|
|
|
|
|
|
|
|
|
Тайм-менеджмент: как организовать время? Управление вниманием. Классический тайм менеджменткак организовать время? Управление вниманиемСегодня специалисты, работающие с людьми и обучающие их «тайм-менеджменту», используют устройства и платформы, о которых можно было только мечтать 15 лет назад. Работают они в условиях, отдаленных от обычных и общеизвестных, и используют множество автоматизированных и современных систем для того, чтобы быть впереди своей отрасли. До свидания, скучные и серые офисы, привет, дистанционная работа! Проблема классического тайм-менеджментаНо не только у этих специалистов видоизменилась работа или её условия. Однако же традиционная программа обучения, которая представлена в современных условиях, об управлении временем, выглядит почти так же, как и всегда. «Тайм-менеджмент», в традиционном его понимании, предлагает нам начинать каждое утро с составления списка – те дела, которые необходимо сделать за день. Но как только вы проверите свою электронную почту, этот список уже можно считать устаревшим. Управление временем нам говорит: «Приоритет A, B, C.». Но в наши дни все кажется срочным и конкурирует за наивысший приоритет. Управление временем учит нас «закрывать дверь» перед маловажными задачами, чтобы сосредоточиться на важной работе, но часто голова у нас вообще может быть занята «третьими» проблемами. А давайте теперь ещё посмотрим, сколько необычной приманки в Интернете ждет нас буквально под рукой, стоит только седлать пару щелчков мышью. Так уже можно сказать, и двери никакой и нет. Независимо от того, какой «график» вы для себя составили, обычно его можно выкинуть из окна к 8:01 утра. Проблема управления вниманиемПроблема заключается не столько в том, что мы отвлекаемся от работы, классический «тайм-менеджмент» как раз уже нас натаскал. Сейчас мы часто отвлекаемся от важной работы из-за другой работы. Сколько раз вы сидели над продумыванием, углублением задачи, для того чтобы внезапно отвлечься и утонуть во входящих письмах от клиентов или коллег? Работники офисов настолько перегружены поступающей информацией, что большую часть времени они проводят в «обороне», обрабатывая поступающую информацию в общем, но действуя без четкого понимания общей картины действий. Работа приходит с полдюжины мест одновременно, поэтому они быстро перегружаются, пытаясь всё охватить или запомнить. Темп безумный, с новым переключением каждые несколько минут, поэтому времени останавливаться и организовывать все это уже не остается. Методы «управления временем», которым их обучили в прошлом, терпят неудачу: слишком много стикеров на полях документов, документы чрезвычайно длинны, а их количество обычно только растет, отмеченные или отвеченные сообщения быстро опускаются ниже по списку и забываются… По опыту исследований крупных опросных компаний, работающих с сотнями компаний и тысячами сотрудников, обнаружено, что большинство сотрудников-специалистов проводят свои дни в состоянии постоянного отвлечения внимания и переключения задач. Результатом становится постоянный стресс и бесконечная занятость, а не продуктивность. Больше четверти рабочего дня уходит на сторонние задачи, и только через два-три часа фактически возобновляется их основная работа. Все это отвлечение внимания сказывается на качестве работы. Сотрудники, которые плохо управляют своим вниманием, постоянно находятся в реактивном режиме. Это не дает им времени на размышление, вдумчивое применение своего знания и опыта, чтобы делать ваш бизнес конкурентоспособным и инновационным – а ведь это те причины, по которым их наняли. Новый подход к управлению продуктивностьюПо правде говоря, теперь необходимо работать по-другому. Нужен новый вид обучения, чтобы любому сотруднику быть действительно эффективным. Компании должны предлагать обучение или повышение квалификации, которое позволит сотрудникам преодолеть эти новые проблемы. Этот новый тренинг должен состоять из трех компонентов:
С запросами, поступающими со всех уровней внутри организации и из-за ее пределов, сотрудники легко могут быть активными весь день. Но, когда есть четкое понимание важности своей части работы в общем процессе, понимание направления движения компании, есть и ясность в отношении расставления приоритетов. Приоритеты в плане должны быть четким в том, что будет сочетаться с различными ролями работы и как каждая роль относится к миссии фирмы. Когда сотрудник обучен сосредоточиться на своем наиболее важном деле, легче фильтровать ненужный шум и предпринимать эффективные действия. Способность идентифицировать и увидеть большую картину (миссию компании и то, как их работа послужит этой миссии) дает маяк для сотрудника, который освещает важные и срочные аспекты. Спросите работника, как часто он чувствует, что расходует слишком уж много времени на работу в бизнесе, а не на бизнес? Это общая беда, которая поразила современный бизнес. Новые акценты смогут помочь уменьшить соблазн потратить длительное время на электронную почту и другие повседневные мелочи. Обучение управлению ситуациями, а не временем, научит умению контролировать отвлекающие факторы, выполнять конкретную задачу для получения более качественного результата и постоянно привлекать к ней внимание по необходимости. Вот что должно быть частью нового «тайм-менеджмента» каждый день. Образование и осведомленность — большая часть этого обучения. Яркий пример: вы думаете, что многозадачность помогает сделать больше? А современные исследования показывают обратное. И привлечение внимания к непроизводительному поведению, например, постоянному реагированию, помогает работнику осознавать, что он отвлекся. Окружающая среда, созданная для поддержки однозадачности, фокусировки и целостности, также не позволяет укореняться отвлечению и рассеянию внимания. Всё это, особенно если исходит от руководства, защищает компанию и ее сотрудников от нездоровой и отвлекающей корпоративной культуры. Наконец, навыки управления документооборотом не преподаются в школе, и в результате часто рабочее место превращается в хаос. Клейкие заметки, флаги в электронной почте, написание и просмотр бумажных списков и т. д. И дает всё это смешанные результата ты. Это приводит к снижению производительности компании. Грустный факт состоит в том, что шансы, что работник сами придумает эффективное решение этих проблем, — очень малы. Следование собственному календарному плану, чтобы выполнять самые важные проекты и при этом следовать бумажному списку с приоритетами «A, B, C», возможно, было достаточно в прошлом, но уже не соответствует требованиям современного рабочего места. Сегодня сложность работы с знаниями требует проработки методологии документооборота, которая позволит быть преднамеренным, проактивным и продуманным. Основой полезной методологии управления документооборотом является способность легко и эффективно выполнять задачи и обязанности. Большинство сотрудников находятся под предельной загрузкой. И реально могут управляться только с тем, с чем непосредственно работают каждый день. Методология документооборота позволяет человеку контролировать свои действия, чувствовать себя менее рассеянными и испытывать меньше стресса. В дополнение к индивидуальным преимуществам производительности у персонала необходимо использовать комплексную систему управления рабочими процессами для организации:простота в количественной оценке рабочих нагрузок, которая поможет в распределении людских ресурсов;соответствующее распределение ресурсов обеспечит понимание проблем оборота информации в компании;объективные взгляд на работу сотрудников и вознаграждение за заслуги в работе бизнеса;точное описания должностных обязанностей, для привлечения конкретного специалиста в своей области;документированная история компании, её цели и задачи, политика.точные сроки выполнения проекта;способность четко отслеживать прогресс в работе, который необходимо поддерживать и мотивировать.В бизнесе сложно быть самым продуктивным и эффективным в этом мире бесконечных потоков информации, постоянно меняющихся рабочих местах. Но можно менять и модифицировать устаревшие концепции, такие, как «тайм-менеджмент», или отбрасывать их, для более современных идей о производительности, которые включают в себя управление вниманием и помогут сотрудникам восстановить контроль. Исследования показывают, что контроль внимания делает человека счастливым, а счастливый человек – более продуктивный работник.
Google+ Вконтакте Одноклассники Мой мир delovoi-etiket.ru Блог Сергея Калинина: Тайм-менеджмент "от противного"25 января 2014 в рамках Большого Бизнес-Завтрака состоялся мой тренинг "Тайм-менеджмент от противного" (особые благодарности вдохновителями и организаторам мероприятия: Роману Дусенко, Татьяне Анисимовой, Кате Иволжатовой и др.).
Я пишу этот пост для того, чтобы поделиться презентацией с тренинга (см.ниже; а скачать можно здесь), а также ещё раз пробежаться по основным положениям тайм-менеджмента "от противного". Повторение - мать учения ;) Я начал тренинг с критики традиционного (классического) тайм-менеджмента. Причём досталось не только базовым принципам классического ТМ, но и привычным инструментам (ежедневникам и т.п.). Мне показалось, что у некоторых участников эти мои "наезды" на привычные всем идеи и методы управления личным временем вызвали лёгкий шок :) Поясню... Путь к высокой самоорганизации проходит по восходящей спирали. В самом низу этой спирали люди, которые "просто живут" и "часов не наблюдают" :) Они не заморачиваются тем, чтобы "всё успеть", "быть эффективными / продуктивными", "стать победителями" и т.п. Это вполне себе счастливый растительный образ жизни. Если вы живёте в стабильной стране, у вас более-менее хорошая работа, уровень доходов от среднего и выше, уютная квартирка, любимая машинка и т.д. и т.п. - поздравляю, вы нашли тёплое местечко в Матрице! Я не осуждаю этот выбор (т.к. любой чужой выбор достоин уважения), я лишь может быть слегка иронизирую ;) Но лучших из нас в один прекрасный день осеняют амбиции, великие Цели и т.п. И мы начинаем усиленно стремиться вперёд и ввысь, и заодно начинаем "прокачивать" свою личную эффективность. Обычно мы используем то (методы, техники), что под рукой - какие-то идеи из книг, из опыта друзей, из Сети. Но 95% (если не больше) из легко доступных материалов по повышению личной эффективности - это именно классический тайм-менеджмент. Это базовые инструменты вроде учёта времени (хронометража), планирования времени (с помощью ежедневников), контроля выполнения поставленных задач / запланированных дел (с помощью дневников) и т.д. и т.п. Все эти инструменты - очень полезны и очень эффективны! Проблема в другом... Если вы не балуетесь с этими методами, а используете их серьёзно, то они очень быстро и мощно (иногда в разы!) повышают вашу результативность. Вы начинаете успевать сделать не просто много дел, а ОЧЕНЬ много дел! * * * Но чем завершается второй виток спирали по развитию личной эффективности? В лучшем случае из всех перепробованных нами инструментов управления временем мы оставляем 2-3 наиболее проверенных метода. Эти методы становятся нашими рутинами/ритуалами, привычками. Но как только что-то становится повседневной привычкой, теряется ощущение динамики :) Нам становится всё труднее понимать: наша эффективность по-прежнему возрастает, или мы незаметно сползаем назад? В худшем случае возникает полное разочарование в методах повышения личной эффективности. "Ну да, я стал более результативным... Да, вместо десятков дел, я стал успевать делать сотни запланированных дел. Моя жизнь превращается в какой-то потогонный ад: чем больше делаю, тем больше задач возникает".Мало того, я считаю, что изучение классического тайм-менеджмента надо начинать ещё в школьном и студенческом возрасте. Владение простой "бухгалтерией времени" (вроде умения учитывать своё время, составлять план на день и т.п.) никому не повредит. Напротив, классический тайм-менеджмент - крайне полезная вещь в плане базовой самодисциплины и самоорганизации. * * * Тайм-менеджмент "от противного" - это для тех, кто уже освоил и достаточно долго и успешно применял в своей жизни методы классического тайм-менеджмента, но в определенный момент времени упёрся в "потолок" традиционных техник. Почувствовал ограничения и издержки ТМ-техник, стал "буксовать" в приросте эффективности. Разочаровался или просто устал... Тайм-менеджмент "от противного" нужен тем, кто уже вырос из детских штанишек классического тайм-менеджмента :) Это новый уровень, это третий виток спирали саморазвития, своего рода "продвинутый тайм-менеджмент" :) , основанный на "возвращении к истокам", к своему "Я". Примерно полгода назад я уже пытался сформулировать основные идеи тайм-менеджмента более высокого уровня, назвав это "пост-таймменеджмент". Сегодня я называю эти идеи "тайм-менеджментом от противного".Почему "от противного"? Главная проблема любых методов саморазвития - их базовая "точка отсчёта". Например, в религии любые психотехнические практики (молитва, медитация, соблюдение обетов, постов и проч.) служат одной лишь цели - приблизить человека к Богу. Классический тайм-менеджмент - это печальное наследие :))) раннего капитализма. Отцы-основатели классического тайм-менеджмента - это Бенджамен Франклин и Фредерик Тэйлор. Тайм-менеджмент в его ранних вариантах - это не просто "бухгалтерия времени", сконцентрированная на количестве времени. Это ещё и способ приблизить, подогнать отдельного человека к условиям машинного производства - т.е. к конвейеру. Если вы ещё не поняли, то вот вам видео для лучшего метафорического понимания :))) того, что есть классический тайм-менеджмент: В классическом тайм-менеджменте "точкой отсчёта" является производство (организация) и его цели (например, прибыль). В тайм-менеджменте "от противного" другая "точка отсчёта" - сам человек. Главное: ваше личное время, и то, как вы его проживаете. Т.е. важно не количество, а качество нашего времени. * * * Казалось бы, в основе тайм-менеджмента "от противного" очень простая идея - жить не чужим, а СВОИМ временем. Но эта простая идея на практике приводит к череде очень непростых выборов... С точки зрения тайм-менеджмента "от противного" мы будем счастливы лишь тогда, когда будем заниматься в этой жизни СВОИМИ, а не чужими делами. Т.е. посвящать наше время только тому, что является действительно ценным продолжением нашего "Я". Но для этого надо сначала осознать, что есть "Я" :) После этого надо понять, что в этой жизни "не моё" - когда я приношу в жертву или калечу своё время в пользу чужого времени? Затем надо разобраться, от чего зависит качество вашего времени... Тут тоже всё не так просто, потому что качество времени не сводимо к слишком простым вещам вроде "счастья", "драйва" и т.п. /об этом я говорил подробно на тренинге/. После этого надо начать последовательно менять свою жизнь, постепенно отказываясь от "не ваших" дел и задач, и постепенно повышая качество проживания каждой секунды СВОЕГО времени. * * * Самый первый непростой вопрос, который возникает к многих: "А что тогда делать с моей работой?". Разумеется, подтекстом тут является: "А что делать с моей НЕЛЮБИМОЙ работой" :). Когда человек занят не своим делом, не с теми людьми, не в том месте, не в той организации, не по той профессии, не в тех проектах и т.п., то у него и возникает это мучительное ощущение бесцельно потраченных лет :) Простой ответ: бросить эту работу, найти/создать новую, которая будет вам по душе! Но для многих такой ответ будет слишком революционным. Хотя... Здесь нет никаких революций, здесь элементарная честность перед самим собой: занимайтесь лишь тем, что вам по-настоящему нравится, что вас действительно вдохновляет! (Вот и многие бизнес-гуру рекомендуют то же самое: "Начните своё дело со страсти!").Вот чем больше живу, тем больше убеждаюсь, что по-настоящему счастливы лишь те люди, которые следуют своему жизненному предназначению, призванию (в самом высоком смысле этого слова). Но мы живём в очень странное время... Кто-то прячется за цинизмом, мол: "Какое, нафик, "призвание" - кушать же что-то надо! Пусть будет нелюбимая работа, зато денежная". Кто-то малодушничает, и живёт по принципу: "Пусть лучше синица в руках, чем журавль в небе. Уж лучше хоть какая-то нелюбимая работа, чем вообще никакой". Вот такой вот парадокс: больше всего мы боимся потерять то, что на самом деле не любим... ...В любом случае мы меняемся тогда, когда мы внутренне готовы измениться. И у всех это происходит по-разному: кто-то долго "зреет", а кто-то бросается в изменения, как в омут с головой. Если кто-то не готов сделать решительный выбор в пользу СВОЕГО времени, то можно улучшать качество своего времени постепенно. Главная метафора тайм-менеджмента "от противного" - это стрелка компаса. Это внутреннее очень тёплое чувство, глубинная уверенность в том, что в любых жизненных катавасиях вы остаётесь верны себе. Вокруг что-то происходит, вы что-то делаете, но это самое чувство позитивной сопричастности жизни - "это - моё, это - продолжение моего лучшего Я" - не должно покидать ни на минуту! Если мы не теряем это чувство, значит, наш внутренний компас ведёт нас в правильном направлении. Значит, качество нашего времени становится всё лучше и лучше... Качество НАШЕГО времени - в первую очередь внутри нас. Всё остальное - лишь декорации... * * *
Чтобы стало понятнее, о чём речь, опишу четыре базовых техники/навыка "тайм-менеджмента от противного": 1. В один момент времени делайте только одно дело (исключите многозадачность). Здесь всё очень просто: если вы хотите максимально прочувствовать вкус, например, помидора, то как это лучше сделать - съесть этот помидор отдельно или в составе салата, состоящего ещё из 10 компонентов? Разумеется, чтобы понять вкус помидора, надо съесть только его (а не салат). Так и со временем: хотите точно/достоверно понять качество своего времени - делайте в данный момент лишь что-то одно. 2. Говорите жёсткое "нет"/"стоп" посторонним делам. Недостаточно делать только одно дело - его ещё надо защищать от вторжения других дел. Качество = рамки, ограничения. "Нет" нужно говорить вторжениям извне; "стоп" надо говорить самому себе (ибо наше шаловливое сознание постоянно норовит соскользнуть куда-то в сторону, на какие-то посторонние дела). Техники 1 и 2 можно условно назвать навыками прикладного минимализма. Качество СВОЕГО времени можно (легче, проще) почувствовать, находясь в рамках ОДНОГО дела, не распыляясь при этом на посторонние дела и отвлекающие факторы. 3. Максимально концентрируйтесь на том, что делаете. Это не просто глубокое погружение в поток ощущений, эмоций, впечатлений от происходящего. Это ещё и очень чёткое и ясное осознание того, что происходит "здесь и теперь" : Что вообще происходит? Где я? Кто все эти люди? )))) и т.д. Но на самом деле главная задача концентрации - это осознанный ответ на главный вопрос: "То, что происходит - это Я? Это действительно что-то важное, что является продолжением моего лучшего Я? Я действительно хочу этого?". 4. Периодически контролируйте себя - своё состояние осознанности. Быть на 100% "в потоке" и одновременно решать рефлексивную задачу на самоидентификацию ("Это - Я?") - очень непростое усилие для нашего сознания. Все-таки качество времени легче прочувствовать, пребывая в потоке деятельности "с головой". Но "поток" может унести нас в неизвестном направлении))), поэтому в любой деятельности нужны своего рода "реперные точки" - моменты самоконтроля. Я предлагаю периодически задавать самому себе волшебный вопрос: "А не фигню ли я сейчас делаю?" ))) Если работаете за компьютером, то настройте какую-нибудь напоминалку, чтобы каждые 30-45-60 минут она задавала вам этот самый вопрос. Если не за компьютером - нарисуйте от руки постер с данным вопросом, и повесьте его на самом видном месте. Очень помогает вовремя задуматься/одуматься о качестве своего времени... Техники 3 и 4 условно можно назвать способностью оставаться в фокусе. Всё, что делаете - делайте максимально осознанно и внимательно - и лишь тогда сможете понять качество СВОЕГО времени! * * * UPD: Пока писал этот текст, подоспело видео с моим выступлением "Тайм-менеджмент от противного" на Большом Бизнес Завтраке. Наслаждайтесь :) ...и, разумеется, продолжение следует... s-kalinin.blogspot.com простота и эффективность – brainity.moscowХотя само слово «тайм-менеджмент» вошло в обиход сравнительно недавно, способы оптимизации своей деятельности интересовали человечество всегда. Архимед и Аристотель, Роджер Бэкон и Ньютон, Анри Пуанкаре и Дюма-отец, Бенджамин Франклин и Александр Любищев - многие исторические личности уделяли большое внимание рациональному использованию такого ценного ресурса, как время. Однако особый интерес к техникам управления временем возник во второй половине 20 века, с развитием корпоративной культуры, уходом от механического труда, развитием технологии и информационным бумом. «В то время как у обычных студентов на получение специальности уходит 4 года, мне удалось получить две специальности в колледже в течение трех семестров, в основном благодаря использованию множества техник тайм-менеджмента.» — пишет Стив Павлина, в прошлом успешный shareware-автор и председатель ASP (Association of Shareware Professionals, главное англоязычное shareware-сообщество), а также известный блоггер и автор книг по персональному развитию — «но я не считаю это выдающимся достижением. Я думаю, каждый, кто изучает тайм-менеджмент так же много, как я, мог бы достигнуть аналогичных результатов». Какими же способами можно настолько повысить свою эффективность? Техники тайм-менеджментаВо всех техниках тайм-менеджмента уделяется большое внимание постановке и формулированию целей — именно это является первым этапом в работе над любым проектом. Правильно поставленные цели не только необходимы для эффективного планирования своей деятельности, но и усиливают мотивацию. Второй этап — планирование шагов, необходимых для достижения цели. Франклин описал свою технику работы над этими задачами, которую может с успехом использовать каждый. Пирамида Франклина
Конечно, нет необходимости ежедневно проходить через все этапы, чем ближе к основанию пирамиды, тем реже можно обращаться к пересмотру ступени, но даже глобальные жизненные ценности раз в несколько лет необходимо подвергать ревизии. Определившись с планом действий, можно приступать к конкретным шагам для его воплощения. Для учета и контроля этих шагов в классическом тайм-менеджменте широко используются списки дел (to do list). Большое преимущество таких списков состоит в устранении необходимости держать в голове все, что следует сделать в ближайшее время. Каждый пункт списка представляет собой краткое описание запланированного действия. Объемные задачи дробятся на более мелкие и конкретные. Вы можете составлять список в порядке приоритета, в хронологическом порядке или любом другом, наиболее подходящем для ваших целей. Расставить приоритеты в своих ежедневных делах вам может помочь популярная техника, авторство которой приписывается 34-ому президенту США. Матрица ЭйзенхауэраСогласно этому методу, все дела сортируются по четырем категориям Задачи А. Важные и срочные. Критические ситуации, проекты, у которых подходят сроки сдачи. Выполняются без промедления. Задачи Б. Важные и несрочные. Стратегическое планирование, оценка полученных результатов, превентивные мероприятия. Для задач данного типа устанавливаются временные рамки. Задачи В. Неважные и срочные. Спонтанные просьбы и поручения, не относящиеся к вашим непосредственным обязанностям, перерывы. По возможности от таких просьб следует отказываться или перепоручать. Задачи Г. Неважные и несрочные. Мелочи, отнимающие время (рутинная работа, «пустая болтовня» и другие «поглотители времени»). Необходимо стремиться устранить такие дела из своей жизни. Заключительный этап работы над проектом, который не следует недооценивать — контроль и анализ полученных результатов, который позволяет оценивать эффективность используемых методов и при необходимости корректировать их. ХронометражЭту технику относят к достижениям российской школы тайм-менеджмента. Суть ее заключается в фиксации продолжительности всех действий, выполняемых в течении дня, с точностью до 5-10 минут. После сбора достаточной статистики (записи следует вести не менее 2 недель), можно провести учет и «инвентаризацию» потраченного времени, выявить наиболее актуальные лично для вас «поглотители времени». Универсальной системы управления временем, идеальной для всех, конечно же, не существует. Но попробовав различные методики и взяв на вооружение те из них, которые наиболее соответствуют вашему характеру и стилю работы, вы сможете значительно повысить свою эффективность во многих областях жизни. Валентина Гладкова Количество просмотров:
Прокомментировать с помощью www.brainity.moscow Возможен ли экстремальный тайм-менеджмент?Эффективное распределение времени – это залог успеха. Нередки случаи, когда нехватка времени для решения профессиональных вопросов влияет на качество жизни, личные отношения и психологическое здоровье. В таком случае тайм-менеджмент необходим. В последние время количество схем организации работы и времени достигли такого разнообразия, что на их изучение нужно будет выделить время, а книги по тайм-менеджменту занимают в книжном магазине далеко не один стеллаж. Что такое экстремальный тайм-менеджмент?Основы классического тайм-менеджмента были сформулированы в 60-70 годах прошлого века, однако темп современный жизни требует более жесткого и ритмичного подхода в организации времени, чем раньше. Суть экстремального тайм-менеджмента в основном заключается в том, что планированию подвергается не только рабочее время, а все время (работа, отдых, спорт, сон и т.д.). Гуру сверхзанятых топ-менеджеров – Том Кокс определил основные правила экстремального тайм-менеджмента:
Помочь ответить на некоторые из этих вопросов может схема, или как ее называют в книге “Экстремальный тайм-менеджмент” Николай Мрочковский и Алексей Толкачев, “колесо жизни”. Наша жизнь разделена на 8 секторов, каждый из них пронумерован от 0 до 10. Нарисуйте на листе бумаге такой же круг и оцените свою жизнь по каждому пункту. Затем соедините точки между собой. Если фигура, которая у вас получилась сложно назвать кругом – вам есть над чем работать.
Жизнь по жесткому тайм-менеджментуЭти правила кажутся довольно обычными и подходящими для абсолютно любой схемы тайм-менеджмента. Однако само распределение времени довольно жесткий процесс. Итак, для того чтобы начать жить в ритме экстремального тайм-менеджмента, необходимо учитывать следующее:
Почему экстремальный тайм-менеджмент не работает?Многие переоценивают свои возможности. Самый простой пример – это пытка компенсировать недостаток времени за счет сна. Это навряд и придет к чему-то кроме нарастающей усталости, раздражению и стрессу. Накопившаяся усталость, вспыльчивость или апатия и прочие проявления стресса также не лучшим образом сказываются на планах на день. Можно, конечно, четко распределить время встреч, совещаний и работы, но иногда самое сложное — это учесть влияние собственных эмоций на работоспособность. Также следует сказать, что жесткий тайм-менеджмент подходит не всем людям. Людей можно разделить на две группы: рационалы и иррационалы. Рационалы любят планы и умеют им следовать. Не поддаются собственному настроению, умеют видеть глобальную цель и подцели. Быстро настраиваются на работу и спокойно относятся к рутине. Любят порядок, планируют все наперед. Иррационалы стремятся все успеть: много целей, если не достигают одну, быстро переключаются на другую. Работоспособность зависит от настроения. Однообразность их угнетает, спонтанны и непредсказуемы. Любят порядок, но не любят его наводить. Все, что касается, управления временем и планирования, — это не про них. Подводя итог, нельзя не заметить, что придерживаться такой системы планирования довольно непросто, так как непредвиденные обстоятельства, затянувшиеся встречи, как минимум сдвинут планы “на потом”, что может здорово испортить настроение и весь настрой. Гораздо легче придерживаться более гибких систем управления временем, чем экстремальный тайм-менеджмент. Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter. bakunin.com Мой тайм-менеджмент - на нашей фабричке...Неорганизованность - моя вечная проблема. Я её всегда осознавал, но меняться не хотел, боясь нарушить какой-то хрупкий внутренний баланс, чтобы не превратиться из художника в солдафона. Перечитал уйму книг по тайм-менеджменту, но нигде не нашел устраивающую меня систему. Чтобы и организовывала, и оставляла простаранство для мечтаний стратегического планирования. В итоге пришлось придумывать самому. Получилось, как мне кажется неплохо, готов с вами поделиться.Что такое классический тайм-менеджмент? Расскажу в одном абзаце, потому что на большее там не набирается. Планируйте свое время и анализируйте исполнение плана. Ежедневно, еженедельно и ежемесячно. Дела сортируйте на срочные - не срочные и важные - не важные, и действуйте в соответствии с этими приоритетами. Будте реалистичны, избавляйтесь от ненужных дел, и не забывайте вознаграждать себя за успехи. Это всё. Вы только что узнали содержание 99% книг по тайм-менеджменту. Теперь могу рассказать, как это работает у меня. Я не занимаюсь планированием на день - а точнее день я планирую в уме в качестве утренней зарядки для мозга. Планирование довольно гибкое, и распорядок часто меняется по ходу дня, в зависимости от физического состояния, вдохновения и внешних условий. Такие вольности позволяют не становиться рабом графика и в то же время добиваться результатов. В этом, кстати и состоит первый принцип моего тайм-менеджмента: план - это система для организации комфортной жизни, а не армейский распорядок. Утром по понедельникам планирую дела на неделю, записываю этот план в ежедневник. В четверг корректирую план текущей недели и пишу черновик плана на следующую. За счет этого планирование получается непрерывным и перетекающим из одной недели в другую. В начале каждого месяца планирую следующие два месяца, причем только крупные события или ответственные встречи. Опять же, план получается скользящим. Точно так же планирую на год - раз в полгода и только самые важные вещи, типа отпуска, выставок или больших мероприятий. Теперь по срочности. Мой принцип - в работе не должно быть срочных дел. Если случается аврал, то это сигнал о сбое в системе и сразу после ликвидации аврала надо заняться наладкой процессов, чтобы не допустить его повторения. Тушение пожара - дело несомненно нужное, но лучше бы до пожара не доводить. При таком подходе слово "срочный" приобретает совсем другой смысл - срочные дела это не экстренные, а те, которые надо сделать к определенному сроку. Чтобы не путаться я называю их плановыми. В итоге в моей системе шкала "срочные - не срочные" отсутствует совсем. Все дела по срочности равны. Понятно, что есть отвлечения. Кто-то позвонил или зашел в кабинет, случилось что-то непредсказуемое - все эти события не требуют планирования или учета. Достаточно осознавать, что это потери, и если график напряженный, то нужно с ними безжалостно бороться. Ну и последний критерий - важность. Классическое деление дел на важные и не важные слишком примитивно. С одной стороны эта шкала не может быть бинарной, должны быть более или менее важные дела, а с другой - если вдруг в график затесались не важные, то может их лучше вообще исключить? Короче, в плане должны быть только важные дела. В этом смысле вынести мусор или погулять с собакой - тоже очень важные дела, потому что если их не сделать, то потом придется аврально ликвидировать последствия. В итоге в моих планах все дела важные, только одни дают эффект краткосрочный, а другие - долгосрочный. Например, эффект от урока слепой печати может быть очень небольшим, но он будет действовать до конца жизни. А эффект от съеденного обеда продержится несколько часов, хотя без обеда будет совсем тоскливо. И когда я планирую, я пытаюсь совместить долгоиграющие дела с краткосрочными. Собственно, это и есть второй (и главный) принцип моего тайм-менеджмента: среди текущих важных забот надо находить время для дел, направленных в вечность. Вот и вся наука. Надеюсь, что кому-нибудь пригодится. zorins.livejournal.com Тайм менеджментЖесткие сроки по сдаче отчетности, строгие требования к оформлению рабочих документов и постоянное общение с представителями госорганов — кто, кроме бухгалтера может похвастаться такими завидными условиями работы? Но не стоит впадать в панику, рвать волосы на голове или искать средства от депрессии и бессонницы. Поберегите свои нервы и прическу! С помощью нашей статьи и полезных советов Вы научитесь управлять своим личным и рабочим временем так, что у Вас сразу найдется свободное время на множество приятных мелочей. Ваше время — в Ваших руках! Почему после сдачи отчетности Вы чувствуете себя такими уставшими и опустошенными? Именно в этот период происходит наибольшая концентрация Ваших умственных и даже физических способностей, и организм вынужден подстраиваться под те условия и под то напряжение, которое Вы ему задаете. И, как следствие, дефицит отдыха приводит к огромному нежеланию браться за любое новое дело, невозможности сосредоточиться. И вот Вас уже ничего больше не радует ни дома, ни на работе. Итак, следует избавиться от первопричины, то есть напряжения. Сделать так, чтобы Ваши задачи не вызывал у Вас напряжения, а выстраивались постепенно, с равной нагрузкой. Именно для этого и необходим тайм–менеджмент — технология организации времени и повышения эффективности его использования. 1. Техника «бюджетирование времени».Кому, как не Вам, знакомы слова «бухгалтерский учет исполнения бюджета». Сколько израсходовано и сколько получено. И на сколько это оправданно? Или, может быть, Вы даже пробовали вести учет семейного бюджета? Такой метод заключается в том, что Вы записываете все траты: начиная от крупных расходов на бытовую технику и заканчивая покупкой любимого киевского тортика. А затем стараетесь сократить ненужные расходы или вовсе избавиться от них. То же самое, что и с денежными средствами, происходит и с Вашим временем. Постарайтесь провести эксперимент и хотя бы несколько дней записывать Ваши действия в течение дня и вре мя, которое они заняли. Общались с коллегами на личные темы, загружали новые фотографии в социальные сети — сколько времени это потребовало и был о ли оправданно? Проанализируйте, от каких из этих дел можно было бы отказаться, заменив их на более полезные, которые освободят Вам время впоследствии, например, перед сдачей квартальной отчетности. Не обманывайте себя и не хитрите, включайте в список все-все, даже несущественные, на первый взгляд, дела. Если не получается избавиться от лишних дел сразу, волевым решением, постарайтесь сокращать этот показатель понемногу каждый день — например, вчера Вы совершили 4 непродуктивных действия, а сегодня всего лишь 2. А завтра у Вас останется только один честно заработанный перерыв. Но не переусердствуйте. Полностью сокращать время отдыха и избавляться, например, от обеденного перерыва, конечно же, не стоит. 2. Грамотный отдых.Делайте то, что действительно позволяет вам расслабиться. Разговоры с коллегами, столь популярные у сотрудников бухгалтерии, часто лишь отнимают время и энергию. А некоторым людям и вовсе вредит активное общение. Автор книги «Тайм–драйв: как успевать жить и работать» Глеб Архангельский рекомендует «делать отдых в течение дня ритмичным». Не забывайте в течение дня и о смене деятельности: в перерыве не отдыхайте за монитором, а прогуляйтесь по офису, этажу. Еще лучше — если есть возможность, выйдите на улицу. А вечером постарайтесь забыть о делах, наслаждайтесь приятными домашними обязанностями. 3. Организация рабочего местаНачните с наведения порядка на рабочем месте, причем как в кабинете, так и дома. Оборудуйте место удобными для себя канцтоварами и папками. Разложите документы таким образом, чтобы не тратить время на их поиски, а быстро находить нужные бумаги. Не забудьте распределить документы и в своем компьютере, ноутбуке, смартфоне: вы пользуетесь ими особенно часто. Беспорядок вызывает стресс и даже депрессию. Если на вашем столе кипа нужных и ненужных бумаг, документов, журналов, записок, милые сувенирчики и фото, а кроме того множество полезных мелочей — ручки, файлы, скрепки, стикеры, да еще в придачу пару чашек, не всегда чистых, — всё это можно до поры до времени принимать за творческий беспорядок. Он и правда может быть очень творческим и стимулировать Вас к гениальным решениям, но, к сожалению, не очень долго. В большинстве случаев такое положение вещей снижает вашу концентрацию, а, следовательно, эффективность выполнения работы. От этого страдает и качество Вашей работы. Вы начинаете тонуть в собственных «очень полезных вещах», с трудом находите необходимые документы, и тратите массу времени впустую. Итак, порядок на рабочем столе — практически залог успеха! 4. Автоматизация работыАвтоматизация работы, которая значительно сокращает временные затраты бухгалтера. Вручную заполнять документы намного дольше, чем вносить данные в компьютерную программу. Существенно можно уменьшить объем работы, если научиться выполнять автоматически некоторые операции. И даже неопытному сотруднику легче втянуться в работу, выполняя трудоемкую механическую работу в два клика с помощью программы. 5. Четкий план действийПосле того, как вы закончите с организацией рабочего пространства, задумайтесь о том, что Вам нужно сделать. Выберите те дела, которые вам необходимо реализовать в первую очередь. Продумайте, что можно отложить на потом. Не бойтесь откладывать дела, если знаете, что дедлайн по ним позволяет оставить их на время и заняться ими позже. Определите задачи, от реализации которых вы вовсе можете отказаться (наверняка, и у вас есть такие!). Научитесь отказываться от работы, не входящей в ваши обязанности. Если начальник, например, попросил вызвать ему такси, вы будете абсолютно правы, если не станете этого делать. Страх потерять место порой формирует безволие и неумение отстоять собственную точку зрения. Оставив эти неважные дела, вы освободите время для приоритетных задач. Определитесь, с чего начать работу над тем или иным делом. Не важно, что это будет: звонок, письмо по email или поход в какую-то организацию. Главное — понять, в чем заключается первый шаг к реализации, и осознать, что сделать его совсем не сложно. А вот откладывать приоритетные задачи — опасно. Поэтому смелее делайте первый шаг к их выполнению. Подробнее о планировании времени — в следующей главе. time.rnk.ru Лучшая книга по тайм-менеджменту. Дэвид Аллен "Как привести дела в порядок". Николай Мрочковский "Экстремальный тайм-менеджмент" :: BusinessMan.ruНа сегодняшний день для современного человека крайне важно научиться правильно распоряжаться своим временем. Зачастую людям просто не хватает двадцати четырех часов в сутках. Но это происходит не из-за того, что у человека слишком много дел. Зачастую большое количество времени уходит в никуда. Научиться контролировать свою жизнь поможет лучшая книга по тайм-менеджменту. В данной статье приведены обзоры нескольких книг. Выбрав подходящую для себя книгу, человек может полностью изменить свою жизнь, начать новый бизнес, построить личную жизнь, навести порядок в собственных мыслях и даже наладить давно развалившиеся отношения с родственниками. Что такое тайм-менеджмент?Слова «успех» и «успевать» неразрывно связаны. Умение индивида правильно распоряжаться своей жизнью – это ключевой фактор в достижении успеха и финансового благосостояния. Что является главным ресурсом каждого делового человека? Конечно, время. Ведь все остальное можно найти, заработать, восстановить или укрепить. Но утерянное время вернуть нельзя. Тайм-менеджмент (ТМ) – это целая наука по эффективному управлению временем. Такие известные люди, как Стив Джобс, который создал популярнейший IT-бренд, или Николай Рерих, который за свою жизнь нарисовал тысячи картин и написал десятки книг, знали, как распланировать свой день так, чтобы добиться максимальной эффективности в результате. Тайм-менеджмент для начинающихИзвестный российский «гуру» по тайм-менеджменту – это писатель Глеб Архангельский. «Тайм-драйв» - его книга, которая стала заслуженным бестселлером. Она предназначена для тех, кто раньше никогда и ничего не слышал о тайм-менеджменте. В этой книге собраны все методы и инструменты по управлению временем. Для новичка, который хочет улучшить навыки управления своим временем, «Тайм-драйв» станет настоящей находкой. Как изменить свою жизнь и начать все успевать? О собственном опыте в решении столь важных вопросов рассказывает сам Глеб Архангельский. «Тайм-драйв» - книга российского мастера по ТМ. В ней писатель говорит о классических приемах тайм-менеджмента, а также об их адаптации к современному миру. Архангельский приводит реальные и яркие истории из жизни, что помогает по-настоящему проникнуться его книгой. А для людей, которые являются новичками в управлении временем, он предлагает практические задания, которые помогут улучшить навыки по ТМ. Книга Архангельского может похвастаться хорошим юмором и простым языком. «Тайм-драйв» - это лучшая книга по тайм-менеджменту для начинающих. Продуктивность без стрессаКнига Дэвида Аллена под названием «Как привести дела в порядок» пользуется недюжинной популярностью. Писатель разработал систему тайм-менеджмента под названием Getting Things Done. Этот алгоритм помогает сортировать «входящие» дела, задачи, события, а также новую информацию. Целью данной системы является не только организация и планирование дел. В нашем информационном веке человеку нужно нечто большее, чем схема управления заданиями и проектами. Система GTD – это целая методология, которая помогает разобраться в таких фундаментальных вопросах, как осмысленная работа, правильный образ жизни, а также психологическое благосостояние. В своей книге «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен акцентирует внимание читателя не только на важности повышения продуктивности. Он помогает человеку освободить мозг для новых творческих идей, дает индивиду уверенность в важности той работы, которой он занимается. В книге Аллена рассказывается о том, как построить систему правильного и быстрого выбора действий, научиться и полюбить планировать свой день, обрести контроль над заданиями, научиться концентрироваться на работе и результате, а также стать не только успевающим, но и максимально продуктивным человеком. Немало внимания писатель уделяет и такому важному вопросу, как избавление от львиной доли стресса. Ведь зачастую именно нервное напряжение мешает человеку сконцентрироваться на своей жизни. Дэвид Аллен изложил информацию доступно и понятно, поэтому его книга читается на одном дыхании. Классика тайм-менеджментаМногие авторы, приступая к работе над книгами по тайм-менеджменту, ссылаются на такого мастера управления временем, как Алан Лакейн. «Искусство успевать» - это настоящая классическая работа по ТМ, в которой Лакейн описывает основные принципы рационального использования времени. Книга прошла испытание временем и прекрасно подходит для тех, кто только знакомится с фундаментальными законами тайм-менеджмента. Этот классический труд включает в себя инструменты, которые помогают человеку «подружиться» с собой и своим временем. Алан Лакейн отлично разбавил теорию яркими жизненными примерами, которые показывают человеку, что управлять своей жизнью не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Основные принципы ТМ от молодых и успешных бизнесменов«Экстремальный тайм-менеджмент» - это новый деловой бестселлер от Николая Мрочковского и Алексея Толкачева. Авторы книги знают толк в управлении своей жизнью. Они добились успеха за довольно короткий сок, открыли собственные школы и консалтинговые компании, а также стали профессиональными бизнес-тренерами. Свои методы управления временем они изложили в данном бестселлере. Менеджер автосалона Глеб – главный герой книги, который следовал подсказкам загадочного гуру и полностью изменил свою жизнь. Он смог создать свой собственный бизнес и найти любовь. Вначале Глеб был плывущим по течению нытиком, но за кратчайший срок (два месяца) он превратился в высокопродуктивную личность. Название книги «Экстремальный тайм-менеджмент» говорит само за себя. Николай Мрочковский и Алексей Толкачев дают дельные советы читателю о том, как быстро добиться положительных результатов в работе и в личной жизни. Главное – эффективностьМаршалл Кук, автор книги, посвященной тайм-менеджменту, помог многим людям научиться правильно распоряжаться своим временем. Как эффективно пользоваться своими силами и быстро действовать? Как использовать свои навыки и таланты? На эти и другие важные вопросы отвечает Маршалл Кук в своем труде под названием «Эффективный тайм-менеджмент». Книга помогает читателю по-новому посмотреть на себя и на мир, по-другому оценить важность техники в современной жизни, а также понять, нужен ли человеку распорядок дня, и как он может ему послужить. Какую роль в нашем мире играют такие вещи, как компьютеры, телефоны, факсы, будильники? Некоторые думают, что эти предметы руководят жизнью человека. Но Маршалл Кук считает иначе. Он дает понять, что техника создана для того, чтобы служить людям. Кроме того, в своей книге автор акцентирует внимание на том, что человек должен научиться уделять свое время только важным делам, а все ненужное просто игнорировать. Как побороть хаос на работе и дома?Превосходным гуру для тех, кто не хочет тратить свое время на изучение теории, станет Реджина Лидс. «Полный порядок» - это ее книга, в которой писательница рассказывает о том, как побороть хаос во всех сферах жизни. Автор уделяет мало внимания теории. Реджина Лидс делает ставку на практику. В книге читатель найдет два задания касательно работы и дома, которые нужно выполнить за одну неделю. После полного курса «обучения» читатель сможет наладить отношения с близкими людьми, разобрать многолетние завалы на рабочем столе, выбросить негативные мысли со своей головы. «Полный порядок» - это лучшая книга по тайм-менеджменту для тех, кто желает сразу приступить к делу и понять на практике, как разобраться с хаосом во всех аспектах жизни. ТМ для современных женщинНи для кого не секрет, что в современном мире женщине справиться со всеми делами крайне сложно. Ведь зачастую на ее плечах висят не только домашние заботы, но и горы дел на работе. Книги по тайм-менеджменту для женщин помогают научиться рационально пользоваться временем. Наталья Еремич считает, что преуспевать на работе и при этом уделять внимание домочадцам вполне реально. В ее книге «Тайм-менеджмент для женщин. Как все успевать» изложены основные принципы рациональной организации времени. Пользуясь правилами Натальи Еремич, современная женщина сможет одновременно заниматься рабочими делами и готовить вкуснейшие обеды. Кроме того, автор дает важные советы о том, как устранить дисбаланс между работой и семьей. На сегодняшний день женщине необходимо уметь правильно распоряжаться временем. В этом поможет книга Натальи Еремич, в конце которой можно найти приятный сюрприз в виде рецептов быстрой кухни. Важность тайм-менеджментаДля современного человека чрезвычайно важно ощущать свободу, уделять время своему досугу, здоровью, карьере и личной жизни. Многие жалуются на то, что двадцати четырех часов в сутках попросту не хватает. Но это заблуждение. При правильном планировании своего дня можно успеть сделать все и на работе, и дома. Тайм-менеджмент помогает в постановке целей и планировании рабочего времени. Зная фундаментальные принципы ТМ, человек сможет начать бороться с причинами неправильного использования своего времени. Каждый индивид имеет свои, сугубо индивидуальные причины потери временного ресурса. И методы борьбы с ними тоже должны быть индивидуальными. Поскольку тайм-менеджмент является целостной структурой, человек должен пользоваться всеми правилами по управлению временем, не исключая ни одного элемента. Ведь только тогда система ТМ начнет давать видимые результаты. Все авторы книг, в которых излагаются методики по рациональному использованию времени, предполагают, что читатель будет креативно мыслить и творчески относиться к своему распорядку дня. Отзывы читателейКак научиться контролировать свою жизнь и правильно организовывать свой распорядок дня? В таких важных вопросах помогут книги по тайм-менеджменту. Отзывы людей, которые пользовались советами вышеуказанных авторов, вселяют уверенность в том, что изменить ход своей жизни довольно легко. Нужно лишь выбрать подходящую книгу и начать следовать советам автора. Большое количество читателей, которые узнали секреты тайм-менеджмента, начали успешно вести свой бизнес, разобрались с многолетней кучей дел, наладили отношения в семье и навели порядок в своей голове. Какую книгу выбрать?Существует ли самая лучшая книга по тайм-менеджменту? Безусловно, нельзя утверждать, что какая-либо из вышеуказанных книг по ТМ является наиболее эффективной. Каждый человек должен решить, какая жизненная сфера его интересует больше всего, а также что для него важнее, теория или практика. Руководствуясь своими жизненными приоритетами, человек может подобрать наиболее подходящую для него книгу по тайм-менеджменту. Каждая личность должна выбрать индивидуальную систему ТМ. А те, кому сложно определиться, могут остановить свой выбор на таких классических авторах литературы по управлению временем, как Дэвид Аллен и Алан Лакейн. Они являются настоящими мастерами тайм-менеджмента, сами проверили много способов управления временем и точно знают, какая методика является наиболее эффективной. businessman.ru
|