|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Аутсорсинг бухгалтерской функции. Аутсорсинг учетных функцийАутсорсинг бухгалтерских и финансовых функцийСтивен Брег Преимущества и недостатки аутсорсинга В этом разделе рассматривается ряд преимуществ и недостатков аутсорсинга многих бухгалтерских функций компании. Речь идет о таких областях, как взыскание дебиторской задолженности, внутренний аудит, расчет заработной платы, учет налогов, финансовая отчетность, управление пенсионными программами, обработка трансакций, а также управление денежными потоками. В отношении каждой из этих областей приведены как преимущества, так и недостатки, тесно взаимосвязанные друг с другом. Таким образом, читатель сможет сравнить и оценить выгоды и связанные с ними проблемы, возникающие при использовании аутсорсинга. Во избежание повторов не перечисляются некоторые положительные черты аутсорсинга всех областей бухгалтерского учета. Эти положительные черты связаны с тем, что многие области бухгалтерского учета требуют канцелярской работы или могут быть автоматизированы — например, обработка трансакций, управление пенсионными планами и расчет заработной платы, — а, следовательно, не являются стратегическими. Поскольку они не так важны для общего стратегического развития компании, их целесообразно передать, чтобы финансовый директор мог сосредоточиться на более значимых вопросах, влияющих на рентабельность компании или ее положение на рынке. Главное преимущество аутсорсинга взыскания дебиторской задолженности состоит в том, что поставщик услуги, скорее всего, будет с большим рвением преследовать клиентов, которые отказываются платить по счетам, чем сотрудники компании. Чтобы заставить компании платить по старым счетам, требуются особые навыки и хорошие агентства по взысканию долгов, располагающие нужными людьми. Отрицательной стороной использования агентств является то, что они могут вести себя настолько агрессивно с клиентами, что те навсегда откажутся иметь дело с компанией. Однако, если компания поручает взыскать задолженность с клиента, то она сама, вероятно, не желает впредь поддерживать деловые отношения с этим клиентом. При этом агентство по взысканию долгов удерживает немалые проценты с каждого счета, по которому был взыскан долг, обычно около трети суммы. Но компания, как правило, передает взыскание дебиторской задолженности агентству только в том случае, если считает, что не сможет сделать это самостоятельно, а, следовательно, даже частичное взыскание для нее лучше, чем совсем ничего. Кроме того, многие компании списывают дебиторскую задолженность, уже не надеясь на ее взыскание, в то время как вместо этого можно было бы воспользоваться услугами агентства. Иногда компания может работать с агентствами, которые берут почасовую оплату, а не проценты с взысканной суммы. Таким образом, оплата окажется не столь высокой, но зато издержки на взыскание долга будут уже не переменными, что более желательно для компании, а постоянными. Иными словами, работу с наиболее «сложной» дебиторской задолженностью целесообразнее поручить агентству по взысканию долгов, поскольку они лучше преследуют клиентов, заставляя их оплатить свои счета. Сегодня компании передают также внутренний аудит. Ниже приведены доводы в пользу такого подхода, которые следует сопоставить со следующим далее списком его недостатков, чтобы полностью понять все детали аутсорсинга этой функции. К аргументам в пользу аутсорсинга внутреннего аудита относятся: Совокупность профессиональных знаний. Если работу выполняет крупная аудиторская фирма, то она может менять состав аудиторов для каждой проверки, используя тех сотрудников, которые лучше всего подходят для ее проведения. Организаторские способности. Поставщик услуг может управлять аудитом вместо компании; поскольку поставщик занимается только аудитом, он, скорее всего, весьма хорошо умеет управлять аудитом, делая это лучше работников компании. Знание передовых методов бухучета. Аудитор, который проверяет деятельность многих компаний, накапливает базу знаний о том, как наиболее эффективно выполнять те или иные действия, или же обладает доступом к нужным знаниям, получая их через других аудиторов своей фирмы. Следовательно, он может рекомендовать компании проводить те или иные изменения. Сотрудники отделов внутреннего аудита могут годами работать в своих компаниях и не приобрести таких знаний из-за недостатка опыта работы в других компаниях. Переменные расходы. Компания оплачивает только аудиторские проверки, проведенные поставщиком услуг, поэтому расходы на аудит можно превратить из постоянных (на содержание собственного штата) в переменные (на оплату услуг внешних специалистов). Оперативный доступ. Компания имеет возможность оперативно задействовать команду опытных аудиторов для работы в зарубежном филиале, в который затруднительно направлять своих собственных сотрудников. Снижение командировочных расходов. Компании придется оплачивать перелет сотрудников отдела внутреннего аудита до местоположения объекта, в котором требуется провести аудиторскую проверку, в то время как крупная аудиторская фирма сможет выделить для этой цели работников своих региональных отделений. Таким образом, компания избежит лишних командировочных расходов, выделяемых сотрудникам отдела внутреннего аудита. Но снижение расходов возможно только в том случае, если аудиторская фирма имеет региональные отделения неподалеку от местонахождения объектов компании. Отсутствие простоев. Использование группы сторонних аудиторов только для выполнения отдельных задач позволит компании избежать непроизводительных простоев сотрудников отдела внутреннего аудита, например, в период между окончанием одной аудиторской проверки и началом следующей. Отсутствие расходов на наем и обучение персонала. Компания может избежать значительных расходов на комплектование штата и повышение квалификации сотрудников отдела внутреннего аудита. Существует ряд веских причин, в силу которых при определенных обстоятельствах не следует поручать проведение внутреннего аудита внешним исполнителям. Руководству следует знать об этих причинах, прежде чем принимать решение о передаче этой функции. Речь идет о следующих проблемах: Стоимость. Главным недостатком использования внешней аудиторской фирмы для проведения внутреннего аудита является его высокая стоимость, которая включает в себя накладные расходы и немалую норму прибыли. Дополнительное беспокойство может вызвать то обстоятельство, что расходы будут расти как снежный ком, когда компания распустит свой отдел внутреннего аудита и полностью доверит эту работу внешним поставщикам, которые после этого увеличат стоимость своих услуг. Обучение. Некоторые компании используют внутренний аудит для подготовки своих менеджеров, поскольку работа в отделе внутреннего аудита дает возможность хорошо изучить многие функции в компании. Сокращая эту штатную единицу, компания теряет базу для подготовки будущих менеджеров. Чтобы решить эту проблему и обеспечить активный процесс обучения, можно включить обучаемых сотрудников в аудиторские группы поставщиков. Опыт. Квалификация аудиторов, предоставляемых поставщиком услуг, может оказаться ниже ожидаемого уровня, поскольку в большинстве аудиторских фирм наблюдается значительная текучесть кадров. Кроме того, они часто привлекают к работе младших сотрудников, чтобы ознакомить их с различными системами бухгалтерского учета. Этой проблемы можно избежать, заранее обсудив квалификацию каждого работника, предоставляемого поставщиком для проведения внутреннего аудита. Ответственность. Руководство должно осознать, что оно ответственно за формирование и обеспечение средств внутреннего контроля, а также за аудит этих средств. Если на компанию подают в суд за отсутствие контроля, она не сможет переложить ответственность на внешнего исполнителя, осуществляющего внутренний аудит. В этой ситуации ответ будет держать только руководство компании. Независимость. Предполагается, что аудиторская фирма воздвигает «китайские стены» внутри своей компании, чтобы обеспечить независимость аудита финансовой отчетности от результатов работы по внутреннему аудиту. Это — довольно трудная задача, особенно для небольших фирм, где персонала недостаточно для того, чтобы каждый раз назначать отдельных сотрудников на внутренний аудит и периодический внешний аудит. Среди всех бухгалтерских функций внешним поставщикам чаще всего передается расчет заработной платы. Можно выделить следующие преимущества аутсорсинга этой функции: Позволяет избежать процедуры подготовки налоговой отчетности. Компания может возложить обязанности по составлению налоговой отчетности на поставщика. Государство требует своевременного предоставления налоговой отчетности и налагает большие штрафы в случае задержки. Компании, у которых постоянно возникают подобные проблемы, могут сэкономить значительные средства, передав эту задачу поставщику, если сумма штрафов превышает общую стоимость аутсорсинга. Позволяет избежать расходов на обновление программного обеспечения. Чтобы правильно исчислять налоги с заработной платы на своем программном обеспечении, компании вынуждены ежегодно платить поставщикам программного обеспечения за обновление форм для расчета налогов с заработной платы. Поскольку каждый год происходит изменение местных налоговых ставок, компания, которая занимается расчетом налогов на собственных программных средствах, вынуждена нести ежегодные расходы на такое обновление. Позволяет избежать заполнения формы W-2. Поставщик услуг по расчету заработной платы будет сводить суммы начисленной заработной платы нарастающим итогом с начала года в налоговых карточках формы W-2 и даже рассылать их сотрудникам компании. В противном случае составление документов и их рассылка сотрудникам будет осуществляться собственной системой компании. mirznanii.com Аутсорсинг учетных функций | Intercomp Украина1 Мая, 2013Май 2013. Журнал Генеральный Директор, Киев, Украина. В последнее время все большее число украинских компаний рассматривают возможность передачи бухгалтерского и налогового учета сторонним организациям – профессиональным аутсорсинговым компаниям. Во всем мире данная модель реализации непрофильных бизнес-процессов уже получила широкое распространение и завоевала популярность среди компаний различных сфер бизнеса. Марина Макаренко, Генеральный директор Intercomp УкраинаНа аутсорсинг имеет смысл передавать повторяющиеся транзакционные процессы. Доверить внешнему исполнителю ту или иную бухгалтерскую операцию гораздо дешевле и быстрее, чем ее автоматизировать. Главная задача, которую стремятся решить клиенты, применяя аутсорсинг, — снижение затрат и повышение качества бизнес-процессов. Поэтому потребность в аутсорсинге учетных функций не снижается. Аутсорсинг учетных функций может быть весьма необходимым на начальном этапе бизнеса, при создании startup или выходе на новый рынок. Так, при открытии представительства или дочерней организации, необходимость найма специалистов финансовой службы еще отсутствует, а функции в определенной степени уже нужно выполнять. Услуги аутсорсинга учетных функций можно условно разделить на несколько типов. Каждый из них имеет свой уровень популярности на нашем рынке. Наиболее востребован сейчас аутсорсинг бухгалтерского и налогового учета, предполагающей бухгалтерское обслуживание клиента на постоянной основе. Услуги данного направления включают выполнение провайдером функций главного бухгалтера, полное ведение бухгалтерского и налогового учета или отдельных участков бухучета, подготовку годовой отчетности, а также предоставление проектных услуг по проверке и восстановлению учета, инвентаризации товарно-материальных ценностей и основных средств, разработке учетной политики и т.д. Главными потребителями аутсорсинга бухгалтерского и налогового учета выступают предприятия нефинансового сектора и промышленных отраслей. Остается востребованным аутсорсинг расчета зарплаты. Основными клиентами и потребителями услуг по расчету заработной платы являются различные международные компании и их представительства. Это в основном, но не исключительно. Аутсорсинг также используется индустриальными и производственными компаниями со штатом от 300 до 10000 сотрудников и IT компаниями, банками, финансовыми институтами и розницей. Международные компании работают в Украине обычно по схеме своей международной корпоративной HR стратегии, а именно передают расчеты заработной платы на аутсорсинг во всех отраслях и филиалах по всему миру. Нет причин для Украины быть исключением – возможно, даже и наоборот, Украина была бы идеальным рынком аутсорсинга по расчету заработной платы, если бы не сложности с Украинским законодательством и сопутствующей бюрократией и бумажной рутиной. Организационно и экономически, лучший выбор для всех компаний - это использовать услуги по расчету заработной платы, предоставляемые единым поставщиком. На сегодняшний день, аутсорсинг заработной платы не является широко востребованным среди местных украинских компаний, у которых всегда было предпочтение вести все процессы внутри компании. Возможно, это уже историческая тенденция к пирамидальной структуре, в которой исторически критические для работоспособности компании функции не передавались на сторону и всегда оставались в этой пирамидальной структуре. Однако, распространение лучших практик совместно с растущей необходимостью оптимизации внутренних процессов и эффективности, подтолкнули украинские компании начинать использовать аутсорсинг заработной платы для достижения своих целей в бизнесе. Преимущества аутсорсинга становятся более очевидными, что способствует более активному внедрению аутсорсинговых моделей в настоящее время. Отдельно следует отметить увеличение спроса на комплексные аутсорсинговые решения. Хорошим стимулом для спроса на пакетное решение «бухгалтерия плюс кадры» послужило усложнение законодательства и активизация госорганов при начислении штрафов в случае нарушения ведения учетных функций. Аутсорсинг бизнес-процессов строится на простом принципе: если при организации/ведении дела нет возможности выполнить (или выполнить эффективно) определенный процесс, то лучше передать его на исполнение тому, кто сможет сделать лучше и дешевле. Этот общий принцип полностью применим и к аутсорсингу учетных функций. При принятии решения о передаче учетных функций на аутсорсинг любой компании приходится взвесить две группы факторов. На первой чаше весов - риски, связанные с конфиденциальностью, и стереотипы, существующие в деловой среде. На второй - избавление от непрофильных процессов, экономия на персонале, оборудовании и ПО, снижение рисков, связанных с ведением учетных функций внутри компании. Бытующее мнение о том, что аутсорсинг учетных функций необходим только крупным компаниям, представляется нам довольно спорным. Любая компания из любой отрасли, реализующая любые проекты (внутреннего развития, инвестиционно-строительные и другие) может быть заинтересована в аутсорсинге при условии обеспечения его эффективности. В настоящее время интерес к аутсорсингу бизнес-процессов проявляют следующие компании:
Отдельно хотелось бы отметить увеличение интереса к аутсорсингу со стороны государственных организаций и бюджетных учреждений. В последнее время стали поступать приглашения для участия в государственных тендерах. Государственные органы власти и бюджетные учреждения постепенно приходят к идее аутсорсинга. В качестве примера приведу проект с использованием ЦБУ, который реализуется в России с 2011 года с учреждениями, подведомственными Департаменту Образования г. Москвы и Министерству Культуры РФ – это пилотный проект Департамента Образования по автоматизации управленческого учета и повышению качества ведения бухгалтерского и налогового учета. Центры Бухгалтерского Учета (ЦБУ) обслуживают бюджетные учреждения различного типа: средние общеобразовательные школы, учреждения дошкольного образования, центры образования, государственные архивы, музеи. ЦБУ предоставляют следующие услуги для бюджетных учреждений:
Использование услуг ЦБУ обусловлено высоким уровнем ведения учета и качественным исполнением договорных обязательств. Факторы успехаМинимизировать риски при передаче бизнес-процессов на аутсорсинг можно путем соблюдения нескольких несложных условий.
Заказчик не просто имеет право, а должен принимать непосредственное участие в формировании команды проекта, передаваемого на аутсорсинг. От этого во многом зависит эффективность достижения целей проекта. Логично, если ответственным за координацию всех действий станет штатный менеджер компании-заказчика. Данное лицо должно не только уметь выполнять административные и контрольные функции, но и иметь четкое представление о тех бизнес-процессах, которые предаются в руки специалистов аутсорсинга. Основным документом, регулирующим отношения заказчика и исполнителя аутсорсинговой деятельности, является договор, в котором четко прописываются все параметры аутсорсинга. Формализация всех требований компании-заказчика, четкость разделения обязанностей и определения ответственности заказчика и провайдера, закрепленные на уровне договора, позволяют исключить какие-либо разногласия между компанией-заказчиком и аутсорсинг-провайдером. Распространенной практикой является заключение соглашения об уровне обслуживания (SLA, Service Level Agreement), в котором закрепляются обязательные нормативы по срокам выполнения всех работ, формату передаваемых данных, действующие процедуры, ответственные лица, а также санкции за невыполнение условий соглашения. На начальном этапе сотрудничества главное – это правильная постановка задач. Чем больше аутсорсинговая компания будет знать о компании-заказчике, ее целях и проблемах, тем более эффективное решение будет предложено. Размытая постановка задачи – верный путь к взаимному неудовлетворению. В дальнейшем в процессе сотрудничества залогом успешной работы является регулярный обмен информацией и совместное обсуждение возникающих проблем. Этап контроля является одним из важнейших при работе с любыми внешними поставщиками. Помните, что, передав на аутсорсинг часть бизнес-процессов, вы ни в коем случае не должны снимать с себя ответственность за конечный результат. Только в случае действительно грамотного контроля исполнения договора можно добиться эффективности. Так, компания-исполнитель обязана регулярно подавать отчеты о ходе выполненных работ. Возможны и другие механизмы контроля, которые вы можете разработать совместно с компанией-аутсорсером и отразить в договоре. При использовании аутсорсинга часто возникает проблема обеспечения безопасности бизнеса. Именно поэтому одним из обязательных условий при заключении аутсорсингового контракта является определение конфиденциальности информации, и в случае необходимости подписывается дополнительное соглашение о неразглашении. Чтобы свести этот риск к минимуму, необходимо четко прописывать эти вопросы в договорах: привлечь к ответственности компанию-аутсорсера значительно легче, чем рядового сотрудника, а степень риска при обоих вариантах практически одинакова. В то же время помните, что исполнитель заинтересован в формировании своей положительной репутации, поэтому, скорее всего, будет надежно хранить вашу коммерческую тайну. Влияние кризиса на использование аутсорсингаУчитывая то, что компании около 3% своих бюджетов тратят на вспомогательные функции, потенциал к стремительному развитию рынка аутсорсинга финансовой функции в нашей стране огромный. Сейчас рынок растет примерно на 15-20% в год, но уверена, что в скором будущем мы можем ожидать некоего скачка. И катализатором этих процессов в свое время послужил кризис, хотя в кризисный и пост-кризисный период и прослеживались две диаметрально противоположные ключевые стратегии поведения компаний:
Некоторые компании решили выполнять непрофильные бизнес-процессы своими силами, например, отказались от IT-аутсорсинга, переведя сотрудников фирмы-аутсорсера к себе в штат. Это позволило обеспечить выполнение дополнительных IT-задач, а стоимость услуг сократилась. При этом компании не отказываются от аутсорсинга бухгалтерских услуг, так как при работе нового бухгалтера, пока он входит в курс дела, могут быть допущены ошибки, которые, в свою очередь, приведут к ощутимым штрафным санкциям со стороны контролирующих органов. Компании не отказываются от аутсорсинга, если он дает эффективные результаты. Компании, выбравшие данную стратегию, передают недозагруженные участки и функции, сокращая целые отделы. При этом им удается найти поставщиков аутсорсинговых услуг, которые выполняют данные функции в рамках выделенного бюджета. Договор с аутсорсинг-провайдером – основа сотрудничестваЧеткость договорных отношений между заказчиком и аутсорсинг провайдером – один из залогов дальнейшего успешного сотрудничества. Формализация всех требований компании заказчика, четкость разделения обязанностей и определения ответственности заказчика и провайдера, закрепленные на уровне договора, позволяют исключить какие-либо разногласия между компанией заказчиком и аутсорсинг провайдером. Распространенной практикой является заключение соглашения об уровне обслуживания (SLA, Service Level Agreement), в котором закрепляются обязательные нормативы по срокам выполнения всех работ, формату передаваемых данных, действующие процедуры, ответственные лица, по итогам каждого отчетного периода просчитываются значения по ключевым показателям эффективности (KPI), а также санкции за невыполнение условий соглашения. Этот документ крайне важен, поскольку именно он закрепляет фундаментальные элементы проекта: распределение зон ответственности, нормативы работы, алгоритмы взаимодействия, а также ответственность сторон в случае нарушения условий соглашения. Отмечу основные моменты соглашения SLA, на которые необходимо обратить особое внимание компаниям, принявших решение о передаче функций на аутсорсинг:
На рынке аутсорсинга присутствует множество крупных и мелких компаний, т.о. прослеживается определенная специализация: крупные поставщики аутсорсинговых услуг представлены компаниями «полного цикла», а более мелкие выбирают «нишевую» стратегию и вырабатывают решения, ориентированные на нужды одного-двух клиентов. Будущее, без сомнения, за крупными компаниями «полного цикла», т.к. они оказывают услуги своим клиентам во многих регионах своего присутствия и гарантируют единые стандарты работы. Вовлечение в бизнес-процессы клиентов таких компаний значительно выше, чем у их более мелких «собратьев». Важно внимательно и ответственно отнестись к выбору потенциального провайдера, обеспечить необходимое двустороннее управление всеми процессами по переходу на аутсорсинг, внедрение решения и его дальнейшее развитие. Если это будет сделано, то аутсорсинг быстро принесет ожидаемые результаты и будет взаимовыгодным! intercomp.com.ua Услуги аутсорсингаВ настоящее время в России крепнет тенденция передачи функций бухгалтерского и налогового учета на сопровождение специализированным аутсорсинговым компаниям или частным лицам, оказывающим бухгалтерские услуги. При передаче бухгалтерских функций на аутсорсинг нашей компании клиент получает ряд преимуществ:  Мы используем защищенную ИТ-инфраструктуру и проводим регулярное резервное копирование данных на территориально распределенные сервера.  Обеспечивают непрерывное ведение учета, не зависящее от отпусков, увольнений, болезни и прочих обстоятельств.  Условия договора, а также физическое отсутствие возможности обсудить с коллегами из других отделов зарплаты сотрудников (в перерыве за чашкой кофе), позволяют клиенту быть уверенным в сохранности персональной и коммерческой информации.  В случае возникновения методологических вопросов, бухгалтер «ИАС» может обратиться в службы аудита, права, 1С и финансового консалтинга для получения профессиональной помощи.  Проектная команда и прочие сотрудники клиента могут оперативно получать консультации наших специалистов, а также отслеживать выполнение задач и документооборот в реальном времени.  Клиенты АО "Первоуральскбанк" имеют возможность пользоваться услугами «ИАС» бесплатно. В рамках группы компаний действует система корпоративных сервисов. www.i-ias.ru Аутсорсинг учетных функций | director.com.uaАвтор статьи: Марина МАКАРЕНКО,генеральный директор Intercomp Украина В последнее время все большее число украинских компаний рассматривает возможность передачи бухгалтерского и налогового учета сторонним организациям — профессиональным аутсорсинговым компаниям. Во всем мире данная модель реализации непрофильных бизнес-процессов уже получила широкое распространение и завоевала популярность среди компаний различных сфер бизнеса Реалии рынкаАутсорсинг учетных функций может быть востребован на начальном этапе развития бизнеса, при создании startup или выходе на новый рынок. Так, при открытии представительства или дочерней организации необходимость найма специалистов финансовой службы еще отсутствует, а функции в определенной степени уже нужно выполнять. Услуги аутсорсинга учетных функций можно условно разделить на несколько типов. Каждый из них имеет свой уровень популярности на нашем рынке. Наиболее востребован сейчас аутсорсинг бухгалтерского и налогового учета, предполагающий бухгалтерское обслуживание клиента на постоянной основе. Услуги данного направления включают: выполнение провайдером функций главного бухгалтера, полное ведение бухгалтерского и налогового учета или отдельных участков бухучета, подготовку годовой отчетности, а также предоставление проектных услуг по проверке и восстановлению учета, инвентаризации товарно-материальных ценностей и основных средств, разработке учетной политики и т. д. Главными потребителями аутсорсинга бухгалтерского и налогового учета выступают предприятия нефинансового сектора и промышленных отраслей. Остается востребованным аутсорсинг расчета зарплаты. Основные клиенты и потребители данной услуги — международные компании, их представительства. Аутсорсинг используется индустриальными и производственными компаниями со штатом от 300 до 10 000 сотрудников, а также IT-компаниями, банками, финансовыми институтами и розницей. Международные компании работают в Украине обычно по схеме своей международной корпоративной HR-стратегии, а именно: передают расчет заработной платы на аутсорсинг во всех отраслях и филиалах по всему миру. И для Украины нет причин быть исключением, возможно, даже наоборот, наше государство было бы идеальным рынком аутсорсинга по расчету заработной платы, если бы не сложности с отечественным законодательством, сопутствующей бюрократией и бумажной рутиной. В организационном и экономическом отношении лучший выбор для всех компаний — использовать услуги по расчету заработной платы, предоставляемые единым поставщиком. На сегодняшний день аутсорсинг заработной платы не является широко востребованным среди украинских компаний, у которых зачастую превалировало ведение внутренних процессов своими силами. Возможно, это уже исторически сложившаяся тенденция в пирамидальной структуре, где критические для работоспособности компании функции не передавались на сторону, всегда оставаясь в родной структуре. Однако распространение лучших практик совместно с растущей необходимостью оптимизации внутренних процессов и роста эффективности подтолкнуло украинские компании к применению аутсорсинга заработной платы для достижения своих целей в бизнесе. Преимущества аутсорсинга становятся все очевиднее, что способствует более активному внедрению аутсорсинговых моделей в настоящее время. Расширение спросаОтдельно следует отметить увеличение спроса на комплексные аутсорсинговые решения. Хорошим стимулом для спроса на пакетное решение «бухгалтерия + кадры» стало усложнение законодательства и активизация госорганов при начислении штрафов в случае нарушения ведения учетных функций. Аутсорсинг бизнес-процессов строится на простом принципе: если при организации/ведении дела нет возможности выполнить (или выполнить качественно) определенный процесс, то лучше передать его на исполнение тому, кто сможет сделать это лучше и дешевле. Данный общий принцип полностью применим и к аутсорсингу учетных функций. При принятии решения о передаче учетных функций на аутсорсинг любой компании приходится взвесить две группы факторов. На одной чаше весов — риски, связанные с конфиденциальностью, и стереотипы, существующие в деловой среде. На второй — избавление от непрофильных процессов, экономия на персонале, оборудовании и ПО, снижение рисков, связанных с ведением учетных функций внутри компании. Бытующее мнение о том, что аутсорсинг учетных функций необходим только крупным компаниям, представляется довольно спорным. Любая компания из любой отрасли, реализующая любые проекты (внутреннего развития, инвестиционно-строительные и т. д.), может быть заинтересована в аутсорсинге при условии обеспечения его эффективности. В настоящее время интерес к аутсорсингу бизнес-процессов проявляют многие компании (табл.).
Отдельно хочется отметить увеличение интереса к аутсорсингу со стороны государственных организаций и бюджетных учреждений. В последнее время все чаще стали поступать приглашения для участия в государственных тендерах. Так, государственные органы власти и бюджетные учреждения постепенно приходят к идее аутсорсинга. В качестве примера приведем проект с использованием Центров бухгалтерского учета (ЦБУ), который реализуется в России с 2011 года с учреждениями, подведомственными Департаменту образования г. Москвы и Министерству культуры РФ, — это пилотный проект Департамента образования по автоматизации управленческого учета и повышению качества ведения бухгалтерского и налогового учета. ЦБУ обслуживают бюджетные учреждения различного типа: средние общеобразовательные школы, учреждения дошкольного образования, центры образования, государственные архивы, музеи. ЦБУ предоставляют следующие услуги для бюджетных учреждений:•ведение бухгалтерского и налогового учета;•подготовка и сдача бухгалтерской и налоговой отчетностей;•расчет заработной платы;•юридическая поддержка;•консультации. Широкое использование услуг ЦБУ обусловлено высоким уровнем ведения учета и качественным исполнением договорных обязательств. Факторы успехаМинимизировать риски при передаче бизнес-процессов на аутсорсинг можно путем соблюдения следующих несложных условий:1. Вовлеченность заказчика.Заказчик не просто имеет право, он обязан принимать непосредственное участие в формировании команды проекта, передаваемого на аутсорсинг. От этого во многом зависит эффективность достижения целей проекта. Логично, если ответственным за координацию всех действий станет штатный менеджер компании-заказчика.Данное лицо должно не только уметь выполнять административные и контрольные функции, но и иметь четкое представление о тех бизнес-процессах, которые передаются в руки специалистов аутсорсинга. 2. Ясность договорных отношений.Основной документ, регулирующий отношения заказчика и исполнителя аутсорсинговой деятельности, — договор, в котором четко прописываются все параметры аутсорсинга.Формализация всех требований компании-заказчика, четкость разделения обязанностей и определение ответственности заказчика и провайдера, закрепленные на уровне договора, позволяют исключить какие-либо разногласия между компанией-заказчиком и аутсорсинг-провайдером.Распространенной практикой является заключение соглашения об уровне обслуживания (SLA, Service Level Agreement), в котором закрепляются: обязательные нормативы по срокам выполнения всех работ, формату передаваемых данных, действующие процедуры, ответственные лица, а также санкции за невыполнение условий соглашения. 3. Постановка задачи и обмен информацией.На начальном этапе сотрудничества главное — это правильная постановка задачи. Чем больше аутсорсинговая компания будет знать о компании-заказчике, ее целях и проблемах, тем более эффективное решение будет предложено. Размытая постановка задачи — верный путь к взаимному неудовлетворению. В дальнейшем в процессе сотрудничества залогом успешной работы является регулярный обмен информацией и совместное обсуждение возникающих проблем. 4. Контроль.Этап контроля — один из важнейших при работе с любыми внешними поставщиками. Помните, что, передав на аутсорсинг часть бизнес-процессов, вы ни в коем случае не должны снимать с себя ответственность за конечный результат. Только в случае действительно грамотного контроля исполнения договора можно достичь эффективности. Так, компания-исполнитель обязана регулярно подавать отчеты о ходе выполненных работ. Возможны и другие механизмы контроля, которые вы можете разработать совместно с компанией-аутсорсером и отразить в договоре. 5. Неразглашение информации.При использовании аутсорсинга часто возникает проблема обеспечения безопасности бизнеса. Именно поэтому одним из обязательных условий при заключении аутсорсингового контракта является определение конфиденциальности информации, и в случае необходимости подписывается дополнительное соглашение о неразглашении. Чтобы свести данный риск к минимуму, следует четко прописывать эти вопросы в договоре: привлечь к ответственности компанию-аутсорсера значительно легче, чем рядового сотрудника, а степень риска при обоих вариантах практически одинакова. В то же время нужно помнить, что исполнитель заинтересован в формировании своей положительной репутации, поэтому, скорее всего, будет надежно хранить вашу коммерческую тайну. Влияние кризисаУчитывая, что компании порядка 3 % своих бюджетов тратят на вспомогательные функции, потенциал к стремительному развитию рынка аутсорсинга финансовой функции в нашей стране огромный. Сейчас рынок растет примерно на 15–20 % в год, однако в скором будущем можно ожидать некоторый скачок. И катализатором этих процессов в свое время послужил кризис, хотя в кризисный и посткризисный периоды прослеживались две диаметрально противоположные ключевые стратегии поведения компаний. Отказ от аутсорсинга и перевод функций «in house». Некоторые компании решили выполнять непрофильные бизнес-процессы своими силами, например, отказались от IT-аутсорсинга, переведя сотрудников фирмы-аутсорсера к себе в штат. Это позволило обеспечить выполнение дополнительных IT-задач и сократить стоимость услуг. При этом компании не отказываются от аутсорсинга бухгалтерских услуг, так как при работе нового бухгалтера, пока он входит в курс дела, могут быть допущены ошибки, которые, в свою очередь, приведут к ощутимым штрафным санкциям со стороны контролирующих органов. Компании не отказываются от аутсорсинга, если он дает эффективные результаты. Наращивание объемов аутсорсинга. Компании, выбравшие данную стратегию, передают недозагруженные участки и функции, сокращая целые отделы. При этом им удается найти поставщиков аутсорсинговых услуг, которые выполняют данные функции в рамках выделенного бюджета. Договор между заказчиком и аутсорсинг-провайдером крайне важен, поскольку именно он закрепляет фундаментальные элементы проекта: распределение зон ответственности, нормативы работы, алгоритмы взаимодействия, а также ответственность сторон в случае нарушения условий соглашения. Отметим основные моменты соглашения SLA, на которые необходимо обратить особое внимание компаниям, принявшим решение о передаче функций на аутсорсинг:•в договоре с аутсорсинговой компанией максимально подробно следует перечислить услуги, указать требуемый уровень их качества, порядок и срок сдачи-приема услуг, основания наступления ответственности и возможные санкции;•нужно выбирать аутсорсинг-провайдера, который застраховал свою профессиональную ответственность;•необходимо проверить наличие сертификатов, подтверждающих высокий уровень организации процессов в компании — начиная с процессов по контролю качества и заканчивая, но, не ограничиваясь, процессами по обеспечению IT-безопасности и непрерывности бизнес-процессов (наиболее востребованными сертификатами для сферы финансового аутсорсинга на сегодняшний момент являются SSAE16 тип II, ISO 9000, ISO 27000). На рынке аутсорсинга прослеживается определенная специализация: крупные поставщики аутсорсинговых услуг представлены компаниями «полного цикла», а более мелкие выбирают «нишевую» стратегию и вырабатывают решения, ориентированные на нужды одного–двух клиентов. Будущее, без сомнения, за крупными компаниями «полного цикла», так как они оказывают услуги своим клиентам во многих регионах своего присутствия и гарантируют единые стандарты работы. Степень вовлечения в бизнес-процессы клиентов таких компаний значительно выше, чем у их меньших «собратьев». Важно внимательно и ответственно отнестись к выбору потенциального провайдера, обеспечить необходимое двустороннее управление всеми процессами по переходу на аутсорсинг, внедрение решения и его дальнейшее развитие. Если все условия будут соблюдены, то аутсорсинг в короткие сроки даст ожидаемые результаты и будет взаимовыгодным! director.com.ua Аутсорсинг бухгалтерской функцииНасколько эффективно в общем смысле содержать в штате компании бухгалтерское подразделение? Знаете, почему рабовладельческий строй в определенный исторический момент времени сменился феодальным? Любое восстание рабов можно было подавить достаточно легко – в ближнее окружение лидера восставших внедрялся предатель, а дальше все было делом техники. Причины – чисто экономические. С одной стороны, философия раба: «Работать мне невыгодно, потому что, сколько бы я ни работал, все равно больше, чем тарелка супа, я не получу». Спина уже настолько привыкла к ударам плети, там такая кожа дубленая, что бей – не бей, хорошо работать не заставишь. А убивать раба – не выгодно, так как он ценное основное средство, за которое заплачены большие деньги. С другой стороны, философия рабовладельца: «Работы от этих рабов никакой, при этом надо кормить, одевать худо-бедно, содержать помещение, чтобы ночевали где-то, за охрану платить – в общем, сплошные убытки». И чтобы оптимизировать свои финансы, рабовладельцы отпустили рабов «на вольные хлеба», предоставив им в аренду землю и средства производства, а также убедив, что теперь они работают на себя – сколько наработал, столько и заработал. Кто такие бухгалтеры? По сути, они стали теми же самыми рабами, когда подписали трудовой договор, содержащий пункт о ненормированном рабочем дне. Какой им стимул эффективно работать? Абсолютно никакого, так как они знают, что, сколько бы они ни работали, все равно будут получать одну и ту же зарплату. И, как я уже говорил, рассказывая про соотношение общей численности компании и численности бухгалтерии, чем меньше компания, тем больше она вынуждена переплачивать, если пытается вести бухгалтерию собственными силами. Учитывая перечисленные выше причины, все больше генеральных директоров задумываются об аутсорсинге бухгалтерской функции. Однако аутсорсинг имеет и свои минусы. С одной стороны, генеральный директор перестает переплачивать, так как все услуги четко считаются, но с другой стороны теряет лояльность. Когда с тобой бок о бок работает свой главный бухгалтер, то естественно, он будет гораздо менее формально относиться к своим обязанностям, чем кто-либо из аутсорсинговой компании. Да, у аутсорсинговой компании есть формальная ответственность за допускаемые ее сотрудниками ошибки, но неформальная ответственность за результат своей работы все-таки гораздо сильнее. Поэтому наиболее оптимальным вариантом, на мой взгляд, является вариант частичного перехода на аутсорсинг. Не обязательно передавать специализированным компаниям все функции. Можно, например, оставить у себя в штате своего надежного главного бухгалтера, а всю рутинную, объемную и низкоквалифицированную работу передать на аутсорсинг. К такой работе относится, например, обработка первичных документов (ввод в информационную систему и формирование пачек). За главным бухгалтером остались бы только функции постановки задачи и контроля, а также функция формирования отчетности. Это можно назвать горизонтальным аутсорсингом. Можно передать на аутсорсинг отдельные участки (вертикальный аутсорсинг). Например, нам накладно держать в штате бухгалтерии отдельного бухгалтера по расчету заработной платы. Мы полностью, вплоть до журналов-ордеров, передаем учет в стороннюю компанию. Самое интересное, что, несмотря на то, что слово «аутсорсинг» не очень часто можно услышать в стенах бухгалтерии, подобный частичный аутсорсинг уже сейчас использует подавляющее большинство российских компаний. Почему? Потому что привлечение аудиторов – тоже аутсорсинг. Даже те компании, которые имеют в штатном расписании должность заместителя главного бухгалтера по методологии, все равно платят аудиторам за консультации. То есть, аудиторам передана функция разбирательства в особо сложных вопросах учета и налогообложения. К аутсорсингу можно отнести и семинары на тему налогового законодательства, например, «Что нового в налоге на прибыль в 2009 году». Мы не сами изучаем законодательство, а покупаем услуги людей, которые разобрались в изменениях и подают нам их в сжатом, конкретном виде. И есть еще один интересный тренд, который наметился в последнее время. Это передача бухгалтерской функции на аутсорсинг, но не сторонней компании, а своей же, т.е. выделение своей бухгалтерии в отдельную аутсорсинговую компанию. Таким образом, решается две задачи – бухгалтерия начинает продавать четкие бухгалтерские продукты и получать за это заслуженное вознаграждение, а также сохраняется лояльность этой, формально сторонней, компании к компании-заказчику. И более того, через некоторое время после выделения бухгалтерии в отдельную компанию, генеральный директор говорит: «А что это вы только нас обслуживаете? Выходите на рынок аутсорсинговых услуг, находите клиентов, развивайтесь и зарабатывайте дополнительные деньги». Т.е. это уже превращается в отдельный, самостоятельный бизнес, но в рамках группы родственных компаний. Сентябрь 2013 г. Статьи по теме: www.mosbuhuslugi.ru Аутсорсинг бухгалтерии - это... Что такое Аутсорсинг бухгалтерии?Аутсорсинг бухгалтерии является частным случаем аутсорсинга бизнес-процессов и одним из способов бухгалтерского обеспечения деятельности предприятия. Подразумевает вынесение функций, связанных с организацией, ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности на предприятии за пределы компании, передачу их для исполнения аутсорсеру. В отличие от бухгалтерских услуг, оказываемых внешними исполнителями, бухгалтерский аутсорсинг является формой взаимодействия, при которой внешняя компания включается в рабочие бизнес-процессы компании-заказчика как целостное функциональное подразделение, оставаясь при этом организационно и юридически самостоятельным. Зарубежные эксперты в области аутсорсинга отмечают, что вместе с передачей определенных финансовых функций, выполнение которых аутсорсером происходит часто в ежедневном режиме, обычно передается также управление этими функциями и процессами[1]. По мнению специалистов Института аутсорсинга (Outsourcing Institute, США), наибольший рост аутсорсинга, как необычайно динамично развивающегося вида оптимизации деятельности предприятий, проявляет аутсорсинг бизнес-процессов именно в сфере финансов и бухгалтерского учета. Исследование 600 фирм, проведенное в 1997 г. Американской ассоциацией менеджмента, показало[2], что уже к тому моменту 1/5 часть опрошенных фирм передала на аутсорсинг хотя бы некоторую часть финансовых и бухгалтерских операций, а 4/5 фирм — часть административных функций. В отличие от бухгалтерских услуг, которые чаще имеют эпизодический характер, аутсорсинг бухгалтерии — это стратегия на перспективу, которая влечет за собой серьёзную перестройку бизнес-процессов внутри компании[3]. Специалисты различных компаний расходятся во мнении, насколько серьёзной эта перестройка бизнес-процессов может быть. Однако большинство из них согласны, что настройка процессов взаимодействия и документооборота является важной составляющей успеха применения аутсорсинга на предприятии. Бухгалтерский аутсорсинг не стоит относить к сервисным услугам. Поставщиков у любого предприятия могут быть сотни, а вот аутсорсер — только один на каждую переданную функцию. Другую распространенную форму бухгалтерского обеспечения на предприятии — привлечение внештатного бухгалтера, нельзя относить к аутсорсингу бухгалтерии, поскольку поставщик услуг в данном случае является физическим лицом и объективно не может иметь собственной инфраструктуры, необходимой для обеспечения и поддержки бизнес-процессов взаимодействия, а также лишен ряда других возможностей специализированной компании[4]. Даже при равной нагрузке и сопоставимом качестве работы специализированные компании имеют преимущество перед профессионалами-индивидуалами[5]. Функции бухгалтерии передаваемые на аутсорсинг
Особенности аутсорсинга бухгалтерииАутсорсинг финансовых функций вообще, и бухгалтерии в частности, относится к одним из самых сложных форм аутсорсинга бизнес-процессов. Причиной тому является необходимость управления несколькими бизнес-процессами одновременно, на что зачастую руководителям не хватает управленческого опыта. К тому же, аутсорсинг финансовых функций, связанных с управлением финансами, учетом и отчетностью предприятия подразумевает доступ аутсорсера к сведениям и документам, которые могут представлять коммерческую тайну. Дополнительно широкому распространению аутсорсинга в России препятствует ряд факторов. Объективный — отсутствие нормативной базы. Стороны заключают договоры, руководствуясь общероссийским законодательством и общей терминологией. Далеко не всегда эти договоры составлены грамотно. Ещё реже они учитывают специфику деятельности и характер взаимоотношений клиента и поставщика услуг (аутсорсера)[3]. психологические барьерыСущественным препятствием к привлечению внешних исполнителей в России является неготовность руководителей доверить внутреннюю информацию внешним структурам. И несмотря на то, что в передаваемой информации и документах, как правило, особых секретов не содержится, «переступить черту» многим все равно непросто. Подобные психологические барьеры могут возникать и у аутсорсера, если диалог с потенциальным заказчиком требует раскрытия своих преимуществ и собственных методик. управление отношениямиЭффективность и успех применения аутсорсинга зависит от степени вовлечения в процесс всех имеющих отношение к нему сотрудников заказчика. Непонимание, искажение информации и даже сопротивление могут серьёзно осложнить переходный период или вообще поставить под угрозу достижение намеченного результата в целом. Поэтому при выборе партнера нужно руководствоваться стратегическими целями, а не искать обычного поставщика дешевых услуг. Как считают эксперты, оптимальный вариант — когда сумма контракта не превышает 10-15 процентов от общей выручки аутсорсера. Тогда обе стороны будут заинтересованы в сотрудничестве и смогут избежать полной зависимости друг от друга. Причем размер гонорара должен зависеть не только от степени удовлетворенности заказчика результатом, но и от количества времени, затраченного подрядчиком на выполнение работы. требования к компетентностиИспользование бухгалтерского аутсорсинга предполагает достаточно высокий уровень управленческих знаний и навыков — определение целей и задач, четкая формализация процедур и организационных регламентов, недвусмысленные критерии оценки результатов работы, ясные обязанности и пределы ответственности. Привлекая аутсорсера, целесообразно все упомянутые аспекты продумать, оговорить и зафиксировать. По мнению многих участников рынка бухгалтерского аутсорсинга, к этому готовы далеко не все менеджеры. Эффективность аутсорсинга бухгалтерииРиски и профессиональная ответственностьПреимущества бухгалтерского аутсорсингаНаряду с рисками бухгалтерский аутсорсинг также предлагает и ряд преимуществ для компаний-клиентов: Надежность:
Экономия с помощью услуг бухгалтерского учета:
Сервис в сфере услуг бухгалтерского учета:
ЦенообразованиеСистема ценообразования услуг аутсорсинга функций бухгалтерии, на сегодняшний день, остается малопонятной и непрозрачной не только для потенциальных клиентов, но и для большинства поставщиков профессиональных услуг. И это является одним из основных сдерживающих факторов для роста рынка услуг аутсорсинга бухгалтерии в России в целом. Несмотря на то, что в сфере аутсорсинга давно известны как минимум пять классических моделей ценообразования, большинство из поставщиков услуг до сих пор не знают их и, как следствие, не могут в доступном виде представить потенциальным клиентам. Что порождает в большинстве случаев проблему недопонимания во взаимоотношениях клиент - аутсорсер. Ниже указаны несколько типичных проблем ценообразования услуг аутсорсинга на Российском рынке. проблемы ценообразованияНеадекватное сравнение. Клиенты часто сравнивают цены, выставленные консалтинговой компанией за услуги аутсорсинга, с окладом главного бухгалтера в месяц и на основании этого принимают решение стоит ли передавать бухгалтерию на аутсорсинг или нет, полагая, что аутсорсинг бухгалтерии всегда должен быть дешевле. Но сравнивать стоимость аутсорсинговых услуг с окладом главного бухгалтера слишком поверхностно и не правильно. В стоимость аутсорсинга точно так же входит не только заработная плата специалиста, но и затраты на налоги, оборудование рабочего места, подбор персонала и обучение, управление проектной группой, и т.д. – все эти затраты перекладываются на поставщика услуг в случае заключения договора на аутсорсинг функций бухгалтерии. Непрозрачный расчет трудозатрат и их нормирование. Аутсорсинг бухгалтерского учета является трудозатратной услугой, скорость и качество выполнения которой сильно зависит от профессионализма специалистов, оказывающих услугу. Причем не только специалистов в области бухгалтерии, но и управленцев, а также работников других специальностей. Сложность заключается в том, что до сих пор нет единых стандартов, позволяющих оценивать и нормировать трудозатраты при аутсорсинге бухгалтерского учета, поэтому каждая компания - поставщик услуг пытается решить эту проблему самостоятельно, разрабатывая соответствующие стандарты и алгоритмы. Однако бизнес-процесс аутсорсинга бухгалтерии сложен и громоздок, и не всем удается верно определить факторы, оказывающие влияние, что приводит к недостоверной оценке объемов работ, завышению либо занижению конечной цены услуг. Невозможность точной оценки объемов работ в момент заключения аутсорсингового договора. Во-первых, как ни странно, по опыту многих компаний - аутсорсеров, очень мало кто из клиентов в состоянии достоверное представить сведения о показателях деятельности своего предприятия на момент заключения договора. Во-вторых, клиент чаще всего не может предсказать, как будет развиваться его бизнес с течением времени и каков объем нагрузки на бухгалтерию из этого последует. Поскольку трудозатраты на аутсорсинг бухгалтерии зависят, в том числе, от количества и типа документов, возможны возникновение некоторых сложностей во взаимоотношениях клиент-аутсорсер в процессе обслуживания в случае резкого изменения, например, объемов первичной документации. Кроме того, на стоимость услуг аутсорсинга бухгалтерии также влияет и "дисциплинированность" клиента. Несвоевременно предоставленные сведения или документы, их некорректное оформление, могут существенно увеличивать трудозатраты поставщика услуг и, соответственно, себестоимость его услуг. Например, существенный документ, предоставленный уже после завершения отчетного периода, может повлечь за собой необходимость выполнения корректировки отчетности. Такие случаи выявляются, как правило, только в процессе обслуживания, поэтому порядок урегулирования подобных ситуаций желательно оговорить перед заключением договора на обслуживание. типовые схемы взаимодействия---> Основные виды поставщиков услугРынок бухгалтерских услуг в России ещё только начинает формироваться. И пока ещё отсутствует четкое представление о профессиональной специализации поставщиков услуг. На сегодняшний день в России бухгалтерские услуги и услуги аутсорсинга функций бухгалтерии оказывают юридические, аудиторские, консалтинговые и реже специализированные бухгалтерские компании[6]. См. такжеПримечания
Литература
Ссылкиmed.academic.ru Аутсорсинг бухгалтерии — ВикипедияАутсорсинг бухгалтерии является частным случаем аутсорсинга бизнес-процессов и одним из способов бухгалтерского обеспечения деятельности предприятия. Подразумевает вынесение функций, связанных с организацией, ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности на предприятии за пределы компании, передачу их для исполнения аутсорсеру. В отличие от бухгалтерских услуг, оказываемых внешними исполнителями, бухгалтерский аутсорсинг является формой взаимодействия, при которой внешняя компания включается в рабочие бизнес-процессы компании-заказчика как целостное функциональное подразделение, оставаясь при этом организационно и юридически самостоятельным. Зарубежные эксперты в области аутсорсинга отмечают, что вместе с передачей определенных финансовых функций, выполнение которых аутсорсером происходит часто в ежедневном режиме, обычно передается также управление этими функциями и процессами[1]. По мнению специалистов Института аутсорсинга (Outsourcing Institute, США), наибольший рост аутсорсинга, как необычайно динамично развивающегося вида оптимизации деятельности предприятий, проявляет аутсорсинг бизнес-процессов именно в сфере финансов и бухгалтерского учета. Исследование 600 фирм, проведенное в 1997 г. Американской ассоциацией менеджмента, показало[2], что уже к тому моменту 1/5 часть опрошенных фирм передала на аутсорсинг хотя бы некоторую часть финансовых и бухгалтерских операций, а 4/5 фирм — часть административных функций. В отличие от бухгалтерских услуг, которые чаще имеют эпизодический характер, аутсорсинг бухгалтерии — это стратегия на перспективу, которая влечет за собой серьёзную перестройку бизнес-процессов внутри компании[3]. Специалисты различных компаний расходятся во мнении, насколько серьёзной эта перестройка бизнес-процессов может быть. Однако большинство из них согласны, что настройка процессов взаимодействия и документооборота является важной составляющей успеха применения аутсорсинга на предприятии. Бухгалтерский аутсорсинг не стоит относить к сервисным услугам. Поставщиков у любого предприятия могут быть сотни, а вот аутсорсер — только один на каждую переданную функцию. Другую распространенную форму бухгалтерского обеспечения на предприятии — привлечение внештатного бухгалтера, нельзя относить к аутсорсингу бухгалтерии, поскольку поставщик услуг в данном случае является физическим лицом и объективно не может иметь собственной инфраструктуры, необходимой для обеспечения и поддержки бизнес-процессов взаимодействия, а также лишен ряда других возможностей специализированной компании[4]. Даже при равной нагрузке и сопоставимом качестве работы специализированные компании имеют преимущество перед профессионалами-индивидуалами[5]. Функции бухгалтерии передаваемые на аутсорсинг[править]
Особенности аутсорсинга бухгалтерии[править]Аутсорсинг финансовых функций вообще, и бухгалтерии в частности, относится к одним из самых сложных форм аутсорсинга бизнес-процессов. Причиной тому является необходимость управления несколькими бизнес-процессами одновременно, на что зачастую руководителям не хватает управленческого опыта. К тому же, аутсорсинг финансовых функций, связанных с управлением финансами, учетом и отчетностью предприятия подразумевает доступ аутсорсера к сведениям и документам, которые могут представлять коммерческую тайну. Дополнительно широкому распространению аутсорсинга в России препятствует ряд факторов. Объективный — отсутствие нормативной базы. Стороны заключают договоры, руководствуясь общероссийским законодательством и общей терминологией. Далеко не всегда эти договоры составлены грамотно. Ещё реже они учитывают специфику деятельности и характер взаимоотношений клиента и поставщика услуг (аутсорсера)[3]. Психологические барьеры[править]Существенным препятствием к привлечению внешних исполнителей в России является неготовность руководителей доверить внутреннюю информацию внешним структурам. И несмотря на то, что в передаваемой информации и документах, как правило, особых секретов не содержится, «переступить черту» многим все равно непросто. Подобные психологические барьеры могут возникать и у аутсорсера, если диалог с потенциальным заказчиком требует раскрытия своих преимуществ и собственных методик. Управление отношениями[править]Эффективность и успех применения аутсорсинга зависит от степени вовлечения в процесс всех имеющих отношение к нему сотрудников заказчика. Непонимание, искажение информации и даже сопротивление могут серьёзно осложнить переходный период или вообще поставить под угрозу достижение намеченного результата в целом. Поэтому при выборе партнера нужно руководствоваться стратегическими целями, а не искать обычного поставщика дешевых услуг. Как считают эксперты, оптимальный вариант — когда сумма контракта не превышает 10-15 процентов от общей выручки аутсорсера. Тогда обе стороны будут заинтересованы в сотрудничестве и смогут избежать полной зависимости друг от друга. Причем размер гонорара должен зависеть не только от степени удовлетворенности заказчика результатом, но и от количества времени, затраченного подрядчиком на выполнение работы. Требования к компетентности[править]Использование бухгалтерского аутсорсинга предполагает достаточно высокий уровень управленческих знаний и навыков — определение целей и задач, четкая формализация процедур и организационных регламентов, недвусмысленные критерии оценки результатов работы, ясные обязанности и пределы ответственности. Привлекая аутсорсера, целесообразно все упомянутые аспекты продумать, оговорить и зафиксировать. По мнению многих участников рынка бухгалтерского аутсорсинга, к этому готовы далеко не все менеджеры. Эффективность аутсорсинга бухгалтерии[править]Риски и профессиональная ответственность[править]Преимущества бухгалтерского аутсорсинга[править]Наряду с рисками бухгалтерский аутсорсинг также предлагает и ряд преимуществ для компаний-клиентов: Надежность:
Экономия с помощью услуг бухгалтерского учета:
Сервис в сфере услуг бухгалтерского учета:
Ценообразование[править]Система ценообразования услуг аутсорсинга функций бухгалтерии, на сегодняшний день, остается малопонятной и непрозрачной не только для потенциальных клиентов, но и для большинства поставщиков профессиональных услуг. И это является одним из основных сдерживающих факторов для роста рынка услуг аутсорсинга бухгалтерии в России в целом. Несмотря на то, что в сфере аутсорсинга давно известны как минимум пять классических моделей ценообразования, большинство из поставщиков услуг до сих пор не знают их и, как следствие, не могут в доступном виде представить потенциальным клиентам. Что порождает в большинстве случаев проблему недопонимания во взаимоотношениях клиент - аутсорсер. Ниже указаны несколько типичных проблем ценообразования услуг аутсорсинга на Российском рынке. [6] Проблемы ценообразования[править]Неадекватное сравнение. Клиенты часто сравнивают цены, выставленные консалтинговой компанией за услуги аутсорсинга, с окладом главного бухгалтера в месяц и на основании этого принимают решение стоит ли передавать бухгалтерию на аутсорсинг или нет, полагая, что аутсорсинг бухгалтерии всегда должен быть дешевле. Но сравнивать стоимость аутсорсинговых услуг с окладом главного бухгалтера слишком поверхностно и не правильно. В стоимость аутсорсинга точно так же входит не только заработная плата специалиста, но и затраты на налоги, оборудование рабочего места, подбор персонала и обучение, управление проектной группой, и т.д. – все эти затраты перекладываются на поставщика услуг в случае заключения договора на аутсорсинг функций бухгалтерии. Непрозрачный расчет трудозатрат и их нормирование. Аутсорсинг бухгалтерского учета является трудозатратной услугой, скорость и качество выполнения которой сильно зависит от профессионализма специалистов, оказывающих услугу. Причем не только специалистов в области бухгалтерии, но и управленцев, а также работников других специальностей. Сложность заключается в том, что до сих пор нет единых стандартов, позволяющих оценивать и нормировать трудозатраты при аутсорсинге бухгалтерского учета, поэтому каждая компания - поставщик услуг пытается решить эту проблему самостоятельно, разрабатывая соответствующие стандарты и алгоритмы. Однако бизнес-процесс аутсорсинга бухгалтерии сложен и громоздок, и не всем удается верно определить факторы, оказывающие влияние, что приводит к недостоверной оценке объемов работ, завышению либо занижению конечной цены услуг. Невозможность точной оценки объемов работ в момент заключения аутсорсингового договора. Во-первых, как ни странно, по опыту многих компаний - аутсорсеров, очень мало кто из клиентов в состоянии достоверное представить сведения о показателях деятельности своего предприятия на момент заключения договора. Во-вторых, клиент чаще всего не может предсказать, как будет развиваться его бизнес с течением времени и каков объем нагрузки на бухгалтерию из этого последует. Поскольку трудозатраты на аутсорсинг бухгалтерии зависят, в том числе, от количества и типа документов, возможны возникновение некоторых сложностей во взаимоотношениях клиент-аутсорсер в процессе обслуживания в случае резкого изменения, например, объемов первичной документации. Кроме того, на стоимость услуг аутсорсинга бухгалтерии также влияет и "дисциплинированность" клиента. Несвоевременно предоставленные сведения или документы, их некорректное оформление, могут существенно увеличивать трудозатраты поставщика услуг и, соответственно, себестоимость его услуг. Например, существенный документ, предоставленный уже после завершения отчетного периода, может повлечь за собой необходимость выполнения корректировки отчетности. Такие случаи выявляются, как правило, только в процессе обслуживания, поэтому порядок урегулирования подобных ситуаций желательно оговорить перед заключением договора на обслуживание.
Типовые схемы взаимодействия[править]---> Основные виды поставщиков услуг[править]Рынок бухгалтерских услуг в России ещё только начинает формироваться. И пока ещё отсутствует четкое представление о профессиональной специализации поставщиков услуг. На сегодняшний день в России бухгалтерские услуги и услуги аутсорсинга функций бухгалтерии оказывают юридические, аудиторские, консалтинговые и реже специализированные бухгалтерские компании[7].
www.wikiznanie.ru
|
