Десять советов эффективного тайм-менеджмента. Правила тайм менеджмента кратко

30 советов по тайм-менеджменту

Дата публикации 20 октября 2010. Опубликовано в Развитие

30 советов по тайм-менеджменту

Как бы Вы оценили уровень личной продуктивность на данный момент? Если Вы оставляете все на последний момент, если пребываете в постоянном стрессе, то в таком случае тайм менеджмент поможет Вам улучшить свою жизнь. Вы можете создать свой собственный распорядок для управления временем, можете использовать простую таблицу или же график, который сами же и создадите. Ознакомьтесь с советами по развитию навыков управления временем и выберете для себя наиболее подходящий инструмент для планирования.

Тезисные рекомендации по управлению своим временем – кратко и четко:

1. Обязательно составляйте список дел.

2. Корректируйте список дел каждый вечер, вычеркивая выполненные, добавляя новые и перенося невыполненные задачи.

3. Безжалостно расставляйте приоритеты.

4. Научитесь различать важное и срочное. Что важно, не всегда актуально. Что срочно, не всегда важно.

5. Носите список дел всегда с собой.

6. При прочих равных условиях, начинайте с самых трудных дел.

7. Если дело займет меньше пяти минут, сделайте его сейчас же, если больше – занесите в список.

8. Проверяйте электронную почту каждый день в определенное время и за определенное время.

9. Выделяйте в день некоторое время, когда вы можете полностью и непрерывно сосредоточиться на своих задачах.

10. Прежде, чем проверить почту, завершите свой самый трудный проект.

11. Проведите инвентаризацию хотя бы за пару дней, чтобы знать, на что уходит ваше время.

12. Выключите личные средства связи.

13. Разбейте большую работу на части. Распределите их по важности. Выделите для каждого определенное время.

14. Оставляйте небольшой запас времени на задачи, особенно крупные.

15. Если каждый ваш день включает одни и те же рутинные задачи, постарайтесь проанализировать их выполнение и оптимизировать его.

16. Назначайте определенные сроки для каждой задачи, причем по минимуму – работа умеет тенденцию расширяться настолько, насколько вы ей это позволите.

17. Создавайте смарт-карты для всех ваших задач, пользуйтесь ими и сохраняйте их.

18. Цените собственное время и избавляйтесь от тех, что его не ценит.

19. Говорите “нет” всегда, когда вы можете это сказать.

20. Не перегружайте себя.

21. Перепоручайте все, что возможно.

22. Читайте бумаги и письма один раз.

23. Поощряйте себя к выполнению задач в конкретные сроки.

24. Организуйте рабочее место, чтобы не тратить время на поиски.

25. Назначайте сложные задачи на время пика вашей суточной активности.

26. Объединяйте задачи в группы.

27. Используйте вынужденные простои (опоздания, ожидания, очереди) для мелких задач – почты, звонков.

28. Помните – лучше выделяться чем-то одним, чем быть средним во всем.

29. Не бойтесь сдавать проекты раньше времени – чем больше вы их мусолите, тем хуже они становятся.

30. Всегда соблюдайте бизнес-условия, которые будут настраивать вас на нужный лад – освещение, одежда, кофе и т.п.

love2work.ru

www.vitamarg.com

Как успеть всё – технологии управления временем (тайм-менеджмент)

Зачастую люди, уделяющие повышенное внимание развитию своей карьеры, сталкиваются с серьезной проблемой: для всех служебных обязанностей не хватает и 24 часов в сутках.

Помочь справиться с этим могут современные технологии тайм-менеджмента, которые позволяют правильно организовать свое рабочее время и тем самым повысить профессиональную эффективность.

Тайм-менеджмент – наука о времени

Тайм-менеджмент (в пер. с англ. – «управление временем») – наука о методах определения того, что для человека важно и на что в первую очередь следует потратить время. Ее возникновение относят к 60-м годам XX века.

Тогда в странах Запада благодаря развитию бизнеса стремительно ускорился темп жизни. Резко возросла нагрузка у людей, занятых в сфере управления. Они начали испытывать хроническую нехватку как рабочего, так и свободного времени. Постепенно процесс распространился и на остальные категории служащих.

Чрезмерная занятость, утрата работоспособности и увеличение стресса у многих людей привели к появлению новой науки – тайм-менеджмента, в основу которой было положено не стремление успеть все и сразу, а принцип достижения максимального результата за минимальное время. Главным инструментом для этого стало планирование.

Эффективный план – ставим цели

Чтобы составить эффективный план, нужна цель. Выясните, чего вы хотите достичь, а потом устанавливайте четкие временные рамки: когда именно вы планируете добиться желаемого. В тайм-менеджменте выделяются краткосрочные и долгосрочные цели. Они определяются в зависимости от срока реализации. Если первые могут существовать на бумаге в виде текущей задачи на день, например позвонить десяти клиентам, то вторые – на год и более вперед, допустим, продвинуться по карьерной лестнице.

По словам Брайана Трейси, бизнес-консультанта и автора бестселлеров по повышению персональной эффективности, если решение проблемы занимает слишком много времени, чтобы разобраться с ней зараз, стоит разбить ее на несколько этапов, а те, в свою очередь, на подэтапы. Каждому из них нужно отвести время. Затем составляется план, и вы, следуя ему, будете переходить от одной задачи к другой. А то, что вы делаете, шаг за шагом приближает вас к заветной цели.

Определив вашу долгосрочную цель, все ее этапы и подэтапы, начните фиксировать планы на каждый день. Чтобы исписанный лист был не просто бесполезным перечнем дел, стоит ориентировать его на результат. Например, пишите в списке не «составить отчет», а «отчет составлен», чтобы по окончании процесса можно было поставить рядом с записью жирную галочку. Это сильное мотивирующее средство. Четко сформулируйте итог, которого вы хотите достичь при решении задачи.

Принцип Парето – 20 против 80

Иногда перечень рабочих дел настолько обширен, что вы рискуете не уложиться в стандартные 8 часов. Поэтому лучше расположить дела в порядке срочности и важности. В случае наличия срочных дел рутинную работу отложите. Классики тайм-менеджмента считают, что большинство людей не достигают карьерных высот вовсе не из-за меньших способностей, а потому, что не умеют выделять главное.

Эту идею наглядно демонстрирует правило, выведенное итальянским экономистом и социологом Вильфредо Парето: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий – лишь 20% результата». Так что рекомендуется выделить те 20% дел, которые обеспечивают максимальный эффект, и начинать свой день с них.

Не забудьте показать руководству составленный план. Даже если ваш руководитель не увлечется тайм-менеджментом, как и вы, он будет в курсе, какие наиболее горящие служебные обязанности вы выполняете в первую очередь, а какие – откладываете. А также сможет повлиять на план и помочь вам определиться с приоритетами. Благодаря этому не возникнет несогласованности в работе.

Матрица планирования Эйзенхауэра

Чтобы составить эффективный план своих целей и задач, воспользуйтесь матрицей планирования Дуайта Эйзенхауэра, 34-го президента США. Он занимал этот пост с 1953 по 1961 год. Она предусматривает четыре варианта комбинаций по параметрам: срочное, не срочное, важное, не важное.

Составьте список этих обозначений напротив каждого дела. И оцените временные затраты для их выполнения. Отсортируйте дела по степени важности и держите таблицу перед глазами, чтобы сосредоточиться на главном.

Оставьте «запасное» время

По мнению Глеба Архангельского, классика российского тайм-менеджмента, при планировании дня нужно рассчитывать не более 60% времени, а 40% – так называемые буферные зоны – оставлять на случай возникновения срочных и непредвиденных задач. Форс-мажор есть всегда, это тоже нужно учитывать. И не стоит расписывать свой день минута в минуту, такой план все равно не сработает.

В случае если неожиданных задач не возникло, займитесь выполнением важных, но не срочных дел. Например, разберите бумаги в своем столе – если договоры с клиентами сегодня вам не нужны, это не значит, что они вскоре не пригодятся. Так вы решите проблему до того, как она станет горящей и потребует вашего времени в самый неподходящий момент.

Ну, а если этот подход не позволит избежать форс-мажора (например, у вас возникает необходимость отправиться на срочную встречу, которая займет половину рабочего дня), то следует:

Поручить часть запланированных дел другому сотруднику, если у вас есть помощники.
Перенести дела на более поздний срок (полностью или частично).
Отклонить задачи.

При составлении плана в первую очередь выделите «жесткие» задачи, которые должны осуществляться в строго определенное время, например встречи.

Следите за тем, чтобы они не были запланированы строго друг за другом, без временного интервала. Ваш партнер или клиент может опоздать, встреча – затянуться, и это потянет за собой смещение всех остальных задач.

Организация времени руководителя

Организация рабочего дня для управленца имеет свои особенности: это общение с подчиненными, постановка задач, контроль и разрешение конфликтов между сотрудниками.

Посреди всего этого хаоса нужно сосредоточиться на проблемах и решать их эффективно. Классики тайм-менеджмента на этот счет дают четыре совета:

Не назначайте на день более четырех встреч, иначе вы вряд ли сможете действовать эффективно.
Делегируйте полномочия: если вы выполняете работу, которую мог бы сделать сотрудник вашего отдела, и его час времени стоит дешевле, чем ваш, – значит, вы зря расходуете деньги компании.
Установите еженедельные часы приема подчиненных – политика открытых дверей отучает сотрудников от самостоятельности и ведет к неразумной трате времени.
При планировании рабочего дня создайте условия для того, чтобы сосредоточиться на решаемой проблеме хотя бы в течение двухтрех часов.

Метод ограниченного хаоса

При реализации плана с краткосрочными целями, как правило, проблем не возникает. А вот с длительными могут возникнуть сложности, особенно если таких проектов несколько. Трудно держать в голове множество деталей. В то же время регулярная работа над мелочами отнимает время и не дает сконцентрироваться на главном. Выход – «метод ограниченного хаоса», описанный в одноименной книге Глеба Архангельского.

Для каждого проекта заведите отдельную папку и помещайте туда все относящиеся к теме материалы. Периодически вспоминайте о них и просматривайте. Носите с собой маленький блокнот для записи мыслей. А затем распределяйте записи по папкам. Когда придет время обработать материалы, у вас уже будет несколько хороших идей или решений.

Для очень сложных и долгих проектов, когда предстоящая работа психологически подавляет вас своими масштабами, эффективен метод «швейцарского сыра».

Он основан на том, что к делу нужно приступать постепенно, проделывая в задаче «дырки» наподобие тех, что видны на срезе швейцарского сыра. Таким образом вы начнете ощущать движение вперед, появится мотивация продолжать решение задачи до получения необходимого результата.

Контроль управления временем

Все вышеперечисленные функции тайм-менеджмента будут не столь эффективными, если не проводить контроль.

Он охватывает три задачи:

Осмысление физического и эмоционального состояния.
Сравнение запланированного с результатом.
В случае необходимости корректировка плана.
Эта несложная процедура поможет лучше понять, чего вам удалось добиться и какие шаги стоит предпринять для наилучшей организации рабочего времени.

Это интересно: советуют прочитать книги, на которые не жаль потратить драгоценные минуты:

«Тайм-драйв: как успевать жить и работать», Глеб Архангельский, 2005;
«Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы», Глеб Архангельский, 2003;
«Искусство успевать. 61 метод экономии времени», Ален Лакейн, 1996;
«Оставьте брезгливость, съешьте лягушку», Брайан Трейси, 2007.

vseznam.ru

Десять советов эффективного тайм-менеджмента | Executive.ru

На правах рекламы.

«Кто владеет временем, тот владеет всем» – говорят французы. И действительно, тот, кто эффективно распоряжается собственным временем, всегда успевает сделать гораздо больше дел, чем его нерасторопный товарищ.

В этой статье мы постарались собрать для вас десять полезных советов и правил, которые помогут вам на практике эффективнее управлять своим временем. Прочитав и применив хотя бы некоторые из них, вы уже совсем скоро заметите реальные изменения!

1. Расставляйте приоритеты

Всегда и везде расставляйте приоритеты. Возьмите за правило разграничивать важное и неважное и ранжировать сроки выполнения дел согласно их приоритетам. Вы можете рисовать простейшую матрицу и распределять дела по срокам и другим ключевым для вас приоритетам. Очень полезно выделить ТОП-5 дел на неделю и делать по одному в день.

2. Уберите лишнее

Отключите соцсети, Skype и тому подобные сервисы на время работы. Они только отнимают у вас драгоценные минуты и растягивают выполнение важных задач. Попробуйте взять за правило: час работы – 15 минут общения.

3. Прислушивайтесь к советам профессионалов

Регулярно читайте блоги, тематические рассылки специалистов в вашей области. Там всегда можно почерпнуть много полезной информации и советов, как улучшить вашу работу. Читайте и применяйте на практике.

4. Планируйте

Записывайте все важные дела. Разбивайте сложные задачи на более мелкие. Регулярно пересматривайте свои планы. План поможет вам не забыть о самом важном и достичь самых амбициозных целей.

5. Трудные задачи всегда решайте первыми

Трудно очень часто значит неприятно. Если вы откладываете такое дело, оно будет давить на вас и портить вам хорошее рабочее настроение. Поэтому постарайтесь решить его в самом начале вашего дня и тем самым разгрузите свою нервную систему.

6. Учитесь говорить «нет»

Если вы постоянно что-то не успеваете – значит слишком много планируете. Согласитесь, гораздо правильнее не пообещать что-то и не сделать это, чем пообещать и не сделать.

7. Убирайтесь вокруг

Не работайте за грязным и неубранным столом. Мелкий мусор и ненужные предметы всегда отвлекают.

8. Отдыхайте. Да-да, делайте перерывы!

Не загоняйте себя и свой организм в режим работы нон-стоп. Отдыхайте, устраивайте перерывы. Например, час работы – 15 минут отдыха. Это помогает отвлечься, остудить голову. Отдых всегда полезен для организма!

Постарайтесь прислушаться к себе и понять, на какие часы у вас приходится пик активности. Именно в это время и нужно делать наиболее важные и требующие больших затрат дела. Не бойтесь поддаться лени или не успеть что-то сделать. Тише едешь – дальше будешь – это тоже принцип эффективного тайм-менеджмента!

9. Рефлексируйте

Постарайтесь в конце каждого дня подумать о том, что вы сделали за день, что удалось, а что нет. Понять причины, подумать над их решением. Способность к рефлексии – это важный ключик к улучшению своего рабочего дня!

10. Используйте правильные инструменты – автоматизируйте работу!

Учитесь пользоваться браузерными закладками и другими предлагаемыми инструментами – они действительно ускоряют работу. Пользуйтесь удобными почтовыми клиентами. Пользуйтесь онлайн-сервисами управления проектами и работой. Все это только облегчит вам жизнь и освободит время, которое всегда можно провести с пользой!

Для работы с вашим графиком и задачами есть отличные онлайн-инструменты – планировщики. Вместе с коллегами вы можете использовать один из таких сервисов. Вы сможете ставить и назначать задачи, отслеживать сроки их выполнения, общаться и обмениваться необходимыми документами, контактировать с подрядчиками. И самое главное, делать это в едином рабочем пространстве.

Изложенные принципы вы можете попробовать воплотить в жизнь с помощью TeamBridge. Это очень простая и удобная система для совместной работы, которая помогает оперативно управлять проектами и компанией в режиме онлайн. С ней контролировать время станет проще, появится возможность детально отслеживать эффективность работы и избавиться от дублирования и неточностей в постановке задач.

Не нужно тратить время на настройку и интеграцию системы – сервис готов к работе с первых же минут регистрации. Разобраться в системе просто, дополнительно в этом помогут всплывающие подсказки, для желающих есть онлайн-обучение.

В отличие от многих других систем, TeamBridge предлагает бесплатный тариф с неограниченным рабочим функционалом.

Также вы можете сделать отличный новогодний подарок себе и своей компании уже сейчас! Приобретите любой тарифный план TeamBridge на три месяца и получите дополнительные три месяца в подарок! Более подробную информацию вы найдете в новогоднем Киоске E-xecutive.ru!