|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Time-management Управление временем Управление временем тайм-менеджмент time. Время тайм менеджментТайм менеджмент, планирование и организация времени
Темп жизни современного человека далек от идеала, ведь то количество дел и задач, которые приходится выполнять, лишает нас сил, энергии, вдохновения. Вследствие этого – снижение продуктивности, повышенная утомляемость, уменьшение мотивации, и в итоге – депрессия. Как этого избежать? Как успевать делать все задуманное, и при этом не испытывать дискомфорта, не чувствовать себя заложником ситуации или роботом? Об этом и многом другом постараемся рассказать в данной статье.
Тайм менеджмент. Что это?
Если дословно перевести словосочетание «тайм менеджмент», то мы получаем «управление временем». Конечно, в прямом смысле управление временем человеку не доступно. Но благодаря этому, мы можем распределять свое время на выполнение различных задач, планировать временные ресурсы. Другими словами, тайм менеджмент – это максимально эффективное и продуктивное использование времени. Научившись планировать свое время, человек сможет ощутить все краски жизни, жизнь станет насыщенней и интересней. Несмотря на загруженность и рабочий график, люди находят время на хобби, на удовольствия, на семью и любимые занятия, следовательно, на тот же объем работы тратится меньше времени, что позволяет освободить время для себя. С помощью планирования и управления временем, появляется жизненное пространство. Ритм жизни часто выматывает человека, он истощается эмоционально и физически. Во избежание этого, важно научиться распределять и управлять ресурсами времени. Это и предполагает тайм менеджмент, позволяя повысить эффективность и успеваемость, а также рабочую продуктивность.Планировать можно день, неделю, месяц, и к этому этапу важно подходить ответственно и грамотно, опираясь на научные исследования и рекомендации многих специалистов.
Как появился тайм менеджмент?
Впервые планирование и организация времени применялись в далеком прошлом. Более 2000 лет назад мыслитель Сенека из Древнего Рима начал разделять все время по мере эффективности и продуктивности, выделяя наиболее слабые места, а значит, самые бесполезные. Анализируя различные периоды, он пришел к выводу, что планирование и расстановка приоритетов – самый оптимальный способ все успевать, и при этом сокращать затраты времени. Наименее важные дела он откладывал на последний момент, а самые значимые, не зависимо от сложности, стремился выполнить в первую очередь. Далее его примеру последовали и другие личности, и традиция планирования времени постепенно распространялась во многих странах мира. Сегодня эффективное планирование используется не только бизнесменами, руководителями и высокопоставленными лицами, но и всеми, кто желает получать от жизни максимум удовольствия. Стоит учитывать, что управление временем – вовсе не обязательная вещь для каждого человека. К примеру, если ему нечем заниматься, у него нет хобби и цели, тогда планирование ничего не изменить в его жизни. То есть, вы самостоятельно должны решить, нужно ли вам время, и как вы его потратите?
Правила организации времени. С чего начать?
Для того, чтобы понять, освоить и применить методы и способы тайм менеджмента, важно разобраться с вопросом, что представляет собой на практике это словосочетание. Условно time management разделить на следующие составные части:
Как мы уже говорили, что планирование времени актуально не только для бизнесменов и постоянно занятых личностей. Тайм менеджмент для работающих мам, или для мам в декрете, не менее важная часть организации их временных ресурсов. Это позволяет им быть успешными и счастливыми в семейной жизни, достигать профессионального роста и успехов, при этом, оставляя время для себя. Совмещать профессиональную и личную жизнь удачно и без вреда – это почти искусство. Управление временем и планирование позволяет быстрее решать возникшие проблемы, без стрессов, спешки и паники, которые, к сожалению, для многих являются ежедневными спутниками. Далее мы рассмотрим способы планирования времени, с помощью которых вы научитесь продуктивно работать и полезно отдыхать.
Принципы планирования времени
Нехватка времени – главный враг каждого человека, который все время работает, но при этом не достигает целей, а лишь изнашивает свои человеческие ресурсы, и нередко – безрезультатно. Планирование времени работы, а также грамотный подход к распределению свободного времени, расстановка приоритетов, и еще некоторые другие принципы, помогут эффективно управлять своими временными ресурсами. Вкратце расскажем, какие способы тайм менеджмента сегодня максимально эффективны и используются успешными людьми, независимо от отрасли деятельности или места проживания, а также основные методы тайм менеджмента.
Тайм менеджмент для женщин (мам)
Хотим сделать акцент на тайм менеджменте для женщин, которые успешно совмещают работу и карьеру, без потерь в одной из сфер. Если мужчина, как правило, занимается только бизнесом, руководит предприятием, целенаправлен на профессиональный результат, то женщина, уделяя много времени работе, вынуждена находить время на семью, на детей, на домашние дела, и на себя любимую. Иначе при возникновении дисбаланса между этими составляющими частями ее жизненного пути она будет испытывать стресс и моральное неудовлетворение. Только зная и используя правила тайм менеджмента, она будет получать удовольствие от жизни в целом. Тайм менеджмент для мам учит тому, как все успеть, все спланировать и рационально использовать свое время. Для этого не стоит стесняться или бояться привлекать к семейным делам мужа, каким бы занятым и деловым человеком он ни был. В первую очередь – он отец, и может помочь вам с ребенком в то время, когда вы совершаете покупки или выполняете домашние дела. Не стоит забывать о четком планировании и расстановке приоритетов, по максимуму задействовать гаджеты и бытовую технику. Экономит время на покупках позволяют интернет магазины, в которых предусмотрена доставка курьером товаров на дом. Также, совмещая задачи, достигается эффективность использования времени. Изучив подробно технологию организации рабочего времени, а также принципы тайм менеджмента, вы достигнете гармонии с собой, заметите улучшение продуктивности, а также то, что в жизни есть много интересных и увлекательных дел, на которые ранее просто не оставалось времени. womplanet.ru 12 способов сэкономить время и успеть больше
Как успеть большеЧтобы не опаздывать с утра пораньше на работу и не сверяться посекундно с часами, предлагаем простой способ утренних сборов, который зарядит вас хорошим настроением. Выберите с вечера 5 песен продолжительностью не более 5-ти минут и используйте их для отслеживания времени. Например, первая песня – чистим зубы и принимаем душ, вторая – готовим завтрак, третья и четвертая – одеваемся и перекусываем, пятая – в путь! 2. Составление списка дел.Если хотите успеть сделать все, что у вас запланировано на день, составьте в голове или на бумаге список дел, которому будете следовать. Во-первых, это позволит правильно распределить свою энергию в течение дня, во-вторых, сэкономит время для раздумий. 3. Шкала значимости.Если сразу разрешить глобальную задачу, вам потребуется меньше времени и нервов для выполнения дел второстепенной важности. Просто выделите актуальное – и вперед, остальное можно подогнать в процессе, уже в совсем другом настроении. 4. Автоматизация задач.Если есть возможность автоматизировать выполнение рутинных задач – используйте ее! Например, настройте банковскую карту на автоматическое погашение обязательных ежемесячных платежей, чтобы не торчать полдня в очереди на кассу. Или приобретите стиральную машину, чтобы не стирать самому. Чтобы не готовить, договоритесь с соседкой-домохозяйкой за символическую плату. Все можно упростить. Давно мечтали перечитать классиков психологии или выучить французский язык, да не было времени? Закачайте в свой плеер любимые аудиокниги и развивайтесь, делая два дела одновременно. Едете на работу, стоите в очереди в банк, а может, чистите картофель? Проведите это время с пользой. 6. Персональные часы активности.Если у вас слабо развита сила воли, постарайтесь отследить момент в дне, когда энергия в вашем теле не может найти выхода, и воспользуйтесь этим! Это могут быть утренние часы или вечерние, главное, чтобы в это время у вас был внутренний скачок. Используйте потенциал для принятия важных решений или работы над глобальными проектами, бороться с ленью станет проще. 7. Лимиты на сидение в соцсетях.Чтобы успеть больше, нужно всего ничего – прекратить постоянно просиживать в Twitter или Facebook, а лучше вообще выключить телефон. Сообщения и интересные картинки никуда не убегут, зато у вас появится реальный шанс воплотить в жизнь действительно важные проекты. Если профессия непосредственно связана с работой в интернете – сильно себя не ограничишь. Но если дела находятся за пределами серой коробки, установите правило: 10 минут вы тратите за завтраком на проверку почты, 10 – за обедом и пару часов мониторинга вечером. Остальное время держите компьютер закрытым. 9. Блокировщики сайтов.А вот эта штука отлично поможет фрилансерам, которые становятся заложниками прокрастинации. Если нет денег на сотрудника, который будет бить вас по щекам каждый раз, когда вы отвлекаетесь от работы, поставьте блокировщики на любимые сайты. Поначалу это покажется адом, но потом вы оцените результат по достоинству, ведь работа будет делаться не 12 часов, но 6. Разве не чудесно? 10. Умение говорить «нет».Родственники не считаются с вашим рабочим графиком? Трудно отказать знакомым в помощи, потому вы вынуждены тратить время на то, что делать изначально не хотели? Хватит прогибаться под окружающих и пытаться быть хорошим для всех. Выучите слово «нет». Пора заставить окружение ценить и уважать ваши интересы. Время тоже стоит денег. 11. Сон по расписанию.Многие успешные бизнесмены и руководители становятся приверженцами медитативных практик, потому что это позволяет им отвлечься от забот тяжелого дня, расслабиться и обрести ясность мысли. Организм в состоянии стресса не способен работать эффективно, дыхательные упражнения же творят чудеса, наполняя тело небывалой энергией. Начните хотя бы с 10-ти минут в день – и результаты приятно вас удивят! Не нужно преодолевать себя, взваливая на шею еще больше дел. Просто найдите пожирателей времени, автоматизируйте полезные привычки, дайте организму отдых – и вы станете в разы счастливее! Вы станете хозяином времени, а не его рабом. Мои страницы в социальных сетяхschastliviymir.ru 2. ПОНЯТИЕ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА. Как управлять временем (Тайм-менеджмент)2. ПОНЯТИЕ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА Кроме управленческой деятельности, направленной во внешнюю среду, которая осуществляется в виде указаний и распоряжений, существует понятие самоменеджмента. Сущность самоменеджмента, или управления собой, заключается в умении использовать все предыдущие наработки, как теоретические предпосылки, так и практические приемы, которые уже доказали свою эффективность в повседневной жизни, для оптимизации использования своего личного времени. Самоменеджмент в чем-то сродни управлению организацией; здесь тоже необходимо определиться со стратегическими и краткосрочными целями, уметь организовать свое рабочее время и четко определить, что и в какие сроки необходимо сделать, выяснить для себя мотивацию тех или иных действий, а также проконтролировать исполнение намеченного. Но, кроме умения управлять своим временем, профессиональный руководитель должен знать, как эффективно организовать рабочее время своих подчиненных, чтобы конечные цели функционирования организации достигались не только с наименьшими материальными затратами, но и в более оптимальные временные промежутки. Исходя из этого тайм-менеджмент можно определить как планирование, организацию распределения и контроль за использованием рабочего времени в организации и собственного времени руководителя с целью повышения эффективности работы отдельных подразделений и организации в целом. … Умение управлять другими людьми начинается с умения управлять самим собой. Необходимость выделения управления временем в отдельную область исследований обусловлена постоянно нарастающими темпами изменений во внешней среде, увеличением информационных потоков, которые приходится отслеживать руководителю и ростом в связи с этим требований к мобильности и организованности менеджеров. Поделитесь на страничкеСледующая глава > self.wikireading.ru Time-management Управление временем Управление временем (тайм-менеджмент, time management,Time-management Управление временем Управление временем (тайм-менеджмент, time management, организация времени) - это технология организации времени и повышения эффективности его использования. Управление временем это не столько набор техник, сколько стиль жизни и философия ценности времени в быстром потоке информации и постоянно меняющемся мире. В управлении временем можно выделить следующие процессы : Постановка цели. Определение и формулирование цели (целей). Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения. Реализация – конкретные шаги и действия в соответствие с намеченным планом и порядком достижения цели. Контроль достижения цели и выполнения планов. Техники тайм-менеджмента: Метод Эйзенхауэра – техника расстановки приоритетов, использование которой позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными. Дуайт Дэвид Эйзенхауэр (Dwight David Eisenhower) – 34 президент США. Родился 14 октября 1890 г. В 1944 году назначен генералом американской армии. С 1953 по 1961 гг. занимал пост президента США. В американской литературе нередко встречается под прозвищем «Айк» («Ike»). Кроме выдающихся заслуг перед отечеством, Дуайту Эйзенхауэру принадлежит идея одного из наиболее распространенных инструментов тайм менеджмента – квадранта «Важное – Срочное», иначе называемого матрицей Эйзенхауэра. Метод Эйзенхауэра Задачи А. Важные и срочные. Например, критические ситуации, проекты с «горящим» сроком. Задачи такого типа необходимо выполнять без промедления. Задачи Б. Важные и несрочные. Например, стратегическое планирование в бизнесе, личностное развитие. Для задач данного типа необходимо устанавливать временные рамки. Задачи В. Неважные и срочные. Например, спонтанные просьбы или поручения «сделать что-то сейчас и быстро», не относящиеся к вашим непосредственным обязанностям и т.п. По возможности от таких просьб следует отказываться или перепоручать. Задачи Г. Неважные и несрочные. Это мелочи, отнимающие время (перекуры, «пустая болтовня», «болтовня» по телефону, просмотр сериалов и др. поглотители времени). Необходимо стремится устранить такие дела навсегда из своей жизни. Метод Эйзенхауэра Задания из категории «А» следует выполнять немедленно. Рекомендуют не допускать скопления значительного количества дел «А» путем грамотного планирования заданий категории «Б». Все не важные, но срочные дела «В» рекомендуется делегировать коллегам или подчиненным задания категории «Г» поставить под вопрос: нужно ли это делать? Метод Эйзенхауэра Составьте список своих дел на неделю и разделите все задания по четырем категориям: важные и срочные важные, но не срочные 3. не важные, но срочные 4. не важные и не срочные Техники тайм-менеджмента: 3 вопроса вашей эффективности: Всегда задавайтесь вопросом о том, какие долгосрочные последствия имеет та или иная задача, и что произойдет, если Вы ее вообще не выполните. Задавайте себе 3 следующих вопроса в течение дня: - Какие дела самые важные и ценные? - Что могу сделать я и только я, что значительно улучшит положение? - Как использовать свое время с наибольшей пользой? Ответы на эти вопросы позволят удвоить Вашу производительность. Техники тайм-менеджмента: Принцип Парето - 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата. В приложении к тайм-менеджменту это правило звучит так: 20% дел (и затраченного времени) дают 80% результатов; 80% дел (и затраченного времени) дают 20% результатов. В связи с этим следует вначале выделить те 20% дел, которые дают максимальный результат и начинать с них. Техники тайм-менеджмента: Диаграмма Ганта - это один из наиболее удобных и популярных способов графического представления времени выполнения задач. Каждая линия в диаграмме представляет 1 процесс, наложенный на шкалу времени. Задачи и подзадачи размещаются по вертикали Временная шкала задается по горизонтали. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. На некоторых диаграммах Ганта также показывается зависимость между задачами. Диаграмма может использоваться для представления текущего состояния выполнения работ: часть прямоугольника, отвечающего задаче, заштриховывается, отмечая процент выполнения задачи; показывается вертикальная линия, отвечающая моменту «сегодня». Программы для создания диаграмм Ганты Простейшим является использование программы Microsoft Project, предназначенной для планирования задач Другим способом является использование программы Microsoft Excel. Microsoft Excel не содержит встроенного средства для создания диаграмм Ганта, однако ее можно построить, настроив линейчатую диаграмму с накоплением Техники тайм-менеджмента: Диаграмма Ганта дает возможность: Увидеть и визуально оценить последовательность задач и их относительную длительность; Сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач; Детально проанализировать реальный ход выполнения задач. На графике отображаются интервалы времени, в течение которых задача: выполнялась, была приостановлена, возвращалась на доработку и т.д. Техники тайм-менеджмента Getting Things Done, GTD (рус. «доведение дел до завершения», однако чаще — «как привести дела в порядок») — метод тайм-менеджмента, созданный Дэвидом Алленом и описанный в одноимённой книге. GTD основана на принципе, гласящем, что человек должен освободить свой разум от текущих задач, перенеся их на внешний носитель. Таким образом разум освобождается от запоминания того, что должно быть сделано, и может сконцентрироваться на фактическом выполнении самих задач. Метод GTD В тайм-менеджменте приоритеты обычно играют центральную роль. Напротив, Аллен предлагает 2 других элемента — контроль и виденье. Для их реализации Аллен использует 3 базовых модели: управление рабочим процессом; 6-уровневая модель обзора работы; естественный метод планирования. Первая главная модель — управление рабочим процессом, используется для того, чтобы взять под контроль все задачи и поручения. Управление рабочим процессом состоит из 5 фаз: 1. сбор; 2. обработка; 3. организация; 4. обзор; 5. действия. Принципы GTD: Сбор Продуктивность без стресса начинается с процесса разгрузки разума, которое заключается в фиксации всего более-менее важного на бумаге или другом носителе — в том, что Аллен называет корзиной: физический ящик для приёма сообщений, электронный почтовый ящик, диктофон, ноутбук, карманный компьютер, или их комбинация. Суть в том, чтобы выкинуть из головы всё более-менее важное на удобный носитель для последующей обработки. Все корзины должны быть освобождены (обработаны) по крайней мере раз в неделю. Аллен не настаивает на каком-то определённом методе сбора, но делает акцент на важности регулярного освобождения корзины. Любое место хранения (физический, электронный почтовый ящик, магнитофон, ноутбук, карманный компьютер, и т.д), приемлемо, если оно регулярно обрабатывается. Принципы GTD: Обработка Обработка корзины идёт строго по следующему алгоритму: Начинаем с верхнего элемента корзины. Делаем один элемент за раз (при этом никогда ничего не возвращаем обратно) Если элемент требует действия: o Делаем это (если на это требуется меньше двух-пяти минут), ИЛИ o Делегируем это кому-нибудь, ИЛИ Откладываем это. Если элемент не требует действия: o Оставляем это в справочной информации, ИЛИ o Выбрасываем это, ИЛИ o В список «когда-нибудь может быть». Принципы GTD: Организация Для контроля за элементами, ожидающими внимания, Аллен советует использовать набор списков: Следующие действия — По каждому элементу, требующему внимания, решите, что является следующим действием, которое может быть физически выполнено. Например, если имеется элемент «Написать проектный отчёт», следующее действие может быть таким: «Написать письмо Михаилу с предложением о встрече» или: «Позвонить Марине для того, чтобы узнать требования к отчёту». Проекты — Каждый разомкнутый цикл в жизни или работе, требующий больше чем одного физического действия для достижения цели, становится проектом. Проекты необходимо контролировать и периодически делать обзор, чтобы удостовериться, что с каждым проектом связано следующее действие, и, таким образом, проект будет продвигаться. Отложенное — Когда действие было делегировано кому-то или когда ожидается некоторое внешнее событие, прежде чем проект может быть продвинут, это отслеживается в системе и периодически выясняется, требуется ли действие или нужно послать напоминание. Когда-нибудь/может быть — Вещи, которые будут сделаны в некоторый момент, но не прямо сейчас. Например, «выучить китайский» или «устроить вечеринку в бассейне.» Принципы GTD: Обзор Списки действий и напоминания будут мало полезны, если не делать обзор по крайней мере ежедневно, или настолько часто, насколько это возможно. Учитывая время, энергию и ресурсы, доступные в данный момент, нужно найти самую важную задачу, которая может быть сделана немедленно, и сделать её. Если Вы имеете привычку откладывать свои дела, все закончится тем, что вы будете делать простые задачи и избегать трудных. Для решения этой проблемы, можно делать действия из списка один за другим, по аналогии с тем, как обрабатывается корзина. GTD требует, чтобы по крайней мере еженедельно, проводился обзор по всем действиям, проектам и «отложенным» элементам для того, чтобы удостовериться, что любые новые задачи или предстоящие события введены в систему, и что все актуально. Принципы GTD: Действия Любая организационная система бесполезна, если в ней слишком много времени тратится на организацию задач вместо физического их выполнения. Как утверждает Дэвид Аллен, если такую систему сделать простой для совершения необходимых действий, то человек будет менее склонен их откладывать или «перегружаться» слишком большим количеством «разомкнутых циклов». Средства и приемы: “43 папки” Для удобного поиска и структурирования информации лучше использовать папки, таким образом все документы, относящиеся к одному проекту будут находиться в одном месте. Это позволяет быстрее находить нужные документы. Даже если к проекту относится всего один документ, его все равно лучше положить в папку, так как могут появиться и новые документы по этой теме. Аллен предлагает организовать свои документы по системе, названной «43 папки». 12 папок используются по одной на каждый месяц, и дополнительно 31 папка используется для каждого дня из следующих 31 дней. Папки упорядочены для того, чтобы помочь напоминать пользователю о действиях, которые нужно сделать в этот день. Лайфхак (лайфхакинг, от англ. life hack) — набор методик и приёмов «взлома» окружающей жизни для упрощения достижения поставленных целей при помощи разных полезных советов и хитрых трюков.[1] Обычно лайфхакер не создает новые методики, а просто владеет существующими. Движение лайфхакеров предположительно зародилось в среде компьютерщиков (см. хакер). Термин «лайфхакинг» изобрёл ещё в 2004 году британский журналист Дэнни О’Брайен. Он соединил слова life («жизнь») и hack («взлом»).[1] Техники тайм-менеджмента: Интеллект-карты (mind maps) - это современная методика визуального представления процесса мышления. Чрезвычайно удобный инструмент при планировании, конспектировании, принятии решений, мозговом штурме, самоанализе Методика использования интеллект-карт была разработана психологом Тони Бьюзеном в 1970-е годы Техники тайм-менеджмента: Хронометраж- метод изучения затрат времени с помощью фиксации продолжительности выполняемых действий. Относится к отечественной традиции в истории развития тайм-менеджмента. Хронометраж позволяет провести «аудит» и «инвентаризацию» времени, выявить «поглотителей времени» Для того, чтобы провести хронометраж рекомендуется записывать все свои дела с точностью до 5-10 минут в течение хотя бы 2х недель. Хронофаги Хронофаги (от др. греч. χρόνος - "время"; φᾰγω — "пожираю") - поглотители времени, любые отвлекающие объекты, мешающие и отвлекающие от основной деятельности Хронофаги могут быть: одушевленными (например, коллеги с досужими разговорами, друзья с пустыми звонками, заказчики, любящие поболтать и т.д.) неодушевленными (социальные сети, компьютерные игры, телевизор и др). Наиболее распространенные хронофаги : Нечеткая постановка цели. Отсутствие приоритетов в делах. Программное обеспечение с характерным дефектом. Попытка слишком много сделать за один раз. Отсутствие достаточного представления о предстоящих задачах и путях их решения (неясные ожидания руководителя). Плохое планирование рабочего дня. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол. Неэффективное хранение документов и другой информации. Недостаточное разделения труда, выполнение чужой работы, неспособность сказать «нет». Отрывающие от дел телефонные звонки и письма и разговоры. Неполная и/или несвоевременная информация, ведущая к необходимости «тушить пожар» Отсутствие самодисциплины. Неумение довести дело до конца, потеря интереса к проекту. Неэффективные совещания. Обсуждение сложных вопросов без надлежащей подготовки. Синдром «откладывания». Желание знать все детали, прежде чем действовать Спешка, нетерпение. Редкое делегирование (или его отсутствие). Недостаточный контроль за выполнением того, что делегировано. Слишком частые поездки Дела, которые можно решить по телефону, переносятся на личную встречу. Мои хронофаги: ЗАДАНИЕ: Перечислите 3 самых характерных для вас хорнофага 1.Отрывающие от дел телефонные звонки 2. Синдром «откладывания» 3. Интернет – чтение блогов, общение в социальных сетях Принцип равновесия: Самый простой способ избежать паники при виде все увеличивающегося объема работы — это сделать глубокий вдох и сказать: «Я могу только то, что могу», и начать спокойно составлять список. Внимательно следите за тем, чтобы в Вашей жизни сохранялось равновесие. Работая до изнеможения, Вы не сможете обмануть организм, он все равно возьмет свое. Но для того, чтобы быть эффективным, просто тайм-менеджмента мало. Важно следить за своим здоровьем и поддерживать себя в хорошей физической форме. Ваша жизнь должна быть насыщенной. Основной принцип равновесия: важно количество времени дома и качество времени на работе. На первом месте всегда должны быть Вы и главные люди — ради этого и стоит работать над собственной эффективностью. Способы борьбы с хронофагами: ТЕЛЕФОННЫЕ ЗВОНКИ - Свести разговор к минимуму, предупредив с самого начала: «У меня не более десяти минут для разговора с вами». Самое главное в этом случае — строго придерживаться означенного времени, и по истечении десяти минут дать понять, что разговор окончен. Сотрудники и подчиненные поймут, что они действительно имеют дело с человеком, умеющим ценить время. Приучить себя и своих абонентов начинать разговор с фразы: "Ты сейчас можешь говорить?" Это спасет от долгих ненужных разговоров: можно ответить, что занята, попросить перезвонить позднее или говорить "покороче". Синдром откладывания или прокрастинация Прокрастинация (англ. Procrastination (задержка, откладывание) - понятие в психологии, обозначающее склонность к постоянному «откладыванию на потом» неприятных мыслей и дел. Прокрастинация делится на 2 типа: «расслабленная», когда человек тратит время на другие, более приятные занятия и развлечения «напряженная», связанная с общей перегрузкой, потерей ощущения времени Теория временной мотивации Согласно теории временно́й мотивации (англ. temporal motivation theory), человек всегда оценивает полезность действия (utility) на основании 4-х переменных: величина ожидания от действия (expectancy) умноженная на его ценность для нас (value), уменьшаются за счет величины чувствительности (G) умноженного на уровень нашего беспокойства (delay). Таким образом, человек выбирает то, что имеет не только хорошие шансы на успех, но и приятные последствия. Следуя данной теории можно сделать вывод, что уровень прокрастинации тем ниже, чем больше ожидания от дела и чем более ценны его результаты лично для человека, и тем выше, чем более чувствителен человек (так, импульсивные люди более подвержены прокрастинации) и чем выше уровень беспокойства (чем ближе цель, тем тяжелее мы работаем). Другими словами, наилучшим образом работа выполняется тогда, когда по отношению к ней имеются высокие ожидания и личная заинтересованность, а беспокойство снижено до минимума. Что значит “съесть лягушку”? Старая притча гласит: если первым делом с утра Вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с Вами за весь день. Брайан Трейси, успешный бизнес-консультант, сравнивает лягушку с самым неприятным и важным делом, которое следует сегодня сделать. Откладывая его, Вы создаете лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия Нужно действовать без лишних раздумий и промедлений — просто взять и сделать. Это даст Вам заряд бодрости на целый день. Спасибо за внимание! present5.com Управление временем – тайм-менеджмент Большинство людей живет в быстром и хаотичном ритме. В результате подобного образа жизни возникает быстрая утомляемость и апатия. Чтобы не стать жертвой невроза, важно научиться управлению временем или, как его еще называют, тайм-менеджменту. Основы тайм-менеджмента
Применяя основные инструменты тайм-менеджмента, человек сможет научиться эффективно управлять своей жизнью, наслаждаясь каждым моментом времени. Самое главное – приучить себя регулярно действовать по созданному плану. Тогда жизнь приобретет яркие краски, наполнится гармонией и станет гораздо интереснее!
womanadvice.ru Time-management Управление временем Управление временем тайм-менеджмент timeTime-management Управление временем Управление временем (тайм-менеджмент, time management, организация времени) - это технология организации времени и повышения эффективности его использования. Управление временем это не столько набор техник, сколько стиль жизни и философия ценности времени в быстром потоке информации и постоянно меняющемся мире. В управлении временем можно выделить следующие процессы : • Постановка цели. Определение и формулирование цели (целей). • Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения. • Реализация – конкретные шаги и действия в соответствие с намеченным планом и порядком достижения цели. • Контроль достижения цели и выполнения планов. Техники тайм-менеджмента: Метод Эйзенхауэра – техника расстановки приоритетов, использование которой позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными. • • Дуайт Дэвид Эйзенхауэр (Dwight David Eisenhower) – 34 президент США. Родился 14 октября 1890 г. В 1944 году назначен генералом американской армии. С 1953 по 1961 гг. занимал пост президента США. В американской литературе нередко встречается под прозвищем «Айк» ( «Ike» ). Кроме выдающихся заслуг перед отечеством, Дуайту Эйзенхауэру принадлежит идея одного из наиболее распространенных инструментов тайм менеджмента – квадранта «Важное – Срочное» , иначе называемого матрицей Эйзенхауэра. Метод Эйзенхауэра • • Задачи А. Важные и срочные. Например, критические ситуации, проекты с «горящим» сроком. Задачи такого типа необходимо выполнять без промедления. Задачи Б. Важные и несрочные. Например, стратегическое планирование в бизнесе, личностное развитие. Для задач данного типа необходимо устанавливать временные рамки. Задачи В. Неважные и срочные. Например, спонтанные просьбы или поручения «сделать что-то сейчас и быстро» , не относящиеся к вашим непосредственным обязанностям и т. п. По возможности от таких просьб следует отказываться или перепоручать. Задачи Г. Неважные и несрочные. Это мелочи, отнимающие время (перекуры, «пустая болтовня» , «болтовня» по телефону, просмотр сериалов и др. поглотители времени). Необходимо стремится устранить такие дела навсегда из своей жизни. Метод Эйзенхауэра • Задания из категории «А» следует выполнять немедленно. • Рекомендуют не допускать скопления значительного количества дел «А» путем грамотного планирования заданий категории «Б» . • Все не важные, но срочные дела «В» рекомендуется делегировать коллегам или подчиненным • задания категории «Г» поставить под вопрос: нужно ли это делать? Метод Эйзенхауэра • Составьте список своих дел на неделю и разделите все задания по четырем категориям: 1. важные и срочные 2. важные, но не срочные 3. не важные, но срочные 4. не важные и не срочные Техники тайм-менеджмента: 3 вопроса вашей эффективности: • Всегда задавайтесь вопросом о том, какие долгосрочные последствия имеет та или иная задача, и что произойдет, если Вы ее вообще не выполните. Задавайте себе 3 следующих вопроса в течение дня: - Какие дела самые важные и ценные? - Что могу сделать я и только я, что значительно улучшит положение? - Как использовать свое время с наибольшей пользой? • Ответы на эти вопросы позволят удвоить Вашу производительность. Техники тайм-менеджмента: Принцип Парето - 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата. В приложении к тайм-менеджменту это правило звучит так: 20% дел (и затраченного времени) дают 80% результатов; 80% дел (и затраченного времени) дают 20% результатов. В связи с этим следует вначале выделить те 20% дел, которые дают максимальный результат и начинать с них. Техники тайм-менеджмента: • • • Диаграмма Ганта - это один из наиболее удобных и популярных способов графического представления времени выполнения задач. Каждая линия в диаграмме представляет 1 процесс, наложенный на шкалу времени. Задачи и подзадачи размещаются по вертикали Временная шкала задается по горизонтали. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. На некоторых диаграммах Ганта также показывается зависимость между задачами. Диаграмма может использоваться для представления текущего состояния выполнения работ: часть прямоугольника, отвечающего задаче, заштриховывается, отмечая процент выполнения задачи; показывается вертикальная линия, отвечающая моменту «сегодня» . Программы для создания диаграмм Ганты • Простейшим является использование программы Microsoft Project, предназначенной для планирования задач • Другим способом является использование программы Microsoft Excel не содержит встроенного средства для создания диаграмм Ганта, однако ее можно построить, настроив линейчатую диаграмму с накоплением Техники тайм-менеджмента: Диаграмма Ганта дает возможность: • • • Увидеть и визуально оценить последовательность задач и их относительную длительность; Сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач; Детально проанализировать реальный ход выполнения задач. На графике отображаются интервалы времени, в течение которых задача: выполнялась, была приостановлена, возвращалась на доработку и т. д. Техники тайм-менеджмента • Getting Things Done, GTD (рус. «доведение дел до завершения» , однако чаще — «как привести дела в порядок» ) — метод тайм-менеджмента, созданный Дэвидом Алленом и описанный в одноимённой книге. • GTD основана на принципе, гласящем, что человек должен освободить свой разум от текущих задач, перенеся их на внешний носитель. • Таким образом разум освобождается от запоминания того, что должно быть сделано, и может сконцентрироваться на фактическом выполнении самих задач. Метод GTD • В тайм-менеджменте приоритеты обычно играют центральную роль. Напротив, Аллен предлагает 2 других элемента — контроль и виденье. Для их реализации Аллен использует 3 базовых модели: • • • управление рабочим процессом; 6 -уровневая модель обзора работы; естественный метод планирования. • Первая главная модель — управление рабочим процессом, используется для того, чтобы взять под контроль все задачи и поручения. Управление рабочим процессом состоит из 5 фаз: • • • 1. сбор; 2. обработка; 3. организация; 4. обзор; 5. действия. Принципы GTD: Сбор • Продуктивность без стресса начинается с процесса разгрузки разума, которое заключается в фиксации всего более-менее важного на бумаге или другом носителе — в том, что Аллен называет корзиной: физический ящик для приёма сообщений, электронный почтовый ящик, диктофон, ноутбук, карманный компьютер, или их комбинация. • Суть в том, чтобы выкинуть из головы всё более-менее важное на удобный носитель для последующей обработки. • Все корзины должны быть освобождены (обработаны) по крайней мере раз в неделю. • Аллен не настаивает на каком-то определённом методе сбора, но делает акцент на важности регулярного освобождения корзины. Любое место хранения (физический, электронный почтовый ящик, магнитофон, ноутбук, карманный компьютер, и т. д), приемлемо, если оно регулярно обрабатывается. Принципы GTD: Обработка • Обработка корзины идёт строго по следующему алгоритму: • Начинаем с верхнего элемента корзины. • Делаем один элемент за раз (при этом никогда ничего не возвращаем обратно) • Если элемент требует действия: o Делаем это (если на это требуется меньше двух-пяти минут), ИЛИ o Делегируем это кому-нибудь, ИЛИ • Откладываем это. • Если элемент не требует действия: o Оставляем это в справочной информации, ИЛИ o Выбрасываем это, ИЛИ o В список «когда-нибудь может быть» . Принципы GTD: Организация • • • Для контроля за элементами, ожидающими внимания, Аллен советует использовать набор списков: Следующие действия — По каждому элементу, требующему внимания, решите, что является следующим действием, которое может быть физически выполнено. Например, если имеется элемент «Написать проектный отчёт» , следующее действие может быть таким: «Написать письмо Михаилу с предложением о встрече» или: «Позвонить Марине для того, чтобы узнать требования к отчёту» . Проекты — Каждый разомкнутый цикл в жизни или работе, требующий больше чем одного физического действия для достижения цели, становится проектом. Проекты необходимо контролировать и периодически делать обзор, чтобы удостовериться, что с каждым проектом связано следующее действие, и, таким образом, проект будет продвигаться. Отложенное — Когда действие было делегировано кому-то или когда ожидается некоторое внешнее событие, прежде чем проект может быть продвинут, это отслеживается в системе и периодически выясняется, требуется ли действие или нужно послать напоминание. Когда-нибудь/может быть — Вещи, которые будут сделаны в некоторый момент, но не прямо сейчас. Например, «выучить китайский» или «устроить вечеринку в бассейне. » Принципы GTD: Обзор • Списки действий и напоминания будут мало полезны, если не делать обзор по крайней мере ежедневно, или настолько часто, насколько это возможно. • Учитывая время, энергию и ресурсы, доступные в данный момент, нужно найти самую важную задачу, которая может быть сделана немедленно, и сделать её. • Если Вы имеете привычку откладывать свои дела, все закончится тем, что вы будете делать простые задачи и избегать трудных. • Для решения этой проблемы, можно делать действия из списка один за другим, по аналогии с тем, как обрабатывается корзина. • GTD требует, чтобы по крайней мере еженедельно, проводился обзор по всем действиям, проектам и «отложенным» элементам для того, чтобы удостовериться, что любые новые задачи или предстоящие события введены в систему, и что все актуально. Принципы GTD: Действия • Любая организационная система бесполезна, если в ней слишком много времени тратится на организацию задач вместо физического их выполнения. • Как утверждает Дэвид Аллен, если такую систему сделать простой для совершения необходимых действий, то человек будет менее склонен их откладывать или «перегружаться» слишком большим количеством «разомкнутых циклов» . Средства и приемы: “ 43 папки” • Для удобного поиска и структурирования информации лучше использовать папки, таким образом все документы, относящиеся к одному проекту будут находиться в одном месте. Это позволяет быстрее находить нужные документы. Даже если к проекту относится всего один документ, его все равно лучше положить в папку, так как могут появиться и новые документы по этой теме. • Аллен предлагает организовать свои документы по системе, названной « 43 папки» . • 12 папок используются по одной на каждый месяц, и дополнительно 31 папка используется для каждого дня из следующих 31 дней. • Папки упорядочены для того, чтобы помочь напоминать пользователю о действиях, которые нужно сделать в этот день. • Лайфхак (лайфхакинг, от англ. life hack) — набор методик и приёмов «взлома» окружающей жизни для упрощения достижения поставленных целей при помощи разных полезных советов и хитрых трюков. [1] Обычно лайфхакер не создает новые методики, а просто владеет существующими. Движение лайфхакеров предположительно зародилось в среде компьютерщиков (см. хакер). • Термин «лайфхакинг» изобрёл ещё в 2004 году британский журналист Дэнни О’Брайен. Он соединил слова life ( «жизнь» ) и hack ( «взлом» ). [1] Техники тайм-менеджмента: • Интеллект-карты (mind maps) - это современная методика визуального представления процесса мышления. • Чрезвычайно удобный инструмент при планировании, конспектировании, принятии решений, мозговом штурме, самоанализе • Методика использования интеллект-карт была разработана психологом Тони Бьюзеном в 1970 -е годы Техники тайм-менеджмента: • • • Хронометраж- метод изучения затрат времени с помощью фиксации продолжительности выполняемых действий. Относится к отечественной традиции в истории развития таймменеджмента. Хронометраж позволяет провести «аудит» и «инвентаризацию» времени, выявить «поглотителей времени» Для того, чтобы провести хронометраж рекомендуется записывать все свои дела с точностью до 5 -10 минут в течение хотя бы 2 х недель. Хронофаги (от др. греч. χρόνος - "время"; φᾰγω — "пожираю") - поглотители времени, любые отвлекающие объекты, мешающие и отвлекающие от основной деятельности Хронофаги могут быть: - одушевленными (например, коллеги с досужими разговорами, друзья с пустыми звонками, заказчики, любящие поболтать и т. д. ) - неодушевленными (социальные сети, компьютерные игры, телевизор и др). Наиболее распространенные хронофаги : • • • Нечеткая постановка цели. Отсутствие приоритетов в делах. Программное обеспечение с характерным дефектом. Попытка слишком много сделать за один раз. Отсутствие достаточного представления о предстоящих задачах и путях их решения (неясные ожидания руководителя). Плохое планирование рабочего дня. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол. Неэффективное хранение документов и другой информации. Недостаточное разделения труда, выполнение чужой работы, неспособность сказать «нет» . Отрывающие от дел телефонные звонки и письма и разговоры. Неполная и/или несвоевременная информация, ведущая к необходимости «тушить пожар» • • • Отсутствие самодисциплины. Неумение довести дело до конца, потеря интереса к проекту. Неэффективные совещания. Обсуждение сложных вопросов без надлежащей подготовки. Синдром «откладывания» . Желание знать все детали, прежде чем действовать Спешка, нетерпение. Редкое делегирование (или его отсутствие). Недостаточный контроль за выполнением того, что делегировано. Слишком частые поездки Дела, которые можно решить по телефону, переносятся на личную встречу. Мои хронофаги: ЗАДАНИЕ: Перечислите 3 самых характерных для вас хорнофага 1. Отрывающие от дел телефонные звонки 2. Синдром «откладывания» 3. Интернет – чтение блогов, общение в социальных сетях Принцип равновесия: Самый простой способ избежать паники при виде все увеличивающегося объема работы — это сделать глубокий вдох и сказать: «Я могу только то, что могу» , и начать спокойно составлять список. • Внимательно следите за тем, чтобы в Вашей жизни сохранялось равновесие. Работая до изнеможения, Вы не сможете обмануть организм, он все равно возьмет свое. • Но для того, чтобы быть эффективным, просто таймменеджмента мало. Важно следить за своим здоровьем и поддерживать себя в хорошей физической форме. Ваша жизнь должна быть насыщенной. Основной принцип равновесия: важно количество времени дома и качество времени на работе. • На первом месте всегда должны быть Вы и главные люди — ради этого и стоит работать над собственной эффективностью. Способы борьбы с хронофагами: ТЕЛЕФОННЫЕ ЗВОНКИ - Свести разговор к минимуму, предупредив с самого начала: «У меня не более десяти минут для разговора с вами» . Самое главное в этом случае — строго придерживаться означенного времени, и по истечении десяти минут дать понять, что разговор окончен. Сотрудники и подчиненные поймут, что они действительно имеют дело с человеком, умеющим ценить время. Приучить себя и своих абонентов начинать разговор с фразы: "Ты сейчас можешь говорить? " Это спасет от долгих ненужных разговоров: можно ответить, что занята, попросить перезвонить позднее или говорить "покороче". Синдром откладывания или прокрастинация Прокрастинация (англ. Procrastination (задержка, откладывание) - понятие в психологии, обозначающее склонность к постоянному «откладыванию на потом» неприятных мыслей и дел. Прокрастинация делится на 2 типа: • «расслабленная» , когда человек тратит время на другие, более приятные занятия и развлечения • «напряженная» , связанная с общей перегрузкой, потерей ощущения времени Теория временной мотивации • • • Согласно теории временно й мотивации (англ. temporal motivation theory), человек всегда оценивает полезность действия (utility) на основании 4 -х переменных: величина ожидания от действия (expectancy) умноженная на его ценность для нас (value), уменьшаются за счет величины чувствительности (G) умноженного на уровень нашего беспокойства (delay). Таким образом, человек выбирает то, что имеет не только хорошие шансы на успех, но и приятные последствия. Следуя данной теории можно сделать вывод, что уровень прокрастинации тем ниже, чем больше ожидания от дела и чем более ценны его результаты лично для человека, и тем выше, чем более чувствителен человек (так, импульсивные люди более подвержены прокрастинации) и чем выше уровень беспокойства (чем ближе цель, тем тяжелее мы работаем). Другими словами, наилучшим образом работа выполняется тогда, когда по отношению к ней имеются высокие ожидания и личная заинтересованность, а беспокойство снижено до минимума. Что значит “съесть лягушку”? • Старая притча гласит: если первым делом с утра Вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с Вами за весь день. • Брайан Трейси, успешный бизнес-консультант, сравнивает лягушку с самым неприятным и важным делом, которое следует сегодня сделать. Откладывая его, Вы создаете лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия • Нужно действовать без лишних раздумий и промедлений — просто взять и сделать. Это даст Вам заряд бодрости на целый день. Спасибо за внимание! present5.com
|
Как успеть воплотить в жизнь давнишние проекты? Совместить учебу и семью, отдых и заработок денег, не слетев с катушек от усталости? В современном мире от человека требуют не просто сверхпродуктивности или мультифункциональности, но быть настоящим гением, одним махом мизинца разрешающим все жизненные проблемы и препятствия. Можно ли в этой гонке за успехом отыскать немного свободного места для себя? Читайте 12 законов тайм-менеджмента, которые помогут сэкономить время и оптимизировать ежедневные привычки. Внедряйте 12 способов сэкономить время!
