|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Внутренние документы организации: основные характеристики. Документы компанииВнутренние документы организации: основные характеристики :: BusinessMan.ruВнутренние документы организации включают в себя следующие типы: организационные, служебные и распорядительные. Организационные документы предприятияАбсолютно вся деятельность фирм и предприятий должна быть зафиксирована. Для этого предусмотрены различные типы документов. На основании действующего законодательства все учреждения, фирмы и частные предприятия действуют на основании издаваемых уставов, положений, штатных расписаний и инструкций. Все перечисленные документы и составляют подгруппу документов, именуемых организационными. Все они являются необходимыми элементами любого предприятия. Таким образом, организационными документами предприятия можно назвать группу бумаг, которые регламентируют функции, задачи и общую структуру предприятия или фирмы. Они регулируют организацию его работы, обязанности и права, а также ответственность его специалистов и руководящего персонала. Это внутренние нормативные документы организации. УставУстав – правовой акт, который регламентирует порядок образования организации, ее компетенцию, основные функции, условия работы и задачи. По сути, это свод правил, который регулирует деятельность любой организации, общества или граждан. При образовании юридического лица устав должен быть утвержден группой его учредителей и в обязательном порядке зарегистрирован согласно законодательству. Является основным документом в деятельности организаций абсолютно любых правовых форм собственности и регулирует их взаимоотношения с иными организациями или физическими лицами, также устанавливает их обязанности и права в рамках направления деятельности. Устав относится к обязательным внутренним документам организации. Содержание устава должно соответствовать требованиям действующего законодательства. В состав устава должны быть включены:
ПоложенияК положениям относят нормативные акты, которые определяют порядок образования и организацию работы предприятия. Они могут регулировать рамки деятельности различных должностных лиц. Но на практике, как правило, создаются положения, которые регулируют общую совокупность трудовых отношений. Наиболее распространенным видом положения является документ, который регламентирует общую деятельность организации или деятельность ее структурного подразделения в частности. Если положение касается организации в целом, то оно определяет статус предприятия, его компетенцию, а также порядки ликвидации и реорганизации. Положения, касающиеся структурных подразделений, фиксируют порядок разграничения их функций. Какие нюансы имеют эти внутренние документы организации? Все положения имеют унифицированный формуляр и оформляются на общем бланке предприятия. В обязательном порядке они должны содержать информацию о наименовании предприятия или подразделения, дату и гриф утверждения. Сам текст положения включает в себя цели, задачи, функции, права и обязанности, общие положения, руководство. Положения должны быть утверждены директором, завизированы юристом и подписаны непосредственно теми, кто их разрабатывал. Это могут быть заместители руководителя или руководители структурных подразделений. Штатное расписание и штатная численностьДокумент, закрепляющий наименование подразделений, имеющихся должностей и количество единиц в штате, именуется штатной численностью. Как и положения, штатная численность унифицирована в системе организационно-распорядительной документации. Также она должна быть оформлена на общем бланке. Штатная численность имеет визу главного бухгалтера предприятия, инспектора отдела кадров, непосредственно руководителя и должна быть заверена печатью. Ниже будут рассмотрены и другие внутренние и внешние документы организации. Документ, закрепляющий на предприятии должности и численность сотрудников, а также фонд заработной платы, именуется штатным расписанием. Форма документа имеет унифицированное название Т-3 и представляет собой таблицу, в которой содержатся наименования должностей, тарифные ставки, размеры окладов, надбавки и прочая информация. Составление и утверждение штатного расписания находится в компетенции главного бухгалтера предприятия. Какие еще внутренние документы организации существуют? Должностные инструкцииЭто нормативные акты, определяющие права и обязанности сотрудников организации, сферу их деятельности, рамки ответственности. Занимают особенное место в структуре внутренних документов предприятия. Именно на основании должностных инструкций разрабатывается и заключается договор с работником. Таким образом, именно трудовой договор и штатное расписание используются для разрешения конфликтной ситуации между работником и работодателем в случае ее возникновения. Разработка должностной инструкции входит в компетенцию инспектора отдела кадров, затем она согласуется с юридическим отделом и заверяется руководителем. Любое изменение, имеющее существенное значение, должно вноситься на основании приказа директора. Этого требуют внутренние нормативные документы организации. ДоговорыДоговор – многофункциональный документ. Он регулирует любые взаимоотношения между субъектами экономической деятельности. Договор может оформляться при покупке или аренде помещений, поручительстве или ценообразовании, продаже товаров или услуг, найме сотрудников или подрядчиков, привлечении сторонних организаций. Он является, как правило, основным документом, который регулирует различные связи экономического характера между категориями граждан, юридическими лицами. Основной частью договора являются положения о взаимных правах и обязательствах сторон, порядок и сроки расчета, полные реквизиты. Организация работы с внутренними документами лежит на руководителе предприятия. Служебные документыСлужебные документы – официальные документы, используемые в текущей организационной деятельности предприятия. Основными видами служебной документации являются акты, протоколы, служебные записки и справки. АктыЭто внутренние документы, отражающие те или иные события или факты и составленные несколькими лицами. Составляются данные документы в различных ситуациях, поэтому имеют огромное количество разновидностей: это акты приема-передачи, акты списания, коммерческие акты. Должны быть составлены постоянно действующей или назначенной руководителем комиссией. Оформляются на общем бланке предприятия (если являются внутренними), должны иметь информацию об организации (если являются внешними). Состоят акты из двух частей. В первой они несут информацию о предмете и основании составления, членах комиссии. Во второй содержится непосредственно информация о проведенной комиссией работе, ее результатах. Подписывается всеми членами комиссии. Если акт несет какую-либо материальную или финансовую нагрузку, он должен утверждаться руководителем и заверяться печатью. Если акт затрагивает деятельность других структурных подразделений или должностных лиц, то последние должны быть с ним ознакомлены. Внутренние регламентирующие документы организации часто запрашиваются проверяющими органами. Акты, касающиеся важных вопросов в деятельности организации (реорганизация, проверка, ревизия), должны храниться на постоянной основе. Менее важные подлежат хранению в течение пяти лет. ПротоколыФиксируют ход собраний и совещаний, обсуждаемые на них вопросы и принятые решения. Порядок организации внутренних документов должен соблюдаться. Как правило, протокол собрания и заседания ведется секретарем путем конспектирования или стенографирования. Включает в себя основные тезисы выступающих с докладами, проекты решений по поднятым вопросам. Составляется на общем бланке предприятия с указанием наименования протоколируемого события, даты его проведения, списком участников и порядковым номером. Протокол состоит из вводной части (указываются председатель, секретарь и присутствующие должностные лица, а также повестка дня) и основной (включает в себя разделы, соответствующие повестке дня, описания выступлений и постановление – решение). В перечень внутренних документов организации также входят акты о порче имущества, недостачах, повреждениях или нарушениях при транспортировке. Таковые должны составляться на фирменном бланке без каких-либо исправлений или помарок. Докладные, служебные, объяснительные запискиСлужебные и докладные записки представляют собой документы, которые адресуются руководителю предприятия или любого подразделения (в редких случаях - вышестоящему органу). Содержат информацию по какому-либо вопросу, касающемуся деятельности предприятия или должностных лиц, предложения или выводы. Служебная записка – это элемент внутренней переписки. Составляется в том случае, если вопрос между подразделениями не может быть решен устно. При необходимости визируется у руководителя. Может быть составлена как в рукописном, так и в печатном виде. Служебная записка должна иметь заголовок и основной текст, раскрывающий суть события, которое послужило поводом к ее составлению, а также выводы и предложения. Датой является дата составления. Должна быть подписана составителем, а в случае направления в вышестоящие органы - еще и руководителем организации. Служебные записки, касающиеся деятельности предприятия и направляемые в вышестоящие органы, хранятся постоянно, а документы внутреннего контроля организации – пять лет. Объяснительные записки составляются в произвольной форме и несут информацию по трудовым отношениям. Как правило, содержат информацию о причинах, которые привели к каким-либо нарушениям. В зависимости от важности хранятся от одного года до пяти лет. СправкиЭто внутренние документы, которые описывают и подтверждают факты и события. Наиболее часто используемыми справками на предприятии являются справки о заработной плате и подтверждающие факт работы сотрудника на данном предприятии. По его требованию организация обязана выдать ему подобную справку. Зачастую на предприятии используются формализованные бланки справок для ускорения процесса их подготовки и последующей выдачи. Справка должна содержать данные о сотруднике, которому она предоставляется, его должности и окладе. В обязательном порядке должна иметь дату составления, подписи руководителей, печати предприятия. Отдельным видом справок являются справки по производственной тематике, которые могут быть предоставлены по запросу руководства. Таковые составляются в двух экземплярах: один предоставляется адресату, второй прикладывается к делу. Учет внутренних документов организации должен быть строгим. Распорядительные документы организацииРазличают следующие виды распорядительных документов:
Внутренние документы кредитной организацииОбычно кредитные организации разрабатывают и утверждают различные документы, которые регулируют деятельность их подразделений и должностных лиц. Это документы о совершении банковских операций и других сделок (некоторые виды правил, процедур, положений, распоряжений, решений, приказов, методик, должностных инструкций и иных документов в формах, принятых международной банковской практикой). Обязательные документы компанийОбязательные организационные документы можно определить как комплекс взаимосвязанных бумаг, регламентирующих структуру, функции организации, права и обязанности работников и руководителей.
Какие организационные документы считаются обязательными?
К числу обязательных организационных относятся следующие бумаги:
1. Положения – нормативные документы, регламентирующие организационные и трудовые отношения. Положение может регулировать как деятельность всей компании, так и работу единственного должностного лица. Типичный вариант положения – документ, регламентирующий деятельность филиала, определяющий его внутреннюю структуру, ключевые функции, порядок реорганизации и упразднения.
2. Устав – перечень правил, регулирующих взаимоотношения организации с другими юридическими образованиями, частными лицами и государством. Устав составляется учредителями организации и обязательно регистрируется.
Этот документ включает такие данные, как:
- название, вид, местонахождение фирмы;- цель функционирования;- порядок образования имущества и распределения прибыли между акционерами;- сведения о внутренней структуре.
Также есть конкретные требования к отдельным категориям организаций: например, акционерные общества обязаны прописывать условия приобретения акций и доли участников.
3. Штатная численность и штатное расписание. Штатная численность устанавливает названия должностей и количество кадровых единиц для каждой должности. Документ подписывается начальником кадровой службы и руководителем фирмы и визируется главным бухгалтером.
Штатное расписание устанавливает численный состав сотрудников, а также общий фонд заработной платы. Его составляет главный бухгалтер.
4. Должностные инструкции устанавливают права и обязанности сотрудников организации. Создаются инструкции кадровым специалистом, подписываются руководителем фирмы и юридическим консультантом. Срок хранения должностных инструкций – 3 года.
5. Договор – правовой документ, регулирующий хозяйственные отношения между субъектами экономической деятельности. Договор имеет обязательные реквизиты – к ним относятся подписи, печати, юридические адреса и банковские реквизиты участников сделки.
Обязательные кадровые документы
1. Положение о защите личных (персональных) данных работников дается работнику под подпись при найме и хранится постоянно.
2. Трудовые книжки хранятся вплоть до увольнения работника (невостребованные хранятся постоянно). Исключение – совместители: от них трудовая не требуется.
3. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Этот документ постоянно заполняется и содержится в отделе кадров в течение 50-ти лет. При упразднении фирмы документ должен быть перемещен в городской архив – там срок его хранения достигает 75 лет.
4. Приказы по кадровому составу. К этой категории документов относятся приказы о трудоустройстве, об увольнении, о командировках и перемещениях сотрудников на другие должности. Приказы хранятся 75 лет.
5. Приказы по отпускам издаются по письменному заявлению сотрудников и оформляются минимум за три дня до того, как сотрудник отправляется в отпуск. Срок хранения приказов – 5 лет. К этому блоку еще можно отнести график отпусков, который оформляется за две недели до наступления нового календарного года. График сохраняется в течение 12 месяцев, после чего утрачивает актуальность.
6. Положения об оплате труда, а также ТУРВы. Положения содержат схему премирования персонала, информируют о доле окладной части при сдельно-премиальной системе. ТУРВ (табель учета рабочего времени) позволяет судить, сколько дней фактически отработал сотрудник за определенный период.
Охрана труда: обязательные документы
Обязательными являются такие документы по охране труда:
1. Инструкция по охране труда (обязательна по Трудовому Кодексу – статья 212).
2. Листы ознакомления, подтверждающие, что сотрудники знают требования охраны труда, определенные нормативными актами.
3. Сами регулирующие нормативные акты.
4. Журналы инструктажей по технике безопасности.
5. Перечень должностей, которые освобождены от инструктажей, потому как не связаны с эксплуатацией потенциально опасных объектов.
6. Документы, удостоверяющие, что работник прошел инструктаж.
7. Приказ о делегации полномочий, если руководитель передал ответственность за охрану труда штатному специалисту. utmagazine.ru Кадровые документы организации. Формы кадровых документов :: BusinessMan.ruНа любом предприятии учет зарплаты и труда сотрудников осуществляется в соответствии с первичной документацией, оформляет и ведет которую кадровая служба. Если деятельность этого подразделения поставлена недостаточно хорошо, то происходят серьезные сбои в работе всей компании. Рассмотрим далее, что собой представляют документы кадрового делопроизводства. Общие сведенияКак выше было сказано, при недостаточно грамотной организованности деятельности кадрового отдела возникают различные проблемы на предприятии. В частности, возможны задержки с выплатами зарплаты, компенсаций по больничным листам, несвоевременная подготовка бумаг для предоставления в контролирующие инстанции. Все это приводит к существенному ухудшению финансовых показателей фирмы. Документы кадровой службы заполняются в соответствии с требованиями, содержащимися в ТК. Контроль над правильностью ведения бумаг осуществляют и трудовая, и налоговая инспекция. Надзорный служащий может посетить любой офис компании вне зависимости от вида ее деятельности и типа собственности и потребовать для проверки кадровые документы организации. Такими полномочиями инспекторы наделяются в соответствии с ФЗ № 134. Задачи делопроизводстваДеятельность кадровой службы охватывает все процессы, которые относятся к составлению и обработке документации в соответствии с установленными правилами. Она осуществляется для решения ряда управленческих задач. К ним, в частности, относят:
Для чего нужны кадровые документы?Основное назначение этих бумаг заключается в обеспечении максимальной прозрачности в рамках трудовых правоотношениях. Система делопроизводства основывается на определенных правилах и требованиях. Их соблюдение гарантирует сотрудникам стабильность, а для административного аппарата компании - упрощенность управления. Благодаря точной регламентации круга обязанностей и прав, которую обеспечивают кадровые документы, соблюдаются интересы всех участников трудовых правоотношений. Виды бумагВ соответствии с нормами ТК, основные формы кадровых документов следующие:
Перечисленные кадровые документы чаще всего являются предметом проверки контролирующих органов. Личный составКадровые документы, включающие в себя сведения о сотрудниках, создаются в ходе работы подразделения с персоналом. Такие бумаги всегда тесно связаны с конкретным служащим предприятия. Они отражают информацию о профессиональной деятельности сотрудника, его квалификации, результатах труда, условиях зачисления в штат, стаже и так далее. К таким документам, в частности, относят:
Документы каждой группы имеют свою специфику. Они предназначаются для различных целей, разрабатываются, вводятся в действие, утверждаются по соответствующим порядкам. Распорядительные бумагиЭта категория включает в себя распоряжения и приказы начальства. С помощью их руководитель реализует полномочия по управлению предприятием, предусмотренные в Уставе компании. Распоряжения разделяются на две группы. К первой относят акты по основной деятельности фирмы. Ими, в частности, являются распоряжения по производственным вопросам, порядку проведения аттестаций, инструкции и так далее. Во второй группе находятся распоряжения по личному составу. К ним относят акты об увольнении, приеме на работу, переводе, предоставлении отпусков, дисциплинарных взысканиях, поощрениях. Документы первой группы охватывают деятельность предприятия в целом и к работе кадрового подразделения относятся косвенно. Другая категория бумаг непосредственно связана с деятельностью персонала. В большинстве своем - это унифицированные кадровые документы. Их бланки утверждаются Госкомстатом. К документам, отражающим деятельность персонала, относят:
Эти документы предназначены для максимально полной иллюстрации трудового стажа работника. Он, в свою очередь, будет иметь значение и для назначения ему пенсии в будущем, и для расчета пособия по нетрудоспособности во время его деятельности на предприятии. Копии приказов других работодателей выступают в качестве основания для внесения в трудовую книжку записей о совместительстве, оформления ее дубликата. Информационно-расчетная категорияЭти документы ведутся с целью учета личных данных служащих, закрепления сведений, касающихся их трудовой деятельности. В их числе присутствуют:
Для большинства из них используются типовые бланки. Унифицированные формы кадровых документов значительно упрощает процесс их заполнения. Внутренняя перепискаОна используется на предприятии для оформления принятых кадровых решений. К примеру, для привлечения к дисциплинарной ответственности какого-либо работника необходимо взять с него объяснение. Если же предполагается поощрение служащего, его непосредственный начальник отправляет в адрес директора предприятия соответствующее представление. Внутренняя переписка выступает в качестве одного из вариантов официального обмена мнениями между сотрудниками. Книги контроля и учетаРегистрационные журналы предназначены для учета имеющейся кадровой документации (приказов, удостоверений, личных дел, трудовых книжек). Каждой бумаге присваивается определенный номер. В журнале также проставляется дата регистрации документа. Правильный учет придает бумагам юридическую силу. Это, в свою очередь, позволяет доказать ту или иную позицию в трудовом споре. Регистрация и хранение кадровых документов этой группы осуществляется уполномоченными лицами. На предприятии используют журналы регистрации:
Одни образцы кадровых документов утверждаются на федеральном уровне, другие - разрабатываются самой компанией. Все ли бумаги необходимы?Условно приведенные выше кадровые документы разделяются на три категории:
Последние необходимо вести всем предприятиям без исключения, вне зависимости от количества сотрудников, вида деятельности, правового статуса. Эти документы или прямо, или косвенно указаны в ТК. Например, необходимость составления правил распорядка на предприятии следует из статей 189-190, штатного расписания - из ст. 57. Рекомендованные бумаги предназначены для оптимизации кадровой работы. Их наличие или отсутствие зависит от решения руководителя. Документы, которые зависят от специфики деятельности организации, будут обязательны для конкретной компании. Если на предприятии предусмотрены вредные или опасные условия труда, то для него обязательна разработка дополнительных правил и инструкций. Например, это могут быть Положения о прохождении регулярных медосмотров, инструктажей по ТБ и так далее. Восстановление бумагЗачастую, когда на предприятии появляется новый кадровый работник, он встречается с определенными сложностями. Например, в компании могут отсутствовать те или иные обязательные бумаги. За один день составить и внедрить необходимые документы невозможно. В этом случае следует выделить самые важные и начать их оформление. Специалисты рекомендуют в первую очередь приступить к составлению графиков отпусков и штатного расписания. Затем следует проверить наличие и правильность оформления контрактов, приказов о переводе, приеме на работу, отметок в трудовых книжках. Если на предприятии отсутствуют журналы учета, их также нужно завести. Далее необходимо привести в порядок все личные карточки. Все документы датируются временем оформления. Однако в тексте бланка, например, ф. Т-2, проставляется реальная дата, то есть число, когда сотрудник был принят на работу либо переведен. В данном случае можно обратиться за помощью в бухгалтерию и запросить лицевые счета служащих для уточнения и сверки сведений. В процессе восстановления утерянных или отсутствующих бумаг предприятия не следует забывать и о текущей работе. После этого необходимо приступить к составлению, оформлению и внедрению обязательных локальных актов. Сроки хранения документации по личному составу утверждены соответствующим Перечнем. Все приведенные в нем бумаги должны сдаваться впоследствии в архив. businessman.ru его основные правила и этапы, цели и порядок действий
Для обеспечения непрерывности этого процесса фирма должна создать особое структурное подразделение. Задача сотрудников этого отдела — организация потоков документов. Определение и назначениеДокументооборот — это процесс движения официальных бумаг, начинающийся в момент их получения или создания и завершающийся при отправке или исполнении. Документы обеспечивают правильность и обоснованность принятия управленческих решений. Они сопровождают каждое действие компании.
Правильно организованный документооборот — неотъемлемая часть эффективного менеджмента. Без нормального функционирования этого процесса невозможно обеспечить финансовый и управленческий учёт. Типы документовВ документообороте предприятия участвуют три типа бумаг: Каждый из них должен содержать определённые атрибуты. Существуют как общие, так и специальные реквизиты. Именно их наличие делает составленную бумагу официальной. К общим атрибутам относятся:
Некоторые атрибуты проставляются в зависимости от того, к какому типу относятся документы.
Внутренние могут иметь следующие атрибуты:
Исходящие также имеют некоторые дополнительные реквизиты:
Предприятия могут добавлять в документы дополнительные атрибуты, если посчитают это необходимым для обеспечения управленческого учёта. Правила и этапы обработки документовВсе документы находятся в ведении руководителя организации. Он несёт за их сохранность персональную ответственность. Приём и обработку официальных бумаг всех типов производит специально выделенный работник или секретарь-референт. Документация проходит несколько ступеней рассмотрения:
Электронный документооборотТехнологии позволяют значительно сократить процесс приёма, обработки и хранения бумаг. Чтобы облегчить работу, организации вводят электронный документооборот. Чтобы воспользоваться этой возможностью, предприятие должно приобрести специальное программное обеспечение, а также ЭЦП. Составленный с помощью ПО документ представляет собой совокупность информации, представленной в цифровой форме и заверенной ЭЦП. Он должен соответствовать следующим требованиям:
Возможность ведения делопроизводства в электронной форме значительно упрощает работу сотрудников канцелярии. Однако полностью исключить бумажные документы нельзя, так как законодательство требует наличия оригиналов именно в таком виде. О том, что дает автоматизация документооборота на предприятии, смотрите на следующем видео: znaydelo.ru документы компании - это... Что такое документы компании? документы компанииcase study Русско-английский словарь по экономии. 2013.
Смотреть что такое "документы компании" в других словарях:
Книги
economy_ru_en.academic.ru ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ КОМПАНИЙ - это... Что такое ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ КОМПАНИЙ? ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ КОМПАНИЙ ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ КОМПАНИЙ(statutory books) Отчетные документы, которые, по Закону о компаниях 1985 г., должна иметь каждая компания. Эти документы должны отражать и объяснять операции компании, раскрывать с надлежащей аккуратностью финансовое положение компании на любой момент времени и гарантировать директорам компании, что все счета и отчеты, подготовленные компанией, отвечают требованиям Закона. Эти документы должны также содержать повседневные записи всех поступлений и расходов, а также показывать все активы и обязательства компании. Кроме того, в них должен быть список акционеров с указанием количества акций у каждого (в тех случаях, когда это требуется). Финансы. Толковый словарь. 2-е изд. — М.: "ИНФРА-М", Издательство "Весь Мир". Брайен Батлер, Брайен Джонсон, Грэм Сидуэл и др. Общая редакция: д.э.н. Осадчая И.М.. 2000. .
Смотреть что такое "ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ КОМПАНИЙ" в других словарях:
dic.academic.ru
|
К числу обязательных кадровых документов относятся такие бумаги, как:
Деятельность любого предприятия не может обходиться без принятия, составления и обработки официальных бумаг.
Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из главнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе фирмы. Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты тормозят нормальный ход деятельности. Если же компания имеет в составе удалённые структурные подразделения, то при необходимости установить правомерность некоторой операции работа фирмы может быть вовсе парализована.
Входящие бумаги, кроме общих реквизитов, имеют также специальные:
