого Проекта — это планирование недели. Эти задачи это элементарные шаги-действия на следующую неделю. Эти шаги-действия раскидывается по дням недели в файле эксель.

При планировании дел предстоящей недели так же нужно определить 3-5 главных результатов недели, это самые важные дела недели, по ним в конце недели вы поймете насколько эффективно прошла ваша неделя.

Планирование рабочего времени ведется в файле эксель планирование работы на неделю.Каждый вечер перед уходом с работы открывается этот файл эксель и корректируется-дополняется план на следующий день (это планирование дня).

После этого, задачи на предстоящий день из файла эксель выписывается на бумагу (лист планирование дел на день), это ваш утвержденный список дел на завтра.

Планирование рабочего времени — Тайм-менеджмент в excel и на бумаге — важные моменты:

1. Планирование рабочего времени тайм-менеджмент на основе недели — это гибкое планирование, можно и нужно корректировать-переносить задачи в рамках одной недели, это не наносит ущерба плана и ожидаемым результатам, это удобно делать в в excel файле.

2. Составлять план следующего дня накануне вечером — ключевой момент в организации времени. Утром не надо думать что делать все расписано, отключи голову, просто делай. Если нет четкого плана утром — обычно из-за думания что делать утром весь день скомкан и ничего не сделано. План следующего дня удобно выписывать из excel плана недели на обычный лист бумаги.

3. Выписывать задачи на предстоящий день на лист бумаги очень желательно, это ваш подписанный контракт с самим собой, ваше материальное обещание самому себе, да и потом — вычеркивать сделанные дела на листе бумаги это очень приятно.

4. При планировании дня, недели, месяца, года расставляйте приоритеты, выделите из всех планируемых задач три самых важных из них: запланируйте три самых важных результата дня, три самых важных результата недели, три самых важных результата месяца, три самых важных результата года. Это ваши самые важные цели, к которым вы движетесь.

При планировании самых важных результатов (дня, недели, месяца, года) используйте следующие вопросы:

• ДЛЯ ЧЕГО надо достичь результата?
• ЧТО ЗНАЧИТ УСПЕШНЫЙ РЕЗУЛЬТАТ (какие критерии успешного результата)
• КАК ДОСТИЧЬ (пошаговый план: делай раз, делай два, делай три)

Ожидаемый результат: критерии успешности вашего тайм-менеджмента

Сами задачи мы выполняем, чтобы достичь какого-то конкретного результата, иначе задачи это бессмыслица.

Результат лучше начинать планировать с «критериев успешного достижения результата».

Например, ожидаемый результат без критериев успешности достижения результата: прочитать книгу «Книга», тогда задача: читать по 30 страниц в день

И при такой постановке задач ожидаемый результат может быть достигнут (книга будет прочитана), но качество результата возможно не утроит.

Поэтому на стадии планирования закладываем критерии успешности желаемого результата: 1. книга прочитана до конца месяца 2. после прочтения составлена рецензия со списком идей для внедрения

3. полезные идеи внедрены в жизнь

задача к п.1. чтение под проект, найти минимум 3 новые идеи по вопросу «поиска новых клиентов» задача к п.1 во время прочтения маркером выделять полезные идеи задача к п.1. читать по 30 страниц в день задача к п.2 проанализировать маркерные выжимки, составить рецензию на 1 лист

задача к п.3 старт внедрения идей в течении 48 часов после прочтения

А для более глобального планирования на 10 лет и более используются другие инструменты, например тут можно скачать календарик-пинарик 2018 год, или воспользоваться наиболее эффективным колесом жизни.

Как управлять проектами и задачами: ШАГ ПРОЕКТА — как широко шагатьЭффективность рабочего времени и приоритет задач

Применяйте одновременно привычка за 21 день и 4 правила освоения нового навыка

Источник: http://wintobe.ru/time-management.html

Тайм-менеджмент идеального дня

Проснуться вовремя, без проблем — задача для утреннего тайм-менеджмента.

Первое, что вы должны помнить: чем позже вы легли, тем труднее встанете. Чтобы раньше ложиться, стоит заняться тайм-менеджментом, разобраться, почему вы не успеваете закончить дела часам к десяти вечера и спокойно лечь в 23:00, чтобы встретить утро в 07:00. Это путь непростой, но эффективный.

Если общение в социальных сетях или просмотр захватывающих сериалов ночью вас очень обогащает и помогает обрести смысл жизни, то не стоит и переживать из-за утренних мучений.

Вы же знаете, за что страдаете? Но если вы человек разумный, а я знаю немало таких ответственных людей, то каждый вечер вы будете задавать себе вопрос: «Что для меня важнее сейчас: просмотреть новости из жизни моих бесчисленных виртуальных друзей или заняться своей жизнью и выспаться?» Так что проблему со временем отхода ко сну решайте сами в соответствии с вашими приоритетами.

Во сколько бы вы ни легли, в рабочий день проснуться рано все равно придется.

Но сколько времени вы потратите на «валяние в постели»? Чтобы его минимизировать (особенно осенью и зимой) и потратить свободные 20 минут, например, на завтрак и контрастный душ, купите себе световой будильник.

Он поможет вам просыпаться более комфортно с помощью мощной лампы. Ученые уже доказали, что пробуждение от солнечного света (или его имитации) гораздо более легкое и приятное, чем от различных трелей будильника в темноте.

Когда вы проснулись и добрались до работы, встает важный вопрос дневного тайм-менеджмента: как начать рабочий день? Вот мой вариант начала рабочего дня.

Итак, вы приходите в офис, наливаете себе кофе и устраиваетесь за рабочим столом. Теперь, до того как вы включите компьютер и погрузитесь в изучение социальных сетей, подумайте о планах на день.

Чтобы как-то вас мотивировать, скажу, что в 2012 году служба исследований одной крупной компании провела опрос 2147 руководителей и выяснила, что почти половина из них ежедневно планируют свое рабочее время.

А раз уж они стали руководителями, имея такую привычку, не грех и нам попробовать внедрить ее в свою повседневную практику.

Мне нравится система «I-образный распорядок дня», которая очень проста и не занимает много времени.

Она так называется, потому что состоит из трех частей, как и английская буква I: 15-минутного утреннего планирования (горизонтальная планка буквы I) , длинного контрольного этапа, длящегося весь ваш рабочий день (вертикальная палочка) и завершающего обзора (вторая горизонтальная планка).

Верхушка I-образного распорядка дня — это время создания плана предстоящего рабочего дня. В эти 10–15 минут вы должны определиться с теми делами, которые уже назначены, и очень точно оценить необходимое для них время. Важно не забыть учесть время на дорогу, если вам придется куда-то поехать.

Запишите все ожидаемые или предсказуемые события. Они могут случиться с разной долей вероятности, но вы должны быть к ним готовы и отвести на это время. Сюда относятся телефонные звонки, переписка с клиентами и т. п.

И очень важно заранее, прямо с утра, выделить в своем плане время для обеда и разминки. Тогда потом вы не сможете сослаться на свою занятость. Потому что организованные люди успевают позаботиться не только о своевременном выполнении задач, но и о своем самочувствии, от которого в немалой степени зависит эта результативность.

И не пытайтесь записать обед и разминку в блок «ожидаемых событий»! Если вы хотите повысить личную эффективность, считайте их «уже назначенными».

Еще один важный пункт — запланировать время, свободное от дел. Нет, не для отдыха на работе! А для выполнения неожиданных или срочных заданий. Это будет ваш неприкосновенный запас, резерв, ваше секретное оружие против неожиданностей.

Ведь если ваш день расписан по минутам, у вас нет права на ошибку, стояние в пробке, затягивание переговоров, опоздания партнеров. Вы должны отвечать за все. Но это обычно приводит только к стрессу и ощущению потери контроля над ситуацией и полной беспомощности.

Не очень похоже на самодовольное проставление галочек напротив выполненных в срок дел?

Поэтому оставьте 30% вашего рабочего времени на непредвиденные обстоятельства. А если таких не случится, просто продолжите делать свои дела. Подозреваю, у вас больше задач, чем копать «отсюда и до обеда», и вам всегда есть чем заняться.

Но гениальный план — еще только часть успеха. План надо выполнять. Так что сразу переходите ко второй части I-образного распорядка дня.

Этот этап начинается почти сразу же после завершения первого и продолжается 8–9 часов, когда вы непрерывно контролируете себя и свой план: отмечаете перемены, меняете время, отведенное на некоторые дела (кроме обеда и разминки!), переставляете, добавляете и вычеркиваете задачи и действия.

Регулярный контроль поможет вам научиться более четко планировать свои рабочие дни и больше дел переносить из блока «ожидаемых» в «назначенные». Ведь, положа руку на сердце, ваши дни в офисе не так уж сильно отличаются друг от друга?

Так, контролируя и редактируя свой план, вы доберетесь до основания буквы I, которое предполагает (конечно!) подведение итогов дня. За 10–15 минут до окончания своего рабочего дня вспомните все, что было, и откорректируйте свой рабочий график в ретроспективе, стараясь не пропустить ни одного события.

Вам это кажется пустой тратой времени? Ошибаетесь.

В действительности вы осуществляете два важных дела одновременно: вы завершаете свои сегодняшние дела и готовитесь к завтрашним, перенося неоконченные или невыполненные задачи на другие дни, чтобы ничего не упустить.

Во-вторых, вы накапливаете опыт для постоянного совершенствования, отмечая реальную продолжительность каждого события, вероятные проблемы и свои ошибки планирования.

Корректируя график прошедшего дня, спрашивайте себя, что вы можете сделать для его совершенствования. Например: «Почему сегодняшнее собрание продлилось так долго? Есть ли способ сократить длительность встречи в следующий раз?», «Сколько времени сегодня ушло на разъезды по городу? Как можно удачнее распланировать маршрут и вписать его в рабочий график?»

Конечно, я понимаю, что к вечеру вы уже порядочно устали и хотите поскорее уйти из опустевшего офиса.

Но вспомните, что успешные спортсмены, врачи, психологи, тренеры всегда уделяют много времени разбору прошедших событий, так как извлечение из прошлого уроков является частью их работы и залогом звездного успеха.

Почему бы и вам не использовать эти возможности I-образного обзора для постоянного совершенствования и более эффективной работы?

Ну а теперь, после работы или учебы, начинается ваше личное время. И, как ни странно, его тоже нужно планировать. А как это делать, мы поговорим с вами в другом материале.

Источник: http://ponedelnikmag.com/post/taym-menedzhment-idealnogo-dnya

Секреты time-менеджмента, или Как планировать рабочее время продуктивно

Time-менеджмент, планирование рабочего времени или управление рабочим временем – важный навык делового человека. Успех чаще всего воспринимается как высокая результативность и как достижение значимых целей. Но не стоит забывать: время, потраченное с большой отдачей, – еще один ключевой критерий успешности.

Цели time-менеджмента

Управление рабочим временем может решить массу целей и задач, современный ритм жизни заставляет относиться ко времени с большим вниманием, а модные и успешные коучеры разрабатывают массу методик, подчиняющих время деловому ритму жизни.

Но что удивительно: многие из законов подчинения времени были открыты и сформулированы в середине 20 века, некоторые и того раньше – сотню и даже более лет назад, когда бизнес только начинал заявлять о себе и ритм жизни только начал ускоряться.

Закон Паркинсона гласит: «Работа заполняет время, отпущенное на нее». Этот афоризм ироничен, однако его правильность доказывается непосредственной жизнью. Наблюдая за собой, за своими близкими, а затем и за работой органов власти и официальных учреждений английский историк заметил, что как в быту, так и в общественной жизни человек готов тратить время на бесполезные дела.

Если человек не ограничивает себя временными рамками, он может выполнять работу снова и снова, бесконечно исправляя что-либо, корректируя, ища недостатки, как бы стремясь довести дело да абсолютного совершенства, действуя не на результат, а погружаясь в процесс.

Однако, соблюдение этого закона не догма. Наоборот, задача любого успешного человека – преодолеть инерцию этого правила, подчинить этот закон своим планам и установкам.

Цель time-менеджмента – организация рабочего времени, расстановка приоритетов, контроль за временем и трата его рационально.

Принципы планирования

Планирование всегда состоит из нескольких уровней:

• стратегическое глобальное (планирование на несколько лет, это сверхцель или сверхцели, которые ставит перед собой человек)
• стратегическое планирование на год или полгода (те общие задачи, которые медленно, но верно будут приближать человека к его основной, главной цели)
• тактическое планирование на месяц и на неделю,
• тактическое планирование на день.

К каждому из них предъявляются различные требования, методы time-менеджмента тоже заметно отличаются. Они очень индивидуальны и во многом формируются личностью самостоятельно.

Матрица Эйзенхауэра

Планирование на день тоже, конечно, индивидуально, однако в этом случае в деловой сфере накоплен большой опыт управления временем. Главный принцип каждодневного time-менеджмента основывается на так называемой матрице Эйзенхауэра.

36 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр разработал матрицу приоритетов, чтобы оптимизировать свое загруженное рабочее время. Он понял: все дела, которые необходимо выполнить человеку за день, можно условно разделить на важные и неважные, срочные  и не срочные.  В результате образуется следующий квадрат с 4 зонами:

Самое сложное – распределить все обязанности и заботы в эти 4 группы: понять, какие дела на самом деле важные, а какие неважн

obu4ayka.ru

Тайм-менеджмент - что поглощает время работника

Эффективное использование времени — одна из ценных способностей работников в условиях постоянного цейтнота. Все чаще при подборе управленческого персонала руководители обращают внимание на навыки владения тайм-менеджментом. Ведь умение планировать рабочее время — важная составляющая, которая позволит определить, насколько продуктивно работники используют рабочее время и что его поглощает. Почему так необходимо уметь управлять временем и как научить этому персонал, мы поговорим в статье.

Довольно часто основной причиной неэффективного использования рабочего времени является руководитель. Причем он тратит время своих подчиненных, сам того не замечая. Внедрение системы тайм-менеджмента должно исходить от начальства, оно должно быть заинтересовано в эффективности использования рабочего времени. Если руководителю это не интересно, то все попытки hr-менеджера внедрить данную систему закончатся крахом.

Зачем нужен тайм-менеджмент?

Любой бизнес должен быть эффективным. Многие руководители привыкли работать по определенным правилам, и любые изменения воспринимаются ими в штыки. Но при исследовании затрат их рабочего времени выясняется, что они выполняют множество функций, которые могли бы возложить на других работников. А порой эти функции и вовсе нет нужды выполнять.

Часто бывает, что в компаниях работает большое количество людей, которые тратят свое время на взаимодействие, доклады, совещания, но при этом эффективность работы только снижается. Совещания отнимают у работников огромное количество времени, а между тем при эффективной системе тайм-менеджмента их вообще можно не проводить.

Пример 1

Во многих организациях существуют так называемые «планерки», которые проводятся либо каждый понедельник, либо каждую пятницу. На них, как правило, обсуждается, что сделано за неделю, что не сделано и почему. Подобные собрания не могут быть эффективными для всех компаний, тем не менее, даже если нечего обсуждать, все приходят и тратят свое время понапрасну только потому, что так принято.

Или бывает, что штат организации непомерно раздут и работникам попросту нечем заняться. Как следствие — возникают конфликты, слухи, имеют место интриги. Все это говорит о нерациональном использовании рабочего времени. Система тайм-менеджмента решает данные проблемы. Она помогает грамотно планировать рабочее время и рационально распределять задачи и обязанности между работниками.

Построение системы

Система тайм-менеджмента в организации должна разрабатываться с учетом специфики бизнеса. Не все методы и практики, известные мировому менеджменту, могут подойти той или иной организации. Чаще всего для разработки привлекаются консалтинговые и тренинговые компании.

Построение тайм-менеджмента на предприятии включает в себя несколько составляющих. Во-первых, это создание правил эффективного использования рабочего времени, которые фиксируются в отдельном документе. Во-вторых, применение особых инструментов, в частности, программного обеспечения для ведения личного дневника, для использования сотрудниками, работающими над одним проектом, для общения между руководителем и подчиненными. В-третьих, разработка правил эффективной коммуникации. В-четвертых, установление санкций за неисполнение тех норм, которые прописаны в указанном документе.

Причем система тайм-менеджмента должна внедряться постепенно, не следует обрушивать ее на работников как снег на голову. Нужно преподнести ее не как «с сегодняшнего дня все должны и обязаны…», а как «для более эффективной работы нам необходимо…».

С чего начать?

Нельзя построить систему, не выяснив причин неэффективного использования рабочего времени. Потому разработку следует начинать с исследования затрат рабочего времени. Существует несколько способов исследования:

— самофотография рабочего дня;

— индивидуальная фотография рабочего дня;

— групповая фотография рабочего дня.

Прежде чем начать исследование затрат рабочего времени, работодатель должен четко определить цели. Основная цель — повышение эффективности. Придерживаясь ее, в ходе исследования можно выявить «поглотителей времени» — те неэффективные действия, которые повторяются изо дня в день и на которые уходит ценное время. Кроме того, исследование поможет выявить работников, нерационально использующих свое время, недостатки в организации рабочего процесса (устаревшие технологии, оборудование).

При проведении исследования необходимо определить его способ, время (выбор дней, которые будут включены в исследование, количество дней), того, кто будет проводить исследование, а также программное обеспечение.

Перед исследованием нужно организовать индивидуальную работу с сотрудниками, объявить цели и задачи исследования, максимально мотивировать их. Очень часто работники негативно воспринимают процедуру фотографирования рабочего дня, что приводит к стрессам, слухам и прочим неприятным моментам. Грамотные предварительные мероприятия позволят избежать паники и недовольства среди работников.

Самофотография рабочего дня

Существуют два способа проведения самофотографии. При первом работник самостоятельно записывает в течение дня те действия, которые он совершает, в виде хронометража (Пример 1). Важно вести записи в режиме «реального времени», а не по памяти, так как в этом случае «поглотители времени» могут быть упущены. Рекомендуется проводить исследование в течение одной-двух недель для наиболее полной картины.

Пример 1

Ф. И.О. работника: Курочкин Иван Петрович Дата: 21.04.2014

Должность: менеджер по продажам

Записи можно вести как в бумажном, так и в электронном виде. Существует специальное программное обеспечение для ведения хронометража. Если руководство компании не хочет вкладываться в специальные программы, можно вести хронометраж в Excel, в котором графа «итого» будет считаться автоматически, что тоже сэкономит время. Кроме того, можно вести записи в Outlook или других подобных программах.

Второй способ ведения самофотографии заключается в том, что работник в течение дня записывает время перерывов в своей работе, указывает их причины и виновников, а также предлагает свои рекомендации по устранению потерь рабочего времени. Такой способ больше подходит для производства (Пример 2).

Пример 2

Ф. И.О. работника: Митрофанова Наталья Евгеньевна Дата: 21.04.2014

Должность: оператор ТУ

При самофотографии рабочего времени тем или иным способом работник должен быть заинтересован в ее проведении, чтобы результаты были действительно достоверны. Как мы неоднократно говорили, сотрудник должен быть мотивирован. По результатам самофотографии не должно последовать карательных мер, иначе в следующий раз работники будут проводить ее фиктивно и отражать то, что хочет увидеть руководство, а не то, что есть на самом деле.

В первое время у кого-то не будет получаться, кто-то будет отвлекаться и забывать про записи. Нужно объяснить работникам, что если они что-то пропустили, не нужно бросать исследование. Через пару дней сотрудники смогут вести самофотографию более четко. Здесь, как и в любом другом деле, нужен навык.

Самофоторафия рабочего времени эффективна тем, что у работника вырабатывается чувство времени, он сам начинает видеть «поглотителей» своего времени, а не ему указывают на них. Он может негативно относиться к наблюдателям, считать, что данные сфальсифицированы, если хронометраж проводит кто-то другой. Но если он проводил его сам, незаметно для себя работник будет относиться ко времени более бережно.

Индивидуальная фотография рабочего дня

При индивидуальной фотографии объектом исследования является конкретный работник. Затраты его рабочего времени исследуются одним из двух способов:

1) к работнику прикрепляется наблюдатель, который в течение рабочего дня ведет лист «наблюдений», аналогичный тому, который ведется при самофотографии рабочего дня в виде хронометража;

2) работника в течение рабочего дня снимают на видеокамеру с одновременным наложением времени в углу картинки.

Способ определяется в зависимости от технических возможностей компании и специфики работы наблюдаемого. Если сотрудник в течение рабочего дня постоянно перемещается по офису, то видеокамера — не совсем приемлемое решение. Плюс видеонаблюдения в том, что не нужно закреплять за работником специального наблюдателя, так как в этом случае оба могут чувствовать себя некомфортно. Но при «живом» наблюдении всегда можно уточнить у работника, что он сейчас делает, а при расшифровке видео могут возникнуть аналогичные вопросы, за ответами на которые все равно придется идти к работнику.

Исследование рекомендуется проводить не менее пяти дней в разное время. Временной интервал выбирается в зависимости от должности, специфики работы сотрудника. Например, не стоит ограничиваться исследованием затрат рабочего времени бухгалтера в отчетный период, так как эти дни значительно отличаются от остальных.

Групповая фотография рабочего дня

При групповой фотографии объектом исследования становятся несколько работников — либо объединенных в бригаду, либо не связанных между собой производственным процессом. За ними, как и в случае с индивидуальной фотографией, закрепляется наблюдатель, который записывает их действия в течение рабочего дня в виде индексов затрат (Пример 3).

Пример 3

Индексы категорий затрат времени:

ПЗ — подготовительно-заключительное время.

ОП — оперативное время.

ОБ — время обслуживания рабочего места.

ОТ — время на отдых и личные нужды.

ПО — время перерывов, не зависящих от работника.

Такой способ исследования затрат рабочего времени в основном используется на производстве. Один наблюдатель может охватить до пяти человек. Важно предусмотреть, чтобы в день наблюдения все сотрудники присутствовали на работе (не находились в отпусках, командировках, на «больничных»), так как иначе объем выполняемой работы будет увеличен и исследование не будет достоверным.

При анализе полученных данных рассчитывается время, затраченное на каждую операцию, затем операции подразделяются на «А» (работу) и «Б» (перерывы (ожидания, перерывы для отдыха и питания, личных нужд, перекуры)). См. Пример 4.

Пример 4.

Из таблицы видно, сколько процентов рабочего времени сотрудник тратит на ожидание, личные нужды (исключая перерывы для отдыха и питания) и сколько — на работу. На производстве определить производительность труда просто: это результат, деленный на количество времени, в течение которого он был получен.

Но есть деятельность, при которой производительность труда оценить сложно. Таковой является, например, творческая или управленческая деятельность. В экономике труда существует множество формул, по которым вычисляются нормы времени, необходимые для выполнения тех или иных функций. Они необходимы для нормирования труда, при нормировании не рекомендуется опираться только на фотографии рабочего дня.

* * *

Для создания системы тайм-менеджмента, для выявления «поглотителей времени» перечисленных методов достаточно.

При анализе полученных данных необходимо ответить на вопросы:

1. Выполнена ли работа? Если нет, то почему?

2. Что сделано из того, что должно быть сделано, а что нет? Почему?

3. Что бы произошло, если бы это не было сделано? Если напрашивается ответ «ничего», стоит обратить внимание на это действие и, возможно, исключить его.

4. Можно ли объединить это с другими операциями? Часто бывает, что в момент ожидания работник не занят, но может выполнить какие-то действия. Например, при загрузке компьютера совершить звонок и пр.

5. Почему это сделано так? Могло ли это быть сделано иначе? Нередко работник, выполняя какую-либо функцию, производит много лишних действий. Необходимо продумать, как оптимизировать данный процесс.

6. Кто еще это может сделать? Не стоит забывать о делегировании полномочий.

7. Какой уровень квалификации нужен для выполнения этой задачи? Возможно, работник неэффективен, т. к. недостаточно квалифицирован?

8. Где и каким образом это сделано? Может ли это быть сделано в другом месте, на другом оборудовании? Возможно, оборудование или программное обеспечение устарели? Можно ли проверкой электронной почты заняться, например, во время служебной поездки в рабочее время?

9. Почему работник простаивает? Кто виноват? Что мешает процессу?

Выяснив, куда действительно уходит время работников, можно научиться управлять временем. При этом необходимо спланировать процесс и исключить непродуктивные затраты. А поможет в этом система тайм-менеджмента, которая позволит компании работать эффективно. Этап исследования затрат времени — одна из частей этой системы, без которой не обойтись.

info-personal.ru

• 
  Продвижение страницы в инстаграм самостоятельно
• 
  Заработок на биткоин кранах отзывы
• 
  Что нужно блоггеру
• 
  Риэлторы в
• 
  Сделай ка
• 
  Порядок оформления документов на недвижимость
• 
  Цифровые электронные подписи
• 
  Где можно обменять биткоин
• 
  Как заработать деньги в группе в вк
• 
  Судебные налоговые споры
• 
  Как в интернете делать рекламу в